MIS - กระบวนการพัฒนา

ใน MIS ข้อมูลนั้นได้รับการยอมรับว่าเป็นทรัพยากรที่สำคัญเช่นเงินทุนและเวลา หากทรัพยากรนี้ต้องได้รับการจัดการที่ดีทรัพยากรนี้จะเรียกร้องให้ผู้บริหารวางแผนและควบคุมทรัพยากรเพื่อให้ข้อมูลกลายเป็นทรัพยากรที่สำคัญสำหรับระบบ

  • ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจำเป็นต้องมีการวางแผนที่ดี

  • ระบบนี้ควรจัดการกับข้อมูลการจัดการไม่ใช่ด้วยการประมวลผลข้อมูลเพียงอย่างเดียว

  • ควรให้การสนับสนุนสำหรับการวางแผนการจัดการการตัดสินใจและการดำเนินการ

  • ควรให้การสนับสนุนความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของการจัดการธุรกิจ

ความท้าทายที่สำคัญในการดำเนินการ MIS ได้แก่ -

  • ปริมาณเนื้อหาและบริบทของข้อมูล - ข้อมูลและสิ่งที่ควรอธิบาย

  • ลักษณะของการวิเคราะห์และการนำเสนอ - ความเข้าใจข้อมูล

  • ความพร้อมใช้งานของข้อมูล - ความถี่ความร่วมสมัยตามความต้องการหรือกิจวัตรข้อมูลเป็นระยะหรือเป็นครั้งคราวข้อมูลครั้งเดียวหรือซ้ำซากในลักษณะเป็นต้น

  • ความถูกต้องของข้อมูล

  • ความน่าเชื่อถือของข้อมูล

  • ความปลอดภัยและการรับรองความถูกต้องของระบบ

การวางแผนสำหรับ MIS

กระบวนการออกแบบและพัฒนาระบบ MIS ต้องแก้ไขปัญหาต่อไปนี้ให้สำเร็จ -

  • ควรมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างผู้พัฒนาและผู้ใช้ระบบ

  • ควรมีการประสานความเข้าใจในการจัดการกระบวนการและไอทีระหว่างผู้ใช้และผู้พัฒนา

  • ความเข้าใจเกี่ยวกับความต้องการข้อมูลของผู้จัดการจากพื้นที่ทำงานที่แตกต่างกันและรวมความต้องการเหล่านี้ไว้ในระบบรวมเดียว

  • การสร้าง MIS แบบรวมที่ครอบคลุมทั้งองค์กรจะนำไปสู่ระบบที่ประหยัดรวดเร็วและบูรณาการมากขึ้นอย่างไรก็ตามจะเพิ่มความซับซ้อนในการออกแบบมากขึ้น

  • MIS จะต้องมีปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยอื่น ๆ ทั้งหมดในระบบสารสนเทศโดยรวมขององค์กร ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำความเข้าใจและกำหนดข้อกำหนดของ MIS ในบริบทขององค์กร

  • ควรให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไปและการแข่งขันที่เพิ่มมากขึ้น

  • ควรใช้การพัฒนาอย่างรวดเร็วในความสามารถด้านไอทีในรูปแบบที่ดีที่สุด

  • ค่าใช้จ่ายและเวลาในการติดตั้งระบบที่ใช้ไอทีขั้นสูงนั้นสูงดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนบ่อยครั้งและครั้งใหญ่

  • ควรดูแลไม่เพียง แต่ผู้ใช้เช่นผู้จัดการ แต่รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ เช่นพนักงานลูกค้าและซัพพลายเออร์

เมื่อขั้นตอนการวางแผนองค์กรสิ้นสุดลงผู้ออกแบบระบบควรตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ต่อไปนี้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของ MIS -

  • กลยุทธ์การพัฒนา - ตัวอย่าง - ชุดออนไลน์แบบเรียลไทม์

  • กลยุทธ์การพัฒนาระบบ - ผู้ออกแบบเลือกแนวทางในการพัฒนาระบบเช่นข้อปฏิบัติหน้าที่การวิเคราะห์ข้อบัญชี

  • ทรัพยากรสำหรับการพัฒนา - ผู้ออกแบบต้องเลือกทรัพยากร ทรัพยากรสามารถเป็นโองการภายในภายนอกปรับแต่งหรือใช้แพ็คเกจ

  • องค์ประกอบกำลังคน - พนักงานควรมีนักวิเคราะห์และโปรแกรมเมอร์

การวางแผนระบบสารสนเทศโดยพื้นฐานแล้วเกี่ยวข้องกับ -

  • การระบุขั้นตอนของระบบสารสนเทศในองค์กร

  • การระบุการประยุกต์ใช้ IS ขององค์กร

  • วิวัฒนาการของแต่ละแอปพลิเคชันนี้ขึ้นอยู่กับเกณฑ์วิวัฒนาการที่กำหนด

  • การจัดลำดับความสำคัญสำหรับแอปพลิเคชันเหล่านี้

  • การกำหนดสถาปัตยกรรมที่เหมาะสมที่สุดของ IS สำหรับการให้บริการแอปพลิเคชันที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด

ข้อกำหนดของระบบสารสนเทศ

แผนภาพต่อไปนี้แสดงภาพร่างคร่าวๆของกระบวนการวิเคราะห์ความต้องการข้อมูล -

สามารถใช้วิธีการสามวิธีต่อไปนี้เพื่อกำหนดข้อกำหนดในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสำหรับองค์กรใด ๆ -

  • Business Systems Planning (BSP) - วิธีการนี้ได้รับการพัฒนาโดย IBM

    • เป็นการระบุลำดับความสำคัญของ IS ขององค์กรและมุ่งเน้นไปที่วิธีการรักษาข้อมูลในระบบ

    • ใช้สถาปัตยกรรมข้อมูลที่รองรับการใช้งานหลาย ๆ

    • กำหนดคลาสข้อมูลโดยใช้เมทริกซ์ที่แตกต่างกันเพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกระบวนการและข้อกำหนดด้านข้อมูล

  • Critical Success Factor (CSF) - วิธีการนี้ได้รับการพัฒนาโดย John Rockart จาก MIT

    • เป็นการระบุเป้าหมายและกลยุทธ์ทางธุรกิจที่สำคัญของผู้จัดการแต่ละคนรวมทั้งของธุรกิจ

    • จากนั้นจะมองหาปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญที่เป็นรากฐานของเป้าหมายเหล่านี้

    • การวัดประสิทธิผลของ CSF กลายเป็นข้อมูลสำหรับกำหนดข้อกำหนดของระบบสารสนเทศ

  • การวิเคราะห์จุดสิ้นสุด / หมายถึง (E / M) - วิธีการนี้พัฒนาโดย Wetherbe และ Davis จากมหาวิทยาลัยมินนิโซตา

    • กำหนดเกณฑ์ประสิทธิผลสำหรับผลลัพธ์และเกณฑ์ประสิทธิภาพสำหรับกระบวนการที่สร้างผลลัพธ์

    • ในตอนแรกจะระบุผลลัพธ์หรือบริการที่จัดทำโดยกระบวนการทางธุรกิจ

    • จากนั้นจะอธิบายถึงปัจจัยที่ทำให้ผลลัพธ์เหล่านี้มีประสิทธิภาพสำหรับผู้ใช้

    • ในที่สุดก็เลือกข้อมูลที่จำเป็นในการประเมินประสิทธิภาพของผลลัพธ์

การวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศ

การวิเคราะห์และออกแบบระบบเป็นไปตามวงจรชีวิตของการออกแบบระบบ / ซอฟต์แวร์ (SDLC) ทั่วไปตามที่กล่าวไว้ในบทที่แล้ว โดยทั่วไปจะผ่านขั้นตอนต่อไปนี้ -

  • การกำหนดปัญหา
  • การศึกษาความเป็นไปได้
  • การวิเคราะห์ระบบ
  • การออกแบบระบบ
  • การออกแบบระบบโดยละเอียด
  • Implementation
  • Maintenance

ในขั้นตอนการวิเคราะห์มักใช้เทคนิคต่อไปนี้ -

  • แผนภาพกระแสข้อมูล (DFD)
  • การสร้างแบบจำลองลอจิก
  • การสร้างแบบจำลองข้อมูล
  • การพัฒนาแอปพลิเคชันอย่างรวดเร็ว (RAD)
  • การวิเคราะห์เชิงวัตถุ (OOA)

เทคโนโลยีสำหรับระบบสารสนเทศ

ความต้องการเทคโนโลยีสำหรับระบบสารสนเทศแบ่งได้เป็น -

  • Devices

  • ระบบศูนย์ข้อมูล - เป็นสภาพแวดล้อมที่ให้การประมวลผลการจัดเก็บการสร้างเครือข่ายการจัดการและการกระจายข้อมูลภายในองค์กร

  • ซอฟต์แวร์สำหรับองค์กร - เป็นระบบซอฟต์แวร์เช่น ERP, SCM, การจัดการทรัพยากรมนุษย์ ฯลฯ ที่ตอบสนองความต้องการและวัตถุประสงค์ขององค์กร

  • บริการด้านไอที - หมายถึงการดำเนินการและการจัดการบริการไอทีที่มีคุณภาพโดยผู้ให้บริการไอทีผ่านบุคคลกระบวนการและเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยมักจะมีกรอบการปรับปรุงกระบวนการและวิธีการต่างๆเช่น six sigma, TQM และอื่น ๆ

