Значение и определение

Коммуникация, как мы прочитали в этом Руководстве, является непременным условием для деловой организации. Однако неразборчивое и запутанное общение не дает желаемого результата и влияет на рабочую среду в организации.

В лексиконе непрофессионала под общением понимаются повседневные разговоры и обсуждения, в которых мы все участвуем. Хотя более широкое значение общения охватывает все человеческие взаимодействия, на языке менеджмента общение - это не просто разговоры, болтовня или бессмысленная болтовня. Общение не так просто, как кажется. Это систематический процесс, цель которого - достигнуть. Его можно определить как процесс перевода любого мыслительного процесса в простые и содержательные высказывания через соответствующий канал.

Коммуникация должна быть эффективной и действенной для лучшего и бесперебойного функционирования организации.

Эффективное общение определяется как общение между двумя или более людьми, в котором предполагаемое сообщение -

• правильно закодирован

• доставляется через соответствующий канал

• received

• правильно расшифрованы и поняты получателем (ами)

Другими словами, коммуникация считается эффективной, когда все стороны (отправитель и получатель) в коммуникации придают сообщению одинаковые значения и внимательно слушают все, что было сказано, и заставляют отправителя чувствовать, что его слышат и понимают.

В бизнес-организации коммуникация считается эффективной, когда информация или данные, которыми обмениваются сотрудники, эффективно способствуют коммерческому успеху организации.

По словам Р.У. Гриффина, «эффективное общение - это процесс отправки сообщения таким образом, чтобы полученное сообщение было как можно ближе по смыслу к предполагаемому сообщению».

Американская ассоциация менеджмента (AMA) определила эффективную коммуникацию на основе следующих десяти пунктов:

• Четкое представление о тематике и получателе сообщения.

• Определение цели.

• Понимание среды общения.

• Планирование общения с другими консультантами.

• Учитывайте содержание сообщения.

• Чтобы получатель знал о ценности общения.

• Должна быть обратная связь от получателя.

• Чтобы правильно определить, имеют ли коммуникационные сообщения краткосрочное или долгосрочное значение.

• Все действия должны подходить к общению.

• Хорошего прослушивания.

Эффективное общение определяется как способность эффективно и действенно передавать информацию другому. Бизнес-менеджеры с хорошими устными, невербальными и письменными коммуникативными навыками помогают облегчить обмен информацией между людьми внутри компании для ее коммерческой выгоды.

Значение эффективного общения

В этом разделе мы поймем важность эффективного общения -

Построение и развитие устойчивых и продуктивных отношений

Эффективное общение должно быть в центре внимания в бизнесе, поскольку без него становится в значительной степени трудным правильно выстраивать и развивать продуктивные отношения.

Дайте место инновациям

Эффективное общение способствует инновациям в бизнес-организации, позволяя сотрудникам и руководству предлагать инновационные идеи, которые могут в дальнейшем помочь в общем развитии организации.

Помогите создать эффективную команду

Рабочая среда, обогащенная эффективным или открытым общением, помогает построить сплоченную и эффективную команду. Эффективное общение всегда повышает моральный дух сотрудников. Это придает сотрудникам рвение работать над достижением общих целей организации. Регулярное внутреннее общение также может привести к повышению трудовой этики, если сотрудникам напоминать о достижениях и они чувствуют, что работают для достижения общей цели.

Эффективное управление

Когда между руководством и сотрудниками существует беспроблемное и открытое общение, это приводит к неуклонному росту темпов развития организации. Следовательно, эффективное общение приводит к эффективному управлению. Руководители узнают об отношении и недовольстве сотрудников, а последние - об отношении к ним руководителей, а также о политике организации.

Способствует общему росту Организации

Эффективное общение строит желаемые межличностные, межведомственные отношения и отношения между руководством и сотрудниками, которые, в свою очередь, являются важными предпосылками для реализации видения организации. Другими словами, эффективное общение способствует общему росту бизнеса.

На профессиональном уровне важно уметь адекватно обращаться со сверстниками, принимать правильные решения даже в стрессовых ситуациях. Это одна из причин, почему эффективные коммуникативные навыки все больше ценятся.

