Skuteczna komunikacja - bariery

Komunikacja, jak się dowiedzieliśmy, jest linią życia organizacji. Niewielkie zakłócenia w płynnym przepływie komunikacji, w dół iw górę, w poziomie i w pionie itp., Mogą być drogie dla organizacji.

Skuteczna komunikacja ma ogromne znaczenie w organizacji biznesowej, aby dostarczać pożądane informacje na czas i dokładnie, aby rozwijać w niej zrozumienie i dobre relacje międzyludzkie i międzyresortowe. W rezultacie wysiłki zmierzające do osiągnięcia celów organizacyjnych mogą być podejmowane zbiorowo, skutecznie i wydajnie.

Co to są bariery?

Bariery odnoszą się do przeszkód lub przeszkód, które uniemożliwiają przepływ, przepływ i dostęp do informacji w organizacji lub poza nią.

W leksykonie komunikacji bariery odnoszą się do konkretnych elementów, które mogą zakłócać lub uniemożliwiać komunikację w organizacji. Wpływa na efektywną wymianę pomysłów, myśli i informacji.

Krótko mówiąc, wszystko, co utrudnia proces komunikacji na jakimkolwiek poziomie, stanowi barierę w skutecznej komunikacji.

Bariery mogą powstać w dowolnym momencie procesu komunikacji.

• Mogą być spowodowane przez nadawcę.

• Można je znaleźć w mediach transmisji wiadomości.

• Mogą pojawić się podczas odbierania wiadomości.

• Mogą wystąpić problemy w zrozumieniu wiadomości przez odbiorcę itp.

Omówmy pokrótce źródła tych barier.

Bariery stworzone przez nadawcę

Powodzenie przekazania określonej treści w dużej mierze zależy od nadawcy, ponieważ to on pracuje nad szkicami i finalizuje wysyłaną wiadomość. On / ona jest inicjatorem komunikacji.

Nadawca musi zachować szczególną ostrożność podczas sporządzania lub wykonywania komunikatu, aby uniknąć dopuszczania barier w procesie.

Bariery generowane przez nadawcę są następujące -

• Brak wiedzy lub niewystarczające wyobrażenie o odbiorcy.

• Negatywny stosunek lub brak zainteresowania przekazem; niechętny do przekazania tego.

• Negatywny stosunek do odbiorcy.

• Niewłaściwy dobór kanału lub medium komunikacyjnego przez nadawcę przy przekazywaniu komunikatu.

• Słabe umiejętności komunikacyjne nadawcy, takie jak używanie niewłaściwych i wysoko brzmiących słów; błędy gramatyczne, szczegółowość i niechciane użycie idiomów, zwrotów, żargonów lub slangów itp.

• Niezdolność do określenia odpowiedniego czasu przekazania wiadomości.

• Niezdecydowanie, co do treści przekazywanej wiadomości; zabija skuteczność komunikacji.

• Uprzedzenie, czyli rozpoczynanie jakiejkolwiek komunikacji z uprzedzeniem lub nastawieniem na wszystko, może okazać się dość szkodliwe dla rozwoju procesu komunikacji.

• Brak troski o informację zwrotną od odbiorcy; udaremnia intencję komunikacji.

Bariery w transmisji wiadomości

Bariery związane z transmisją wiadomości są następujące -

• Rzeczy, które przeszkadzają w płynnej transmisji wiadomości, nazywane są barierami w transmisji wiadomości.

