Quản lý Lễ tân - Đặt chỗ

Đặt phòng khách sạn là một trong những trách nhiệm quan trọng của bộ phận lễ tân. Một khách tiềm năng liên hệ với khách sạn để biết tình trạng sẵn có của loại chỗ ở mong muốn và bất kỳ dịch vụ liên minh nào mà khách sạn cung cấp. Bộ phận lễ tân cần phản ứng với các câu hỏi của khách.

Đối với khách, đặt trước làm tăng cơ hội có được một thỏa thuận tốt hơn để có chỗ ở đảm bảo khi đến. Đối với khách sạn, đặt phòng có thể giúp quản lý tốt hơn trải nghiệm của khách trong các mùa thông thường cũng như cao điểm. Thủ tục đặt phòng khác nhau tùy thuộc vào quy mô và thương hiệu của khách sạn và hệ thống đặt phòng được sử dụng.

Hãy cho chúng tôi biết chi tiết cách văn phòng lễ tân xử lý các đặt phòng.

Các loại hệ thống đặt phòng khách sạn

Một hệ thống đặt phòng hiệu quả và hiệu quả là điều làm tăng thêm lợi nhuận của khách sạn. Sau đây là các hệ thống đặt chỗ phổ biến nhất -

Hệ thống đặt chỗ của Whitney

Nó được phát triển vào năm 1940 bởi Whitney Paper Corporation từ New York, do đó có tên như vậy. Đây là một hệ thống đặt phòng thủ công thông thường mà các khách sạn thường làm theo trong những ngày trước khi có máy tính ở các khách sạn. Nó chứa các thiết lập sau để đặt trước -

Gửi yêu cầu đặt chỗ ở
Phiếu Whitney ghi tên khách, loại chỗ ở, số lượng và thời gian lưu trú
Phiếu đến tạm thời / vĩnh viễn
Hóa đơn của khách
Thẻ đăng ký khách
Tệp thư tín
Nhật ký phòng ngủ ghi lại công suất hàng ngày của khách với ngày tháng, tên khách, loại phòng và số phòng

Hãy để chúng tôi xem vết trượt của Whitney và cuốn nhật ký trong phòng ngủ trông như thế nào.

Whitney trượt

Tên khách	Ngày đến	Loại phòng	Giá phòng	Ngày khởi hành
Phương thức đặt chỗ		Được đặt trước bởi		Ngày nhận
Cơ quan đặt chỗ nếu có:
Hướng dẫn thanh toán			Ngày xác nhận

Tạp chí phòng ngủ

Ngày: ___________
Tên khách	Số phòng	Chi tiết phòng

Mặc dù hệ thống này tỏ ra hiệu quả, nhưng nó tạo ra rất nhiều thủ tục giấy tờ với phạm vi sai sót không thường xuyên. Những hạn chế đã được khắc phục bởi hệ thống đặt phòng trung tâm.

Hệ thống đặt chỗ trung tâm (CRS)

Đây là một hệ thống đặt chỗ trên máy tính giúp giảm bớt thủ tục giấy tờ và có thể xử lý một cách dễ dàng lượng lớn dữ liệu đặt chỗ.

Trong hệ thống này, vì dữ liệu khách và dữ liệu đặt phòng được lưu trữ trên đĩa lưu trữ của máy tính, nên nó có thể được truy cập theo ý muốn. Nó được lưu trữ dưới dạng một cơ sở dữ liệu tập hợp các bản ghi có thể cho phép tìm kiếm, thêm, xóa hoặc cập nhật bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến khách.

Hệ thống đặt phòng trên máy vi tính không chỉ giúp đặt phòng của khách mà còn giúp dự báo có bao nhiêu phòng có thể được đặt trong khoảng thời gian sắp tới.

Đây là cách CRS thường hoạt động -

Khách của các đại lý bán hàng của khách sạn gọi điện để kiểm tra phòng trống. Nó được chuyển đến các nhân viên đặt trước văn phòng. Nhân viên tìm hiểu chi tiết về yêu cầu và kiểm tra tình trạng sẵn có của chỗ ở mong muốn trong cơ sở dữ liệu. Theo các chính sách và thủ tục đặt phòng, nhân viên đặt phòng sau đó sẽ thông báo hoặc gợi ý cho lễ tân về tình trạng sẵn có của chỗ ở và thực hiện các hành động thích hợp hơn.

Vai trò của Internet trong Đặt chỗ

Internet cũng đã mang lại một động lực trong kinh doanh khách sạn. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý liền mạch các văn phòng của khách sạn đặt tại nhiều nơi và các phòng ban khác nhau của họ.

Các doanh nghiệp khách sạn đang tích cực làm việc trên Internet 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần. Internet đã đơn giản hóa hệ thống đặt chỗ phức tạp. Nó cho phép Hệ thống quản lý khách sạn trực tuyến (OHMS) nhưHotelogixgiúp khách đặt chỗ ở theo ý muốn một cách nhanh chóng và thuận tiện. Khách của khách sạn có thể truy cập biểu đồ tỷ giá, tình trạng sẵn có chỗ ở, thời gian nhận và trả phòng, thông tin chi tiết về nhà hàng, v.v. một cách thuận tiện.