Эффективное общение в организации позволяет сотрудникам углубить связь с другими и улучшить командную работу, способность принимать решения и решать проблемы.

Характеристики эффективного общения

Характеристики или принципы эффективного общения имеют решающее значение для обеспечения продуктивного общения. Основные характеристики следующие:

Полнота сообщения

Общение должно быть полным, чтобы не сбивать с толку получателя. Лучшее общение помогает последним лучше принимать решения. Он развивает и повышает репутацию организации.

Ясность и целостность сообщения

Сообщение, которое будет передано или отправлено, должно быть ясным и целостным для лучшего понимания. Ясность мыслей и идей усиливает смысл сообщения. Суть и содержание сообщения должны основываться на честности и точности.

Краткость сообщения

Предполагаемое сообщение не должно быть многословным и должно быть написано так, чтобы оно было понятным с первого взгляда. Короткое и внятное сообщение, отправленное получателю, всегда привлекательно и понятно. Это экономит время и деньги, как это понимается в первую очередь.

Учет физических условий и получателя

Чтобы сделать общение более эффективным, необходимо учитывать общую физическую среду, т. Е. Средства общения и рабочую среду. Содержание сообщения должно учитывать отношение, знания и позицию получателя.

Ясность сообщения

Сообщение должно иметь ясность мыслей и идей, чтобы быть понятным. Четкое сообщение использует точные, уместные и конкретные слова и символы.

Вежливость, которую нужно поддерживать

Сообщение отправителя должно быть составлено или подготовлено таким образом, чтобы оно было вежливым, задумчивым и восторженным. Он должен демонстрировать уважение отправителя к получателю и быть позитивным и сосредоточенным на получателе.

Правильность сообщения

Составление сообщения должно быть выполнено таким образом, чтобы в окончательном сообщении не было грамматических ошибок и повторов предложений. Сообщение должно быть точным, правильным и своевременным.

Эффективное деловое общение

Успешный бизнес во многом зависит от эффективного делового общения. Эффективные коммуникативные навыки жизненно важны для налаживания активного и эффективного взаимодействия между коллегами, клиентами, руководителями и СМИ.

Это имеет первостепенное значение для всего персонала на всех этапах деловой жизни любой организации.

Хотя каждый, кто работает в организации, может похвастаться приобретением навыков эффективного делового общения, когда-либо ощущалась потребность в улучшении этих навыков.

Методы эффективного делового общения

Теперь мы кратко рассмотрим различные методы эффективного делового общения -

• Web-based communication - Для лучшего и улучшенного общения в любое время и в любом месте.

• Video conferencing - Это позволяет людям в разных местах проводить интерактивные встречи.

• Reports - Это важно при документировании деятельности любого отдела.

• Presentations - Это популярный метод общения во всех типах организаций, обычно с использованием аудиовизуальных материалов, таких как копии отчетов или материалов, подготовленных в Microsoft PowerPoint или Adobe Flash.

• Telephone meetings - Это позволяет говорить на большом расстоянии.

• Forum boards - Это позволяет людям мгновенно размещать информацию в централизованном месте.

• Face-to-face meetings - Такие встречи носят личный характер и должны сопровождаться письменным подтверждением.

Эффективное деловое общение можно подразделить на следующие категории:

• Эффективное устное деловое общение

• Эффективное письменное деловое общение

Эффективное устное деловое общение

Эффективное деловое общение в основном предполагает умение слушать и говорить. И говорящий, и слушатель разделяют ответственность за то, чтобы сообщение было ясным и понятным. Кроме того, язык тела, тон голоса, выбор слов и фраз, пояснение сообщений и стиль общения также играют роль и влияют на эффективность межличностных транзакций и взаимодействий.

Методы эффективного устного делового общения

В этом разделе мы обсудим различные методы эффективного устного делового общения. Методы описаны ниже -

• Ораторы должны знать, как сформулировать свое сообщение, чтобы слушатель мог его хорошо понять и передать в манере, соответствующей самому сообщению.

