Sistema Colaborativo
Um Sistema Colaborativo é um sistema de informação usado para facilitar o compartilhamento eficiente de dados, documentos, arquivos, informações e conhecimento entre equipes e funcionários em uma organização.
Gerenciamento de risco colaborativo
A probabilidade de ocorrer um incidente indesejado causando qualquer tipo de perda para uma empresa é conhecida como risk. No Collaborative Risk Management (CRM), os funcionários de toda a empresa colaboram perfeitamente para determinar e gerenciar os riscos de maneira regular.
As funções básicas do CRM são as seguintes -
Promover a adesão aos padrões e melhores práticas (por meio de consultoria e revisão) na moda.
Garantir um nível de confiança na abordagem técnica declarada de forma que o tempo e os custos estimados não sejam prejudicados por mudanças radicais durante a fase de entrega do projeto.
Garantir que informações claras, específicas e adequadas estejam disponíveis para permitir que as equipes de execução de negócios concluam seu planejamento com relação aos prazos e custos fornecidos.
CRM no ciclo de vida de um produto / solução
A abordagem de CRM implica que a função de gerenciamento de risco invoca todo o ciclo de vida do produto. Em cada uma dessas fases, a função de risco de CRM é essencial para avaliar e tratar os riscos.
Fase de geração de ideias
Nessa fase, novas ideias são entretidas e também convidadas por qualquer pessoa da empresa e são documentadas em uma Proposta de Negócio pronta para avaliação.
As ideias são filtradas e selecionadas com base no alinhamento estratégico, valor de negócios e risco executivo.
A equipe de gerenciamento de riscos trabalha com as equipes de planejamento de negócios que conduzem análises SWOT (pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças) para o novo projeto, considerando o alinhamento estratégico e o valor comercial da ideia.
As principais áreas abordadas nas seções de fraquezas e ameaças são os diferentes riscos apresentados à ideia do produto / solução.
No final desta fase, a proposta é analisada minuciosamente no Ponto de Verificação de Aprovação de Ideia. Este ponto de verificação atua como um filtro e encaminha apenas as propostas que foram aprovadas para prosseguir.
O resultado deste ponto de verificação será aprovado / reprovado. Os riscos para o projeto / produto ou solução que são identificados e avaliados são componentes essenciais no processo de tomada de decisão go-no-go.
Depois que a Proposta de Negócios é aprovada, uma equipe de gerenciamento colaborativo é criada para o projeto que inclui responsabilidades de gerenciamento de risco.
Fase de Planejamento de Negócios
Depois que a Proposta é aprovada e passada pelo Ponto de Verificação de Aprovação da Ideia (no final da fase de Geração da Ideia), um Proprietário do Produto / Solução é designado para projetar o plano do produto / solução, descrevendo-o com mais detalhes.
A saída desta fase é um Plano de Produto / Solução viável. O plano é revisado posteriormente, seguido por uma aceitação ou rejeição no Ponto de Verificação de Iniciação do Projeto.
O objetivo deste ponto de verificação é confirmar se a proposta de negócios ainda é viável.
Durante essa fase, a função da equipe de CRM é realizar um estudo completo sobre o panorama do produto no contexto do ambiente da organização e determinar os vários riscos que o produto enfrenta para que possam ser incluídos no plano.
Fase de Definição
Durante esta fase, as entregas são definidas com detalhes completos sobre o produto para que ele possa ser desenvolvido ainda mais. Basicamente, é produzido um plano de projeto que descreve o cronograma geral e o caminho crítico.
Nesta fase, os proprietários da empresa e a equipe de CRM trabalham em colaboração para tratar da conformidade com as políticas comerciais, técnicas e de governança de serviços.
Durante esta fase, a equipe de CRM é responsável pela decisão de ir ou não da 'Arquitetura do Projeto'.
Durante a fase de Definição, o plano do produto é elaborado com detalhes do plano do projeto que define como o Ponto de Verificação de Compromisso revisa o trabalho durante a fase de Definição para verificar se o produto está pronto para passar para a fase de entrega com todos os riscos identificados na consulta com a equipe de CRM.
Além disso, também confirma que a proposta de negócio continua viável e viável.
Fase de Entrega
Durante esta fase do ciclo de vida do produto, as principais entregas são produzidas e o produto é entregue às equipes de trabalho.
O final da fase de Entrega é destacado por um Ponto de Verificação de Aptidão para Lançamento.
Este é o ponto de verificação quando o projeto se transforma da entrega à implantação.
Durante esta fase, o CRM garante que os riscos em todas as principais entregas sejam tratados antes do lançamento do produto. Essas entregas incluem uma variedade de elementos como produto, infraestrutura, conteúdo, administração, sistemas e processos.