Transmisja wiadomości jest zakłócona z powodu następujących barier -

Physical Barriers	Distortion- Występuje, gdy znaczenie wiadomości zostaje utracone podczas kodowania i dekodowania wiadomości. Występują też rozproszenia fizyczne takie jak słabe oświetlenie, niewygodne siedzenie, niehigieniczny pokój również wpływa na komunikację podczas spotkania
	Noise- Występuje w środowisku komunikacyjnym i przerywa proces komunikacji. Korzystanie z głośników zakłóca komunikację
	Overflow of Information - Działa to jak bariera, gdy odbiorca nie jest w stanie odebrać wszystkich informacji i może przeoczyć niektóre ważne punkty lub całkowicie błędnie zinterpretować znaczenie całej wiadomości
Barriers from Message	Przekaz lub temat komunikacji jest kluczowym czynnikiem decydującym o sukcesie skutecznej komunikacji. Zastosowany tam język, sformułowania, precyzja i czas mają duże znaczenie dla powodzenia komunikacji.
	Na przykład, jeśli wiadomość zawiera wiele żargonów i slangów podczas komunikowania się z kimś, kto nigdy nie słyszał takiego wyrażenia, odbiorca go nie zrozumie.
	Brak odpowiedniego czasu na sporządzenie pisemnej wiadomości może mieć szkodliwy wpływ na treść wiadomości, na przykład, jeśli przełożony zażąda natychmiastowego raportu, nie dając autorowi raportu wystarczającej ilości czasu na zebranie wymaganych informacji, skutkuje to sprzecznymi wiadomość.
Channel Barriers	Wybór odpowiedniego i realnego kanału komunikacji ma ogromne znaczenie w komunikowaniu się. Jeżeli nadawca wybierze niewłaściwy kanał komunikacji, komunikacja może zostać przerwana.
	Kanałem może być słowo mówione, słowo drukowane, media elektroniczne, a nawet wskazówki niewerbalne, takie jak znaki, gesty, mowa ciała, wyraz twarzy itp. We współczesnym żargonie komunikacyjnym słowo kanał odnosi się głównie do komunikacji masowej, takiej jak gazeta, radio , telewizja, telefon, komputer, internet, aplikacje.
	Dla obu komunikatorów może działać np. Szczegółowa instrukcja przekazywana przez telefon. Instrukcja powinna być czarno-biała i przesłana pocztą, opublikowana w gazetach itp.
Long communication chain	Komunikacja może zostać zakłócona, gdy przekazana wiadomość przejdzie przez długi kanał komunikacyjny.
	Im dłuższy łańcuch komunikacyjny, tym wielki błąd. Jeśli wiadomość jest transmitowana przez zbyt wielu odbiorców, często jest ona zniekształcona.
	Jednak efektywna sieć komunikacyjna z silnym i zaktualizowanym kanałem komunikacyjnym, te bariery można usunąć.

Problemy w odbiorze

Przyjrzyjmy się teraz różnym problemom napotkanym przy odbiorze wiadomości w procesie komunikacji. Problemy są następujące -

• Wysyłanie wiadomości jest zakończone, gdy odbiorca na drugim końcu ją otrzyma, zrozumie i wyśle ​​żądaną informację zwrotną do nadawcy.

• Jeśli pojawiają się problemy z otrzymaniem wiadomości, cały cel wysłania wiadomości jest zniweczony.

• Wiadomość jest narzędziem dla nadawcy do dzielenia się uczuciami, przemyśleniami i pomysłami. Jest to sposób, w jaki mentalne obrazy nadawcy są przekazywane do odbiorcy.

• Przekaz może być natychmiast jasny i zrozumiały lub niejasny i wprowadzający w błąd, w zależności od tego, jak dobrze wszystkie elementy procesu komunikacji zostały uwzględnione i uwzględnione.

• Znaczenie wiadomości jest tym, co przypisuje jej odbiorca. Jeśli nadawca ma na myśli inny obraz i postrzeganie wiadomości niż odbiorca na temat wysłanej wiadomości, intencja wiadomości jest zniekształcona.

• W rzeczywistości jednym z głównych wyzwań komunikacji jest upewnienie się, że znaczenie zamierzone przez nadawcę jest takie samo, jak znaczenie, jakie odbiorca przypisuje wiadomości po jej odebraniu.

