E-posta Görgü Kuralları

E-posta, pahalı olmayan ancak oldukça etkili bir iş iletişim aracı olarak yaygın şekilde kullanılmaktadır. E-postaların çıktıları nadiren alınır ve elektronik kopyalar kullanılır, çünkü e-postaları arşivlemek ve almak kolaydır. Popülerliğinin nedeni, CEO'dan kapıcıya kadar bir organizasyonda herkesin kullanabileceği erişim kolaylığıdır.

E-postalar, bilgileri iyi sunulmuş, okunması kolay ve profesyonel olarak uygun bir şekilde iletmenin etkili bir yoludur. Pek çok insan, eksikten anlaşılmaz olana kadar değişen standart altı e-postaları iletmek için zaman eksikliğinden bahsediyor.

Çoğu kişi e-postaları kısa mesajla karıştırır veya en azından e-posta yazmaya yaklaşımları öyle olduğunu gösterir. Yazılı konuşma ile e-posta yazma arasındaki farkı tartışalım. Bir metin mesajı görüşmesinde, iki kişi hızlı bir şekilde ileri geri iletişim yoluyla bilgi alışverişinde bulunabilir, ayrıntıları paylaşabilir, düzeltmeler sağlayabilir ve açıklama isteyebilir.

Bununla karşılaştırıldığında, e-postalar işlerine bağlı olarak günde 20 ila 200 e-posta alabilen profesyoneller tarafından okunur. Ne ileri geri konuşmaya girmek isterler ne de ayrıntıları sormak için defalarca zamanları yoktur. Sadece e-postanın içeriğini anlamak, talimatları okumak, bilgileri işlemek, görevi tamamlamak ve gelen kutusunun "okunmamış" bölümünü boşaltmak isterler.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

Mesajınızı planlayın.
Okuyucunun dikkatini çekmek için konu satırını kullanın.
Mesajınızı kısa ve net tutun.
Tüm mesajınızı küçük harfle yazmayın.
Göndermeden önce mesajınızı kontrol edin ve sorumluluk üstlenin.
Kızgınken herhangi bir e-posta göndermeden önce soğuması için birkaç dakikanızı ayırın.
Mesajınızı büyük harflerle yazmayın. Başkentler BAĞIRMA olarak kabul edilir.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

Kişisel, hassas veya gizli bilgileri tartışmalısınız.
Kötü haber vereceksin.
Mesajınız karmaşıktır ve ifadelerde anlam kaybolabilir.
acil bir yanıta ihtiyacınız var.

E-postaların Yasal Riskleri

E-postalar, birçok işyerinde tercih edilen iletişim yöntemidir ve bu, gizli olabilecek pek çok bilgi taşıdıkları anlamına gelir. Birçok şirket, insanları e-postalarını nasıl çerçevelemeleri gerektiği ve kime ne tür e-postalar iletmeleri gerektiği konusunda kapsamlı bir şekilde eğitiyor.

E-postalarda yer alan bilgilerin güvenliği ve gizliliği, hem gönderenin hem de alıcıların ortak sorumluluğundadır. Şirketlerin belgelerini ve içeriklerini korumak için katı kuralları vardır. E-postaların kötüye kullanımını önlemek için en sık izlenen kurallardan bazılarını tartışalım.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

Rahatsız edici içeriğe sahip e-postalar gönderir veya iletirsiniz.
Virüs içeren bir ek gönderiyorsunuz.
Gönderenin e-postasını izinsiz olarak başka bir kişiye iletirsiniz.
Başkalarının e-postalarını taklit etmeye veya başkalarının hesaplarından e-posta göndermeye çalışıyorsunuz.
E-posta gönderirken kimliğinizi alıcılardan gizlemeye çalışıyorsunuz.
Başka bir kişiye ait bir mesajı izinsiz kopyalıyorsunuz.

Resmi Bir E-postanın Öğeleri

Çoğumuz arkadaşlarına gramer hataları içerebilecek gayri resmi e-postalar gönderirken, meslektaşlarımıza yazarken, özellikle bu sefer daha dikkatli ve diplomatik olmamız gerektiğinden iyi bir izlenim bırakmak istediğimizde aynı şey doğru değildir. İşte bir e-postanın doğru biçimiyle ilgili bazı genel ipuçları -

Background- Tüm e-postalar için varsayılan beyaz arka plan kullanılmalıdır. Renkli arka planlar veya kaydırma tasarımları profesyonelce ve dikkat dağıtıcı görünüyor.

Font - Tercih edilen yazı tipleri Times New Roman veya Arial, Yazı tipi boyutu-12'dir.

Font Color - Yazı tipi yalnızca lacivert veya siyah olmalıdır.

Contact Details- İmza alanında isim, atama, e-posta kimliği, iletişim numarası, şirket logosu ve yazışma adresi gibi resmi iletişim bilgileri belirtilmelidir. Kişisel ifadelerden en iyi şekilde kaçınılmalıdır.

First Name and Surname- E-postanın gövdesinde kullanılanlarla aynı yazı tipinde belirtilmelidir, yalnızca iki yazı tipi boyutu daha büyük olmalıdır. İsim için el yazısı yazı tipleri tavsiye edilmez.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

Designation
Department
Şirket Adı ve Adresi
Önemli Nokta ve Posta Kodu
İletişim numarası
E
Şirket telefon numarası
Şirket faks numarası
şirket url'si
Disclaimer

E-posta Örneği