Gestão Colaborativa de Projetos
Coordination e collaborationsão os dois componentes essenciais para lidar com um projeto. A coordenação está dentro de um local para projetos tradicionais e entre locais para projetos distribuídos. Há uma necessidade de arquiteturas de gerenciamento de projeto colaborativo (CPMAs) para construir sistemas que possam superar os desafios enfrentados pelo gerenciamento de projeto tradicional.
Cenários tradicionais de gerenciamento de projetos
Quando os membros da equipe ou empresas realizam o gerenciamento de projetos (PM), existem muitos erros ou armadilhas potenciais das quais eles podem ser facilmente vítimas. Em vez de destacar todos eles, vamos nos concentrar em alguns temas abrangentes comuns identificados na literatura. Combinar todos esses temas explica a razão pela qual muitos projetos importantes falham ou são significativamente menos eficientes e eficazes do que poderiam ser.
Superenfatizando o PM como um mecanismo de relatório de projeto
O gerenciamento de projetos tradicional geralmente emprega um mecanismo de relatório passivo simples em vez de uma abordagem dinâmica de coordenação de trabalho em equipe. Em muitas empresas, a metodologia de gerenciamento de projetos é considerada uma ferramenta de relatório corporativo, em vez de um sistema eficiente que as várias partes da empresa podem usar para se ajudarem. Nesse tipo de situação, o fluxo de informações é menor entre os colaboradores do projeto.
Comunicação ineficaz e ineficiente
No PM tradicional, a comunicação pode ser ineficaz por vários motivos -
- Mal-entendidos devido a comunicação inexplicável ou deficiente.
- Membros que não entendem bem o problema.
- Diferentes interpretações por diferentes membros da equipe.
A comunicação também é ineficiente ou não está à altura da marca por vários motivos como -
- Comunicação inoportuna.
- Falha ao atualizar a notificação mais recente para cada membro da equipe que precisa saber.
- As fracas habilidades e capacidades de comunicação são geralmente citadas como a principal razão para o fracasso do projeto.
Gerenciando entradas e saídas do projeto, mas não o processo
Outro problema sério no gerenciamento de projetos tradicional é que os funcionários gerenciam as entregas e os recursos, mas não gerenciam o processo.
Os líderes de equipe criam PERT e planejam o projeto dentro de um cronograma, eles gerenciam o tempo, orçamento, equipamentos, recursos humanos e o produto; mas não conseguem gerenciar o processo de trabalho.
Um dos motivos para o fracasso de projetos de software é a falta de sistemas de medição de melhoria em tempo real para identificar riscos potenciais nos estágios iniciais, antes que se tornem ameaças graves ao progresso do produto.
Se os funcionários lidam apenas com as entradas e saídas do projeto, o processo permanece uma caixa preta e os membros do projeto não sabem que algo deu errado até que seja tarde demais para corrigir o problema sem causar grandes quantidades de retrabalho e aumentar a complexidade.
Isso resulta em tornar o PM um processo reativo, em vez de proativo.
Gestão Reativa
O gerenciamento reativo define uma estratégia de PM passiva na qual os gerentes de projeto conduzem um planejamento incompleto com a esperança de que tudo ficará bem no final.
Gerentes de projeto reativos reagem ao que aconteceu e raramente planejam o futuro. Eles não revisam suas próprias experiências ou as de outras pessoas para obter uma visão das lições aprendidas ao longo do tempo.
No gerenciamento reativo, os funcionários gastam uma quantidade significativa de tempo do projeto retrabalhando as entregas e corrigindo erros.
Outro problema comum em situações reativas é que quase todo o retrabalho deve ser feito manualmente, incluindo a busca de trabalho que é influenciado por mudanças em outras partes do projeto.
O gerenciamento reativo de projetos costuma ser acompanhado pela falta de um procedimento sistemático para o armazenamento de informações do projeto, o que aumenta os problemas de mau planejamento e a necessidade de retrabalho.
Falta de um repositório eletrônico de projetos
A falta de um repositório eletrônico é um problema de toda a empresa, bem como um problema específico do projeto. Um repositório baseado em papel tem várias limitações, como -
- Atrasos de recuperação
- Documentos perdidos
- Arquivos incompletos e problemas de armazenamento
- Propensão a erros devido à extração, interpretação e reempacotamento de dados.
- Dificuldade de coordenação e falha em determinadas restrições de tempo.
A falta de um repositório eletrônico de projetos leva a uma documentação inadequada do projeto.
Os membros do projeto geralmente estão mais preocupados com a realização do projeto atual, em vez de capturar e arquivar informações que podem ser úteis em um momento posterior.
A maioria das informações relacionadas ao projeto não é armazenada de forma alguma, como os processos, contextos, fundamentos ou artefatos do projeto. Mesmo que estejam armazenados, eles não podem ser estruturados, organizados e indexados de uma forma que permita aos membros do projeto acessar, pesquisar e recuperar facilmente as informações.