Czynniki stwarzające problem w odbiorze

• Słaby kanał komunikacji, przez który otrzymywana jest wiadomość.

• Problemy techniczne związane z mediami komunikacyjnymi.

• Nieużywanie niektórych typowych narzędzi do analizy problemów komunikacyjnych.

• Brak umiejętności językowych i semantycznych po stronie odbiorcy.

Problemy ze zrozumieniem odbiorcy

Odbiorca w łańcuchu komunikacyjnym jest tak samo ważny jak nadawca. Zrozumienie wiadomości przez odbiorcę zgodnie z życzeniem nadawcy jest podstawowym celem wysłania wiadomości.

Jednak czasami pojawiają się problemy w zrozumieniu przekazu przez odbiorcę. Niemożność zrozumienia przez odbiorcę prowadzi do powstania uprzedzeń w umyśle nadawcy. Dzieje się tak z powodu następujących czynników.

Radzenie sobie z barierami skutecznej komunikacji

Bariery w komunikacji nie tylko psują intencję przekazu, ale w dłuższej perspektywie wpływają na sprawne funkcjonowanie i rozwój organizacji. Słusznie mówi się, że komunikacja jest kołem życia organizacji biznesowej, niezależnie od jej wielkości i zasięgu.

Radzenie sobie z barierami komunikacyjnymi musi mieć najwyższy priorytet, aby zapewnić ciągłą i niezakłóconą komunikację w firmie i poza nią.

W kolejnych sekcjach zobaczymy, jak radzić sobie z różnymi barierami w komunikacji.

• Jak radzić sobie z barierami w komunikacji niewerbalnej i werbalnej.

• Jak radzić sobie z barierami w komunikacji pisemnej.

Jak radzić sobie z barierami w komunikacji niewerbalnej?

Pokonywanie barier w komunikacji niewerbalnej nie jest tak łatwe, jak się wydaje. Jeśli czyjeś umiejętności niewerbalne są słabe, może wysyłać do drugiej złą lub negatywną wiadomość.

Poniżej przedstawiono sposoby radzenia sobie z barierami w komunikacji niewerbalnej -

• Komunikacja niewerbalna jest uważana za rzecz oczywistą w rozmowach twarzą w twarz, ale komunikowanie się to coś więcej niż mówienie i słuchanie. To właśnie te niewerbalne elementy komunikacji mogą dostarczyć wielu informacji i mogą być ważnym środkiem uczenia się.

• Nawiązanie bezpośredniego kontaktu wzrokowego z osobą (osobami) po drugiej stronie; nie tylko zwiększa poziom pewności siebie, ale także zapewnia innym komfort potrzebny do komunikowania się z tobą w zamian.

• Miej wyraz twarzy jak uśmiechnięta twarz; tworzy miłą i przyjemną atmosferę między tobą a słuchaczem (-ami).

• Należy pamiętać, że komunikujemy się zarówno naszym ciałem, jak i głosem. PróbowaćNOT TO angażować się w gesty, które odwracają uwagę publiczności, takie jak:

  • Wykręcanie rąk (z powodu nerwowości)

  • Trzymaj ręce w kieszeniach

  • Nerwowe tempo

  • W ogóle się nie rusza

  • Opieranie się o podium przez całą prezentację

  • Ciągłe gestykulowanie długopisem lub ołówkiem

  • Nawyk tasowania kartek lub klikania piórem

  • Trzymanie ramion skrzyżowanych (może wskazywać na obronę)

  • Nieodpowiedni śmiech (może oznaczać niepokój)

Jak radzić sobie z barierami w komunikacji werbalnej?

Dowiemy się teraz, jak radzić sobie z barierami w komunikacji werbalnej.

Bariery skutecznego słuchania

Bariery stanowią zagrożenie dla powodzenia skutecznej komunikacji. Sprawiają, że komunikacja jest niedostępna, niezrozumiała, zabijając w ten sposób perspektywę jej skuteczności.

