Эффективное общение - Краткое руководство

Коммуникация стара как человеческая цивилизация. Когда не было развитого языка, человек общался со своими собратьями с помощью звуков, сигналов и жестов. Без общения человеческое общество не могло бы быть таким, как оно есть сегодня. Именно общение превратило человечество в наиболее развитую рациональную и процветающую группу на Земле.

Что такое общение?

Коммуникация - это деятельность по передаче информации. Слово «коммуникация» произошло от латинского слова «communis», означающего «делиться». В основном это отправитель, сообщение и получатель.

Коммуникация - это передача, получение или обмен идеями, данными, информацией, сигналами или сообщениями через соответствующие средства массовой информации, позволяющие отдельным лицам или группам убеждать, искать информацию, предоставлять информацию или выражать эмоции.

Общение обычно является двусторонним процессом. Это не просто предоставление информации или сигнал кому-то; это также включает понимание информации или сигнала получателем. Когда действие по предоставлению информации или отправке сообщения достигает получателя и понимается им / ею, а получатель отправляет обратную связь по желанию отправителя, процесс коммуникации считается завершенным. Следовательно, в общении участвует более одного человека.

Коммуникация - это непрерывный и динамичный процесс, в котором участвует более одного человека. Это циклический процесс, обозначающий непрерывный поток информации. По сути, это отправитель, сообщение и получатель. Отправитель придумывает идеи и кодирует их в подходящий носитель (факты, цифры, изображения), отправляет их по соответствующему каналу (электронная почта, телефон, речь) получателю. Получатель декодирует сообщение, понимает его, кодирует отзыв и отправляет его отправителю. Процесс продолжается.

Процесс общения

Коммуникация - это набор методов, используемых для эффективного выражения идей, и технология передачи информации посредством печати или телекоммуникационных средств массовой информации.

Коммуникация лексически означает передачу информации или обмен ею в устной, письменной или иной форме.

Это акт передачи предполагаемого значения от одного объекта или группы к другому посредством использования взаимно понятных знаков или семиотических правил.

Определения общения

Коммуникация определяется разными авторами следующим образом.

Ordway Tead

«Коммуникация - это совокупность (а) предоставленной и полученной информации, (б) опыта обучения, в котором меняются определенные отношения, знания и навыки, влекущие за собой изменения поведения, (в) слушания всех участников, ( г) сочувствующего свежего изучения проблем самим коммуникатором, (д) ​​чуткого взаимодействия точек зрения, ведущего к более высокому уровню общего понимания и общего намерения ».

Г. Г. Браун.

«Коммуникация - это передача информации от одного человека к другому, независимо от того, вызывает ли это доверие. Но передаваемая информация должна быть понятна получателю ».

Луи А. Аллен

«Общение - это сумма всего того, что делает один человек, когда он хочет добиться взаимопонимания в уме другого. Это мост смысла. Он включает в себя систематический и непрерывный процесс рассказывания, слушания и понимания ».

Фред Г. Мейер

«Общение - это общение словами, буквами или сообщениями».

Кейт Дэвис

«Коммуникация - это процесс передачи информации и понимания от одного человека к другому».

Важность общения в обществе

Это общение, которое объединяет людей и общество. Это считается естественным процессом.

Общество движется к человеческому взаимодействию и обмену идеями, мыслями и чувствами. Отношения строятся через общение.

Отсутствие общения между людьми в обществе серьезно повлияет на социальную сплоченность и совместное проживание. Прогресс и процветание остановятся, если не будет эффективного общения. Общение - фактор построения и поддержания хороших отношений. Это позволяет людям понимать друг друга.

Общение так же важно и значимо в жизни человека, как и в обществе. Люди заводят друзей, строят отношения и ведут настоящую общественную жизнь, эффективно общаясь с другими людьми.

Важность общения в бизнесе

Коммуникация - это спасательный круг для деловой организации. Это важно для реализации целей организации.

По словам Милле, «Коммуникация - это кровоток организации».

Честер И. Барнард рассматривал общение как средство, с помощью которого люди объединяются в организацию для достижения общей цели.

Важность общения можно оценить следующим образом:

• Коммуникация необходима для установления и распространения целей бизнес-организации.

• Бесперебойное и бесперебойное функционирование предприятия.

• Коммуникация помогает организации принимать жизненно важные решения.

• Это также очень помогает в планировании и координации.

• Это основной инструмент мотивации, и повышение морального духа сотрудников во многом зависит от эффективности общения.

• Это помогает бизнесу как средство достижения максимальной производительности на самом низком уровне за счет поддержания хороших человеческих отношений в организации.

• Он работает как эффективное связующее звено между отделениями организации, расположенными на большом расстоянии.

• Это помогает в рекламе товаров и услуг.

• Это снижает количество слухов и обеспечивает бесперебойную работу организации в целом.

Навыки межличностного общения

Межличностные навыки относятся к способности хорошо общаться или взаимодействовать с другими людьми. В деловой лексике это означает набор способностей, позволяющих человеку позитивно взаимодействовать и эффективно работать с другими.

Это процесс, при котором люди обмениваются информацией, чувствами и смыслами посредством вербальных и невербальных сообщений: это личное общение.

В отсутствие эффективного межличностного общения между самими сотрудниками, между руководством и сотрудниками бизнес-организация не может обеспечить бесперебойное функционирование и постепенно уходит от реализации своих целей.

Навыки межличностного общения являются необходимыми предпосылками для повышения производительности и преемственности персонала в организации. Сотрудники с хорошими навыками межличностного общения, вероятно, будут более продуктивными и постоянными, чем сотрудники с плохими навыками межличностного общения, поскольку первые демонстрируют склонность выражать позитивное отношение и искать решения проблем.

Компоненты навыков межличностного общения

Ниже приведены различные компоненты навыков межличностного общения:

Межличностное общение - это не только то, что на самом деле сказано - используемый язык - но и то, как это сказано, и невербальные сообщения, передаваемые через тон голоса, мимику, жесты и язык тела.

Резюме

• Коммуникация - это деятельность по передаче информации.

• Общение обычно является двусторонним процессом. Это не просто предоставление информации или сигнал кому-то; это также включает понимание информации или сигнала получателем.

• Общество движется к человеческому взаимодействию и обмену идеями, мыслями и чувствами. Отношения строятся через общение.

• По словам Милле, «Коммуникация - это кровоток организации».

Стиль общения относится к способу, которым осуществляется акт общения. Стили общения могут отличаться от случая к случаю. Каждый стиль служит своей цели.

Знание стиля общения необходимо, чтобы понимать, какой из них лучше всего подходит, а какой использовать в разных случаях. Также необходимо знать влияние каждого стиля общения на нормальное социальное взаимодействие и, конечно же, на деловые разговоры и взаимодействия.

Какой бы стиль ни использовал коммуникатор, он должен стремиться исключительно к эффективному общению.

Ниже описаны четыре основных стиля общения.

Агрессивный стиль общения

Давайте теперь посмотрим, в чем суть этого агрессивного стиля общения -

• В агрессивном стиле общения человек всегда отстаивает свои права, не обращая внимания на других. Иногда это может привести к нарушению прав другого человека.

• Агрессивный стиль общения представлен скорее в агрессивной и враждебной манере и всегда связан с синдромом «я» (я прав; мои точки зрения более ценны, чем ваши; я выше и т. не важны; ваши потребности не имеют значения ». Он отчуждает сообщения, обвиняя других и обвиняя их в неправоте или вине. Такие коммуникаторы производят впечатление превосходящего человека, властного и самоуверенного.

• У них может быть громкий голос, и они могут говорить в основном от второго лица.

• Их невербальные сигналы - узкие глаза, сжатые кулаки, указательные пальцы, жесткая поза и пристальные взгляды.

• Такие коммуникаторы часто сталкиваются с неуважением со стороны окружающих. Они - худшие жертвы низкой самооценки. Как следствие, они легко навлекают на себя гнев других людей, а в худшем случае люди избегают их из страха.

• Они создают впечатление, что им есть что внести, а у других мало или нечего делать. Цель агрессивного поведения - победить любой ценой.

Пассивный стиль общения

Давайте теперь посмотрим, что это за пассивный стиль общения -

• Пассивный стиль общения контрастирует с агрессивным стилем по значению и использованию.

• Пассивный стиль общения позволяет коммуникатору ставить права других выше своих и тем самым снижать самооценку.

• Пассивные коммуникаторы всегда считают себя хуже других. Они отрицают свои личные чувства, делая себя неважными.

• Они не могут выражать свои потребности, желания, чувства, мнения и убеждения и выражают их извиняющимся тоном и самоуверенными. У них слишком мягкий голос с извиняющейся манерой поведения.

• Они создают негативное впечатление на окружающих своими невербальными сигналами. Они избегают зрительного контакта с людьми.

• Их опущенные глаза, сутулость и чрезмерное кивание голов могут указывать на отсутствие драйва и мотивации.

• Они страдают от низкой самооценки и сильно зависят от поддержки и признания других. Их легко одновременно преследовать и эксплуатировать, поскольку другие люди склонны не уважать их.

• Цель пассивного поведения - избежать конфликтов и доставить удовольствие другим.

Манипулятивный стиль общения

Давайте теперь посмотрим, в чем суть этого манипулятивного стиля общения -

• Люди, применяющие манипулятивный стиль общения, часто коварны, проницательны и расчетливы.

• Они умеют влиять на других и контролировать их ради собственной выгоды.

• У них есть скрытое сообщение, когда они говорят, и часто другие люди не знают об их скрытых намерениях.

• Они действуют хитро и тактично и коварно влияют на людей, например, дуться, проливают фальшивые слезы, косвенно просят удовлетворить свои потребности. Иногда им удается заставить людей сожалеть или заставлять их помогать.

• Однако их скрытые мотивы раскрываются. Их избегают и высмеивают другие люди.

Напористый стиль общения

Давайте теперь посмотрим, в чем суть этого напористого стиля общения -

• Напористый стиль общения считается лучшим стилем общения. Это более рационально и правильно, чем другие стили общения.

• Этот стиль учит человека отстаивать свои права, уважая права других.

