การฝึกสอนผู้ช่วยผู้บริหาร - ตำนาน

เมื่องานต้องการการใช้ดุลยพินิจอย่างมากตามที่งานของผู้ช่วยผู้บริหารต้องการมีความเป็นไปได้ทุกอย่างที่ผู้คนจะเริ่มคาดเดาเกี่ยวกับลักษณะที่แท้จริงของงาน หลายคนอาจคิดว่าผู้ช่วยมีการประเมินเกินจริงในขณะที่คนอื่น ๆ คิดว่าพวกเขาเป็นผู้ดำเนินการแสดงพร็อกซี

เป็นความจริงที่ว่ามีความรับผิดชอบที่ไม่เป็นทางการมากมายที่มาพร้อมกับงานดังนั้นผู้ช่วยบริหารจึงเข้าใจว่าพวกเขาอาจต้องอยู่กับตำนานบางอย่างเกี่ยวกับงานของพวกเขา

ตำนานที่โดดเด่นที่สุดบางส่วนได้รับการกล่าวถึงด้านล่าง

Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary

Reality- แม้ว่างานที่สำคัญที่สุดของผู้ช่วยผู้บริหารจะเป็นงานเลขานุการ แต่ความรับผิดชอบในงานของพวกเขามักจะให้อำนาจเพิ่มเติมในการเปลี่ยนแปลงอัตตาในนามของเจ้านายในการประชุมและการนำเสนอ พวกเขาถือเป็นการขยายความโดยธรรมชาติของเจ้านายของพวกเขา

ผู้บริหารจำนวนมากต้องพึ่งพาผู้ช่วยในการติดตามความก้าวหน้างานและภารกิจของตนอย่างสมบูรณ์ พวกเขายังต้องพึ่งพาผู้ช่วยสำหรับแนวคิดมุมมองใหม่ ๆ และการระดมความคิดอื่น ๆ ในกรณีเหล่านี้ผู้ช่วยสามารถมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจได้เช่นกัน ดังนั้นพวกเขาจึงมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของผู้บริหารและองค์กรที่พวกเขาเป็นส่วนหนึ่ง

Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused

Reality- ความสัมพันธ์ที่ผู้ช่วยผู้บริหารแบ่งปันกับเจ้านายนั้นซับซ้อนและไม่เหมือนใคร ระดับของการพึ่งพาที่เจ้านายพัฒนาขึ้นกับผู้ช่วยของเขาสามารถเปลี่ยนความสัมพันธ์จากข้อตกลง "หัวหน้างาน - ผู้ใต้บังคับบัญชา" ไปเป็นหุ้นส่วนที่แท้จริง

โดยปกติความสัมพันธ์ระหว่างผู้ช่วยและผู้บริหารเกี่ยวข้องกับการแบ่งปันรายละเอียดที่สำคัญซึ่งเป็นความลับตามธรรมชาติ ดังนั้นจึงเกี่ยวข้องกับความไว้วางใจในระดับสูง ผู้ช่วยมีส่วนร่วมอย่างชัดเจนในการวางแผนและจำเป็นต้องเป็นคนที่มีความซื่อสัตย์สูง เนื่องจากความภักดีที่ทั้งสองแบ่งปันกันเป้าหมายของพวกเขามักถูกกำหนดโดยความสำเร็จของกันและกัน

ผู้ช่วยเผชิญกับความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเพียงเพราะเขากำลังบริหารผู้บริหารที่มีอำนาจมากที่สุดในแผนกทั้งหมดซึ่งอาจเป็นองค์กร จะมีกระบวนการมากมายที่ทำงานควบคู่กันไปและคาดว่าผู้ช่วยจะติดตามสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดและให้ข้อสรุปที่ทันท่วงทีสำหรับกระบวนการทั้งหมด

ผู้นำส่วนใหญ่ได้รับแรงผลักดันอย่างเข้มข้นจากเป้าหมายและวิสัยทัศน์ของพวกเขาซึ่งทำให้พวกเขามีความคิดเห็นที่ชัดเจน สิ่งนี้มักนำไปสู่ความเครียดและอารมณ์สูง ผู้ช่วยได้รับการปะทุทางอารมณ์ในบางครั้ง อย่างไรก็ตามผู้ช่วยผู้บริหารที่มีประสบการณ์ทราบดีว่าการจัดการกับความขัดแย้งเป็นส่วนมาตรฐานของงานใด ๆ และรู้วิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพแม้ในสภาวะกดดัน

Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity

Reality- ผู้ช่วยผู้บริหารมีคนทั้งโลกเป็นหอยนางรมในการพูด เขา / เธอมีสิทธิพิเศษในการเปิดสู่แผนกที่สำคัญทั้งหมดขององค์กร เนื่องจากมีโอกาสสูงที่เขา / เธอจะได้รับโอกาสในการทำงานที่น้อยคนนักจะได้ฝันถึง เป็นไปได้เนื่องจากการมีปฏิสัมพันธ์กับผู้มีอิทธิพลในองค์กรเป็นประจำ

