เคล็ดลับสำหรับผู้มาใหม่

ผู้สมัครที่สนใจที่จะมีอาชีพเป็นผู้ช่วยผู้บริหารโดยไม่มีความรู้หรือประสบการณ์ในการทำงานบริหารสำนักงานมาก่อนจำเป็นต้องตระหนักถึงความจริงที่ว่าในขั้นต้นกระบวนการจะยากขึ้นมากสำหรับพวกเขา พวกเขาอาจต้องเลือกหางานที่ไม่ใช่งานแบบเดิม ๆ ในช่วงแรกส่วนใหญ่เป็นเพราะเรซูเม่ของพวกเขาอาจไม่สะท้อนภูมิหลังที่จำเป็น สิ่งนี้มักจะนำไปสู่การกลับมามองข้าม บางครั้งแม้ถูกปฏิเสธ

ผู้ที่ต้องการเป็นผู้ช่วยผู้บริหารควรลองใช้เส้นทางอื่นในการสร้างเครือข่ายเช่นเพื่อนและสมาชิกในครอบครัวเพื่อสร้างเรซูเม่ที่มีประสบการณ์ในการทำงานมากมาย ประวัติย่อควรสะท้อนให้เห็นถึงทักษะที่แท้จริงของคุณแทนที่จะเป็นเพียงสิ่งที่งานต้องการให้คุณเป็น พยายามจับคู่ความสามารถที่จำเป็นทั้งเก้ากับงานเฉพาะที่คุณได้กล่าวไว้ในประวัติย่อของคุณ

เตรียมความพร้อมอย่างเต็มที่ ในกรณีที่คุณรับสายคุณควรมีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดในใจระหว่างการสัมภาษณ์ ชัดเจนในความตั้งใจและแนวทางของคุณและอย่าพยายามทำตัวกลมกลืนและกลายเป็นคนประเภทหนึ่ง ยึดมั่นในสิ่งที่คุณเป็นและนำเสนอตัวเองในฐานะที่เป็นคนอินทรีย์ซึ่งเป็นมากกว่าผลรวมของส่วนที่อธิบายไว้ในประวัติย่อของคุณเอง

ทำความเข้าใจกับความรับผิดชอบ

เพื่อให้เข้าใจว่าตำแหน่งของผู้ช่วยผู้บริหารที่มีประสิทธิผลมีความแตกต่างและพิเศษอย่างไรก่อนอื่นเราต้องเข้าใจข้อเท็จจริงที่ว่าตำแหน่งงานของ“ ผู้ช่วยผู้บริหาร” นั้นมาพร้อมกับความท้าทายในรูปแบบของสถานการณ์ที่ไม่เหมือนใครและท้าทายที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง

การตระหนักถึงผู้ท้าชิงและสถานการณ์ที่ไม่เหมือนใครทั้งหมดจะช่วยให้ผู้สมัครเข้าใจความต้องการของงานและความรับผิดชอบในลักษณะที่ดีขึ้น จะว่าไปแล้วงานไม่ได้มีแค่ความท้าทายเท่านั้น มีส่วนแบ่งของผลประโยชน์ที่ไม่เหมือนใครและหายากที่ไม่ได้มาพร้อมกับโปรไฟล์งานอื่น ๆ อย่างน้อยก็ไม่ใช่ในช่วงต้นของอาชีพนี้

ในสายไฟโดยตรง

งานของผู้ช่วยผู้บริหารคือการสื่อสารโดยตรงกับหัวหน้าอย่างต่อเนื่องแม้ว่าพนักงานคนอื่น ๆ จะไม่ค่อยมีปฏิสัมพันธ์กับหัวหน้าก็ตาม สิ่งนี้ให้ความต้องการที่แตกต่างกันของงานเนื่องจากพวกเขามักจะอยู่ในแนวยิงของหัวหน้า

หากผู้ช่วยบริหารชื่นชมยินดีในความสำเร็จของเจ้านายพวกเขาก็จะรับมือกับความไม่พอใจของเจ้านายได้เช่นกัน เจ้านายคาดหวังให้ผู้ช่วยของพวกเขาทุ่มเทและใช้เวลาให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ซึ่งทำให้เหลือเวลาเพียงเล็กน้อยสำหรับชีวิตนอกงาน