• Те, кто использует напористый стиль общения, придают значение и уважают других, а также свои права.

• Они общаются с людьми на равных.

• Они излучают уверенность в том, что делают, и всегда несут ответственность за свои действия. Напористые коммуникаторы твердо стоят на ногах и не прогибаются под давлением.

• Говорить прямо в лицо, смотреть прямо, всегда непринужденно с собой и другими, расслабленные и плавные движения тела - вот некоторые из сильных характеристик любого напористого коммуникатора.

• Напористые коммуникаторы всегда полны жизни и активности, куда бы они ни пошли.

• Эти люди позитивны и обладают высокой самооценкой. Поскольку они уважают всех, и они также получают то же самое в изобилии.

• Целью напористого поведения является удовлетворение потребностей и желаний любых двух сторон в данной ситуации.

Среди этих трех отличительных стилей общения настойчивый стиль общения - это тот, к которому нужно стремиться. В зависимости от ваших личных обстоятельств вы также можете использовать два других стиля. В ситуации, когда пассивность может привести к важному моменту или решить проблему, лучше действовать пассивно. Точно так же агрессивность также иногда помогает повернуть ситуацию в вашу пользу, особенно когда вы знаете, что ничего не добьетесь в этой ситуации.

Пример использования

Мистер Рой - искренний и трудолюбивый человек, который спокойно выполняет свою работу и не любит много спорить. Он предпочитает писать заметки и отправлять письменные сообщения вместо личного общения. На него возложена ответственность возглавить команду для реализации престижного проекта. Но перед этим он должен получить одобрение проекта на совете директоров. Можете ли вы подсказать, какой стиль общения ему следует использовать, чтобы добиться успеха? Обсудите со своим инструктором.

Резюме

Стиль общения относится к способу, которым осуществляется акт общения.

• Есть три основных стиля общения:

  • Агрессивный стиль общения
  • Пассивный стиль общения
  • Манипулятивный стиль общения
  • Напористый стиль общения

• Агрессивный стиль общения представлен в большей степени агрессивно и враждебно и всегда связан с синдромом «Я».

• Пассивный стиль общения позволяет коммуникатору ставить права других выше своих и тем самым снижать самооценку.

• Люди, применяющие манипулятивный стиль общения, часто коварны, проницательны и расчетливы.

• Напористый стиль общения считается лучшим стилем общения. Это более рационально и правильно, чем другие стили общения.

Коммуникация, как мы читали в этом Руководстве, является непременным условием в бизнес-организации. Однако неразборчивое и запутанное общение не дает желаемого результата и влияет на рабочую среду в организации.

В лексиконе непрофессионала под общением понимаются повседневные разговоры и обсуждения, в которых мы все участвуем. Хотя более широкое значение коммуникации охватывает все человеческие взаимодействия, на языке менеджеров коммуникация - это не просто разговоры, болтовня или бессмысленная болтовня. Общение не так просто, как кажется. Это систематический процесс, цель которого - достигнуть. Его можно определить как процесс перевода любого мыслительного процесса в простые и содержательные высказывания через соответствующий канал.

Коммуникация должна быть эффективной и действенной для лучшего и бесперебойного функционирования организации.

Эффективное общение определяется как общение между двумя или более людьми, в котором предполагаемое сообщение -

• правильно закодирован

• доставляется через соответствующий канал

• received

• правильно расшифрованы и поняты получателем (ами)

Другими словами, коммуникация считается эффективной, когда все стороны (отправитель и получатель) в коммуникации придают сообщению одинаковые значения и внимательно слушают все, что было сказано, и заставляют отправителя чувствовать, что его слышат и понимают.

В бизнес-организации коммуникация считается эффективной, когда информация или данные, которыми обмениваются сотрудники, эффективно способствуют коммерческому успеху организации.

По словам Р.У. Гриффина, «эффективное общение - это процесс отправки сообщения таким образом, чтобы полученное сообщение было как можно ближе по смыслу к предполагаемому сообщению».

Американская ассоциация менеджмента (AMA) определила эффективную коммуникацию на основе следующих десяти пунктов:

• Четкое представление о тематике и получателе сообщения.

• Определение цели.

• Понимание среды общения.

• Планирование общения с другими консультантами.

• Учитывайте содержание сообщения.

• Чтобы получатель знал о ценности общения.

• Должна быть обратная связь от получателя.

• Чтобы правильно определить, имеют ли коммуникационные сообщения краткосрочное или долгосрочное значение.

• Все действия должны подходить к общению.

• Хорошего прослушивания.

Эффективное общение определяется как способность эффективно и действенно передавать информацию другому. Бизнес-менеджеры с хорошими устными, невербальными и письменными коммуникативными навыками помогают облегчить обмен информацией между людьми внутри компании для ее коммерческой выгоды.

Значение эффективного общения

В этом разделе мы поймем важность эффективного общения -

Построение и развитие устойчивых и продуктивных отношений

Эффективное общение должно быть в центре внимания в бизнесе, поскольку без него становится в значительной степени трудным правильно выстраивать и развивать продуктивные отношения.

Дайте место инновациям

Эффективная коммуникация способствует инновациям в бизнес-организации, позволяя сотрудникам и руководству предлагать новаторские идеи, которые могут в дальнейшем помочь в общем развитии организации.

Помогите создать эффективную команду

Рабочая среда, обогащенная эффективным или открытым общением, помогает создать сплоченную и эффективную команду. Эффективное общение всегда повышает моральный дух сотрудников. Это придает сотрудникам рвение работать над достижением общих целей организации. Регулярное внутреннее общение также может привести к повышению трудовой этики, если сотрудникам напоминать о достижениях и чувствовать, что они работают для достижения общей цели.

Эффективное управление

Когда между руководством и сотрудниками существует беспроблемное и открытое общение, это приводит к неуклонному росту темпов развития организации. Следовательно, эффективное общение приводит к эффективному управлению. Менеджеры узнают об отношении и недовольстве сотрудников, а последние - об отношении к ним менеджеров, а также о политике организации.

Способствует общему росту организации

Эффективное общение строит желаемые межличностные, межведомственные отношения и отношения между руководством и сотрудниками, которые, в свою очередь, являются важными предпосылками для реализации видения организации. Другими словами, эффективное общение способствует общему росту бизнеса.

На профессиональном уровне важно уметь адекватно обращаться со сверстниками, принимать правильные решения даже в стрессовых ситуациях. Это одна из причин, почему эффективные коммуникативные навыки все больше ценятся.

Эффективное общение в организации позволяет сотрудникам углубить связь с другими и улучшить командную работу, способность принимать решения и решать проблемы.

Характеристики эффективного общения

Характеристики или принципы эффективного общения имеют решающее значение для обеспечения продуктивного общения. Основные характеристики следующие:

Полнота сообщения

Связь должна быть полной, чтобы не сбивать с толку получателя. Лучшее общение помогает последним лучше принимать решения. Он развивает и повышает репутацию организации.

Ясность и целостность сообщения

Сообщение, которое будет передано или отправлено, должно быть ясным и целостным для лучшего понимания. Ясность мыслей и идей усиливает смысл сообщения. Суть и содержание сообщения должны основываться на честности и точности.

Краткость сообщения

Предполагаемое сообщение не должно быть многословным и должно быть написано так, чтобы оно было понятным с первого взгляда. Короткое и внятное сообщение, отправленное получателю, всегда привлекательно и понятно. Это экономит время и деньги, как это понимается в первую очередь.

Учет физических условий и получателя

Чтобы сделать общение более эффективным, необходимо учитывать общую физическую среду, то есть средства общения и рабочую среду. Содержание сообщения должно учитывать отношение, знания и позицию получателя.

Ясность сообщения

Сообщение должно иметь ясность мыслей и идей, чтобы быть понятным. Четкое сообщение использует точные, уместные и конкретные слова и символы.

Вежливость, которую нужно поддерживать

Сообщение отправителя должно быть составлено или подготовлено таким образом, чтобы оно было вежливым, задумчивым и восторженным. Он должен демонстрировать уважение отправителя к получателю и быть позитивным и сосредоточенным на получателе.

Правильность сообщения

Составление сообщения должно быть выполнено таким образом, чтобы в окончательном сообщении не было грамматических ошибок и повторов предложений. Сообщение должно быть точным, правильным и своевременным.

Эффективное деловое общение

Успешный бизнес во многом зависит от эффективного делового общения. Эффективные коммуникативные навыки жизненно важны для налаживания активного и эффективного взаимодействия между коллегами, клиентами, руководителями и СМИ.

Это имеет первостепенное значение для всего персонала на всех этапах деловой жизни любой организации.

Хотя каждый, кто работает в организации, может похвастаться приобретением навыков эффективного делового общения, когда-либо ощущалась потребность в улучшении этих навыков.

Методы эффективного делового общения

Теперь мы вкратце рассмотрим различные методы эффективного делового общения -

• Web-based communication - Для лучшего и улучшенного общения в любое время и в любом месте.

• Video conferencing - Это позволяет людям в разных местах проводить интерактивные встречи.

• Reports - Это важно при документировании деятельности любого отдела.

• Presentations - Это популярный метод связи во всех типах организаций, обычно с использованием аудиовизуальных материалов, таких как копии отчетов или материалов, подготовленных в Microsoft PowerPoint или Adobe Flash.

• Telephone meetings - Это позволяет говорить на большом расстоянии.

• Forum boards - Это позволяет людям мгновенно размещать информацию в централизованном месте.

• Face-to-face meetings - Такие встречи носят личный характер и должны сопровождаться письменным подтверждением.

Эффективное деловое общение можно подразделить на следующие категории:

• Эффективное устное деловое общение

• Эффективное письменное деловое общение

Эффективное устное деловое общение

Эффективное деловое общение в основном предполагает умение слушать и говорить. И говорящий, и слушатель разделяют ответственность за то, чтобы сообщение было ясным и понятным. Кроме того, язык тела, тон голоса, выбор слов и фраз, пояснение сообщения и стиль общения также играют роль и влияют на эффективность межличностных транзакций и взаимодействий.