Nguồn đặt trước

Mọi người đi du lịch vì nhiều lý do như cá nhân cũng như vì MICE. Có nhiều nguồn khác nhau mà các yêu cầu đặt chỗ đổ về -

Direct Request from Guests - Những khách tương lai có thể đến khách sạn riêng lẻ để đặt phòng, chủ yếu khi họ là khách lẻ hoặc khách gia đình.
Request from Travel Agent - Họ có thể tiếp cận khách sạn để đặt phòng cho những người đi theo nhóm.
Request from Corporate Agent - Một tổ chức có thể yêu cầu khách sạn đặt chỗ ở cho nhân viên, khách hàng hoặc du khách của họ.
Request from Airlines - Các hãng hàng không có thể dành chỗ ở cho nhân viên làm việc của mình trong thời gian lưu trú định kỳ cũng như trường hợp hủy chuyến bay.
Request from Institutions - Các tổ chức SMERF hoặc NGO khác nhau yêu cầu đặt khách sạn cho những người hoạt động thể thao, các phái đoàn của đại sứ quán, hoặc các nhóm biểu diễn nghệ thuật, nhóm hội thảo và những người đi du lịch đến các địa điểm khác nhau.

Quản lý đặt chỗ

Bước đầu tiên khi đặt chỗ ở là kiểm tra xem loại chỗ ở được yêu cầu có sẵn để bán trong một khoảng thời gian cụ thể hay không. Nó được thực hiện bằng cách kiểm tra bảng dự báo hoặc hệ thống máy tính.

Chấp nhận đặt chỗ ở

Đặt chỗ ở được chấp nhận nếu loại chỗ ở mong muốn có sẵn trong khách sạn để bán. Nếu không có sẵn trong mùa cao điểm hoặc nếu khách đang cần gấp, nhân viên sẽ đề xuất chỗ ở thay thế gần như tương tự bằng cách nêu rõ các tiện nghi và cơ sở của nó.

Đặt phòng được chấp nhận trong các trường hợp sau cùng với tình trạng sẵn có của chỗ ở -

Khách mới đến khách sạn phải không?
Khách có thông tin tốt với khách sạn về việc thanh toán và hành vi không?
Khách có phải là khách VIP không?

Từ chối đặt chỗ ở

Từ chối đặt phòng trực tiếp có nghĩa là mất doanh thu. Nhưng có một số trường hợp nhân viên đặt phòng từ chối đặt chỗ cho khách hoặc đại lý. Nguyên nhân tiềm ẩn của việc từ chối đặt chỗ là -

All accommodations in hotel booked - Trong trường hợp đó, nhân viên đặt phòng từ chối đặt phòng một cách lịch sự và đề nghị một khách sạn khác trong cùng khu vực hoặc bất động sản khác của cùng một chủ sở hữu ở khu vực gần đó.
Requested type of accommodation not available - Trong trường hợp đó, nhân viên đặt phòng đề nghị một chỗ ở thay thế.
Guest/Agent blacklisted- Một số khách hoặc đại lý bị đưa vào danh sách đen do lịch sử thanh toán phí đối với khách sạn. Trong trường hợp này, nhân viên đặt chỗ tìm kiếm lời khuyên của người quản lý đặt chỗ.

Cuối cùng, bộ phận đặt chỗ của bộ phận lễ tân chuẩn bị danh sách các bộ phận đặt chỗ trong ngày và gửi cho bộ phận lễ tân. Danh sách này cũng chứa các thông tin quan trọng như khách là mới hay khách ở lại, sở thích của khách về vị trí phòng hoặc kiểu trang trí. Các phòng sau đó được chuẩn bị bởi dọn phòng.

Hủy đặt chỗ ở

Đây là một sự kiện khác khi khách sạn mất hoạt động kinh doanh với khách. Mặc dù thực tế là thất thu rõ ràng, nhân viên lễ tân phải phản ứng với nó một cách lịch sự và nhã nhặn. Nhân viên cũng cần thông báo mọi khoản phí hủy mà khách phải trả khi hủy đặt phòng. Việc hủy được thực hiện theo các bước sau:

Tìm hiểu chi tiết về khách và chỗ ở đã đặt trước tương ứng.
Xác minh chi phí hủy bỏ, nếu có.
Thông báo cho khách về chi phí hủy bỏ.
Đang hủy đặt chỗ trong hệ thống.
Cập nhật hệ thống về tình trạng phòng trống.
Xác nhận với khách về việc hủy bỏ.

Tạo Báo cáo Đặt chỗ

Báo cáo đặt chỗ được tạo nhằm mục đích giúp ban quản lý tìm ra xu hướng và đưa ra dự báo về hoạt động kinh doanh.

Các báo cáo thường thuộc các loại sau:

Báo cáo công suất
Báo cáo đến đặc biệt
Báo cáo dự báo doanh thu
Báo cáo lượt đi