ระดับผู้มีอำนาจที่สับสน

แม้ว่าผู้ช่วยผู้บริหารจะทำหน้าที่ในนามของผู้จัดการ แต่ผู้คนมักลืมไปว่าพวกเขาเป็นเพียงผู้ส่งสารไม่ใช่ผู้มีอำนาจตัดสินใจ สิ่งนี้ทำให้ผู้ช่วยถูกล่อลวงให้ทำการเปลี่ยนแปลงโดยตรงหรือใส่ปัจจัยในอำนาจของตนเองโดยไม่ต้องขอให้ผู้บริหาร

บางครั้งพวกเขาเริ่มตอบคำถามที่ควรจะมุ่งตรงไปที่เจ้านาย ผู้ช่วยผู้บริหารอาจแบ่งปันข้อมูลและข้อเสนอแนะของเขากับเจ้านาย อย่างไรก็ตามเขาควรระลึกไว้เสมอว่าคนเจ้าชู้มักจะหยุดอยู่กับเจ้านาย

รู้ทุกความคาดหวัง

ผู้ช่วยผู้บริหารเองยอมรับว่าเมื่อทำงานกับเจ้านายเป็นระยะเวลานานพวกเขาจะเชื่อมต่อกันมากจนสามารถจับจองความต้องการของเจ้านายได้ สิ่งนี้อาจเป็นไปได้เมื่อพูดถึงไลฟ์สไตล์และนิสัย อย่างไรก็ตามผู้บังคับบัญชามักเข้าใจผิดว่าผู้ช่วยของตนเป็นบุคคลที่“ รู้ทุกอย่าง”

พวกเขาคาดหวังว่าผู้ช่วยของพวกเขาจะสามารถอ่านความคิดของเขาได้ซึ่งทำให้เขา / เธอพอใจและสื่อสารได้น้อยลง เขา / เธอจำเป็นต้องเข้าใจว่าแม้แต่ผู้ช่วยที่มีประสบการณ์มากที่สุดก็ยังต้องการการสื่อสารด้วยคำพูดในบางครั้งเพื่อแยกแยะการตัดสินใจบางอย่าง

ระยะห่างจากเพื่อนร่วมงาน

ผู้ช่วยมักถูกมองว่าเป็นส่วนหนึ่งของทีมผู้จัดการแม้ว่าจะไม่จำเป็นเสมอไปก็ตาม ดังนั้นการรับรู้โดยทั่วไปก็คือพวกเขาเป็นองคมนตรีในการพิจารณาข้อมูลภายใน สิ่งนี้ทำให้เพื่อนร่วมงานระมัดระวังในการปฏิสัมพันธ์กับผู้ช่วยเนื่องจากพวกเขารู้สึกว่าทุกคำพูดของพวกเขาสามารถรายงานกลับไปยังหัวหน้าได้

ผู้ช่วยควรรู้ด้วยว่าสิ่งใดก็ตามที่พวกเขาพูดจะถือเป็นคำพูดของเจ้านาย ดังนั้นพวกเขาควรหลีกเลี่ยงการมีส่วนร่วมในการซุบซิบนินทาหรือการแพร่กระจายข่าวลือเนื่องจากทุกสิ่งที่พวกเขาพูดจะถูกตีความผิดว่าเป็น "วงใน"

บทบาทของตัวกลาง

บทบาทที่ยากที่สุดของผู้ช่วยผู้บริหารคือคนกลาง นี่เป็นงานหนึ่งที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ พวกเขาเป็นเหมือนคนเฝ้าประตูที่ให้สิทธิ์บางคนในการพบกับเจ้านายของพวกเขาและหยุดคนนอกที่เหลือไม่ให้บุกรุกพื้นที่ส่วนตัวของเจ้านายและเสียเวลาอันมีค่าไปโดยเปล่าประโยชน์

สิ่งนี้อาจทำให้พวกเขาได้รับคำชมจากเจ้านาย แต่พวกเขากลับชั่วร้ายในสายตาของคนที่ไม่ได้พบกับเจ้านาย ผู้ช่วยมักจะกลายเป็นผู้แทนที่เจ้านายในหลาย ๆ กรณีไม่ว่าจะโดยการจดบันทึกหรือถามคำถามของเขาในการประชุม