Методы эффективного устного делового общения

В этом разделе мы обсудим различные методы эффективного устного делового общения. Методы описаны ниже -

• Ораторы должны знать, как сформулировать свое сообщение, чтобы слушатель мог его хорошо понять и передать в манере, соответствующей самому сообщению.

• Речь или произнесенные слова должны быть сформулированы правильно и кратко.

• Речь должна быть контекстной, так как серьезные проблемы лучше всего произносить в серьезном тоне.

• Знание слушателя (ов) и того, как они реагируют, играет важную роль в понимании предмета речи.

• Для эффективного делового общения очень важно тихое место. Если один из участников отвлекается как внешними, так и внутренними отвлекающими факторами, такими как звук, общение не дает желаемого результата.

• Вовлечение всех заинтересованных сторон жизненно важно для эффективного общения. Вовлеченность означает полное внимание и преданность обсуждению или анализу.

• Для участников общения важно эффективное или активное слушание. Как говорящий, так и слушающий практикуют эффективное общение.

• Чтобы стать лучше слушателем, необходимо устранить все отвлекающие факторы во время разговора.

• Активное слушание предполагает зрительный контакт, кивки, жесты и короткие комментарии, чтобы показать понимание. На основе этих жестов и комментариев можно оценить понимание и реакцию слушателя. В случае, если слушатель кажется сбитым с толку, говорящий должен переоценить формулировку или доставку сообщения.

• Слушатель может задавать вопросы, подтверждать сказанное и при необходимости вносить свой вклад.

• Говоря или общаясь с кем-то, не просто слушайте то, что они говорят - скорее будьте внимательны и делайте мысленные заметки.

• Вопросы во время обсуждения или важного разговора придают общению вес. Это также помогает участникам узнать все, что им нужно знать. Это показывает, что они слушают, подтверждают понимание и проявляют уважение.

• Вопросы - мощные инструменты, повышающие эффективность общения. Это позволяет заинтересованным лицам получать необходимые отзывы.

• Обычно в процессе общения задают два типа вопросов.

• Close-ended questions, на которые часто отвечают «да» или «нет», необходимы, когда коммуникаторы хотят быстро собрать основную информацию или хотят получить ответ без длинных или затяжных объяснений.

• Open-ended questions дать более широкий и исчерпывающий ответ.

Обратная связь является важной частью коммуникации и жизненно необходима всем, кто участвует в процессе коммуникации. Это знаменует собой конец коммуникационного процесса. Коммуникатор с одной стороны должен передавать свою информацию таким образом, чтобы его / ее цели могли предложить обратную связь или критику по предоставленной информации.

Во время конкретного разговора следует наладить обсуждение или встречу с правильными и актуальными типами общения и средствами. Для представления информации в приятной и приемлемой форме должны быть показаны визуальные эффекты.

Укрепление позитивной и поддерживающей культуры разовьет четкое понимание между сотрудниками. Один из очень эффективных способов передать культуру компании - это воспользоваться помощью колоды культуры.

Трудно поддерживать открытое общение, если обе стороны скрещивают руки, стискивают челюсти и отказываются смотреть друг другу в глаза. Невербальные коммуникации, такие как жесты, тон голоса, зрительный контакт, более значимы, чем произнесенные слова. Если невербальные сообщения подавляют разговор, возможно, лучше подождать, пока все уляжется. Кивайте головой и сохраняйте открытую позу, чтобы показать, что вы усваиваете то, что говорит другой человек.

Эффективное письменное деловое общение

Эффективное письменное деловое общение - неотъемлемая часть системы коммуникации в деловой организации. Не все сообщения могут быть устными. Должен быть ряд средств, с помощью которых организация может общаться в письменной форме.

Электронная почта, брошюры, отчеты, письма, объявления, выступления, статьи, презентации PowerPoint - это примеры делового письменного общения.

Несмотря на то, что подавляющая часть письменного общения в настоящее время осуществляется в Интернете, потребность в хорошем письме не уменьшилась. Организации создают постоянно растущие объемы письменного общения в форме электронных писем, сообщений в социальных сетях, руководств, брошюр, руководств, отчетов и предложений.

Плюсы письменного делового общения

Ниже приведены плюсы письменного делового общения:

• Письменные деловые сообщения можно редактировать и исправлять.

• Они обеспечивают постоянную запись сообщений и могут использоваться в качестве прецедентов.

• Разрешите получателям просмотреть сообщение и предоставить соответствующий отзыв

• Они считаются более эффективными для сложного делового общения, включающего факты и цифры.

• Они повышают межорганизационную эффективность и улучшают имидж организации.

• Они могут быть сохранены в виде прецедентов в печатном виде.

Минусы письменного делового общения

Ниже приведены минусы письменного делового общения:

• Задержка в получении обратной связи в отличие от личного общения; это приводит к разочарованию и неуверенности в деловых ситуациях, когда требуется быстрый ответ.

• Когда дело доходит до составления сообщения, требуется много времени

Методы эффективного письменного общения

Типы общения

В этом разделе мы обсудим различные типы общения. Различные типы следующие:

• Вербальное и невербальное общение

• Формальное и неформальное общение

• Связь снизу и вверх

Коммуникация имеет решающее значение для успеха любого бизнеса. В зависимости от обстоятельств и потребностей бизнеса тип общения может быть разным.

Общение обычно основано на характере и характеристиках сообщения и его контексте, в котором оно отправляется. Выбор канала общения и стиля общения влияет на общение.

Словесное общение

Устное общение относится к форме общения, при которой сообщение передается устно; где общение осуществляется устно или письменно.

Компоненты вербального общения

Ниже приведены различные компоненты вербального общения.

• Понятный язык

• Выбор слова

• Флексия (образец ударения в устной речи)

• Tone

• Язык тела

• Поведение глаз (окулесика)

• Визуальные эффекты (изображения, карты, диаграммы, графики, цвета, знаки и т. Д.)

• Слуховые элементы (звуки, мелодии, свистки и т. Д.)

Невербальная коммуникация

Невербальное общение - это общение, осуществляемое различными бессловесными или невысказанными средствами.

Формальное и неформальное общение

В организации существует два канала коммуникации - формальный и неформальный.

Формальные коммуникации - это те, которые являются официальными или «официальными». Они являются частью признанной системы связи, которая участвует в работе организации.

Неформальное общение является результатом социального взаимодействия людей, работающих вместе в рамках организации. Они основаны на преобладающих в них условностях, обычаях и культуре.

В следующей таблице показана разница между formal and informal communication.

Базы	Формальное общение	Неформальное общение
Definitions	В формальном общении обмен информацией осуществляется посредством заранее определенных и формальных каналов организационной структуры по линиям полномочий.	При неформальном общении информация распространяется по неформальным каналам, то есть в форме виноградной лозы (неформальное общение между людьми; сплетни). Он построен на социальных отношениях членов организации. Не следует авторитетам.
Also Known as	Официальное сообщение	Grapevine Общение
Dependability	Все больше и больше признано	Сравнительно меньше и, как правило, неточны
Speed	Время; следовательно, медленно	Быстрее
Authenticity	Поскольку этот вид общения в основном осуществляется в письменных распоряжениях и документах, доказательства и подлинность присутствуют.	Отсутствие документальных свидетельств делает его искаженным и, следовательно, неточным и ненадежным.
Advantages	Скорее всего, он понадобится бизнесу, так как он более очевиден и надежен. Это помогает в фиксации ответственности и поддержании авторитетных отношений в организации. Нет места для создания и распространения слухов.	Он действует как эффективное средство выражения определенной информации, которая не может быть передана через официальный канал. Он неявный, спонтанный, многомерный и разнообразный. Он удовлетворяет желание людей определить, что происходит в организации, и дает возможность выразить опасения, беспокойство и жалобы. Он очень гибкий и свободно течет во всех направлениях.
Disadvantages	Обычно занимает много времени, громоздко и иногда приводит к значительным искажениям. Это дорого и менее гибко. Он может течь только вверх и вниз. Обязательно следовать.	Официально не признанные каналы связи. Он не играет роли в делегировании полномочий. Более широкие возможности для создания и распространения слухов. Сообщение часто искажается. Может создать недисциплинированность в организации. У него нет доказательной подлинности.

Что такое Грейпвайн?

Grapevine относится к неформальному методу общения в организации. Это личный метод распространения информации путем неформального обращения или сплетен. Он оказался более эффективным, чем формальный.

Типы неформального общения

В этом разделе мы обсудим различные типы неформального общения.

Одноцепочечная цепь

В одноцепочечной цепочке информация передается одним человеком другому, который, в свою очередь, передает ее другому, и процесс продолжается.

Кластерная цепочка

В цепочке кластеров информация передается одним человеком своим надежным, а последний передает ее своим надежным друзьям, и общение продолжается.

Цепочка вероятностей

В цепочке вероятностей человек передает информацию случайно выбранному человеку, и общение продолжается.

Цепочка сплетен

В цепочке сплетен человек передает информацию группе людей, а члены группы передают ее еще нескольким людям, и информация распространяется.

Связь снизу и вверх

Коммуникация идет в разных направлениях - вниз, вверх или в сторону в любой организации. В этом разделе мы обсудим нисходящие и восходящие направления коммуникации и основные различия, которые существуют между ними.

Нисходящая коммуникация

• Когда общение идет или начинается от людей с более высоких уровней к тем, кто находится на более низких уровнях организационной иерархии.

• Нисходящее общение может быть как устным, так и письменным.

• Средствами устной нисходящей коммуникации являются, например, инструкции, речи, собрания, телефонные разговоры, громкие ораторы, а также виноградная лоза.

• Нисходящие письменные средства коммуникации - это, например, меморандумы, письма, электронные письма, справочники, брошюры, заявление о политике, процедуры, уведомления и электронные новости.

• Высшее руководство или организация высшего уровня берет на себя инициативу начать такое общение.

• Нисходящая коммуникация идет от вышестоящей власти вниз к подчиненным до нижнего уровня иерархии. Ответы на нисходящие коммуникации движутся вверх по тому же пути.

• Нисходящая связь называется системой связи типа инструкций.

• Это подходит в авторитарной среде, существующей в организации.

