Motywowanie umiejętności - delegowanie
Delegacja to jedno z najważniejszych, a zarazem najbardziej niezrozumianych słów w świecie profesjonalnego zarządzania. Ludzie mylą delegację z przenoszeniem obciążenia pracą i obowiązkami na innych. Prawda jest jednak taka, że delegowanie to sztuka umiejętnego przypisywania ról różnym osobom w zespole, aby w końcu mogli dać z siebie wszystko.
Firmy nie mogą funkcjonować bez delegacji
Drużyna nie może być utworzona przez jedną osobę. Każdy menedżer potrzebuje ludzi, którzy mogą mu pomóc w pracy. Często mówi się, że prawdziwy menedżer to ktoś, kto nie zarządza zadaniami, ale odpowiednio zarządza zasobami. Gdyby menedżer robił wszystko sam, po co miałby w ogóle zawracać sobie głowę posiadaniem zespołu?
Delegacja zależy od zarządzania czasem i zasobami. Menedżer powinien wiedzieć, jak właściwie delegować obowiązki, aby mógł myśleć o przyszłych zadaniach, podczas gdy jego zespół pracuje nad wykonaniem zadania zgodnie z zaplanowanym harmonogramem.
Delegacja może być również wykorzystywana jako narzędzie budowania zaufania. Kiedy delegujesz jakąś osobę do wykonywania jakiejś pracy, wiesz, że jest to osoba, której możesz zaufać w kwestii wyników. Ci ludzie cenią to zaufanie i czerpią motywację z faktu, że ich przełożony powierza im ważną pracę.
Oprócz tego osoby te mogą nauczyć się nowych umiejętności i uczyć się odpowiedzialności za swoje działania. Uzyskują dalszą ekspozycję na nowe poziomy zarządzania i wykorzystują to doświadczenie do podejmowania nowych obowiązków.
Nie oznacza to jednak, że osoba delegująca pracę wygodnie przejdzie na odpowiedzialność, gdy pojawi się jakakolwiek wina. Delegowanie to czynność zarządzania całym procesem za kulisami bez mikrozarządzania.
Kiedy cel jest konkretny, oznacza to, że jasno określiłeś, czego oczekujesz od osiągnięcia. Jeśli nie możesz konkretnie powiedzieć, co chcesz osiągnąć, to jak możesz oczekiwać, że Ty lub podwładny będziesz w stanie to osiągnąć? Na wszystkie te pytania odpowie konkretny cel.
Kiedy delegujesz prace, a nie
Wiele osób nie lubi delegować zadań. Przyczyną tego może być to, że czują, że praca będzie miała znacznie lepszą jakość, jeśli zajmą się każdą odpowiedzialnością. Niektórzy z nich uważają, że samodzielne wykonywanie pracy jest mniej czasochłonne w porównaniu z najpierw sfinalizowaniem kogoś, kto to zrobi, a następnie przeszkoleniem go w zakresie pracy.
Są jeszcze inni, którzy boją się, że stracą kontrolę nad jakością i autorytetem, jaki mają jako szef projektu. Istnieje wiele powodów, dla których ludzie decydują się nie delegować zadania lub projektu.
Wiele z tych problemów prowadzi do przepracowania się, nawet jeśli mają pełnowartościowy zespół. Członkowie takiego zespołu łatwo rozwijają nastawienie do swojej pracy, myśląc, że praca, którą wykonują, jest zbyt łatwa.
Kiedy delegacja działa
Nie wszystkie projekty można delegować. Zanim to zrobi, menedżer musi sprawdzić, czy członkowie jego zespołu mają wymagany zestaw umiejętności potrzebny do projektu. Jeśli nie, to ile czasu będą potrzebować, aby zdobyć wiedzę na temat tych umiejętności i zastosować je w praktyce. Ponadto, czy w przyszłości pojawi się podobny projekt, który sprawi, że szkolenie to będzie istotne na późniejszym etapie ich życia zawodowego.
Kiedy delegacja nie działa
Nie ma sensu przydzielać zadania członkom zespołu, którzy pracują nad tego typu projektem po raz pierwszy, jeśli menedżer nie może sobie pozwolić na wynagrodzenie za poświęcone godziny lub wynagrodzenie za to.
Ponadto, jeśli termin jest bardzo napięty, a praca musi być wykonana dobrze już za pierwszym podejściem, może to być delegowanie pracy niedoświadczonym kolegom z zespołu. Konsekwencje błędów mogą być zbyt wysokie, aby podjąć takie ryzyko.
Czasami praca musi być wykonana przez doświadczonego profesjonalistę, ponieważ może on zapewnić tylko najwyższą jakość pracy. Również w takich przypadkach rozsądnie jest raczej wykonać to zadanie samodzielnie, niż delegować je początkującym.