• Речь или произнесенные слова должны быть сформулированы правильно и кратко.

• Речь должна быть контекстной, так как серьезные проблемы лучше всего произносить в серьезном тоне.

• Знание слушателя (ов) и того, как они реагируют, играет важную роль в понимании предмета речи.

• Для эффективного делового общения очень важно тихое место. Если один из участников отвлекается как внешними, так и внутренними отвлекающими факторами, такими как звук, общение не дает желаемого результата.

• Вовлечение всех заинтересованных сторон жизненно важно для эффективного общения. Вовлеченность означает полное внимание и преданность обсуждению или анализу.

• Для участников общения необходимо эффективное или активное слушание. Как говорящий, так и слушатель практикуют эффективное общение.

• Чтобы лучше слышать, необходимо избавиться от всех отвлекающих факторов во время разговора.

• Активное слушание подразумевает зрительный контакт, кивки, жесты и короткие комментарии, чтобы показать понимание. На основе этих жестов и комментариев можно оценить понимание и реакцию слушателя. В случае, если слушатель кажется сбитым с толку, говорящий должен переоценить формулировку или доставку сообщения.

• Слушатель может задавать вопросы, подтверждать сказанное и при необходимости вносить свой вклад.

• Говоря или общаясь с кем-то, не просто слушайте то, что они говорят - скорее будьте внимательны и делайте мысленные заметки.

• Вопросы во время обсуждения или важного разговора придают общению вес. Это также помогает участникам узнать все, что им нужно знать. Это показывает, что они слушают, подтверждают понимание и проявляют уважение.

• Вопросы - мощные инструменты, повышающие эффективность общения. Это позволяет заинтересованным лицам получать необходимые отзывы.

• Обычно в процессе общения задают два типа вопросов.

• Close-ended questions, на которые часто отвечают «да» или «нет», необходимы, когда коммуникаторы хотят быстро собрать основную информацию или хотят получить ответ без длинных или затянутых объяснений.

• Open-ended questions дать более широкий и исчерпывающий ответ.

Обратная связь является важной частью коммуникации и жизненно необходима всем, кто участвует в процессе коммуникации. Это знаменует собой конец коммуникационного процесса. Коммуникатор с одной стороны должен передавать свою информацию таким образом, чтобы его / ее цели могли предложить обратную связь или критику по предоставленной информации.

Во время конкретного разговора следует наладить обсуждение или встречу с правильными и актуальными типами общения и средствами. Для представления информации в приятной и приемлемой форме необходимо показать визуальные эффекты.

Укрепление позитивной и поддерживающей культуры разовьет четкое понимание между сотрудниками. Один из очень эффективных способов передать культуру компании - это использовать ее колоду.

Трудно поддерживать открытое общение, если обе стороны скрещивают руки, стискивают челюсти и отказываются смотреть друг другу в глаза. Невербальные коммуникации, такие как жесты, тон голоса, зрительный контакт, более значимы, чем произнесенные слова. Если невербальные сообщения подавляют разговор, возможно, лучше подождать, пока все уляжется. Кивайте головой и сохраняйте открытую позу, чтобы показать, что вы усваиваете то, что говорит другой человек.

Эффективное письменное деловое общение

Эффективное письменное деловое общение - неотъемлемая часть системы коммуникации в деловой организации. Не все сообщения могут быть устными. Должен быть ряд средств, с помощью которых организация может общаться в письменной форме.

Электронная почта, брошюры, отчеты, письма, объявления, выступления, статьи, презентации PowerPoint - это примеры делового письменного общения.

Несмотря на то, что подавляющая часть письменного общения в настоящее время осуществляется в Интернете, потребность в хорошем письме не уменьшилась. Организации производят постоянно растущие объемы письменного общения в форме электронных писем, сообщений в социальных сетях, руководств, брошюр, руководств, отчетов и предложений.

Плюсы письменного делового общения

Ниже приведены плюсы письменного делового общения:

• Письменные деловые сообщения можно редактировать и исправлять.