Восходящее сообщение

• Восходящее общение идет от подчиненных к начальству и продолжается вверх по организационной иерархии.

• Это известно как коммуникация, инициируемая подчиненными, поскольку процесс восходящей коммуникации начинается с персонала на нижнем уровне организации.

• В отличие от нисходящего общения, восходящее по своей природе не является директивным.

• Он устанавливает культуру совместной работы в организации, поскольку в рамках этого процесса коммуникации сотрудники могут свободно сообщать о своих жалобах и возражениях наверх.

• Это позволяет руководству высшего уровня получать обратную связь от сотрудников более низкого уровня и тем самым улучшать организационный прогресс и процветание.

• Это вызывает взаимное доверие между руководством и сотрудниками и служит хорошим предзнаменованием для роста прочных межличностных отношений в организации, ведущих к общему организационному развитию.

• Благодаря этому процессу коммуникации сотрудники могут сыграть важную роль в формировании новых политик или изменении устаревших.

• Типичными средствами коммуникации снизу вверх, помимо цепочки командования, являются предложения, процедуры апелляции и рассмотрения жалоб, системы жалоб, консультации, консультации, групповые встречи и т. Д.

• Связь снизу вверх также называется консультативным менеджментом.

Резюме

• Коммуникация является непременным условием в деловой организации.

• По словам Р.У. Гриффина, «эффективное общение - это процесс отправки сообщения таким образом, чтобы полученное сообщение было как можно ближе по смыслу к предполагаемому сообщению».

• Успешный бизнес во многом зависит от эффективного делового общения.

• Эффективное деловое общение можно подразделить на следующие категории:

  • Эффективное устное деловое общение

  • Эффективное письменное деловое общение

• Эффективное письменное деловое общение - неотъемлемая часть системы коммуникации в деловой организации.

• Различные типы следующие:

• Вербальное и невербальное общение

• Формальное и неформальное общение

• Связь снизу и вверх

• Grapevine относится к неформальному методу общения в организации.

Процесс коммуникации означает передачу или прохождение информации или сообщения от отправителя через выбранный канал к получателю, преодолевая препятствия, влияющие на его скорость.

Процесс коммуникации является циклическим, поскольку он начинается с отправителя и заканчивается отправителем в форме обратной связи. Это происходит вверх, вниз и в стороны по всей организации.

Процесс коммуникации как таковой должен быть непрерывным и динамичным взаимодействием, как влияющим, так и подверженным влиянию многих переменных.

Коммуникационный процесс состоит из определенных шагов, каждый из которых является важным для эффективного общения.

Ниже приводится краткий анализ важных этапов процесса общения.

Различные элементы в процессе общения

Теперь мы узнаем о различных элементах в процессе общения.

Отправитель

Сама основа процесса общения закладывается человеком, который передает или отправляет сообщение. Он является отправителем сообщения, которое может быть мыслью, идеей, изображением, символом, отчетом или приказом, а также позами и жестами, даже мгновенной улыбкой. Таким образом, отправитель является инициатором сообщения, которое необходимо передать. После создания идеи, информации и т. Д. Отправитель кодирует их таким образом, чтобы получатель мог их понять.

Сообщение

Сообщение называется информацией, передаваемой словами, как в речи, так и в описаниях, знаках, изображениях или символах, в зависимости от ситуации, а также характера и важности информации, которую необходимо отправить. Сообщение - это сердце общения. Это контент, который отправитель хочет передать получателю. Он может быть устным и письменным, и устным; или невербальный, т.е. изобразительный или символический и т. д.

Кодирование

Кодирование - это размещение целевого сообщения в соответствующем носителе, который может быть вербальным или невербальным в зависимости от ситуации, времени, объема и характера отправляемого сообщения. Отправитель помещает сообщение в серию символов, изображений или слов, которые будут переданы предполагаемому получателю. Кодирование - важный шаг в процессе коммуникации, поскольку неправильное и несоответствующее кодирование может нарушить истинное намерение процесса коммуникации.

Канал

Канал (ы) относится к способу или режиму передачи сообщения. Сообщение передается по каналу, который связывает отправителя с получателем. Сообщение может быть устным или письменным, и оно может быть передано с помощью меморандума, компьютера, телефона, мобильного телефона, приложений или телевидения.

Поскольку у каждого канала есть свои преимущества и недостатки, правильный выбор канала имеет первостепенное значение для эффективной связи.

Приемник

Получатель - это человек или группа, для которых предназначено сообщение. Он может быть слушателем, читателем или зрителем. Любая халатность со стороны получателя может сделать сообщение неэффективным. Получатель должен понимать отправленное сообщение наилучшим образом, чтобы истинная цель сообщения была достигнута. Степень, в которой получатель декодирует сообщение, зависит от его / ее знания предмета сообщения, опыта, доверия и отношений с отправителем.

Получатель является таким же важным фактором в процессе связи, как и отправитель. Это другой конец процесса. Получатель должен быть в состоянии принять сообщение, то есть у него / нее должен быть активный канал связи и он не должен быть озабочен другими мыслями, которые могут заставить его / ее уделять недостаточно внимания сообщению.

Расшифровка

Декодирование относится к интерпретации или преобразованию отправленного сообщения на понятный язык. Это просто означает понимание сообщения. Получатель после получения сообщения интерпретирует его и пытается понять наилучшим образом.

Обратная связь

Обратная связь - это важнейший аспект процесса общения. Это относится к ответу получателя на сообщение, отправленное ему / ей отправителем. Обратная связь необходима для обеспечения эффективного кодирования, отправки, декодирования и понимания сообщения.

Это заключительный этап процесса связи, который устанавливает, что получатель получил сообщение в его букве и духе. Другими словами, получатель правильно интерпретировал сообщение, как это было задумано отправителем. Это помогает сделать общение эффективным и целенаправленным.

Рассмотрим следующие моменты, связанные с обратной связью, участвующей в процессе общения:

• Это повышает эффективность коммуникации, так как позволяет отправителю знать эффективность своего сообщения.

• Это позволяет отправителю узнать, правильно ли было истолковано его сообщение.

• Анализ отзывов помогает улучшить будущие сообщения. Обратная связь, как и сообщение, может быть вербальным или невербальным и передаваться через тщательно выбранный канал связи.

• Мы можем представить описанные выше шаги в модели как модель процесса коммуникации.

Типы обратной связи

Кевин Эйджберри, всемирно известный представитель лидерства, упомянул четыре типа обратной связи. Типы следующие -

• Отрицательный отзыв или корректирующие комментарии о прошлом поведении

• Положительный отзыв или подтверждающие комментарии о будущем поведении

• Отрицательное упреждение или корректирующие комментарии о поведении в будущем

• Положительное упреждение или подтверждающие комментарии по поводу поведения в будущем

Модель коммуникационного процесса

Давайте теперь посмотрим на модель процесса коммуникации -

Однако процесс общения не такой гладкий и безбарьерный, как кажется. От передачи до получения сообщение может быть нарушено или нарушено на любом этапе многими факторами, которые известны как препятствия для эффективного общения. Один из факторов - неудачный выбор способа связи. Помимо плохого выбора метода общения, к другим препятствиям для эффективного общения относятся шум и другие физические отвлекающие факторы, языковые проблемы и неспособность распознавать невербальные сигналы. Мы обсудим эти барьеры общения в следующей главе.

Резюме

• Процесс коммуникации означает передачу или прохождение информации или сообщения от отправителя через выбранный канал к получателю, преодолевая препятствия, влияющие на его скорость.

• Различные элементы в процессе общения -

  • Sender

  • Message

  • Encoding

  • Channel

  • Receiver

  • Decoding

  • Feedback

• Кевин Эйджберри, всемирно известный представитель лидерства, упомянул четыре типа обратной связи. Типы следующие -

  • Отрицательный отзыв или корректирующие комментарии о прошлом поведении

  • Положительный отзыв или подтверждающие комментарии о будущем поведении

  • Негативные отзывы или корректирующие комментарии о будущем поведении

  • Положительные отзывы или подтверждающие комментарии о будущем поведении

Модель - это вещь, которой нужно следовать или подражать. Модели коммуникации предоставляют входные данные для установки стандартной системы коммуникации и обеспечения эффективного взаимодействия в бизнес-организации. Они рассматриваются с организационной точки зрения. Каждая организация создает свою собственную систему коммуникации, в основном черпая вдохновение из популярных моделей коммуникации.

• Модели общения - это концептуальные модели, которые используются для объяснения процесса человеческого общения.

• Модели - это наглядное представление коммуникативного процесса.

• Первая формальная модель коммуникации была изложена Клодом Элвудом Шенноном в 1948 году и была опубликована с введением Уоррена Уивера. Эта модель широко известна как модель коммуникации Шеннона и Уивера.

В следующих разделах давайте обсудим основные модели общения, чтобы облегчить понимание их, что поможет нам подготовить модель эффективного общения в бизнесе и других сферах.

Модель односторонней связи

Она также известна как линейная модель коммуникации, поскольку происходит по прямой от отправителя к получателю и служит для информирования, убеждения или командования.

В этом типе связи информация передается только из одной точки в другую или во многие точки в один момент времени.

Нет передачи информации от точки приема. Здесь получатель пассивен.

Односторонняя связь в основном используется для передачи текущей информации, такой как информация о погоде, информация о надвигающихся каламитах, программах и общественных наблюдениях на пресс-конференциях, а также по радио и телевидению. Точное время и интенсивность погодных явлений передаются или передаются посредством односторонней связи.

Как и при двустороннем общении, при одностороннем общении отправителем и получателем информации могут быть не только люди, но и компьютеры или автоматические устройства.

Он заключается в том, что отправитель кодирует сообщение и передает его по соответствующему каналу получателю в присутствии шума.

Предполагается, что у общения есть четкое начало и конец.

В Aristotle Model of Communicationможно сказать, что это односторонняя модель коммуникации, в которой отправитель отправляет информацию или сообщение получателю, чтобы повлиять на них и заставить их ответить соответствующим образом. Эта модель считается золотым правилом преуспевания в публичных выступлениях, семинарах, лекциях, когда отправитель разъясняет свою точку зрения, создавая впечатляющий контент, передавая сообщение второй части, и они просто реагируют соответствующим образом.