Jak często twój umysł błąkał się, gdy ktoś ci coś mówił? Dzieje się tak zwykle, gdy temat dyskusji Cię nie interesuje. Czasami rozmowa może być zbyt długa i żmudna.

Czasami temat dyskusji może być interesujący, ale mówca nie jest w stanie zwrócić Twojej uwagi lub możesz nie być w stanie go zrozumieć z powodu braku znajomości tematu, słownictwa lub języka mówcy.

Aby móc skutecznie słuchać, rozmowa musi mieć motywację i zainteresowanie. Jednak nawet jeśli istnieje motywacja i zainteresowanie, mogą istnieć pewne bariery, które wpływają na naszą zdolność dobrego słuchania.

Bariery skutecznego słuchania omówimy w kolejnych sekcjach.

Bariery językowe / semantyczne

To jedna z najczęstszych przeszkód w słuchaniu. Uczący się języka zwykle napotykają tego rodzaju bariery.

Nieznane słownictwo

Słowa użyte przez mówiącego mogą nie być Ci znane. Mówca może używać trudnych słów i żargonów. W rezultacie nie możesz zrozumieć, co mówi mówca.

Elementy mowy połączonej

Głośnik jest za szybki. Jest bardzo mało przerw i rytm, który może nie być Ci znany. Nie możesz rozpoznać znanych słów z powodu skurczów, redukcji, łączenia. Na przykład mówca mówi „Krzyczę”, a Ty słyszysz „lody”.

Nie można przewidzieć, zgadnąć i zinterpretować znaczenia z kontekstu

Osoba, która zwraca uwagę na strukturę dźwięku, rozpoznałaby, że szybko wymawiane „Idrankitfirst” może oznaczać „najpierw go wypiłem” lub „pierwsze miejsce w rankingu”. Powinieneś być w stanie rozpoznać z kontekstu, czy to jest „wypiłem to pierwszy”, czy „ja bym go uszeregował jako pierwszy”. Czasami mówca coś sugeruje, ale nie wyraża tego otwarcie. „To by było wszystko, dziękuję” jest uprzejmym i pośrednim sposobem na powiedzenie komuś, że nie potrzebujesz już jego usług, zamiast bardziej bezpośredniego „Możesz teraz wyjść”. Odgadujesz znaczenie z kontekstu, chociaż mówca nie mówi otwarcie, czego chce.

Zdobywaj słowa, ale gub pomysły

Stracisz orientację, jeśli skoncentrujesz się na każdym słowie wypowiadanym przez mówcę, zwłaszcza jeśli musisz to robić przez dłuższy czas. W rezultacie możesz zrozumieć znaczenie prawie wszystkich słów, ale nie rozumiesz sedna. Nie odróżniasz ważnych informacji od nieważnych.

Bariery społeczno-kulturowe

Bariery społeczno-kulturowe również utrudniają skuteczne słuchanie.

Inne tło kulturowe

Akcent osoby mówiącej i wymowa słów nie są Ci znane ze względu na różnice kulturowe między Tobą a osobą mówiącą.

Nieznajomy temat

Temat może nie być Ci znany, ponieważ nie znasz określonej kultury lub nie znasz stylu życia danego społeczeństwa.

Bariery psychologiczne

W tej części omówimy różne psychologiczne bariery skutecznego słuchania

Formułowanie opinii i wyciąganie wniosków przed wysłuchaniem

Znajomość celu słuchania nie jest złym pomysłem. Ale możesz wyrobić sobie opinie na temat mówcy, zanim jeszcze się wypowie.

Możesz z góry założyć temat, o którym chcesz porozmawiać, i wyciągnąć wnioski jeszcze zanim mówca się wypowie. Może to zablokować twój umysł iw rezultacie nie będziesz w stanie słuchać.

Brak zainteresowania tematem

Nie możesz słuchać, jeśli nie interesuje Cię temat mówcy.

