การเขียนร่วมกัน - กลยุทธ์การแก้ไข
เมื่อต้องทบทวนและแก้ไขร่างสุดท้ายทีมควรออกแบบกลยุทธ์ที่ช่วยประเมินและแก้ไขงานเขียนของทีมเช่นการใช้มาตรการควบคุมคุณภาพการตรวจสอบเป็นระยะและการแบ่งปันความคิดเห็น ข้อเสนอแนะควรอยู่ที่ว่างานเขียนมี -
- บรรลุเป้าหมายหลักในการตอบสนองการใช้งานของผู้อ่าน
- ระบุและแก้ไขปัญหาลิขสิทธิ์และการแก้ไขทั้งหมด
- ตรวจสอบและแก้ไขส่วนสุดท้ายทั้งหมดของเอกสาร
เนื่องจากการประชุมเหล่านี้จัดขึ้นหลังจากส่วนหนึ่งของเอกสารได้รับการออกแบบแล้วทีมงานจะต้องคาดการณ์ปัญหาต่างๆที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนการเขียนเช่นการคัดลอกการใช้ไวยากรณ์การตรวจสอบเนื้อหาเป็นต้น
หลังจากนั้นพวกเขาจะต้องพูดถึงสถานะของโครงการสังเกตความเบี่ยงเบน (ถ้ามี) จากแผนเริ่มต้นและรายการการดำเนินการที่นำไปสู่ความแตกต่างระหว่างแผนปฏิบัติการแรกและแผนปัจจุบัน กระบวนการนี้แบ่งออกเป็นสองส่วนต่อไปนี้ -
- ตรวจสอบฉบับร่าง
- รายงานความก้าวหน้าอย่างไม่เป็นทางการ
แจ้งให้เราทราบโดยละเอียดเกี่ยวกับสองส่วนนี้
ตรวจสอบฉบับร่าง
ในส่วนนี้ทีมงานจะนำเสนอเอกสารของตนรับทราบส่วนที่ไม่สมบูรณ์และจัดเตรียมพื้นที่ไว้ให้ในโครงการ
ในขั้นตอนต่อมาของการนำเสนอพวกเขาจะอธิบายถึงสิ่งที่จะกล่าวถึงในช่องว่างเหล่านี้
สมาชิกทุกคนในทีมควรมีอำนาจตรวจสอบและประเมินสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีม
ข้อเสนอแนะควรสั้นแม่นยำและเฉพาะเจาะจงเพื่อให้สมาชิกสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว
รายงานความคืบหน้าอย่างไม่เป็นทางการ
รายงานความคืบหน้าอย่างไม่เป็นทางการสามารถจัดโครงสร้างได้เหมือนกับบันทึกประจำสัปดาห์ที่ให้แนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับความคืบหน้าของทีม จากนั้นสมาชิกของทีมควรลงนามในรายงานความคืบหน้าของกันและกันในเบื้องต้น
บันทึกควรตอบคำถามต่อไปนี้ -
- ใครเข้าร่วมการประชุม
- ใครพลาดการประชุมและทำไม?
- รายชื่อในวาระการประชุมมีการหารือหรือไม่?
- ลำดับต่อไปของแผนปฏิบัติการคืออะไร?
- สถานะของการมีส่วนร่วมและความคืบหน้าของผู้เข้าร่วมเป็นอย่างไร
รายงานความคืบหน้าเหล่านี้ควรมีชื่อสมาชิกในทีมหมายเลขติดต่อเช่นหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลเพื่อให้ติดต่อได้ง่ายขึ้น