Аристотель был первым, кто проявил инициативу и разработал модель коммуникации.

Отсутствие обратной связи с ресивером - один из основных недостатков этой модели.

В модели этого типа отправитель является активным членом, а получатель - пассивным.

Транзакционная модель

«Транзакционный» просто означает обмен или взаимодействие между людьми. Он основан на основных предпосылках «обмена» или «отдавать и брать».

Следовательно, транзакционная модель коммуникации относится к обмену сообщениями или информацией между отправителем и получателем, где каждый по очереди отправляет или принимает сообщения.

Эта модель является наиболее общей моделью общения, поскольку даже наши повседневные взаимодействия являются экземплярами транзакционной модели общения.

Транзакционная модель становится более эффективной и действенной, когда участники находятся в похожей среде, знают друг друга и разделяют одну социальную систему. Каждый человек в этом процессе реагирует в зависимости от таких факторов, как их происхождение, опыт, отношения, культурные убеждения и чувство собственного достоинства.

Правильный выбор канала повышает эффективность и надежность передаваемого сообщения.

Модель интерактивного общения

Модель интерактивного общения также известна как модель конвергенции.

Согласно этой модели, обмен идеями и сообщениями происходит в обоих направлениях от отправителя к получателю и наоборот.

Процесс коммуникации происходит между людьми или машинами как вербальным, так и невербальным образом.

Отправитель направляет сообщение получателю, а получатель затем становится отправителем и направляет сообщение исходному отправителю.

Он подчеркивает обратную связь, указывая на то, что общение - это не односторонний, а двусторонний процесс.

Вместо того, чтобы отправлять информацию в одном направлении, от отправителя к получателю, оба участника отправляют информацию туда и обратно.

Уилбур Шрамм, ученый и авторитет в области коммуникации, также предложил, чтобы отправитель и получатель интерпретировали сообщение, а не точно оценивали его значение.

Однако в этой модели обратная связь не является одновременной и обычно требует времени, поскольку эта модель в основном используется для Интернета.

Компоненты интерактивной модели

В этом разделе мы рассмотрим компоненты, относящиеся к интерактивной модели общения. Это одна из основных моделей общения -

• Отправитель и получатель действуют как кодировщик, декодер и как источники сообщения.

• Сообщение - это информация, которую нужно передать.

• Обратная связь, то есть когда декодер формирует второе сообщение после получения первого сообщения.

• Практический опыт - это опыт и знания, которые влияют на формирование и интерпретацию сообщений. Такие знания и опыт часто формируются культурными, психологическими, социальными и ситуативными условиями, в которых сообщение формируется и интерпретируется.

• Интерактивная модель также поддерживает концепцию шума и препятствий для общения, таких как язык, сетевые проблемы, неправильный выбор канала, который влияет на модель общения.

• Интернет, социальные сети, интерактивный маркетинг. Банкоматы, интернет-магазины, чат - примеры модели интерактивного общения.

Эффективность коммуникационных моделей

Коммуникационные модели - это подлинные результаты систематического изучения различных аспектов коммуникации. Модель коммуникации дает полное представление о системе или структуре, с помощью которых люди могут понимать подобные системы или структуры.

Рассмотрим следующие важные моменты, связанные с важностью моделей коммуникации:

• Коммуникационные модели помогают идентифицировать и понимать компоненты и отношения изучаемого коммуникационного процесса.

• Модели представляют новые идеи и мысли по различным аспектам коммуникации, что помогает нам спланировать эффективную систему коммуникации. Они действуют как стимуляторы общения исследователей и студентов.

• Модели - это наглядное изображение процесса общения.

• Они используются для исследований и исследований в области коммуникации.

• Поскольку общение - это жесткий процесс для понимания, модель общения может быть важным источником понимания такой жесткости.

• Модели предсказывают более эффективное общение в будущем. Они также предсказывают успех или неудачу определенного процесса коммуникации.

• Модели помогают объяснить явления, предоставляя информацию в упрощенном виде, которая в противном случае была бы сложной или неоднозначной.

• Мы можем использовать модели общения для анализа реальных проблем и предотвращения возникновения проблем в будущем.

Актуальность коммуникативных моделей невозможно переоценить. Они способствуют созданию эффективной системы связи.

Резюме

• Модели коммуникации предоставляют входные данные для установки стандартной системы коммуникации и обеспечения эффективного взаимодействия в бизнес-организации.

• Различные модели -

  • Модель односторонней связи

  • Транзакционная модель

  • Модель интерактивного общения

• Коммуникационные модели - это подлинные результаты систематического изучения различных аспектов коммуникации.

Коммуникация, как мы узнали, - это линия жизни организации. Незначительное нарушение беспрепятственного обмена информацией, восходящей и нисходящей, горизонтальной и вертикальной и т. Д., Может дорого обойтись организации.

Эффективное общение имеет первостепенное значение в деловой организации, чтобы своевременно и с точностью предоставлять желаемую информацию для развития взаимопонимания и хороших межличностных и межведомственных отношений. В результате усилия по достижению целей организации могут быть предприняты коллективно, эффективно и результативно.

Что такое барьеры?

Барьеры относятся к препятствиям или помехам, которые препятствуют перемещению, потоку и доступу к информации внутри или за пределами организации.

В лексиконе коммуникации барьеры относятся к определенным элементам, которые могут исказить или помешать коммуникации внутри организации. Это влияет на эффективный обмен идеями, мыслями и информацией.

Короче говоря, все, что мешает процессу общения на любом уровне, является препятствием для эффективного общения.

Барьеры могут возникать на любом этапе коммуникационного процесса.

• Они могут быть вызваны отправителем.

• Их можно найти в средствах передачи сообщений.

• Они могут возникнуть при получении сообщения.

• Могут возникнуть проблемы с пониманием сообщения получателем и т. Д.

Обсудим кратко источники этих барьеров.

Препятствия, создаваемые отправителем

Успех передачи определенного контента в значительной степени зависит от отправителя, поскольку именно он работает над черновиками и завершает отправку сообщения. Он / она является автором сообщения.

Отправитель должен быть предельно внимательным при составлении или выполнении сообщения, чтобы избежать препятствий в процессе.

Барьеры, создаваемые отправителем, следующие:

• Незнание или недостаточное представление о приемнике.

• Отрицательное отношение или отсутствие интереса к сообщению; не желая сообщать об этом.

• Негатив по отношению к получателю.

• Неправильный выбор канала связи или среды передачи отправителем при передаче сообщения.

• Плохие коммуникативные навыки отправителя, например использование неправильных и высокопарных слов; грамматические ошибки, многословие и нежелательное использование идиом, фраз, жаргонов или сленгов и т. д.

• Неспособность определить подходящее время для передачи сообщения.

• Нерешительность при выборе содержания сообщения для передачи; это убивает эффективность общения.

• Предубеждение, то есть начало любого сообщения с предвзятостью или всезнайкой, может оказаться весьма пагубным для развития процесса общения.

• Отсутствие заботы об обратной связи с получателем; это мешает намерению общения.

Барьеры при передаче сообщений

Барьеры, связанные с передачей сообщений, следующие:

• То, что мешает беспрепятственной передаче сообщения, называется барьерами при передаче сообщения.

Передача сообщений нарушена из-за следующих препятствий -

Physical Barriers	Distortion- Это происходит, когда смысл сообщения теряется при кодировании и декодировании сообщения. Также присутствуют физические неудобства, такие как плохое освещение, неудобное сидение, негигиеничная комната, также влияющие на общение на встрече.
	Noise- Он находится в среде общения и прерывает процесс общения. Использование громкоговорителей мешает общению
	Overflow of Information - Это действует как барьер, когда получатель не имеет возможности получить всю информацию и может пропустить некоторые важные моменты или вообще неверно истолковать смысл всего сообщения.
Barriers from Message	Сообщение или предмет общения - ключевой фактор в обеспечении успеха эффективного общения. Используемый язык, формулировки, точность и время имеют большое значение для успеха общения.
	Например, если сообщение содержит много жаргонов и сленгов при общении с кем-то, кто никогда не слышал такого выражения, получатель не поймет его.
	Отсутствие надлежащего времени для составления письменного сообщения может оказать вредное влияние на его содержание. Например, если руководитель немедленно запрашивает отчет, не дав составителю отчета достаточно времени для сбора необходимой информации, это приводит к конфликту. сообщение.
Channel Barriers	Выбор подходящего и жизнеспособного канала для общения имеет первостепенное значение при общении. Если отправитель выберет неподходящий канал связи, общение может прекратиться.
	Каналом может быть устное слово, печатное слово, электронные средства массовой информации или даже невербальные сигналы, такие как знаки, жесты, язык тела, выражение лица и т. Д. На современном языке общения слово канал в основном относится к средствам массовой информации, таким как газета, радио. , телевидение, телефон, компьютер, интернет, приложения.
	Например, для обоих коммуникаторов могут действовать подробные инструкции, представленные по телефону. Инструкция должна быть черно-белой и отправлена ​​по почте, опубликована в газетах и ​​т. Д.
Long communication chain	Связь может быть нарушена, когда переданное сообщение проходит через длинный канал связи.
	Чем длиннее коммуникационная цепочка, тем больше ошибка. Если сообщение передается через слишком много получателей, сообщение часто искажается.
	Однако в эффективной сети связи с сильным и обновленным каналом связи эти препятствия можно устранить.

Проблемы с приемом

Давайте теперь посмотрим на различные проблемы, возникающие при приеме сообщения в процессе связи. Проблемы следующие -

• Отправка сообщения завершается, когда получатель на другом конце получает его, понимает его и затем отправляет отправителю желаемый отзыв.

• Если есть проблемы с получением сообщения, вся цель отправки сообщения теряется.

• Сообщение - это средство, с помощью которого отправитель может поделиться своими чувствами, мыслями и идеями. Это способ передачи мысленных образов отправителя получателю.

• Сообщение может быть сразу ясным и понятным или неясным и вводящим в заблуждение, в зависимости от того, насколько хорошо были учтены и согласованы все компоненты в процессе коммуникации.

