Quản lý Tiền sảnh - Kế toán

Bộ phận kế toán của bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào theo dõi, ghi chép và quản lý các giao dịch tài chính của doanh nghiệp với khách hàng và khách hàng của họ. Bộ phận kế toán trực tiếp xử lý tình hình tài chính và theo dõi hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc đưa ra các quyết định phù hợp sẽ giúp ích cho ban lãnh đạo.

Khi nói đến kinh doanh khách sạn, kế toán là quản lý chi phí và doanh thu. Nó cung cấp một thông tin rõ ràng cho khách do đó tránh bất kỳ bất ngờ khó chịu nào cho khách. Hãy cho chúng tôi biết thêm về phần tài khoản của văn phòng.

Kế toán tiền phòng là gì?

Đó là một quá trình có hệ thống, trong đó nhân viên kế toán bộ phận tiền sảnh xác định, ghi chép, đo lường, phân loại, xác minh, tóm tắt, diễn giải, tổ chức và truyền đạt thông tin tài chính cho một doanh nghiệp khách sạn.

Ở dạng đơn giản nhất, tài khoản văn phòng tương tự như bảng chữ cái tiếng Anh 'Block-T'.

Tên tài khoản
Các khoản phí	Thanh toán

Trong lĩnh vực kế toán văn phòng, các khoản phí được nhập ở bên trái của chữ 'T'. Chúng làm tăng số dư tài khoản. Các khoản thanh toán được nhập ở phía bên phải của chữ 'T'. Chúng làm giảm số dư tài khoản.

Công thức kế toán bộ phận tiền sảnh cơ bản

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

Ở đâu debit tăng số dư chưa thanh toán và credit giảm nó.

Hầu hết các doanh nghiệp khách sạn hiện đại sử dụng hệ thống kế toán tự động.

Mục tiêu của Hệ thống Kế toán Bộ phận Lễ tân

Mục tiêu của hệ thống kế toán là -

Để xử lý các giao dịch giữa khách và khách sạn một cách chính xác.
Để theo dõi các giao dịch trong suốt thời gian lưu trú của khách.
Để theo dõi hạn mức tín dụng của khách.
Để tránh khả năng xảy ra bất kỳ gian lận nào.
Để tổ chức và báo cáo thông tin giao dịch.

Các loại tài khoản

Có những tài khoản điển hình sau đây trong kinh doanh khách sạn giao dịch với khách hàng:

Tài khoản khách
Không phải khách hoặc Tài khoản Thành phố
Tài khoản quản lý

Sự khác biệt giữa tài khoản khách và tài khoản thành phố

Dưới đây là một số điểm khác biệt nổi bật giữa tài khoản khách và tài khoản thành phố -

Tài khoản khách	Tài khoản Thành phố
Nó là hồ sơ của các giao dịch tài chính giữa khách và khách sạn.	Nó là hồ sơ của các giao dịch tài chính giữa những người không phải là khách và khách sạn.
Nó được tạo tại thời điểm đặt trước hoặc đăng ký.	Nó được tạo ra khi khách không thanh toán hoàn toàn hóa đơn tại thời điểm trả phòng.
Nó được duy trì hoàn toàn bởi văn phòng phía trước.	Nó được duy trì bởi phần Tài khoản ở văn phòng.
Nó ghi lại tất cả các giao dịch tài chính của khách từ khi nhận phòng cho đến khi trả phòng.	Nó ghi lại các khoản phí tài chính mà khách chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần tại thời điểm trả phòng từ văn phòng trước đến văn phòng sau.
Tài khoản khách được tổng hợp hàng ngày.	Tài khoản thành phố được tổng hợp hàng tháng.

Tài khoản quản lý

Một số khách sạn cho phép người quản lý giải quyết các thắc mắc hoặc khiếu nại của khách, hoặc bất kỳ khả năng nào đạt được thỏa thuận kinh doanh thông qua một cuộc tương tác ngắn với khách. Ví dụ: nếu khách có một số vấn đề về chính sách khách sạn, người quản lý sẽ gọi khách để tương tác về cà phê hoặc đồ uống và cố gắng giải quyết tương tự. Các chi phí cho sự tương tác này sau đó được ghi lại trên tài khoản quản lý.

Folios và các loại

Folio là một bản sao kê tất cả các giao dịch đã diễn ra trong một tài khoản.

Nhân viên lễ tân ghi lại tất cả các giao dịch giữa khách và khách sạn trên foo. Lá bài được mở với số dư ban đầu bằng không. Số dư trong foo sau đó tăng hoặc giảm tùy thuộc vào các giao dịch. Tại thời điểm trả phòng, số dư trên folio phải trở về 0 khi thanh toán.

Các loại Folios

Có những loại lá chính sau:

Guest - Được giao phụ trách khách lẻ.
Master - Được giao phụ trách nhóm / tổ chức.
Non-guest - Được giao cho khách không cư trú.
Employee - Được giao cho nhân viên khách sạn phụ trách các đặc quyền của quán cà phê.

Bài đăng và các loại

Quá trình ghi lại các mục nhập trên folio được gọi là ‘Posting’của các giao dịch. Có hai loại bài đăng cơ bản -

Credit- Chúng làm giảm số dư chưa thanh toán của khách. Các mục này bao gồm thanh toán toàn bộ hoặc một phần hoặc các điều chỉnh đối với mã thông báo.
Debit- Họ làm tăng số dư chưa thanh toán trong tài khoản của khách. Các bút toán ghi nợ bao gồm các khoản phí nhà hàng, dịch vụ phòng, trung tâm sức khỏe / spa, giặt là, điện thoại và vận chuyển.

