MIS - กระบวนการพัฒนา
ใน MIS ข้อมูลนั้นได้รับการยอมรับว่าเป็นทรัพยากรที่สำคัญเช่นเงินทุนและเวลา หากทรัพยากรนี้ต้องได้รับการจัดการที่ดีทรัพยากรนี้จะเรียกร้องให้ผู้บริหารวางแผนและควบคุมทรัพยากรเพื่อให้ข้อมูลกลายเป็นทรัพยากรที่สำคัญสำหรับระบบ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจำเป็นต้องมีการวางแผนที่ดี
ระบบนี้ควรจัดการกับข้อมูลการจัดการไม่ใช่ด้วยการประมวลผลข้อมูลเพียงอย่างเดียว
ควรให้การสนับสนุนสำหรับการวางแผนการจัดการการตัดสินใจและการดำเนินการ
ควรให้การสนับสนุนความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของการจัดการธุรกิจ
ความท้าทายที่สำคัญในการดำเนินการ MIS ได้แก่ -
ปริมาณเนื้อหาและบริบทของข้อมูล - ข้อมูลและสิ่งที่ควรอธิบาย
ลักษณะของการวิเคราะห์และการนำเสนอ - ความเข้าใจข้อมูล
ความพร้อมใช้งานของข้อมูล - ความถี่ความร่วมสมัยตามความต้องการหรือกิจวัตรข้อมูลเป็นระยะหรือเป็นครั้งคราวข้อมูลครั้งเดียวหรือซ้ำซากในลักษณะเป็นต้น
ความถูกต้องของข้อมูล
ความน่าเชื่อถือของข้อมูล
ความปลอดภัยและการรับรองความถูกต้องของระบบ
การวางแผนสำหรับ MIS
กระบวนการออกแบบและพัฒนาระบบ MIS ต้องแก้ไขปัญหาต่อไปนี้ให้สำเร็จ -
ควรมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างผู้พัฒนาและผู้ใช้ระบบ
ควรมีการประสานความเข้าใจในการจัดการกระบวนการและไอทีระหว่างผู้ใช้และผู้พัฒนา
ความเข้าใจเกี่ยวกับความต้องการข้อมูลของผู้จัดการจากพื้นที่ทำงานที่แตกต่างกันและรวมความต้องการเหล่านี้ไว้ในระบบรวมเดียว
การสร้าง MIS แบบรวมที่ครอบคลุมทั้งองค์กรจะนำไปสู่ระบบที่ประหยัดรวดเร็วและบูรณาการมากขึ้นอย่างไรก็ตามจะเพิ่มความซับซ้อนในการออกแบบมากขึ้น
MIS จะต้องมีปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยอื่น ๆ ทั้งหมดในระบบสารสนเทศโดยรวมขององค์กร ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำความเข้าใจและกำหนดข้อกำหนดของ MIS ในบริบทขององค์กร
ควรให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไปและการแข่งขันที่เพิ่มมากขึ้น
ควรใช้การพัฒนาอย่างรวดเร็วในความสามารถด้านไอทีในรูปแบบที่ดีที่สุด
ค่าใช้จ่ายและเวลาในการติดตั้งระบบที่ใช้ไอทีขั้นสูงนั้นสูงดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนบ่อยครั้งและครั้งใหญ่
ควรดูแลไม่เพียง แต่ผู้ใช้เช่นผู้จัดการ แต่รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ เช่นพนักงานลูกค้าและซัพพลายเออร์
เมื่อขั้นตอนการวางแผนองค์กรสิ้นสุดลงผู้ออกแบบระบบควรตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ต่อไปนี้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของ MIS -
กลยุทธ์การพัฒนา - ตัวอย่าง - ชุดออนไลน์แบบเรียลไทม์
กลยุทธ์การพัฒนาระบบ - ผู้ออกแบบเลือกแนวทางในการพัฒนาระบบเช่นข้อปฏิบัติหน้าที่การวิเคราะห์ข้อบัญชี
ทรัพยากรสำหรับการพัฒนา - ผู้ออกแบบต้องเลือกทรัพยากร ทรัพยากรสามารถเป็นโองการภายในภายนอกปรับแต่งหรือใช้แพ็คเกจ
องค์ประกอบกำลังคน - พนักงานควรมีนักวิเคราะห์และโปรแกรมเมอร์
การวางแผนระบบสารสนเทศโดยพื้นฐานแล้วเกี่ยวข้องกับ -
การระบุขั้นตอนของระบบสารสนเทศในองค์กร
การระบุการประยุกต์ใช้ IS ขององค์กร
วิวัฒนาการของแต่ละแอปพลิเคชันนี้ขึ้นอยู่กับเกณฑ์วิวัฒนาการที่กำหนด