• Смысл сообщения - это то, что ему приписывает получатель. Если у отправителя другой образ и восприятие сообщения, чем у получателя в отношении отправленного сообщения, цель сообщения искажается.

• Фактически, одна из основных задач коммуникации состоит в том, чтобы убедиться, что смысл, предполагаемый отправителем, совпадает со значением, которое получатель присваивает сообщению при его получении.

Факторы, создающие проблемы при приеме

• Плохой канал связи, по которому получено сообщение.

• Технические проблемы, связанные со средствами коммуникации.

• Не использовать некоторые общие инструменты для анализа проблем связи.

• Отсутствие языковых и смысловых навыков получателя.

Проблемы с пониманием получателя

Получатель в цепочке связи имеет такое же значение, как и отправитель. Понимание получателем сообщения в соответствии с пожеланиями отправителя является основной целью отправки сообщения.

Однако иногда возникают проблемы с пониманием сообщения получателем. Невозможность понимания со стороны получателя приводит к развитию предрассудков в сознании отправителя. Это происходит из-за следующих факторов.

Устранение препятствий на пути к эффективному общению

Барьеры в общении не только портят смысл сообщения, но и в долгосрочной перспективе влияют на бесперебойное функционирование и рост организации. Правильно сказано, что коммуникация - это спасательный круг для деловой организации, независимо от ее размера и охвата.

Устранению препятствий в общении необходимо уделять первоочередное внимание, чтобы обеспечить непрерывное и беспрепятственное общение внутри компании и за ее пределами.

В наших последующих разделах мы увидим, как бороться с различными препятствиями на пути общения.

• Как справиться с препятствиями в невербальном и вербальном общении.

• Как справиться с препятствиями в письменном общении.

Как справиться с препятствиями в невербальном общении?

Справиться с препятствиями в невербальном общении не так просто, как кажется. Если у человека плохие невербальные навыки, он может посылать другому неверное или негативное сообщение.

Ниже приведены способы преодоления препятствий в невербальном общении.

• Невербальное общение считается само собой разумеющимся в разговоре лицом к лицу, но общение - это больше, чем просто разговор и слушание. Именно эти невербальные элементы коммуникации могут предоставить большой объем информации и могут быть важным средством обучения.

• Установление прямого зрительного контакта с человеком (ами) на другой стороне; это не только повышает уровень вашей уверенности, но и дает другим возможность общаться с вами в ответ.

• Иметь выражение лица как улыбающееся лицо; он создает дружелюбную и приятную атмосферу между вами и слушателем (ами).

• Важно помнить, что мы общаемся не только голосом, но и телом. ПытатьсяNOT TO использовать жесты, которые будут отвлекать аудиторию, например:

  • Ломать руки (из-за нервозности)

  • Держа руки в карманах

  • Нервный ритм

  • Вообще не двигаться

  • Опираясь на подиум для всей презентации

  • Постоянно жестикулирует ручкой или карандашом

  • Привычка перетасовывать бумаги или щелкать ручкой

  • Держите руки скрещенными (может указывать на защиту)

  • Неуместный смех (может показывать беспокойство)

Как справиться с препятствиями в вербальном общении?

Теперь мы узнаем, как справляться с препятствиями в вербальном общении.

Препятствия на пути к эффективному слушанию

Барьеры - угроза для успеха эффективного общения. Они делают общение недоступным, непонятным, тем самым убивая перспективу его эффективности.

Как часто ваш разум блуждает, когда кто-то вам что-то говорит? Обычно это происходит, когда тема обсуждения вас не интересует. Иногда разговор может быть слишком длинным и утомительным.

Иногда тема обсуждения может быть интересной, но говорящий не может привлечь ваше внимание, или вы не можете понять из-за незнания темы, словарного запаса или языка говорящего.

В разговоре должны быть мотивация и интерес, чтобы иметь возможность эффективно слушать. Однако даже при наличии мотивации и интереса могут существовать некоторые препятствия, которые влияют на нашу способность хорошо слушать.

Мы обсудим препятствия на пути к эффективному слушанию в наших следующих разделах.

Лингвистические / семантические барьеры

Это одно из самых распространенных препятствий для прослушивания. Изучающие язык обычно сталкиваются с таким препятствием.

Незнакомый словарь

Слова, используемые говорящим, могут быть вам не знакомы. Оратор может использовать сложные слова и жаргонизмы. В результате вы не можете понять, что говорит говорящий.

Элементы связной речи

Динамик слишком быстрый. Очень мало пауз и ритма, которые могут быть вам не знакомы. Вы не можете распознать знакомые слова из-за сокращений, сокращений, ссылок. Например, говорящий говорит: «Я кричу», а вы слышите «мороженое».

Невозможно предсказать, угадать и интерпретировать значение из контекста

Человек, обращающий внимание на структуру звука, поймет, что быстро произносимое «Идранкит сначала» может означать либо «Я выпил его первым», либо «Я бы поставил его первым». Вы должны быть в состоянии распознать по контексту, что это: «Я выпил первым» или «Я бы поставил его первым». Иногда говорящий что-то подразумевает, но не выражает открыто. «Вот и все, спасибо» - это вежливый и косвенный способ сказать кому-то, что вы больше не нуждаетесь в его услугах, вместо более прямого «Теперь вы можете уйти». Вы угадываете значение из контекста, хотя говорящий открыто не выражает то, что он или она хочет.

Get Words but Lose Ideas

You lose track if you concentrate on each and every word the speaker says, especially if you need to do it for a long period. As a result you may understand the meaning of almost all the words but do not get the gist. You do not distinguish the important information from the unimportant.

Socio-Cultural Barriers

The socio-cultural barriers also hamper effective listening.

Different Cultural Background

The speaker’s accent and pronunciation of words are not familiar to you because of difference in cultures between you and the speaker.

Unfamiliar Subject

The subject may not be familiar to you because you are not familiar with a particular culture or are unaware of the lifestyle of a particular society.

Psychological Barriers

In this section, we will discuss the different psychological barriers to effective listening

Forming opinions and drawing conclusions before listening

It is not a bad idea to know the purpose of your listening. But you may form opinions about the speaker even before he or she speaks.

You may make assumptions about the subject to be spoken about and draw conclusions even before the speaker speaks. This may block your mind and as a result you will not be able to listen.

Lack of interest in the topic

You may not listen if you do not have any interest in the speaker’s topic.

Inability to pay attention

Day dreaming and a wandering mind may prevent you from listening.

Prejudice

You may refuse to listen to something, which goes against your ideas and beliefs. You hear only what you want to hear.

Physical Barriers

Physical barriers also hinder effective listening. Let us see what these physical barriers are.

Noisy surroundings

The environment may be too noisy, which may affect listening.

Physical distance

You may be too far away from the speaker or too close to the speaker to be able to hear clearly.

How to deal with Barriers in Written Communication

Ineffective written communication may overturn everything fair intended in the content of message. It can prevent an applicant from landing in his/her dream job, one promotion, can cancel a deal, and may hamper the image of an organization.

Barriers in written communication entirely distort the content of the message sent and results in communication breakdown.

It is therefore essential to cope with the barrier in written communication in order to ensure that effective communication is established.

The following are the necessary ways to deal with such barriers.

Right People

• People who are adept in spoken and written language should be given top priority at the time of recruitment in any organization.

• Proper training for enhancing effective communicating skills of the newcomers and also of the existing employees should be ensured regularly.

• People drafting communication content should be well-versed in spoken and written language.

Right Language

• Simplicity, lucidity and correctness should be emphasized in all organizational written communication.

Right Presentation

• Make your presentation or writing almost error-free.

• Avoid stuffing the message with silly errors like ‘loose’ in place of ‘lose’; ‘there’ in place of ‘their’; ‘too’ in place of ‘to’, etc. Always edit and spellcheck the content before its finalization.

Right Content

• Focus on what the message really intends to communicate; avoid dilly dallying with topic for correspondence.

• The content needs to be precise, short and meaningful.

Right Sequence

• The written message should be written in sequence denoting proper meaning and order of matter presented therein.

Right Channel

• Considering the content and timing of the message, the communicator should choose the most appropriate channel to transmit the message.

• If it is confidential or carries any sensitive information, it should be sent through such medium which provides greater security, for instance, encrypted email.

Right Feedback

• Inappropriate or wrong feedback defeats the purpose of the message sent. It results in communication breakdown.

• Hence, the message should be written in a desired manner and sent through appropriate channel so as to ensure early feedback from the recipient.

Effective Communication – Elements of Poor Communication

Lack of effective communication across and beyond a business organization is termed as poor communication. It afflicts the free flow of ideas, employee productivity, staff cooperation, innovation and ultimately upset overall efficiency of human resources of the organization.

Poor communication elements are found in all types of communication. We have learnt about these barriers in our previous chapters.

Reasons for Poor Communication

The flowchart given below shows the different reasons for poor communication −

Besides, lack of commitment among the workforce, inexperienced staff, feeling of fear and dissatisfaction, unconscious incompetence among the employees and the managers can also result in poor communication.

Consequences of Poor Communication

Poor communication can have disastrous effect on the workforce and also on the overall productivity and efficiency of the organization.

The following are some of the consequences of poor communication in business organizations.

• Inability on the part of the recipient to understand the message leads to confusion and misunderstanding.

• Poor communication affects the concentration of the listener in oral communication that defeat the meaning of the message.

• Poor communication results in ambiguity that distorts the content of the message or spoken words.

• Poor communication results in ambiguity that distorts the content of the message or spoken words.

• It leads to incomplete action as the content of the message sent or spoken is not grasped by the recipients.

• Poor communication between the business and customers affect sales and ultimately hampers the growth of the business.

• Poor communication between the management and the employee can lead to de-motivation and affect overall productivity. Employees become unwilling to work with the managers who communicate poorly.

• Poor communication between the management and the employee can lead to de-motivation and affect overall productivity. Employees become unwilling to work with the managers who are poor communicators.

• Loss of working hours as instruction provided and messages sent are beyond the grasp of the recipients or the employees.

• Poor communication often leads to frustration among the employees in an organization.

• People may feel left out if communication is not open and effective.