Niezdolność do uwagi

Śnienie na jawie i błądzący umysł mogą uniemożliwić ci słuchanie.

Uprzedzenie

Możesz odmówić słuchania czegoś, co jest sprzeczne z Twoimi pomysłami i przekonaniami. Słyszysz tylko to, co chcesz usłyszeć.

Fizyczne bariery

Bariery fizyczne również utrudniają skuteczne słuchanie. Zobaczmy, jakie są te fizyczne bariery.

Hałaśliwe otoczenie

Otoczenie może być zbyt hałaśliwe, co może wpływać na słuchanie.

Odległość fizyczna

Być może znajdujesz się zbyt daleko od osoby mówiącej lub zbyt blisko niej, aby wyraźnie słyszeć.

Jak radzić sobie z barierami w komunikacji pisemnej

Nieskuteczna komunikacja pisemna może obalić wszystko, co słuszne w treści wiadomości. Może uniemożliwić kandydatowi wylądowanie w wymarzonej pracy, jeden awans, anulować umowę, a także zaszkodzić wizerunkowi organizacji.

Bariery w komunikacji pisemnej całkowicie zniekształcają treść przesłanej wiadomości i skutkują załamaniem komunikacji.

Dlatego konieczne jest pokonanie bariery w komunikacji pisemnej, aby zapewnić skuteczną komunikację.

Poniżej przedstawiono niezbędne sposoby radzenia sobie z takimi barierami.

Odpowiedni ludzie

• Osoby biegle posługujące się językiem mówionym i pisanym powinny mieć najwyższy priorytet w momencie rekrutacji w dowolnej organizacji.

• Należy regularnie zapewniać odpowiednie szkolenie dla doskonalenia umiejętności skutecznego komunikowania się nowoprzybyłych, a także obecnych pracowników.

• Osoby opracowujące treści komunikacyjne powinny być dobrze zorientowane w mowie i piśmie.

Właściwy język

• W całej pisemnej komunikacji organizacyjnej należy podkreślać prostotę, przejrzystość i poprawność.

Właściwa prezentacja

• Spraw, aby Twoja prezentacja lub pisanie były prawie bezbłędne.

• Unikaj wypełniania wiadomości głupimi błędami, takimi jak „luźne” zamiast „zgubić”; „tam” zamiast „ich”; „zbyt” zamiast „do” itp. Zawsze edytuj i sprawdzaj pisownię treści przed jej sfinalizowaniem.

Właściwa treść

• Skoncentruj się na tym, co wiadomość naprawdę ma na celu przekazanie; unikaj głupiego grzebania w tematach do korespondencji.

• Treść musi być precyzyjna, krótka i sensowna.

Właściwa sekwencja

• Wiadomość pisemna powinna być zapisana w kolejności wskazującej na właściwe znaczenie i kolejność przedstawionych w niej treści.

Prawy kanał

• Biorąc pod uwagę treść i czas nadania komunikatu, komunikator powinien wybrać najbardziej odpowiedni kanał do przekazania komunikatu.

• Jeśli są poufne lub zawierają jakiekolwiek wrażliwe informacje, należy je przesłać za pośrednictwem takiego nośnika, który zapewnia większe bezpieczeństwo, na przykład zaszyfrowaną wiadomość e-mail.

Właściwa opinia

• Niewłaściwa lub błędna informacja zwrotna jest sprzeczna z celem wysłanej wiadomości. Skutkuje to załamaniem komunikacji.

• Dlatego przekaz powinien być napisany w pożądany sposób i przesłany odpowiednim kanałem, tak aby zapewnić wczesną informację zwrotną od odbiorcy.

Skuteczna komunikacja - elementy słabej komunikacji

Brak skutecznej komunikacji w ramach organizacji biznesowej i poza nią jest określany jako słaba komunikacja. Wpływa na swobodny przepływ pomysłów, produktywność pracowników, współpracę personelu, innowacje i ostatecznie zaburza ogólną wydajność zasobów ludzkich organizacji.

