ความสามารถหลัก
สิ่งที่สำคัญที่สุดในการเป็นผู้ช่วยผู้บริหารคือความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าต่องาน กล่าวอีกนัยหนึ่งจำเป็นต้องมีความปรารถนาอย่างแรงกล้าที่จะประสบความสำเร็จ ในฐานะผู้สมัครบุคคลนั้นจะต้องเต็มใจที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของตนเองและเพิ่มความสามารถใหม่ ๆ อยู่เสมอ
ความต้องการของตำแหน่งมักจะเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอเมื่อมีเทคโนโลยีและแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจใหม่ ๆ ดังนั้นผู้ช่วยผู้บริหารจึงควรเป็นเช่นนั้น adaptive, flexible and inquisitive. การสนับสนุนส่วนใหญ่ที่ผู้ช่วยผู้บริหารมอบให้นั้นแทบจะมองไม่เห็นเนื่องจากเขา / เธอทำงานโดยไม่มีการควบคุมดูแลดังนั้นจึงไม่มีรายงานประสิทธิภาพที่ผู้ช่วยต้องส่ง
หลักปฏิบัติประการเดียวในการปฏิบัติงานของพวกเขาคือวิธีที่พวกเขาทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับหัวหน้าของพวกเขาความรับผิดชอบหลักบางประการได้รับด้านล่าง -
แจ้งให้ทราบเกี่ยวกับรายละเอียดทั้งหมด
การแสดงตนของพวกเขาในเหตุการณ์สำคัญทั้งหมด
คาดการณ์ความต้องการของพวกเขา
จัดลำดับความสำคัญของงานและภารกิจอื่น ๆ
การจัดการเวิร์กโฟลว์รายวัน
นอกเหนือจากความรับผิดชอบดังกล่าวข้างต้นโดยรวมแล้วยังมีความสามารถหลักอีก 9 ประการที่ผู้ช่วยผู้บริหารทุกคนต้องเก่งซึ่งแสดงไว้ด้านล่าง -
ทักษะการปรับตัว
มีความยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลงและปรับเปลี่ยนตาม
มีทัศนคติที่ดีต่อการทำงานโดยไม่คำนึงถึงลักษณะงาน
สามารถจัดการและจัดลำดับความสำคัญของลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกันได้อย่างมีแบบแผน
ทักษะองค์กร
รู้วิธีใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด
รู้วิธีกระจายเวลาตามงานในมือ
รู้วิธีใช้พื้นที่สำนักงานและจัดระเบียบเอกสาร
ทักษะการจัดการงาน
คาดการณ์ความต้องการและจัดการกับพวกเขา
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการที่สำคัญเสร็จสิ้นภายในกรอบเวลา
ปรับสมดุลของลำดับความสำคัญและออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสม
สามารถมองเห็นปัญหาและดำเนินการก่อนการล้างข้อมูล
ความสามารถในการสื่อสาร
รับฟังและทำงานอย่างกระตือรือร้นเพื่อพัฒนาทักษะเหล่านั้น
เขียนประโยครอบรู้ในภาษามืออาชีพโดยไม่มีข้อผิดพลาด
พูดอย่างมั่นใจและส่งข้อความที่ชัดเจนเข้าใจได้ง่าย
รู้วิธีใช้ทักษะการพูดและการเขียนเพื่อถ่ายทอดข้อความเชิงบวก
ทักษะการบริการลูกค้า
ตอบคำถามอย่างทันท่วงทีและเป็นมืออาชีพ
รับทราบถึงพัฒนาการล่าสุดเกี่ยวกับธุรกิจของลูกค้า
โต้ตอบกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานอย่างเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ
ทักษะแนวคิดทางธุรกิจ
ตระหนักถึงหลักการพื้นฐานทางธุรกิจ
รู้พฤติกรรมองค์กรและแสดงให้เห็น
เข้าใจอุตสาหกรรมโดยรวมและการดำเนินธุรกิจ
ทักษะของผู้เล่นในทีม
ชอบที่จะนับเป็นสมาชิกในทีมที่มีความสามารถ
ให้ความสำคัญกับเป้าหมายของกลุ่มและมีส่วนร่วมตามนั้น
ยินดีที่จะเป็นผู้สนับสนุนสำรองสำหรับผู้อื่นที่ทำงานร่วมกับผู้จัดการ
ทักษะคอมพิวเตอร์ / เทคนิค
แสดงความชำนาญในการใช้อุปกรณ์สำนักงานมาตรฐาน
แสดงความเชี่ยวชาญในการใช้คอมพิวเตอร์อุปกรณ์ต่อพ่วงและอุปกรณ์เสริม
แสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญขั้นสูงโดยการปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีใหม่อย่างรวดเร็ว
ทักษะการตัดสิน
จัดแสดงทักษะการตัดสินใจที่ดีและมีความยุติธรรม
หมายถึงประเด็นเกี่ยวกับอำนาจที่เหมาะสมเมื่อจำเป็น
ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ขึ้นกับการกำกับดูแลหรือทิศทางอย่างต่อเนื่อง
ความสามารถหลักทั้งเก้านี้ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะปลูกฝังในเวลาไม่กี่วันดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนว่าในตอนนี้รายการสิ่งที่ผู้ช่วยผู้บริหารควรทำนั้นมีความละเอียดถี่ถ้วน บทบาทของผู้ช่วยผู้บริหารไม่ใช่เรื่องง่าย บางครั้งไม่มีช่วงเวลาพักผ่อน ในกรณีเหล่านี้จำเป็นอย่างยิ่งที่บุคคลนั้นจะต้องรักษาทัศนคติที่ดีและมุ่งมั่นกับงานอย่างไม่เปลี่ยนแปลง งานนี้มีขนาดใหญ่กว่าผลรวมของชิ้นส่วนมาก