Панели мониторинга Excel - создание информационной панели

В предыдущих главах вы узнали о различных функциях Excel, которые могут пригодиться при настройке информационной панели. В этой главе вы узнаете, как создать информационную панель, т. Е. Шаги, необходимые для ее установки. Вы также узнаете, что можно и чего нельзя делать в отношении информационных панелей.

Поскольку любая панель мониторинга основана на конкретном намерении того, что больше всего интересует аудиторию, компоненты панели мониторинга и макет панели мониторинга варьируются от случая к случаю.

Начальная подготовка

Первым шагом в создании приборной панели является первоначальная подготовка. Найдите время, чтобы понять следующее -

  • Why do you need the dashboard?- Используется ли эта панель для конкретной задачи, например, для отображения статуса проекта, или она нужна для достижения более широкой цели, например для измерения эффективности бизнеса? Понимание того, почему вы создаете приборную панель, поможет вам при проектировании.

  • What purpose the dashboard will serve?- Ваша панель управления должна выделять только те данные, которые добавляют ценность. Вы должны понимать, какие данные требуются. Все остальное не нужно.

  • What is the source of data?- Вы должны понимать, откуда берутся данные. Это может быть просто лист Excel или это может быть соединение данных с вашей книгой Excel из различных источников динамических данных.

  • Who is the audience for the dashboard?- Это для менеджера, руководителя, заинтересованного лица, внешнего поставщика или широкой аудитории? Поймите их требования и предпочтения, например, сколько времени у них есть для просмотра панели инструментов, уровень детализации, который они ожидают, и то, как они хотели бы переварить информацию. Например, при выборе типа диаграммы знание аудитории поможет вам решить, нужно ли вам показать отношения между значениями или провести конкретное сравнение.

  • Does the dashboard need to be static or dynamic?- Может ли информационная панель обновляться периодически, например, еженедельно или ежемесячно, или требуется обновление, чтобы постоянно оптимизировать изменения данных, происходящие на сервере? Этот выбор изменит способ построения приборной панели.

  • Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- Может ли приборная панель иметь доступ только для чтения или вам необходимо предоставить интерактивные элементы управления / функции, которые позволят определенным людям исследовать данные по мере необходимости? Этот выбор также изменит способ построения приборной панели.

Получив ответы на эти вопросы, решите, какие функции Excel вам нужны, а какие нет. Это потому, что ваша цель и опыт - создать эффективную панель инструментов, которая соответствует этой цели.

Затем определите компоненты приборной панели. Это может быть текст, таблицы, диаграммы, интерактивные элементы управления и т. Д. Определите макет панели мониторинга с помощью этих компонентов.

Создайте макет панели управления Excel на слайде PowerPoint. Нарисуйте рамки для каждого компонента, чтобы получить представление о макете, и добавьте быстрые эскизы компонентов, которые вы хотите включить. Вы также можете сделать это на листе бумаги. Получите одобрение этого макета от руководства и / или ключевой аудитории, прежде чем вы начнете работать над реальной панелью инструментов. Это сэкономит время на переделку. Однако вполне возможно, что вам, возможно, придется внести некоторые изменения в панель мониторинга, когда панель начнет использоваться, и вы получите отзывы. Но одобренный макет панели инструментов - хорошее начало для вашей работы.

Организуйте источник данных для панели управления Excel

Перед построением панели мониторинга в Excel вам необходимо организовать источник данных. В Excel это возможно разными способами -

  • Если данные представляют собой просто таблицу Excel, установите ссылку на свою книгу из книги, в которой данные будут обновляться.

  • Если данные взяты из нескольких таблиц Excel или из разных источников данных, это хороший вариант для создания модели данных в вашей книге.

Вы можете либо периодически импортировать данные в книгу, либо устанавливать подключения к данным, чтобы обновлять данные по мере их обновления, в зависимости от того, должна ли панель мониторинга быть статической или динамической.