• Poor communication can lead to many types of conflicts which kills the prospect of organizational growth and prosperity.

Summary

• Communication, as we have learnt, is the lifeline of an organization. A slight disturbance in the smooth flow of communication, downward and upward, horizontal and vertical, etc., may cost dear for the organization.

• Barriers refer to obstacles or hindrances that prevent movement, flow and access of information in or outside of an organization.

• There are different sources of barriers −

  • Barriers Caused By the Sender

  • Barriers in Message Transmission

  • Problems in Reception

• The barriers to effective listening are −

  • Linguistic/Semantic Barriers

  • Socio-Cultural Barriers

  • Psychological Barriers

  • Physical Barriers

• Ways to deal with barriers in written communication −

  • Right people

  • Right language

  • Right presentation

  • Right content

  • Right sequence

  • Right channel

  • Right feedback

• Lack of effective communication across and beyond a business organization is termed as poor communication.

• Poor communication can have disastrous effect on the workforce and also on the overall productivity and efficiency of the organization.

Employment communication revolves around written communication and conversation between the employer and the job-seekers.

The employer communicates with the job-seeker or prospective talents about the vacancies, company culture, perks and benefits and security, etc. Employers use creative means to attract and retain the best talents.

• The prospective candidates communicate with the employer about their interest and willingness to work with through different mediums.

• Employment communication is the viable way or ways through which the job-seeker persuades the employer to hire him/her by demonstrating that his/her knowledge, expertise and skills satisfy the job requirements in the best possible manner.

• Looking for a job is not a single event; it is a process. The job seeker has to invest time and energy in the job process.

• It is not as difficult as it appears to land on a good job even in the midst of tough competitions.

• Another fact that needs attention here is that it is not necessarily the ‘most talented’ who bags the prize (here, ‘job’), rather someone who has excellent job search skills and of course, he who performs adequately.

An aspirant for a job has to pass through various stages to get the job. The stages are as follows.

Know Your Potentials

The job-seeker must know his/her potential or resources and assess them thoroughly. In this way, he/she can plan the strategy for going through the process of job searching.

Recognize Potential Employer

The job-seekers need to choose the field(s) to perform and excel in. If he has the required competence for banking sector, he may choose the employer (any of the existing banks) who can meet his expectations as a job holder.

Applying for the Job

At this stage the job-seeker needs to be sincere in preparing the curriculum vitae, resume or bio-data.

Interviewing; participating in Group Discussion

At this stage, the job-seeker reaches the final round of his job search. Successful completion of this stage, lands him/her in the job.

Curriculum Vitae Resume & Biodata

In this section, we will learn about curriculum vitae, resume and biodata and the differences (if any) exists between them.

Curriculum vitae, resume or bio-data are authentic and brief account of a person’s education, qualifications, previous engagements, other skills typically sent with a job application.

Curriculum Vitae (CV)

The phrase ‘curriculum vitae’, of Latin origin, means ‘course of life’. It provides a detailed account of the applicant covering every skill, all the jobs and positions held, degrees, professional affiliations he/she has acquired, in proper sequence.

The CV is an in-depth and structured information about professional experience and qualification of a person. It is more elaborate than a Resume.

Like Resume, a CV is a list of relevant information of a person seeking employment. Considering the length of the subject-matter, the CV may extend to three-four pages depending on the age, experience and achievements of a person.

Components of a Good CV

As the CV acts as an identity card for an applicant’s entry into his/her chosen job, it should have the following details.

Personal Details

Personal details contain address, email, phone number, marital status, nationality, date and place of birth and also addition of social media account if it is used in a professional way

Educational Qualifications

This contains the qualifications in a chronological order with authentic data.

Work Experience

This includes specific applicable experience in relation to the job as opposed to generalities.

Skill Summary

This includes a brief bulleted list of the relevant skills and experience that the applicant possesses. Adding this section can capture the attention of the recruiter who spends a few seconds to read the CV. Here, computer skills should be prioritized.

Knowledge of Languages

This includes the applicant’s proficiency (both spoken and writing abilities) in languages.

Interests and Other Activities

The interests and activities include hobbies, interests and other relevant topics about the applicant pertinent to the context.

Following is an image of a sample CV −

A Case Study

While applying for the post of a professor in Jawaharlal University, Rahul remembered that it was necessary to attach the application letter with a CV containing summarized educational details, academic history, details about teaching experiences at different places and at different positions, a detailed list of publications i.e. books, articles, research papers etc.; academic honors and awards. Details of training, workshops, seminar, short-term courses and conferences needed to be included.

He prepared the CV with required care and caution and sent it to the destination. He got the interview letter within two weeks and did well in the interview. He finally got through.

How Does A Resume Work?

Resume, a French word, means ‘summary’. In fact, a Resume contains a summary of the applicant’s education, professional skills, previous jobs and personal interests.

However, a Resume doesn’t usually list out all the education and professional qualification, but only highlights specific skills.

• It aims at presenting a personalized document that must be fully groomed using applicant’s effective writing skill.

• It should be precise and factual where each sentence needs to be authentic and not blown up beyond the value.

Following is an image of a sample Resume −

Advantages of A Well-written Resume

Following are the advantages of a well-written resume −

• It is the first tangible contact with the applicant’s prospective employer; hence, it is essential to keep up the ‘first impression last long’ feeling. Here, the employer carries out a preliminary examination about whether the applicant qualifies for the job or not.

• Though Resume or CV may not be sole basis for hiring deserving candidate, it could be a reason for their early rejection. An unattractive Resume eliminates the applicant’s chance of applying the job in question.

• The Resume or CV should be designed and drafted in ways that attract the fleeting eyes of the employer who usually spends a little time on each resume. A recruiter screens hundreds of job application for even a few vacancies.

• It provides the opportunity to highlight unique skills.

How Does A Biodata Work?

Bio-data is the short form for biographical data. It mainly contains personal facts about a person. Personal facts include −

• Date of birth

• Person’s height, weight

• Father’s name

• Mother’s name

• Gender

• Complexion

• Religion

• Marital Status

• Nationality

• Permanent Address

It includes educational background, professional background, skills, hobbies, interest, strengths, potential and achievements. It is the traditional document for applying for a job. Biodata also helps in marital communications.

Do’s And Don’ts in Preparing CV or Resume

In this section, we will learn about the Do’s and Don’ts that need to be considered while preparing a CV or Resume −

• Contain your CV or Resume within a reasonable length.

• CV should be true and factual.

• On the first page, enough personal details should be provided for potential employer to contact you easily.

• Choose a format that highlights key skills, key competencies, key achievements or key attributes.

• Your employment background should begin with your current job and work backwards.

• List all relevant qualifications.

• Do not include negative or irrelevant information.

• Include details of training or skills development events attended.

• Use a very good quality paper.

• Do not use a type size less than 11pt.

• Do not be tempted to shrink the font or reduce the margins to get more information in.

• Use good font face like Times New Roman or Arial

• Don’t allow any spelling or grammatical error in any way

• Use bulleted paragraphs. This will save space and make the CV more effective.

• Emphasize achievements that are recent, and are most relevant for the position for which the candidate is applying.

• Do explain all significant breaks in your career or education. Recruiters hate unexplained gaps.

• While submitting a resume, it must be accompanied with a cover letter to make the readers aware of what is being send, and how can it be beneficial to the readers.

• Include references if possible in a resume. If giving references, use three to five.

• Include at least one lecturer, and at least one employer.

• To stress upon the key points in a resume, put them in appropriate headings, list them vertically, and provide details.

• Do not include pages of obscure testimonials, references, newspaper cuttings and brochures.

• Proofread the draft to avoid mistakes and typographic errors.

What Is a Job Application Letter?

A job application letter, also known as Covering letter, is sent attached with the applicant’s Resume or CV.

The letter represents the documents attached with the application.

It provides a brief account of the applicant’s interest in the job in question. Effective application letter explains well the reasons for the applicant’s interest in the specific organization and the job he/she is applying for.

The application letter communicates to the employer about the position the applicant is applying for, and what makes him/her the most suitable candidate, why he/should be selected for an interview etc.

Tips for Effective Job Application Letter

• Always attach a covering letter, even if, it is not asked for.

• Use formal letter format

• Provide concrete evidence of your proven skills with recent instances to make you a preferred candidate for the job

• Be concise and stick to most essential points

• Be sincere and honest in expressing yourself

• Edit thoroughly before you send the document

Components of a Good Job Application Letter

Following are the different components of a job application letter −

• Applicant’s present address

• Date

• Employer’s address

• Salutation: Begin the letter with ‘Dear Mr. / Mrs. Lastname’; in case, the last name is not known, simply, write ‘Dear HR Manager’

• Body of the letter

  • First Paragraph that explains the reasons for writing and job the applicant is applying for.

  • Second Paragraph, where the applicant mentions his/her skills and experiences that are good fit for the job. It also explains what the applicant has to offer the employer.

  • Last paragraph contains thank you to the addressee and a couple of line as to how the applicant will follow up

• Signature − End the letter with a polite closing, such as ‘Sincerely’ or ‘Regards’ and your signature.

Собеседование

Лексическое значение собеседования - это формальная встреча, на которой кому-то задают вопросы, чтобы узнать, подходят ли они для работы.

Это одно из самых всемирно признанных и популярных устройств для отбора сотрудников.

Даже если собеседование является сложной задачей для соискателя и требует много времени для работодателя, оно играет решающую роль в определении того, смогут ли интервьюер (работодатель) и интервьюируемый составить эффективное соответствие.

Однако кандидату, который явится на собеседование, предлагается пройти отборочный тест на основе его / ее письма с заявлением о приеме на работу и резюме.

Важность собеседования

Помимо того, что собеседование является одним из самых популярных устройств для отбора сотрудников, оно важно по многим причинам.

• На собеседовании кандидат может произвести благоприятное впечатление.

• Это дает большую ценность как для компании, так и для кандидатов.

• Это дает работодателю возможность оценить личность и опыт кандидата, чтобы определить, подходит ли он / она для должности, для которой проводится собеседование.

• Он служит двусторонним средством обмена информацией.