Gerenciamento colaborativo de projetos como solução
Assumimos que vários desafios enfrentados no PM tradicional podem ser resolvidos usando ferramentas e processos de PM colaborativo. Uma ferramenta de PM colaborativa trata da representação explícita das informações do projeto e do compartilhamento oportuno das informações adequadas.
Vamos dar uma olhada em como um ambiente de PM colaborativo pode superar as limitações que afetam a PM tradicional.
Considerando o PM como um mecanismo de análise de projeto
Quando os membros da equipe consideram o PM como uma ferramenta de relatório do projeto, eles se preocupam com os resultados do PM, e não com o processo de análise que fornece esses resultados.
Quando as pessoas consideram o PM como uma ferramenta de relatório de projeto, informações extras relacionadas ao projeto que geralmente não são capturadas formalmente serão efetivamente perdidas quando a memória enfraquecer.
Por outro lado, quando os funcionários tratam o PM como uma ferramenta de análise de projeto em vez de considerá-lo meramente como uma ferramenta de relatório, o produto será a informação da tarefa, o fundamento da decisão e outros artefatos relacionados.
Comunicação eficaz e eficiente
A representação explícita das informações do projeto é importante para uma comunicação eficaz e eficiente, especialmente em situações distribuídas.
A comunicação eficaz também descreve especificações claras e acordo unânime de informações importantes do projeto, como conceitos-chave, ideias, processo do projeto, deveres dos membros da equipe e responsabilidades.
Todos estes são documentados e salvos para referência futura pelos membros da equipe.
Além do suporte para a representação explícita de informações do projeto, uma ferramenta de PM colaborativa precisa oferecer suporte, gerenciar e lidar com notificações automáticas de mudanças de status de tarefas e permitir que os membros discutam e forneçam feedback sobre o trabalho uns dos outros.
A representação explícita, no entanto, é um passo importante para uma comunicação eficaz.
Gerenciando o processo do projeto, bem como entradas e saídas
Gerenciar o processo do projeto é a parte mais crucial do PM. Uma maneira de se ter uma ideia sobre o processo é por meio do ciclo de vida do projeto. O ciclo de vida do projeto é amplamente categorizado em quatro etapas principais -
Step 1 - Compreensão do projeto (definição e especificação do problema) - planejamento do projeto.
Step 2 - Executando.
Step 3 - Acompanhamento e controle do projeto.
Step 4 - Fechando o projeto.
Aqui, os membros da equipe gerenciam as entradas e saídas, mas não o processo, eles enfatizam demais as etapas 1, 2 e 4 ao custo da etapa 3.
A natureza dos processos do projeto é dinâmica e muda significativamente em relação aos planos e expectativas originais do projeto à medida que o projeto melhora ainda mais. Um processo contínuo sempre leva a algumas mudanças nas entradas e saídas do projeto e essas mudanças, por sua vez, levam a outras mudanças no processo do projeto.
Uma ferramenta de PM colaborativa permite que os membros da equipe atualizem e revisem o progresso do trabalho uns dos outros, coletem medidas do projeto, como recursos gastos na tarefa, e acessem o trabalho atual de outros dentro de um limite de tempo.
Gerenciamento proativo de projetos
O gerenciamento proativo de projetos refere-se ao planejamento orientado para o futuro, gerenciamento de riscos e gerenciamento de mudanças no projeto atual em andamento. O gerenciamento proativo requer que os membros da equipe do projeto conduzam um planejamento preciso, especificado, claro e detalhado no início do ciclo do projeto, identificando os riscos potenciais e fazendo planos para mitigar esses riscos.
Um gerente de projeto, que conduz o gerenciamento proativo, examina as interdependências das tarefas e toma suas decisões com base em dados “concretos” precisos, em vez de pensamentos positivos.
O gerenciamento proativo é seguido pelo aprendizado.
O gerenciamento proativo do processo de PM requer uma memória de projeto da empresa, com a qual os membros podem aprender durante um projeto em andamento e consultar para projetos futuros.
Uma maneira de implementar uma memória de projeto organizacional de negócios eficaz é com a ajuda de um repositório eletrônico de projetos.
Empregando um Repositório Eletrônico de Projetos
Com o avanço crescente da tecnologia da informação, os arquivos em formato digital são mais fáceis de armazenar, acessar, recuperar, editar e rotear. O repositório baseado em papel é substituído por um repositório eletrônico de projetos. O objetivo de um repositório eletrônico de projeto é controlar, manipular e compartilhar informações do projeto de forma eficiente e eficaz.
O gerenciamento de informações eficaz melhora o desempenho geral do projeto dentro do orçamento, reduzindo os custos de entrada e reentrada de dados, eliminando duplicação, perda de informações, reduzindo o tempo de desenvolvimento do produto, promovendo o progresso na qualidade do processo, padronizando os processos de trabalho, melhorando a capacidade de gerenciamento para recuperar informações precisas de maneira eficiente e aumentando controle de gerenciamento.
Um repositório eletrônico de projetos pode ser conectado por meio de middleware a outros sistemas de informação da organização e fornecer um fluxo de informações tranquilo.