• Они обеспечивают постоянную запись сообщений и могут использоваться в качестве прецедентов.

• Разрешите получателям просмотреть сообщение и предоставить соответствующий отзыв

• Они считаются более эффективными для сложного делового общения, включающего факты и цифры.

• Они повышают межорганизационную эффективность и улучшают имидж организации.

• Их можно сохранить как прецеденты в бумажном виде.

Минусы письменного делового общения

Ниже приведены минусы письменного делового общения.

• Задержка в получении обратной связи в отличие от личного общения; это приводит к разочарованию и неуверенности в деловых ситуациях, когда требуется быстрый ответ.

• Когда дело доходит до составления сообщения, требуется много времени

Методы эффективного письменного общения

Типы общения

В этом разделе мы обсудим различные типы общения. Различные типы следующие:

• Вербальное и невербальное общение

• Формальное и неформальное общение

• Связь снизу и вверх

Коммуникация имеет решающее значение для успеха любого бизнеса. Тип общения меняется в зависимости от обстоятельств и потребностей бизнеса.

Общение обычно основано на характере и характеристиках сообщения и его контексте, в котором оно отправляется. Выбор канала общения и стиля общения влияет на общение.

Словесное общение

Устное общение относится к форме общения, при которой сообщение передается устно; где общение осуществляется устно или письменно.

Компоненты вербального общения

Ниже приведены различные компоненты вербального общения.

• Понятный язык

• Выбор слова

• Флексия (образец ударения в устной речи)

• Tone

• Язык тела

• Поведение глаз (окулесика)

• Визуальные эффекты (изображения, карты, диаграммы, графики, цвета, знаки и т. Д.)

• Слуховые элементы (звуки, мелодии, свистки и т. Д.)

Невербальная коммуникация

Невербальное общение - это общение, осуществляемое с помощью различных бессловесных или невысказанных средств.

Формальное и неформальное общение

В организации существует два канала коммуникации - формальный и неформальный.

Формальные коммуникации - это те, которые являются официальными или «официальными». Они являются частью признанной системы связи, которая участвует в работе организации.

Неформальное общение является результатом социального взаимодействия людей, работающих вместе в организации. Они основаны на преобладающих в них условностях, обычаях и культуре.

В следующей таблице показана разница между formal and informal communication.

Базы	Формальное общение	Неформальное общение
Definitions	В формальном общении обмен информацией осуществляется посредством заранее определенных и формальных каналов организационной структуры по линиям полномочий.	В неформальном общении информация распространяется по неформальным каналам, то есть в форме виноградной лозы (неформальное общение между людьми; сплетни). Он построен на социальных отношениях членов организации. Не следует авторитетам.
Also Known as	Официальное сообщение	Grapevine Общение
Dependability	Все больше и больше признано	Сравнительно меньше и, как правило, неточны
Speed	Время; следовательно, медленно	Быстрее
Authenticity	Поскольку этот вид общения в основном осуществляется в письменных распоряжениях и документах, доказательства и подлинность присутствуют.	Отсутствие документальных свидетельств делает его искаженным и, следовательно, неточным и ненадежным.
Advantages	Скорее всего, он понадобится бизнесу, так как он более очевиден и надежен. Это помогает в фиксации ответственности и поддержании авторитетных отношений в организации. Нет места для создания и распространения слухов.	Он действует как эффективное средство выражения определенной информации, которая не может быть передана через официальный канал. Он неявный, спонтанный, многомерный и разнообразный. Он удовлетворяет желание людей определить, что происходит в организации, и дает возможность выразить опасения, беспокойство и жалобы. Он очень гибкий и свободно течет во всех направлениях.
Disadvantages	Обычно занимает много времени, громоздко и иногда приводит к значительным искажениям. Это дорого и менее гибко. Он может течь только вверх и вниз. Обязательно следовать.	Официально не признанные каналы связи. Он не играет роли в делегировании полномочий. Более широкие возможности для создания и распространения слухов. Сообщение часто искажается. Может создать недисциплинированность в организации. У него нет доказательной подлинности.

