Arquitetura de gerenciamento de projetos

A Arquitetura de Gerenciamento de Projetos serve como uma visão geral do PM colaborativo -

Entradas e saídas do sistema.
Fatores que precisam ser considerados pelo sistema.
Serviços fornecidos pelo sistema.
Como os serviços se coordenam e se integram.

Vamos dar uma olhada em duas arquiteturas anteriores que influenciam o pensamento, antes de passar para a Collaborative Project Management Architecture (CPMA).

Modelo Integrado de Dixon para PM

A ilustração a seguir descreve o modelo de gestão colaborativa de Dixon -

O sistema suporta amplamente três grandes áreas de gestão -

Project Management envolve planejamento, estimativa, programação, controle e avaliação das atividades dentro das restrições de recursos para atender aos critérios de desempenho do produto.
Resource management envolve a identificação e alocação precisas de recursos.
Cost management envolve a análise e medição de informações sobre o consumo planejado e real de recursos dentro do projeto e se preocupa com o monitoramento, avaliação e controle do projeto.

As entradas do sistema são as necessidades a serem atendidas.

O módulo de planejamento detalhado e programação trata e controla o gerenciamento de projetos e recursos.
Os módulos de Desenvolvimento Técnico e Gerenciamento de Configuração executam funções de PM.
O módulo de Controle e Monitoramento de Qualidade facilita os serviços de monitoramento e controle.
As saídas do sistema envolvem relatórios e resultados.

O modelo de Dixon não inclui repositório de projeto e não possui aspectos colaborativos. O processo de gerenciamento é sequencial por natureza e a influência de um módulo no próximo é unilateral. Este modelo é aplicável apenas a ambientes bem definidos e repetidos.

Arquitetura de Coordenação de Projeto de Mauer

As entradas do sistema incluem orçamento, recursos e objetivos. As saídas do sistema incluem produtos, soluções, processos e métricas. As métricas são usadas para analisar e examinar o desempenho do projeto.

O módulo Gerenciamento da Coordenação do Projeto gerencia o lado mais suave do PM, que trata das interações pessoais. Os quatro principais componentes do sistema de coordenação do projeto são -

The project repository- Funciona como memória de projeto. Todas as informações sobre o projeto estão armazenadas aqui.
The project planning component - Permite aos membros da equipe medir os níveis de dependências entre os itens de informação e planejar o projeto em termos de tempo e recursos.
The project execution component- Suporta e incentiva a gestão do fluxo de trabalho com a ajuda do plano de projeto. Permite replanejar e reprogramar.
The project control component - Apoia o monitoramento do projeto, permite aos membros da equipe avaliar o estado atual e coletar as métricas.

Este modelo faz alusão à colaboração e enfatiza apenas o nível de coordenação, e não especifica claramente as entradas e saídas do sistema. As especificações de entrada e saída incentivam os membros da equipe a considerar entradas adicionais para um sistema de PM e saídas produzidas pelo sistema.

O modelo de Maurer é altamente abrangente, que inclui funções do sistema e o contexto de gerenciamento de suporte no qual as funções funcionam. Ele descreve as funções e serviços do sistema como módulos, mas não especifica como esses módulos estão inter-relacionados.

A ilustração a seguir descreve o Modelo de Gestão Colaborativa de Mauer -

Arquitetura de gerenciamento de projeto colaborativo

A arquitetura colaborativa de PM inclui quatro componentes principais -

Presença do projeto.
Níveis de suporte colaborativo.
Gerenciamento do conhecimento do projeto.
Ciclo do projeto.

A ilustração a seguir descreve o Gerenciamento Colaborativo de Projetos -

Presença do Projeto

A presença pode ser descrita como a sensação de estar dentro de um ambiente e se refere à presença no mundo real. Os três componentes a seguir oferecem suporte aos membros do projeto distribuído para construir um melhor entendimento compartilhado do contexto do projeto.

Project dictionary - Aqui, os principais termos, conceitos, processos e metodologia são definidos brevemente e esclarecidos com precisão.
Business Rules and Policies- Os membros da equipe especificam explicitamente as regras e regulamentos relacionados ao projeto para todos os sites. Essas regras e políticas permitem que os membros da equipe sigam e mantenham determinados padrões para as atividades do projeto e documentem essas atividades para recuperação posterior.
Project Context Information- Os membros da equipe devem estar familiarizados com o contexto do projeto para serem produtivos a longo prazo. O histórico, o limite e os objetivos do projeto devem ser documentados de maneira adequada e compartilhados com todos os membros do projeto.

Níveis de suporte colaborativo

Conforme as pessoas colaboram, existem três modos nos quais as pessoas podem trabalhar de forma colaborativa -

Trabalho coletado
Trabalho coordenado
Trabalho concertado

Trabalho coletado

Nesse nível, cada membro da equipe faz um esforço individual.

A coordenação entre os membros não é necessária para que cada membro seja produtivo.
A produtividade da equipe é basicamente o agregado de esforços individuais.
O modo de trabalho aqui é análogo a uma equipe de velocistas, cada um dos quais faz o melhor esforço individual possível.
A estrutura do processo e a estrutura da tarefa são baixas ou inexistentes. A necessidade de dicas de comunicação interativa também é bastante baixa. Os aplicativos de computador típicos para apoiar o trabalho coletado são processamento de texto, planilhas e aplicativos gráficos.

