Thứ hạng và Trách nhiệm

Hãy để chúng tôi thảo luận về một số cấp bậc nổi bật trong bộ phận văn phòng và trách nhiệm tương ứng của họ -

Quản lý đặt chỗ

Trong ngữ cảnh khách sạn, thuật ngữ đặt phòng được sử dụng để đặt chỗ ở cụ thể trong khách sạn của khách trong một khoảng thời gian. Bộ phận đặt phòng không giao dịch trực tiếp với khách.

Một số nhiệm vụ quan trọng mà người quản lý đặt phòng chịu trách nhiệm là:

Có kiến thức về hệ thống đặt phòng.
Cung cấp và cập nhật thông tin về các tour du lịch, giá cả và hành trình.
Xem xét đặt phòng khách sạn hàng ngày.
Chuẩn bị dự báo công suất thuê.
Cập nhật giá đại lý du lịch trong hệ thống.
Xử lý thư từ với các công ty du lịch bên ngoài.
Phân bổ công việc hàng ngày cho nhân viên đặt phòng.
Đảm bảo giao dịch đặc biệt với khách lặp lại, khách VIP hoặc nhóm khách.
Đào tạo đội ngũ nhân viên dưới quyền.

Giám đốc lễ tân

Sau đây là một số vai trò và trách nhiệm nổi bật của người quản lý lễ tân -

Giải quyết việc đến và đi của khách.
Đón khách, hộ tống vào phòng, tiễn khách.
Đảm bảo chào hỏi chuyên nghiệp của khách hàng, khách đến thăm và khách.
Phối hợp với bộ phận housekeeping dọn phòng.
Điền phiếu đăng ký cho khách có chỗ ở đã đặt trước hoặc giúp khách điền vào.
Sắp xếp món quà bất ngờ cho khách vào những ngày đặc biệt của họ.
Đào tạo nhân viên lễ tân.
Xử lý đánh giá và khen thưởng thành tích của nhân viên.
Rà soát các tiêu chuẩn hiện hành về các thủ tục và dịch vụ văn phòng, đồng thời thực hiện các thông lệ mới nếu được yêu cầu.
Đảm bảo và Lên lịch cho nhân viên lễ tân văn phòng.
Quản lý các chức năng và sự kiện VIP diễn ra trong khách sạn.
Nâng cấp phần mềm nếu được yêu cầu.
Cập nhật cơ sở dữ liệu sao lưu thường xuyên.

Quản lý dịch vụ khách

Trách nhiệm của người quản lý dịch vụ khách bao gồm:

Xử lý thư từ của khách, thư từ và chuyển phát nhanh.
Đảm bảo thông điệp của khách được gửi đến đúng thời điểm.
Đào tạo các nhân viên phục vụ khách như nhân viên hướng dẫn, nhân viên trực chuông, nhân viên giữ xe và khuân vác.
Lưu giữ phiếu gợi ý phục vụ khách và các khiếu nại của khách.
Lập lịch và thẩm định nhân viên phục vụ khách.
Đảm bảo đội ngũ nhân viên cung cấp dịch vụ chính xác và kịp thời.

Người quản lý kiểm tra ban đêm

Người quản lý này làm việc vào ban đêm. Các trách nhiệm điển hình của người quản lý kiểm toán ban đêm là & mnus;

Đăng các khoản phí lưu trú, thuế và các dịch vụ phải trả khác như nhà hàng, phí Internet vào tài khoản của từng khách một cách chính xác.
Nhận nhiệm vụ trực ca đêm.
Giải quyết tài khoản khách nếu được yêu cầu.
Ủy quyền an ninh của khách sạn trong ca đêm.

Quản lý thông tin liên lạc

Người quản lý truyền thông có trách nhiệm -

Kiểm tra tất cả các phương tiện liên lạc như tổng đài, fax, internet trong khách sạn.
Đào tạo và lên lịch cho các nhà điều hành điện thoại trong trường hợp khách sạn lớn.
Đảm bảo chuyển fax ngay cho khách nếu có nhu cầu.
Thẩm định các nhà khai thác điện thoại.
Thay đổi hệ thống thông tin liên lạc sang công nghệ mới nhất để dễ sử dụng.

Bộ phận Lễ tân - Phẩm chất và Năng lực của Nhân viên

Là một bộ phận của ngành dịch vụ, nhân viên lễ tân cần có những phẩm chất và năng lực sau. Các nhân viên văn phòng lễ tân được yêu cầu -

Hiểu vai trò và trách nhiệm tương ứng của họ trong khách sạn và văn phòng lễ tân như một hoạt động.
Trang bị cho mình những phép lịch sự và cách cư xử cơ bản.
Có tính cách dễ chịu, lịch sự, hòa nhã.
Mặc đồng phục sạch sẽ và gọn gàng với cùng phụ kiện và giày dép.
Ứng xử với tính chuyên nghiệp, thái độ tích cực và bản chất hợp tác.
Sở hữu kỹ năng giao tiếp phi thường.
Hãy là một người chơi trong đội.
Có khả năng xử lý tình huống lắt léo.