Что такое Грейпвайн?

Grapevine относится к неформальному методу общения в организации. Это личный метод распространения информации путем неформального обращения или сплетен. Он оказался более эффективным, чем формальный.

Типы неформального общения

В этом разделе мы обсудим различные типы неформального общения.

Одноцепочечная цепь

В одноцепочечной цепочке информация передается одним человеком другому, который, в свою очередь, передает ее другому, и процесс продолжается.

Кластерная цепочка

В цепочке кластеров информация передается одним человеком своим надежным, а последний передает ее своим надежным друзьям, и общение продолжается.

Цепочка вероятностей

В цепочке вероятностей человек передает информацию случайно выбранному человеку, и общение продолжается.

Цепочка сплетен

В цепочке сплетен человек передает информацию группе людей, а члены группы передают ее еще нескольким людям, и информация распространяется.

Связь снизу и вверх

Коммуникация идет в разных направлениях - вниз, вверх или в стороны в любой организации. В этом разделе мы обсудим нисходящие и восходящие направления коммуникации и основные различия, которые существуют между ними.

Нисходящая коммуникация

• Когда общение передается или начинается от людей с более высоких уровней к тем, кто находится на более низких уровнях организационной иерархии.

• Нисходящее сообщение может быть как устным, так и письменным.

• Средствами устной нисходящей коммуникации являются, например, инструкции, речи, собрания, телефонные разговоры, громкие ораторы, а также виноградная лоза.

• Нисходящие письменные средства коммуникации - это, например, меморандумы, письма, электронные письма, справочники, брошюры, заявление о политике, процедуры, уведомления и электронные информационные табло.

• Высшее руководство или организация высшего уровня берет на себя инициативу начать такое общение.

• Нисходящая коммуникация идет от вышестоящей власти вниз к подчиненным до нижнего уровня иерархии. Ответы на нисходящие коммуникации движутся вверх по тому же пути.

• Нисходящая связь называется системой связи типа инструкции.

• Это подходит в авторитарной среде, существующей в организации.

Восходящее сообщение

• Восходящее общение идет от подчиненных к начальству и продолжается вверх по организационной иерархии.

• Это известно как коммуникация, инициируемая подчиненными, поскольку процесс восходящей коммуникации начинается с персонала на нижнем уровне организации.

• В отличие от нисходящего общения, восходящее по своей природе не является директивным.

• Он устанавливает в организации культуру совместной работы, поскольку в рамках этого процесса коммуникации сотрудники могут свободно сообщать о своих жалобах и возражениях наверх.

• Это позволяет руководству высшего уровня получать обратную связь от сотрудников более низкого уровня и тем самым улучшать организационный прогресс и процветание.

• Это вызывает взаимное доверие между руководством и сотрудниками и служит хорошим предзнаменованием для роста прочных межличностных отношений в организации, ведущих к общему организационному развитию.

• Благодаря этому процессу коммуникации сотрудники могут сыграть важную роль в формировании новых политик или изменении устаревших.

• Типичными средствами коммуникации снизу вверх, помимо цепочки командования, являются предложения, процедуры апелляции и рассмотрения жалоб, системы подачи жалоб, консультации, беседы, групповые встречи и т. Д.

• Связь снизу вверх также называется консультативным менеджментом.

Резюме

• Коммуникация является непременным условием в деловой организации.

• По словам Р.У. Гриффина, «эффективное общение - это процесс отправки сообщения таким образом, чтобы полученное сообщение было как можно ближе по смыслу к предполагаемому сообщению».

• Успешный бизнес во многом зависит от эффективного делового общения.

• Эффективное деловое общение можно подразделить на следующие категории:

  • Эффективное устное деловое общение

  • Эффективное письменное деловое общение

• Эффективное письменное деловое общение - неотъемлемая часть системы коммуникации в деловой организации.

• Различные типы следующие:

• Вербальное и невербальное общение

• Формальное и неформальное общение

• Связь снизу и вверх

• Grapevine относится к неформальному методу общения в организации.