Настроить книгу Excel Dashboard

После того, как вы организовали данные, вам нужно структурировать свою книгу. Вставьте два-три листа в книгу - один лист для панели мониторинга и один или два листа для данных (данные или сводные таблицы / сводные диаграммы или отчеты Power View, которые вы можете скрыть). Это поможет вам организовать и вести книгу Excel.

Подготовьте данные для панели управления Excel

На основе имеющихся у вас вариантов выбора, т. Е. Ответов на вопросы на этапе начальной подготовки, подготовьте данные для информационной панели Excel. Данные могут быть любыми из следующих:

  • Результаты анализа данных
  • Результаты исследования данных
  • Данные, полученные в результате вычислений входных данных
  • Обобщение данных из сводных таблиц или таблиц PowerPivot

Выберите компоненты панели управления

Вы узнали о различных функциях Excel, которые можно использовать на информационной панели. В зависимости от ваших требований к имеющейся панели мониторинга выберите любую из следующих функций Excel для компонентов панели мониторинга.

  • Tables
  • Sparklines
  • Условное форматирование.
  • Charts
  • Slicers
  • Интерактивное управление
  • PivotTables
  • PivotCharts
  • Таблицы PowerPivot
  • Диаграммы PowerPivot
  • Отчеты Power View
  • KPIs

Выбор компонентов приборной панели поможет вам согласоваться с утвержденным макетом приборной панели.

Определите статические и динамические компоненты и компоненты, которые должны быть сгруппированы для слайсеров, если таковые имеются.

Определите части панели инструментов для выделения

Определите те части панели инструментов, которые требуют немедленного внимания, например,% завершения или текущий статус. Вы можете использовать для них более крупный шрифт и яркий шрифт и цвет шрифта.

Решите, сколько цветов вы хотите добавить в свою панель управления. Это решение может быть основано на аудитории для приборной панели. Если панель инструментов предназначена для руководителей и / или менеджеров, выберите цвета, которые влияют на визуализацию отображаемых результатов. Вы можете добавить цвет фона панели мониторинга, чтобы компоненты панели стали выделяться. Вы можете использовать один и тот же цветовой код для похожих диаграмм или связанных результатов. Вы также можете использовать условное форматирование.

Тщательный подбор частей приборной панели для выделения делает ее эффективной.

Создайте приборную панель

Это решающий и последний шаг в создании панели инструментов Excel. Этот шаг включает в себя сборку компонентов вашей информационной панели, которые вы можете эффективно и эффективно выполнять с помощью камеры Excel. В следующем разделе вы узнаете, как использовать камеру Excel.

После того, как компоненты приборной панели собраны, сделайте последний штрих -

  • Дайте название приборной панели.
  • Добавьте отметку времени.
  • При необходимости включите информацию об авторских правах.

В следующих нескольких главах вы узнаете, как использовать эти шаги для создания информационной панели на основе некоторых примеров. Не существует универсального правила или макета для приборной панели, за исключением некоторой общности. Все зависит от ваших требований. И ваша цель - создать эффективную панель инструментов.

Использование камеры Excel

Камера Excel помогает вам делать снимки с ваших листов и размещать их на другом листе. Например, вы можете записать таблицу с условным форматированием на рабочий лист и разместить ее на своей информационной панели. Всякий раз, когда данные обновляются, информационная панель обновляется для отображения измененных данных.

Вы можете включить камеру Excel как часть панели быстрого доступа следующим образом:

  • Щелкните правой кнопкой мыши маленькую стрелку на панели быстрого доступа.
  • Щелкните «Дополнительные команды» в списке «Настроить панель быстрого доступа».

Откроется диалоговое окно "Параметры Excel".

  • Щелкните на панели быстрого доступа.
  • Выберите «Все команды» в разделе «Выбрать команды из».
  • Щелкните Камера в списке команд.
  • Щелкните по кнопке «Добавить». Камера появится в списке справа.

  • Щелкните кнопку ОК. Значок камеры появится на панели быстрого доступа в вашей книге.