Uma Avaliação de Risco de Lançamento é configurada em um ambiente colaborativo, a saída da qual é registrada no Scorecard de CRM.
Este Scorecard indica as preocupações e também as dúvidas relacionadas a padrões de tecnologia não resolvidos, desalinhamento ou quaisquer outros níveis significativos de risco.
A função desse checkpoint de Fitness é confirmar se a proposição é funcional, escalável, estável e pronta para ser apresentada aos clientes e se todos os riscos representados pelo CRM Scorecard foram tratados de forma eficaz.
Fase de implantação
Durante essa fase, o produto é entregue pelos grupos operacionais que o especificaram, desenvolveram e testaram para aqueles que precisam vendê-lo, administrá-lo, dar suporte, operá-lo e mantê-lo.
Esta fase inclui o ponto de verificação Pronto para geração de receita.
No estágio de Ponto de verificação pronto para geração de receita, a equipe de CRM dá a aprovação de que o produto pode ser vendido, administrado e suportado em uma região de destino sem colocar a organização em risco.
Ele confirma que o produto está de acordo com o desempenho acordado direcionado ao ambiente de produção, está livre de quaisquer riscos significativos conhecidos e está pronto para receber suporte no lançamento geral.
Fase de Monitoramento
Nesta fase, a equipe de CRM é responsável por revisar os riscos associados ao produto de maneira contínua.
Fase de Obsolescência
Durante esta fase, os produtos que não são mais viáveis ou viáveis são retirados ou substituídos por produtos que dão melhor suporte à estratégia organizacional.
Inclui Ponto de Verificação de Fechamento.
O objetivo do ponto de verificação de fechamento é confirmar formalmente que o produto atingiu o fim de sua vida útil. Ele confirma que todos os vestígios de produtos foram eliminados e nenhum recurso corporativo permanece alocado para seu suporte, manutenção ou aprimoramento adicional.
A ilustração a seguir descreve as fases do CRM -
Vantagens da abordagem de CRM
A abordagem de CRM oferece várias vantagens que são discutidas a seguir.
Shared ownership - Maior propriedade é promovida entre as equipes para entender e lidar com os riscos.
Decentralized implementation - A função de avaliação e gestão de risco funciona em toda a empresa de forma descentralizada, sendo implementada por equipes de trabalho nas principais funções da empresa em colaboração com a equipe de CRM.
Optimal resource utilization- Como a equipe de CRM trabalha com equipes de trabalho ativas desde o início, os riscos são identificados e tratados antes de realmente surgirem. Portanto, os recursos são utilizados de maneira ideal.
Leveraging of consumer’s understanding of the domain- Nessa abordagem, a administração tem a garantia de que os riscos estão sendo observados sob as diversas perspectivas necessárias e a maioria dos riscos principais são tratados no momento em que o produto é lançado para lançamento. Uma vez erradicados, uma revisão periódica garante que novos riscos emergentes sejam identificados com antecedência suficiente para serem atendidos antes que se tornem desastres
Maneiras de criar um programa de CRM
Como lidamos com os riscos corporativos em uma corporação onde todas as funções de gerenciamento de risco estão dispersas no gerenciamento de linha diferencial? Sim, a solução ideal é criar uma equipe de Gerenciamento Colaborativo de Riscos. Um CRM pode ser criado das seguintes maneiras -
Ser um líder em conversas bilaterais de parceiros de risco
Existe o risco de o fluxo de informações ser unilateral, e geralmente é o que acontece no início. No entanto, à medida que a discussão continua ao longo do tempo, o fluxo de informações gradualmente se torna de duas maneiras. Por exemplo, você pode começar com uma reunião global semanal com Instalações, Continuidade de Negócios e uma reunião mensal com Segurança da Informação e Conformidade.
Conduzindo programas conjuntos de conscientização
Como parte de nossa estratégia de "fazer mais com menos", buscamos oportunidades de trabalhar juntos em programas de conscientização conjunta. Por exemplo, os clientes de uma empresa não separam a segurança física da segurança da informação, pois ambas são igualmente importantes. Portanto, trabalhar em conjunto em um programa de conscientização de segurança geralmente leva a pontos maiores de colaboração.
Capitalizando com o sucesso de frutas ao alcance da mão
Alcançar os chefes das funções de gestão de risco para averiguar o interesse envolvendo um grupo de trabalho informal para compartilhar informações e priorizar mensalmente.
As regras básicas são estabelecidas para a participação em torno da confidencialidade.
É feito um rápido levantamento dos líderes das funções sobre as lacunas ou ameaças com as quais eles estão mais preocupados.
Assumir a liderança nessa área solidificará o líder como uma influência no grupo. Além disso, o grupo está persuadido com os benefícios de formalizá-lo em torno de um programa de gerenciamento de risco corporativo.