We wszystkich typach komunikacji występują słabe elementy komunikacyjne. Dowiedzieliśmy się o tych barierach w naszych poprzednich rozdziałach.

Przyczyny słabej komunikacji

Schemat blokowy podany poniżej pokazuje różne przyczyny słabej komunikacji -

Poza tym brak zaangażowania pracowników, niedoświadczony personel, poczucie lęku i niezadowolenia, nieświadoma niekompetencja wśród pracowników i menedżerów również mogą skutkować słabą komunikacją.

Konsekwencje słabej komunikacji

Słaba komunikacja może mieć katastrofalny wpływ na siłę roboczą, a także na ogólną produktywność i efektywność organizacji.

Poniżej przedstawiono niektóre konsekwencje słabej komunikacji w organizacjach biznesowych.

• Niemożność zrozumienia przekazu przez odbiorcę prowadzi do nieporozumień i nieporozumień.

• Słaba komunikacja wpływa na koncentrację słuchacza w komunikacji ustnej, co podważa sens przekazu.

• Słaba komunikacja skutkuje niejednoznacznością, która zniekształca treść wiadomości lub wypowiadane słowa.

• Słaba komunikacja skutkuje niejednoznacznością, która zniekształca treść wiadomości lub wypowiadane słowa.

• Prowadzi to do niepełnego działania, ponieważ treść wysłanej lub wymawianej wiadomości nie jest rozumiana przez odbiorców.

• Słaba komunikacja między firmą a klientami wpływa na sprzedaż i ostatecznie hamuje rozwój firmy.

• Słaba komunikacja między kierownictwem a pracownikiem może prowadzić do utraty motywacji i wpływać na ogólną produktywność. Pracownicy niechętnie współpracują z menedżerami, którzy słabo się komunikują.

• Słaba komunikacja między kierownictwem a pracownikiem może prowadzić do utraty motywacji i wpływać na ogólną produktywność. Pracownicy stają się niechętni do współpracy z menedżerami, którzy są słabymi komunikatorami.

• Utrata godzin pracy zgodnie z przekazanymi instrukcjami i wysłanymi wiadomościami jest poza zasięgiem odbiorców lub pracowników.

• Słaba komunikacja często prowadzi do frustracji pracowników w organizacji.

• Ludzie mogą czuć się wykluczeni, jeśli komunikacja nie jest otwarta i skuteczna.

• Słaba komunikacja może prowadzić do wielu rodzajów konfliktów, które zabijają perspektywę rozwoju organizacji i dobrobytu.

Podsumowanie

• Komunikacja, jak się dowiedzieliśmy, jest linią życia organizacji. Niewielkie zakłócenia w płynnym przepływie komunikacji, w dół iw górę, w poziomie i w pionie itp., Mogą być drogie dla organizacji.

• Bariery odnoszą się do przeszkód lub przeszkód, które uniemożliwiają przepływ, przepływ i dostęp do informacji w organizacji lub poza nią.

• Istnieją różne źródła barier -

  • Bariery stworzone przez nadawcę

  • Bariery w transmisji wiadomości

  • Problemy w odbiorze

• Bariery skutecznego słuchania to:

  • Bariery językowe / semantyczne

  • Bariery społeczno-kulturowe

  • Bariery psychologiczne

  • Fizyczne bariery

• Sposoby radzenia sobie z barierami w komunikacji pisemnej -

  • Odpowiedni ludzie

  • Właściwy język

  • Właściwa prezentacja

  • Właściwa treść

  • Właściwa sekwencja

  • Właściwy kanał

  • Właściwa opinia

• Brak skutecznej komunikacji w ramach organizacji biznesowej i poza nią jest określany jako słaba komunikacja.

• Słaba komunikacja może mieć katastrofalny wpływ na siłę roboczą, a także na ogólną produktywność i efektywność organizacji.