Phiếu thưởng và các loại

Chứng từ là bằng chứng tài liệu chi tiết cho một giao dịch. Nó chuyển giao dịch từ nguồn của nó đến văn phòng phía trước. Phiếu quà tặng được sử dụng để thông báo cho văn phòng lễ tân về việc khách đã mua hoặc sử dụng bất kỳ dịch vụ nào tại khách sạn.

Các voucher tiêu biểu sau đây được sử dụng trong khách sạn -

Phiếu thu tiền mặt
Phiếu hoa hồng
Phiếu tính phí
Phiếu tiền mặt không đáng bao nhiêu
Phiếu phụ cấp
Lệnh tính phí khác (MCO)
Phiếu thanh toán (VPO)
Chuyển chứng từ

Dưới đây là một số chứng từ tiêu biểu.

Phiếu tiền mặt không đáng bao nhiêu

Chứng từ thanh toán

Sổ cái và các loại

Sổ cái là một nhóm tài khoản. Có hai sổ cái mà văn phòng phía trước xử lý -

Guest ledger - Tập hợp tất cả các tài khoản của khách hiện đang lưu trú tại khách sạn.
Non-guest ledger - Một tập hợp tất cả các tài khoản khách chưa ổn định, đã khởi hành.

Có hai loại sổ cái khác được sử dụng trong khách sạn. Cả hai loại sổ cái đều được sử dụng bởi bộ phận kế toán văn phòng như đã cho -

Receivable ledger - Nhân viên kế toán văn phòng sau gửi hóa đơn và sao kê cho khách sau khi họ rời đi mà không cần thanh toán hóa đơn và đảm bảo thanh toán cho các dịch vụ được cung cấp.
Payable ledger - Nhân viên thay mặt khách xử lý các khoản tiền đã trả trước cho khách sạn để tiêu dùng hàng hóa và dịch vụ trong tương lai.

Thanh toán tài khoản

Có nhiều vấn đề khác nhau liên quan đến việc giải quyết tài khoản -

Định hướng Thanh toán Tài khoản

By Guest - Khách thanh toán tài khoản của mình bằng tiền mặt / thẻ tín dụng / séc.

By Organization - Tổ chức tất toán tài khoản của khách bằng cách chuyển tiền vào tài khoản của khách sạn.

Phương pháp thanh toán tài khoản

Có các phương pháp thanh toán tài khoản phổ biến sau:

Account Settlement in Local Currency - Khách có thể thanh toán bằng nội tệ mà khoản thanh toán này không bị tính phí chuyển đổi.

Account Settlement in Foreign Currency - Nếu khách muốn thanh toán bằng ngoại tệ, dịch vụ thanh toán qua ngân hàng có mức phí khoảng 3% đến 6% trên tổng số tiền phải trả.

Account Settlement Using Traveler Check - Séc du lịch, séc in sẵn mệnh giá của các loại tiền tệ lớn trên thế giới là một lựa chọn tốt để thanh toán bằng tiền mặt.

Debit Card- Việc sử dụng thẻ từ để thanh toán qua tài khoản là phổ biến nhất hiện nay. Thanh toán bằng thẻ ghi nợ cũng tốt như thanh toán bằng tiền mặt vì số tiền được chuyển ngay lập tức từ tài khoản ngân hàng của khách vào tài khoản ngân hàng của khách sạn.

Trong trường hợp tất toán thẻ tín dụng, nhân viên kế toán gửi chứng từ thu phí đã ký của khách đến công ty thẻ tín dụng; tốt nhất là trong một thời gian xác định. Sau đó, công ty phát hành thẻ tín dụng sẽ thanh toán tài khoản của khách bằng cách chuyển tiền vào tài khoản đó.

Credit Settlement by Organization- Nhiều tổ chức quốc gia, quốc tế, tư nhân hoặc công cộng cử nhân viên hoặc sinh viên của họ tham dự hội thảo, hội thảo hoặc cuộc họp. Các tổ chức này liên kết với khách sạn để thanh toán các hóa đơn tín dụng cho nhân viên của họ. Các tổ chức đặt phòng phụ thuộc vào số lượng đêm phòng (số lượng phòng × số đêm mà người đại diện dự kiến sẽ ở). Điều này thường được gọi là Thanh toán tài khoản bằng Thanh toán Trực tiếp.

Trong direct billing account settlement, nhân viên văn phòng sẽ xác minh thư của khách và chuyển tài khoản của khách sang tài khoản không phải của khách hoặc tài khoản thành phố. Kế toán văn phòng của khách sạn xác minh các khoản tiền của khách và chịu trách nhiệm thu số tiền thanh toán trực tiếp từ cơ quan thanh toán trực tiếp như đại sứ quán, trường đại học hoặc các tổ chức.

Bộ phận kế toán cũng thông báo cho khách rằng nếu cơ quan xuất hóa đơn trực tiếp không thực hiện được hoặc từ chối thanh toán phí thì khách cần quyết toán bằng cách thanh toán tiền từ túi của họ.

Combined Account Settlement- Khách có thể thanh toán tài khoản bằng cách thanh toán một phần tiền mặt và số tiền còn lại bằng tín dụng. Nhân viên văn phòng lễ tân cần chuẩn bị tài liệu hỗ trợ cho hình thức thanh toán như vậy và giao nó cho các tài khoản của bộ phận phụ trách.