Вы можете использовать камеру Excel следующим образом -

  • Выберите диапазон ячеек для захвата.

  • Щелкните камеру на панели быстрого доступа.

Диапазон ячеек обведен пунктирной линией.

  • Щелкните лист, на котором вы хотите разместить захваченную область. Это может быть лист вашей информационной панели.

  • Щелкните в том месте, где вы хотите его разместить.

В этот момент появится захваченный регион.

Всякий раз, когда вы вносите изменения в исходные данные, изменения будут отражены на панели управления.

Отметка даты и времени на панели управления Excel

Вы можете включить дату или дату и время на панели управления, чтобы отображать, когда данные были в последний раз обновлены. Вы можете сделать это с помощью функций Excel СЕГОДНЯ () и СЕЙЧАС ().

Чтобы добавить штамп даты, введите = СЕГОДНЯ () в ячейку, в которую вы хотите поместить штамп даты на листе данных.

Это будет отображать текущую дату при каждом обновлении книги.

  • Убедитесь, что ячейка, в которую вы ввели функцию СЕГОДНЯ (), отформатирована в формате даты, который вы хотите отобразить.

  • Снимите изображение с камеры и поместите его на приборную панель.

Дата на панели управления будет отражать дату последнего обновления книги.

Вы можете добавить дату и время на панель управления аналогичным образом с помощью функции NOW ().

  • Введите = СЕЙЧАС () в ячейку, в которую вы хотите поместить метку даты и времени на листе данных.

  • Убедитесь, что у вас правильный формат даты и времени.
  • Снимите изображение с камеры и поместите его на приборную панель.

Отметка даты и времени будет включена в панель управления и будет отражать дату и время последнего обновления книги.

Тестирование, выборка и улучшение панели инструментов

Вам необходимо протестировать свою информационную панель, чтобы убедиться, что на ней точно отображаются данные.

  • Протестируйте его в различных возможных сценариях.
  • Проверьте точные обновления (статические или динамические, в зависимости от случая).
  • Проверьте интерактивные элементы управления, если они есть.
  • Проверьте внешний вид.

Возможно, вам придется провести несколько пробных запусков, чтобы убедиться, что ваша панель инструментов такая, как вы хотели.

Следующим шагом является оценка панели инструментов выборочной аудиторией, особенно теми, кто одобрил ваш макет панели инструментов. Поскольку они будут использовать приборную панель, они, несомненно, внесут свой вклад в ее использование и эффективность. Эта обратная связь поможет вам убедиться в эффективности вашей панели инструментов. Не стесняйтесь спрашивать отзывы.

Как только вы получите отзыв, внесите в него необходимые изменения, если таковые имеются. Ваша панель управления Excel готова к использованию.

Поделиться панелью инструментов

Вам необходимо сделать панель управления Excel доступной для целевой аудитории. Сделать это можно несколькими способами.

  • Отправьте по почте книгу панели мониторинга Excel (вы должны скрыть рабочие листы, кроме рабочего листа панели мониторинга. Вы также можете защитить книгу).

  • Сохраните книгу панели управления Excel на общем сетевом диске.

  • Поделитесь панелью управления в Интернете.

Если панель мониторинга Excel статическая, вы можете отправить ее по почте, но если она динамическая или имеет интерактивные элементы управления, тогда она должна иметь соединение с данными серверной части и, следовательно, требует совместного использования в Интернете.

Вы можете поделиться панелью управления Excel в Интернете с помощью любого из следующих вариантов:

  • Microsoft OneDrive.

    • С учетной записью Windows Live вы получите доступ к OneDrive, где вы можете публиковать документы и делиться ими.

  • Новый Microsoft Office Online.

  • Microsoft SharePoint.

Вы также можете сохранить файл книги Excel как файл Acrobat Reader (.pdf) и опубликовать его в Интернете. Но, опять же, эта опция предназначена только для статических дашбордов.