การจัดลำดับความสำคัญสำหรับแอปพลิเคชันเหล่านี้
การกำหนดสถาปัตยกรรมที่เหมาะสมที่สุดของ IS สำหรับการให้บริการแอปพลิเคชันที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด
ข้อกำหนดของระบบสารสนเทศ
แผนภาพต่อไปนี้แสดงภาพร่างคร่าวๆของกระบวนการวิเคราะห์ความต้องการข้อมูล -
สามารถใช้วิธีการสามวิธีต่อไปนี้เพื่อกำหนดข้อกำหนดในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสำหรับองค์กรใด ๆ -
Business Systems Planning (BSP) - วิธีการนี้ได้รับการพัฒนาโดย IBM
เป็นการระบุลำดับความสำคัญของ IS ขององค์กรและมุ่งเน้นไปที่วิธีการรักษาข้อมูลในระบบ
ใช้สถาปัตยกรรมข้อมูลที่รองรับการใช้งานหลาย ๆ
กำหนดคลาสข้อมูลโดยใช้เมทริกซ์ที่แตกต่างกันเพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกระบวนการและข้อกำหนดด้านข้อมูล
Critical Success Factor (CSF) - วิธีการนี้ได้รับการพัฒนาโดย John Rockart จาก MIT
เป็นการระบุเป้าหมายและกลยุทธ์ทางธุรกิจที่สำคัญของผู้จัดการแต่ละคนรวมทั้งของธุรกิจ
จากนั้นจะมองหาปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญที่เป็นรากฐานของเป้าหมายเหล่านี้
การวัดประสิทธิผลของ CSF กลายเป็นข้อมูลสำหรับกำหนดข้อกำหนดของระบบสารสนเทศ
การวิเคราะห์จุดสิ้นสุด / หมายถึง (E / M) - วิธีการนี้พัฒนาโดย Wetherbe และ Davis จากมหาวิทยาลัยมินนิโซตา
กำหนดเกณฑ์ประสิทธิผลสำหรับผลลัพธ์และเกณฑ์ประสิทธิภาพสำหรับกระบวนการที่สร้างผลลัพธ์
ในตอนแรกจะระบุผลลัพธ์หรือบริการที่จัดทำโดยกระบวนการทางธุรกิจ
จากนั้นจะอธิบายถึงปัจจัยที่ทำให้ผลลัพธ์เหล่านี้มีประสิทธิภาพสำหรับผู้ใช้
ในที่สุดก็เลือกข้อมูลที่จำเป็นในการประเมินประสิทธิภาพของผลลัพธ์
การวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศ
การวิเคราะห์และออกแบบระบบเป็นไปตามวงจรชีวิตของการออกแบบระบบ / ซอฟต์แวร์ (SDLC) ทั่วไปตามที่กล่าวไว้ในบทที่แล้ว โดยทั่วไปจะผ่านขั้นตอนต่อไปนี้ -
- การกำหนดปัญหา
- การศึกษาความเป็นไปได้
- การวิเคราะห์ระบบ
- การออกแบบระบบ
- การออกแบบระบบโดยละเอียด
- Implementation
- Maintenance
ในขั้นตอนการวิเคราะห์มักใช้เทคนิคต่อไปนี้ -
- แผนภาพกระแสข้อมูล (DFD)
- การสร้างแบบจำลองลอจิก
- การสร้างแบบจำลองข้อมูล
- การพัฒนาแอปพลิเคชันอย่างรวดเร็ว (RAD)
- การวิเคราะห์เชิงวัตถุ (OOA)
เทคโนโลยีสำหรับระบบสารสนเทศ
ความต้องการเทคโนโลยีสำหรับระบบสารสนเทศแบ่งได้เป็น -
Devices
ระบบศูนย์ข้อมูล - เป็นสภาพแวดล้อมที่ให้การประมวลผลการจัดเก็บการสร้างเครือข่ายการจัดการและการกระจายข้อมูลภายในองค์กร
ซอฟต์แวร์สำหรับองค์กร - เป็นระบบซอฟต์แวร์เช่น ERP, SCM, การจัดการทรัพยากรมนุษย์ ฯลฯ ที่ตอบสนองความต้องการและวัตถุประสงค์ขององค์กร
บริการด้านไอที - หมายถึงการดำเนินการและการจัดการบริการไอทีที่มีคุณภาพโดยผู้ให้บริการไอทีผ่านบุคคลกระบวนการและเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยมักจะมีกรอบการปรับปรุงกระบวนการและวิธีการต่างๆเช่น six sigma, TQM และอื่น ๆ
บริการโทรคมนาคม
การวางแผนและการดำเนินการทดสอบระบบ
ระบบควรได้รับการทดสอบข้อผิดพลาดอย่างสมบูรณ์ก่อนที่จะใช้งานได้เต็มรูปแบบ
แผนการทดสอบควรรวมไว้สำหรับการทดสอบแต่ละครั้ง -
- Purpose
- Definition