Nível de colaboração coordenada

Nesse nível, o sucesso da equipe depende da capacidade de coordenar seus esforços e cooperar uns com os outros.

Este nível de colaboração envolve lidar com interdependências entre as atividades.
Os processos colaborativos coordenados tendem a ser ordenados, estruturados e caracterizados por transferências e integração progressiva.
Os aplicativos de computador típicos para apoiar o trabalho coordenado envolvem e-mail, calendário de equipe, automação do fluxo de trabalho e muito mais.
Este nível difere do nível coletivo, pois é mais estruturado em termos de processo, marcos específicos e transferências.

Nível de colaboração concertada

Nesse nível, todos os membros da equipe contribuem em conjunto com o esforço do grupo, e o desempenho de qualquer indivíduo influencia a capacidade de desempenho de todos os outros membros.

A estrutura de tarefas e processos é muito maior para o trabalho coordenado do que para o trabalho coordenado, porque qualquer comportamento de um membro da equipe afeta simultaneamente a produtividade de outros, e a necessidade de comunicação interativa torna-se contínua.
O PM no nível combinado requer coordenação e cooperação estreitas entre os membros do projeto.
A ferramenta PM suporta todas as funções mencionadas no nível coletado e coordenado.
Nesse nível, um funcionário pode pesquisar, recuperar, atualizar e carregar documentos de acordo com a função de usuário predefinida.

Ciclo de Projeto

O Ciclo do Projeto destaca os conteúdos que requerem suporte colaborativo. Tem quatro etapas principais. Identificamos algumas atividades gerais que precisam ser realizadas em cada etapa - projetos diferentes podem ter variações para essas etapas.

Etapa 1 - Ter um entendimento claro sobre o projeto.

Tarefas de tomada de decisão e de sentido, como identificar o escopo do projeto, objetivos, patrocinadores-chave e a lacuna entre a situação atual e a situação ideal (a lacuna entre “As Is” e “To Be”).
Estimar as necessidades de recursos para o projeto (como orçamento, tempo e pessoal).
Analisar e avaliar as alternativas de solução e conduzir a análise de risco são algumas funções típicas desta fase.

Etapa 2 - Fazer um plano para atingir os objetivos do projeto.

As funções típicas incluem atividades de análise e tomada de decisão, como distribuição do projeto em tarefas e subtarefas gerenciáveis.
Analisando a interdependência das tarefas entre si.
Formando a equipe do projeto, atribuindo e alocando recursos e tarefas aos membros da equipe.
Fazendo o cronograma do projeto, definindo as medidas de progresso, planejando a gestão de riscos e gestão de mudanças, formando o plano de comunicação e configurando o Caderno de Projetos que inclui todos os documentos relacionados ao projeto.

Etapa 3 - Execução do plano do projeto

Coletando informações sobre o andamento do projeto.
Executando a gestão de riscos e mudanças, atualizando e mantendo o Caderno de Projetos.
Este estágio é a parte mais dinâmica e crucial do PM. Uma ferramenta de PM colaborativa aprimora muito a capacidade de rastreamento do projeto.

Etapa 4 - Identificar os critérios de aprovação

Refletir sobre o processo do projeto, incluindo o que deu certo e o que deu errado, e comparar o planejamento inicial do projeto com o processo do projeto atual.
Identificar possíveis melhorias se o projeto idêntico for realizado no futuro.

Gestão Colaborativa do Conhecimento

A Gestão do Conhecimento se concentra no gerenciamento de dados, informações e conhecimento no nível corporativo. O conhecimento pode ser dividido em duas categorias -

Tacit knowledge - saber como e o quê.
Explicit knowledge - saber sobre fatos, números e teorias.

A Gestão do Conhecimento é o processo de absorção, criação, compartilhamento e uso do conhecimento. A diferença entre Gerenciamento de Projetos e Gerenciamento do Conhecimento é destacada na tabela a seguir -

Gestão de Projetos (PM)	Gestão do Conhecimento (KM)
PM requer esforço finito por um determinado período de tempo	KM é um processo contínuo onde o conhecimento é mantido enquanto for essencial.
PM é orientado para o objetivo.	KM não é necessariamente orientado a objetos; é uma espécie de si mesmo.

O conhecimento é criado e modificado conforme exigido pelas atividades do projeto em andamento, e o contexto de criação e aplicação do conhecimento é significativo.

Os projetos tornam KM essencial ao longo do tempo e contextos.
Uma ferramenta de GC auxilia nas atividades de geração de conhecimento como Compartilhamento de conhecimento e conversão, troca de conhecimento tácito, externalização através da comunicação.
KM especifica regras, regulamentos, políticas, etc., e fornece funções para coleta de informações, acesso, atualização, recuperação, empresa e arquivamento.
Facilita funções para integração de informações de diferentes fontes. Os dados e informações reais são armazenados em um repositório de documentos em diferentes formatos de documentos.

O Collaborative Knowledge Management permite a transferência de dados de uma fonte para outra, por exemplo, importar ou arquivar trocas de e-mail importantes como arquivos de texto. Ao coletar dados e informações de vários projetos, a KM permite que os gerentes de projeto comparem e contrastem informações entre projetos para derivar padrões e, assim, criar conhecimento.