• Интервьюер больше узнает о кандидате, а кандидат, в свою очередь, знакомится с организацией и требованиями работы.

• Это дает возможность продажи как организации, так и кандидату.

• Собеседование позволяет работодателю или организации отсеять неподходящих кандидатов и выбрать наиболее достойных на рассматриваемую работу.

• Работодатель может проанализировать коммуникативные навыки кандидата на собеседовании.

• Это единственный способ прямого контакта кандидата и работодателя.

• Это дает интервьюеру возможность проверить информацию, представленную в резюме или резюме, а также изучить и прояснить любой вопрос, поднятый в резюме.

• Это также позволяет работодателю получить некоторую информацию о кандидате, которая может быть недоступна в противном случае, например, его / ее планы на будущее, восприятие некоторых острых проблем и т. Д.

• Он предоставляет платформу, на которой организация предоставляет информацию о себе, своей политике, своей культуре и рабочей среде, а также о работе кандидата.

Типы интервью

• Face-to-face Interview - Это наиболее распространенная форма собеседования, когда интервьюеры физически встречаются с интервьюируемыми.

• Telephonic Interview - Это происходит на сотовых телефонах, наземных линиях связи.

• Sequential Interview - Здесь кандидата индивидуально опрашивают интервьюеры отдельно.

• Direct Interview - Здесь кандидаты обязаны ответить на заданный вопросный лист, назначенный им работодателем.

• Panel Interview - Здесь три или более члена организации по найму сидят и задают интервьюируемому вопросы по текущим вопросам и другим важным темам.

Перед посещением собеседования кандидат должен знать об организации и подготовить некоторые общие вопросы, которые часто задают во время собеседования.

Популярные вопросы, задаваемые во время интервью

Ниже приводится список некоторых популярных вопросов, которые задают во время интервью.

• Расскажите нам о себе.

• Как бы вы описали свои сильные и слабые стороны?

• Почему вы хотите работать в нашей организации?

• Почему мы должны вас взять на работу?

• Каковы ваши карьерные цели?

• Какой вид работы вам нравится больше всего?

Как взломать интервью?

Интервью - это этап, на котором идет невидимая битва между интервьюером (-ами) и интервьюируемым, когда один из них пытается устранить другого. Интервьюер (и) пытается исключить некоторых кандидатов, поскольку им приходится выбирать нескольких лучших из множества. Собеседник хочет получить работу по своему выбору.

Успешно пройти собеседование не так сложно, как кажется. На собеседовании можно умело играть, если он / она хорошо осведомлен о своих действиях и поведении до и во время интервью.

Полезные советы для успеха на собеседовании

Благодарственная записка

Благодарственное письмо или Благодарственное письмо - это благодарственное письмо, отправляемое интервьюеру (ам) после того, как вы вернетесь с собеседования. Это последующее сообщение, которое должно быть отправлено интервьюеру (ам) немедленно или задолго до завершения оценки опрошенных кандидатов.

• Это положительно повлияет на ваши шансы быть выбранным на рассматриваемую работу.

• Это дает возможность выделиться как кандидат и дает вам преимущество при приеме на работу.

• Согласно опросам, большинство рекрутеров считают благодарственную записку важным фактором при оценке кандидатов.

• Важно отметить, что многие кандидаты не считают необходимым отправлять благодарственное письмо после собеседования.

• Поскольку время отправки письма с благодарностью имеет важное значение, электронная почта является лучшим средством для его отправки.

• Отправьте благодарственное письмо каждому интервьюеру, если вы прошли собеседование с группой интервьюеров.

Содержание благодарственной записки

• Примечание должно быть кратким и ярким.

• Он должен быть написан без ошибок.

• Это вкратце напоминает интервьюерам о конкретных моментах, сделанных ими.

• Он компенсирует ошибки, допущенные вами во время собеседования, если таковые были.

• Подкрепите свою преданность компании, если вас выбрали

• Откройте дверь для будущего общения

Sample Thank You Note

Ваше имя

Ваш адрес

Ваш город, штат, почтовый индекс

Ваш номер телефона

Ваш адрес электронной почты

Свидание

имя

заглавие

Организация

Адрес

Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс

Уважаемый господин / госпожа. Фамилия:

Было очень приятно поговорить с вами о должности помощника руководителя по работе с клиентами в агентстве Smith. Работа, как вы ее представили, мне кажется, очень хорошо соответствует моим навыкам и интересам. Креативный подход к управлению аккаунтом, который вы описали, подтвердил мое желание работать с вами.

В дополнение к моему энтузиазму, я привнесу в эту должность сильные письменные навыки, напористость и способность побуждать других сотрудничать с отделом.

Мой художественный опыт поможет мне работать с художниками в штате и даст мне понимание визуальных аспектов нашей работы.

Я понимаю, что вам нужна административная поддержка. Моя детальная ориентация и организаторские способности помогут вам справиться с более серьезными проблемами. Я не упомянул во время интервью, что проработал два лета временным офисным работником. Этот опыт помог мне развить секретарские и канцелярские навыки.

Я ценю время, которое вы потратили на интервью со мной. Мне очень интересно работать с вами, и я надеюсь услышать от вас об этой должности.

С уважением,

Ваша подпись (бумажная копия письма)

Ваше введенное имя

 

Что такое этикет?

Этикет - это набор правил или обычаев, которые контролируют приемлемое поведение в определенной социальной группе или ситуации.

В бизнесе этикеты имеют большое значение, особенно в наше время, когда конкуренция правит. Организация, имеющая опыт демонстрации этикетов повсюду, имеет широкий охват, независимо от ее размера и оборота.

В деловом общении этикет имеет большое значение для обеспечения его эффективности.

Что такое этикет в бизнесе?

Деловой этикет подразумевает построение прочных отношений с другими людьми. Этикет создает сплоченную социальную среду в организации, где каждый участник находит комфорт и удовлетворение в том, что он / она выполняет.

• Этикеты подобны связывающим силам, которые связывают воедино человеческие составляющие организации.

• Этикетки помогают в построении устойчивых межличностных отношений и эффективных коммуникаций в организации.

Обычный деловой этикет

В этом разделе мы узнаем о некоторых распространенных деловых этикетах.

• Сохраняйте профессионализм.

• Смиренно представляйтесь и представляйте людей другим всякий раз, когда появляется возможность.

• Наденьте платье, соответствующее случаю.

• Следите за языком своего тела и будьте вежливы.

• В любом случае проявляйте хорошие манеры.

• Сделайте сердечное рукопожатие.

• Не перебивайте, пока кто-то говорит.

• Следите за своим языком и словарным запасом.

• Дважды проверьте, прежде чем отправлять какое-либо сообщение.

• Не входите в чужие офисы или каюты без предупреждения.

• Не подслушивайте.

• Уважайте и признавайте других.

• Быть пунктуальным.

Телефонный этикет

• Избегайте громких разговоров и поддерживайте сбалансированный тон во время разговора.

• Переведите телефон в беззвучный режим, пока вы находитесь на важной встрече, и не отвечайте на звонок во время встречи.

• Не кладите телефон на стол при встрече с другими людьми.

• Сообщите другому человеку, когда он будет у вас по громкой связи.

Электронный этикет

• Обязательно укажите тему в поле «Тема».

• Начните письмо с официального приветствия; Мистер Миссис. Джо / Трамп.

• Используйте скрытую копию при отправке писем группе людей и уважайте конфиденциальность других идентификаторов.

• Пишите кратко и сосредоточьтесь на основной идее письма.

• Внимательно следите за структурой предложений и пунктуацией в вашем содержании.

• Ответьте на деловую электронную почту как можно скорее.

Личное общение

• Поддерживать стандартный уровень профессионализма.

• По окончании знакомства обращайтесь к человеку с его собственным именем.

• Запомните имя и не просите его повторно.

• Избегайте эмоций.

• Не будьте болтливы и всегда ограничивайте разговор профессиональными темами.

• Будьте честным и искренним слушателем того, кто с вами разговаривает.

• Не жестикулируйте, когда говорите или смеетесь.

• Поддерживайте приятный язык тела.

• Не говорите наедине во время разговора.

Этикетки встреч

• Профессиональный внешний вид

• Положительный язык тела

• Эффективный и активный вклад

• Профессионально разрешать конфликты или разногласия

• Обеспечьте конструктивную критику и избегайте деструктивной критики

• Поворот во время выступления на собрании

• Приходите подготовленными и вовремя к встрече

Резюме

• Коммуникация при приеме на работу основана на письменном общении и разговоре между работодателем и соискателями работы.

• Этапы, по которым соискатель, наконец, получает работу:

  • Знай свой потенциал

  • Признать потенциального работодателя

  • Подача заявки на работу

  • Интервью; участие в групповом обсуждении

• Биографические данные, резюме или биографические данные представляют собой достоверные и краткие сведения об образовании, квалификации, предыдущих занятиях и других навыках человека, которые обычно отправляются вместе с заявлением о приеме на работу.

• Резюме содержит краткое изложение образования, профессиональных навыков, предыдущей работы и личных интересов заявителя.

• Биоданные в основном содержат личные факты о человеке.

• Эффективное письмо о приеме на работу хорошо объясняет причины интереса соискателя к конкретной организации и должности, на которую он / она претендует.

• Собеседование - это официальная встреча, на которой кому-то задают вопросы, чтобы узнать, подходят ли они для работы.

• Благодарственное письмо или Благодарственное письмо - это благодарственное письмо, отправляемое интервьюеру (ам) после того, как вы вернетесь с собеседования.

• Этикет - это набор правил или обычаев, которые контролируют приемлемое поведение в определенной социальной группе или ситуации.

Эпилог

Коммуникация, являющаяся обширным предметом изучения, не может быть ограничена несколькими страницами. Однако в этом руководстве мы обсудили соответствующие главы, посвященные коммуникации, в простом и кратком формате. В современном деловом мире общение необходимо для эффективного функционирования организации. Без эффективного общения бизнес рушится и даже разваливается. Поэтому каждый бизнес обязывает всех соблюдать общепринятый деловой этикет и поддерживать успешное общение везде, где это необходимо. То, что коммуникация поддерживает бизнес, не будет преувеличением.