Советы по созданию эффективных панелей мониторинга Excel

Чтобы сделать панель управления Excel эффективной, вам нужно делать определенные вещи и избегать некоторых. Вот несколько советов по созданию эффективных панелей мониторинга Excel:

  • Будь проще.

    • Простая и понятная панель инструментов намного эффективнее, чем динамичная панель инструментов. Помните, что особое внимание нужно уделять данным.

    • По словам Гленны Шоу, вам нужно найти баланс между тем, чтобы сделать вашу панель инструментов достаточно привлекательной, чтобы удерживать интерес вашей аудитории, но не настолько стилизованной, чтобы скрывать отображаемую информацию.

    • Лучше избегайте 3D-эффектов, градиентов, лишних форм и ненужных гаджетов.

    • Если вы можете добиться выразительного отображения с помощью условного форматирования или спарклайнов, предпочтительнее использовать таблицы вместо диаграмм.

  • Используйте условное форматирование Excel.

    • Используйте условное форматирование Excel, которое предоставляет несколько параметров для автоматического обновления на основе значений в вашей таблице.

  • Выберите подходящие типы диаграмм.

    • Помните, что нет общего правила для использования типа диаграммы. Иногда обычные типы диаграмм, такие как столбчатая диаграмма, линейчатая диаграмма, кольцевая диаграмма и т. Д., Передают сообщение значительно больше, чем сложные диаграммы, которые появляются.

    • Вы можете использовать команду Excel «Рекомендовать диаграммы» для первоначальной оценки подходящих типов диаграмм.

    • Поскольку вы можете изменить тип диаграммы с помощью одной команды Excel - «Изменить тип диаграммы», вы можете поиграть, чтобы визуализировать отображение и выбрать соответствующую диаграмму.

  • Используйте интерактивные элементы управления.

    • Используйте интерактивные элементы управления, такие как полосы прокрутки, переключатели (переключатели) и флажки, которые помогают пользователю легко и эффективно визуализировать различные аспекты данных.

  • Используйте модель данных Excel для больших данных.

    • Если у вас есть большие наборы данных из различных источников данных, вам лучше использовать модель данных Excel, которая может обрабатывать тысячи строк данных с оптимизацией памяти и может группировать таблицы данных со связями.

  • Выбирайте подходящие цвета.

    • Будьте внимательны при выборе цвета. Используйте цвета по закону, чтобы обеспечить достаточное воздействие, но не отменяйте их назначение. Более того, если среди аудитории есть дальтоники, воздержитесь от использования красного и зеленого цветов. В таких случаях, хотя символы светофора звучат эффективно для отображаемых данных, они не подходят для приборной панели. Вместо этого используйте шкалу серого.

  • Используйте слайсеры.

    • Срезы более эффективны, чем раскрывающиеся списки, поскольку они имеют визуальное воздействие.

    • Вы можете группировать диаграммы, сводные таблицы, сводные диаграммы для использования общего среза.

  • Сгруппируйте компоненты панели мониторинга Excel.

    • Вы можете добавить визуального интереса к своей панели мониторинга, вставив фигуру, например прямоугольник, и разместив компоненты панели мониторинга, которые можно сгруппировать, поверх этой фигуры. Например, если вы используете общий слайсер, вы можете сгруппировать все компоненты панели мониторинга, которые совместно используют слайсер.

  • Используйте иерархии данных Excel.

    • Если ваши данные имеют врожденные иерархии данных, определите их в модели данных и используйте их для интерактивной детализации и детализации данных.

  • Избегайте переполненного макета приборной панели.

    • Помните, что отображение большего количества информации, чем необходимо, ошеломит аудиторию и ослабит внимание к фактической цели.

    • Не включайте в панель управления какие-либо данные или диаграммы, если вы можете с ними отказаться.

    • Это важная контрольная точка при тестировании вашей панели инструментов. Оцените каждый компонент панели мониторинга, если это необходимо и достаточно.

    • Компоненты информационной панели и макет должны поддерживать единственную цель вашей информационной панели.