การทำงานเป็นผู้ช่วยผู้บริหารยังเป็นตัวเลือกอาชีพที่มีกำไรมากซึ่งแตกต่างจากการรับรู้ของสาธารณชน นอกจากนี้ผู้ช่วยผู้บริหารยังได้รับสิทธิโบนัสตามผลงานมากมาย ไม่ต้องพูดถึงสิทธิพิเศษส่วนลดส่วนเสริมและสิ่งจูงใจต่าง ๆ ที่พวกเขาได้รับจากการทำงานในรูปแบบของผลประโยชน์การเดินทางไมล์ทางอากาศสิทธิประโยชน์ด้านสุขภาพการเป็นสมาชิกโรงยิม ฯลฯ

สิ่งนี้ทำให้งานของผู้ช่วยผู้บริหารมีความมั่นคงทางการเงินและเป็นงานที่น่าอิจฉาในหลาย ๆ ด้าน พวกเขาไม่เพียง แต่ทำงานร่วมกับครีม 'le crème' ขององค์กรเท่านั้น แต่พวกเขากำลังพิสูจน์ทักษะของพวกเขาและได้รับการชดเชยจากความพยายามอย่างจริงใจของพวกเขาด้วยเช่นกัน

Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant

Reality- ในขณะที่บางส่วนของงานของผู้ช่วยผู้บริหารนั้นค่อนข้างมีพื้นฐานและมีลักษณะเป็นธุรการ แต่ความรับผิดชอบในงานโดยรวมก็เทียบได้กับเจ้านาย แม้ว่าการแต่งตั้งจะไม่ต้องการวุฒิการศึกษาระดับวิทยาลัยเสมอไป แต่ก็อาจเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับคนที่พยายามมุ่งมั่นในอาชีพที่ทะเยอทะยานและมีอิทธิพล

ผู้ช่วยผู้บริหารหลายคนไม่ได้เริ่มต้นอาชีพด้วยปริญญา ในกรณีที่ไม่มีปริญญาพวกเขาจะไปรับบริการเพิ่มเติมเช่นการเข้าเรียนในหลักสูตรระดับจูเนียร์คอลเลจและการได้รับการรับรองที่สำคัญและเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์หรือการบริหารธุรกิจหรืออะไรก็ตามที่ช่วยให้ผู้ช่วยในการขยายชุดทักษะของตนอย่างมืออาชีพ

ตำแหน่งนี้ต้องการบุคคลที่มีแนวทางระดับหัวและบุคลิกภาพที่น่าพอใจ บุคคลนั้นจำเป็นต้องเป็นนักแก้ปัญหาดังนั้นเขา / เธอควรมีทักษะในการวิเคราะห์อย่างใดอย่างหนึ่ง ทักษะเหล่านี้จะมาในเวลาและเมื่อเผชิญกับสถานการณ์ที่แตกต่างกัน รายละเอียดที่ซับซ้อนเหล่านี้ไม่สามารถเรียนรู้ได้ในชั่วข้ามคืน

Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.

Reality- ผู้ช่วยผู้บริหารน่าเบื่ออย่างที่ผู้ช่วยต้องการ กล่าวอีกนัยหนึ่งมีโอกาสในการทำงานและโอกาสในการเรียนรู้มากมายในตำแหน่งนี้ เมื่อคุณรายงานโดยตรงกับหัวหน้าขององค์กรไม่มีปัญหาการขาดแคลนความรับผิดชอบที่แตกต่างกันและผู้ช่วยที่ดีที่สุดจะทำงานอย่างหนักเพื่อเรียนรู้บทบาททั้งหมดเพื่อให้พวกเขาเป็นตัวแทนของหัวหน้าในการประชุมอย่างมั่นใจ

เป็นเพราะลักษณะงานที่เป็นส่วนตัวอย่างยิ่งนี้ทำให้บางคนรู้สึกว่ามันน่าสนใจมากในขณะที่บางคนมองว่ามันท้าทายเกินไป บางคนอาจพบว่ามันน่าเบื่อและน่าเบื่ออย่างไรก็ตามเราสามารถพูดได้ว่าพวกเขาไม่เคยเข้าใจงานมาก่อน

พวกเขาส่วนใหญ่รู้สึกคุ้มค่าและเต็มไปด้วยประสบการณ์หลังจากใช้เวลาทำงานเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร กล่าวได้ว่าความสำคัญและคุณค่าของการกำหนดเปลี่ยนไปตามความต้องการของ บริษัท และองค์กร