- อินพุตทดสอบ
- ข้อกำหนดรายละเอียดของขั้นตอนการทดสอบ
- รายละเอียดของผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ระบบย่อยแต่ละระบบและส่วนประกอบทั้งหมดควรได้รับการทดสอบโดยใช้ขั้นตอนการทดสอบและข้อมูลต่างๆเพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละส่วนประกอบทำงานได้ตามที่ตั้งใจไว้
การทดสอบจะต้องรวมถึงผู้ใช้ระบบเพื่อระบุข้อผิดพลาดและรับข้อเสนอแนะ
การทำงานของระบบ
ก่อนที่ระบบจะทำงานควรดูแลประเด็นต่อไปนี้ -
ความปลอดภัยของข้อมูลสำรองและกู้คืน
การควบคุมระบบ
การทดสอบระบบเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้โดยปราศจากข้อผิดพลาดในทุกสถานการณ์ทางธุรกิจที่คาดหวัง
ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้ควรสามารถให้การประมวลผลตามที่คาดหวัง
ควรรักษาความจุของระบบและเวลาตอบสนองที่คาดไว้
ระบบควรได้รับการบันทึกไว้เป็นอย่างดี ได้แก่
คู่มือผู้ใช้สำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีประสบการณ์
คู่มืออ้างอิงผู้ใช้หรือการดำเนินการสำหรับผู้ใช้ขั้นสูง
คู่มืออ้างอิงระบบที่อธิบายโครงสร้างระบบและสถาปัตยกรรม
เมื่อระบบทำงานได้อย่างสมบูรณ์แล้วควรบำรุงรักษาตลอดอายุการใช้งานเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องหรือปัญหาที่ต้องเผชิญในการใช้งานและอาจมีการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยเพื่อเอาชนะสถานการณ์ดังกล่าว
ปัจจัยสู่ความสำเร็จและความล้มเหลว
โครงการพัฒนา MIS เป็นโครงการที่มีความเสี่ยงสูงและให้ผลตอบแทนสูง ต่อไปนี้สามารถระบุได้ว่าเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับความสำเร็จและความล้มเหลวในการพัฒนาระบบสารสนเทศ -
ควรให้ความสำคัญกับธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงและมีการรับรู้
ผู้บริหารระดับสูงควรเชื่อมั่นอย่างสมบูรณ์สามารถและเต็มใจในระบบดังกล่าว ควรมีผู้อุปถัมภ์หรือผู้สนับสนุนระบบในผู้บริหารระดับสูง
ผู้ใช้ทุกคนรวมถึงผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ ควรเป็นส่วนสำคัญของการพัฒนาการนำไปใช้และการใช้ระบบ
ควรมีการเผยแพร่ต้นแบบการดำเนินงานของระบบโดยเร็วที่สุดเพื่อสร้างความสนใจในหมู่ผู้ใช้
ควรมีเจ้าหน้าที่สนับสนุนที่ดีซึ่งมีทักษะด้านเทคนิคธุรกิจและความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่จำเป็น
ระบบควรเรียบง่ายเข้าใจง่ายโดยไม่ต้องเพิ่มความซับซ้อนมาก เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไม่ใช่การเพิ่มเอนทิตีเว้นแต่จะมีทั้งผู้ใช้และผู้ใช้
ควรใช้งานง่ายและนำทางด้วยเวลาตอบสนองสูง
ขั้นตอนการดำเนินการควรเป็นไปตามเป้าหมายและเวลาที่แน่นอน
ผู้ใช้ทั้งหมดรวมถึงผู้บริหารระดับสูงควรได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสมเพื่อให้พวกเขามีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับเนื้อหาและการทำงานของระบบและสามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่สำหรับกิจกรรมการจัดการต่างๆเช่นการรายงานการจัดงบประมาณการควบคุมการวางแผนการตรวจสอบ เป็นต้น
ต้องสร้างผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์เพื่อให้ผู้จัดการทุกคนใช้
ระบบควรรวมเข้ากับกระบวนการจัดการของการวางแผนการตัดสินใจและการตรวจสอบ