  • บริการโทรคมนาคม

การวางแผนและการดำเนินการทดสอบระบบ

ระบบควรได้รับการทดสอบข้อผิดพลาดอย่างสมบูรณ์ก่อนที่จะใช้งานได้เต็มรูปแบบ

แผนการทดสอบควรรวมไว้สำหรับการทดสอบแต่ละครั้ง -

  • Purpose
  • Definition
  • อินพุตทดสอบ
  • ข้อกำหนดรายละเอียดของขั้นตอนการทดสอบ
  • รายละเอียดของผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ระบบย่อยแต่ละระบบและส่วนประกอบทั้งหมดควรได้รับการทดสอบโดยใช้ขั้นตอนการทดสอบและข้อมูลต่างๆเพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละส่วนประกอบทำงานได้ตามที่ตั้งใจไว้

การทดสอบจะต้องรวมถึงผู้ใช้ระบบเพื่อระบุข้อผิดพลาดและรับข้อเสนอแนะ

การทำงานของระบบ

ก่อนที่ระบบจะทำงานควรดูแลประเด็นต่อไปนี้ -

  • ความปลอดภัยของข้อมูลสำรองและกู้คืน

  • การควบคุมระบบ

  • การทดสอบระบบเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้โดยปราศจากข้อผิดพลาดในทุกสถานการณ์ทางธุรกิจที่คาดหวัง

  • ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้ควรสามารถให้การประมวลผลตามที่คาดหวัง

  • ควรรักษาความจุของระบบและเวลาตอบสนองที่คาดไว้

  • ระบบควรได้รับการบันทึกไว้เป็นอย่างดี ได้แก่

    • คู่มือผู้ใช้สำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีประสบการณ์

    • คู่มืออ้างอิงผู้ใช้หรือการดำเนินการสำหรับผู้ใช้ขั้นสูง

    • คู่มืออ้างอิงระบบที่อธิบายโครงสร้างระบบและสถาปัตยกรรม

เมื่อระบบทำงานได้อย่างสมบูรณ์แล้วควรบำรุงรักษาตลอดอายุการใช้งานเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องหรือปัญหาที่ต้องเผชิญในการใช้งานและอาจมีการปรับเปลี่ยนเล็กน้อยเพื่อเอาชนะสถานการณ์ดังกล่าว

ปัจจัยสู่ความสำเร็จและความล้มเหลว

โครงการพัฒนา MIS เป็นโครงการที่มีความเสี่ยงสูงและให้ผลตอบแทนสูง ต่อไปนี้สามารถระบุได้ว่าเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับความสำเร็จและความล้มเหลวในการพัฒนาระบบสารสนเทศ -

  • ควรให้ความสำคัญกับธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงและมีการรับรู้

  • ผู้บริหารระดับสูงควรเชื่อมั่นอย่างสมบูรณ์สามารถและเต็มใจในระบบดังกล่าว ควรมีผู้อุปถัมภ์หรือผู้สนับสนุนระบบในผู้บริหารระดับสูง

  • ผู้ใช้ทุกคนรวมถึงผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ ควรเป็นส่วนสำคัญของการพัฒนาการนำไปใช้และการใช้ระบบ

  • ควรมีการเผยแพร่ต้นแบบการดำเนินงานของระบบโดยเร็วที่สุดเพื่อสร้างความสนใจในหมู่ผู้ใช้

  • ควรมีเจ้าหน้าที่สนับสนุนที่ดีซึ่งมีทักษะด้านเทคนิคธุรกิจและความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่จำเป็น

  • ระบบควรเรียบง่ายเข้าใจง่ายโดยไม่ต้องเพิ่มความซับซ้อนมาก เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดไม่ใช่การเพิ่มเอนทิตีเว้นแต่จะมีทั้งผู้ใช้และผู้ใช้

  • ควรใช้งานง่ายและนำทางด้วยเวลาตอบสนองสูง

  • ขั้นตอนการดำเนินการควรเป็นไปตามเป้าหมายและเวลาที่แน่นอน

  • ผู้ใช้ทั้งหมดรวมถึงผู้บริหารระดับสูงควรได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสมเพื่อให้พวกเขามีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับเนื้อหาและการทำงานของระบบและสามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่สำหรับกิจกรรมการจัดการต่างๆเช่นการรายงานการจัดงบประมาณการควบคุมการวางแผนการตรวจสอบ เป็นต้น

  • ต้องสร้างผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์เพื่อให้ผู้จัดการทุกคนใช้

  • ระบบควรรวมเข้ากับกระบวนการจัดการของการวางแผนการตัดสินใจและการตรวจสอบ