Hệ thống thông tin

Kinh doanh khách sạn thuộc loại hình cần cung cấp vô số các dịch vụ cho khách như ăn, ở, vận chuyển, dịch vụ giải trí, v.v. Vì văn phòng lễ tân đóng góp phần lớn trong việc điều phối các dịch vụ mà khách yêu cầu, nên nó cần một hệ thống có thể giúp nhân viên lễ tân bán dịch vụ và theo dõi chúng một cách liền mạch và đồng thời.

Hệ thống thông tin văn phòng chủ yếu bao gồm hệ thống quản lý tài sản. Hãy cùng chúng tôi xem, PMS là gì và nó hữu ích như thế nào để xử lý trơn tru các chức năng quản lý khách sạn.

Hệ thống quản lý tài sản là gì?

Hệ thống quản lý tài sản (PMS) là một hệ thống phần mềm được sử dụng để xử lý các mục tiêu cơ bản của tất cả các bộ phận trong kinh doanh khách sạn và phối hợp các chức năng giữa chúng để đạt được kết quả kinh doanh tối ưu.

Tại sao PMS là Bắt buộc?

Cần có PMS cho nhân viên khách sạn vì những lý do sau:

Nó tích hợp tất cả các hoạt động quan trọng của khách sạn trên một nền tảng.
Nó cung cấp thông tin thời gian thực về chỗ ở, đặt chỗ, nhà hàng, spa, quán bar và về mọi bộ phận làm việc của khách sạn.
Nó cung cấp thông tin chính xác cao, hữu ích cho việc quản lý để lập kế hoạch các mục tiêu mới và xử lý các khoản đầu tư theo cách tốt hơn.
Nó nâng cao hiệu quả của nhân viên văn phòng và từ đó tối đa hóa hiệu suất kinh doanh của khách sạn.
Nó đơn giản hóa việc mất thời gian hoặc các hoạt động phức tạp khác được thực hiện thủ công.
Nó hoạt động vì sự thuận tiện của nhân viên khách sạn, cơ quan quản lý, cũng như khách.

Các loại PMS

Có hai loại PMS cơ bản -

Local PMS - Chúng có các yêu cầu kỹ thuật lớn như máy trạm, Máy tính / máy trạm, Máy chủ dữ liệu, Máy chủ đầu cuối, Hệ điều hành, Card mạng và Hệ thống sao lưu có thể tháo rời.
Cloud-based PMS - Họ chủ yếu cần máy tính / máy trạm và kết nối Internet.

Sự khác biệt giữa PMS cục bộ và dựa trên đám mây

	PMS cục bộ	PMS dựa trên đám mây
Phát hành PMS	Chủ sở hữu cần mua phần cứng và phần mềm PMS.	Chủ sở hữu cần đăng ký từ nhà cung cấp PMS.
Yêu cầu kết nối Internet	Không	Có, kết nối tốc độ cao đáng tin cậy là bắt buộc.
Hệ thống và Quyền truy cập	Phần mềm PMS và dữ liệu nằm trên một máy chủ có nhiều thiết bị đầu cuối được kết nối với nhau. PMS được truy cập từ một chương trình được cài đặt trên mỗi thiết bị đầu cuối.	Phần mềm và dữ liệu PMS nằm trên một máy chủ dùng chung tại trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp PMS. Người dùng truy cập hệ thống thông qua trình duyệt Web từ mọi nơi, mọi lúc.
Yêu cầu chuyên môn CNTT tại chỗ	Đúng	Không
Ưu điểm	Không dựa vào kết nối Internet. Giảm lo ngại về bảo mật dữ liệu trực tuyến. Chức năng mạnh mẽ cho lượng lớn dữ liệu.	Ít chi phí phần cứng hoặc CNTT. Không có trách nhiệm kỹ thuật và bảo mật dữ liệu về chủ sở hữu. Giá cả đăng ký phải chăng. Thiết lập đơn giản, nhanh chóng. Dễ dàng truy cập từ mọi nơi, mọi lúc. Sao lưu dữ liệu tự động. Đặt chỗ trên Web tích hợp. Nâng cấp hệ thống miễn phí. Có thể mở rộng và thích ứng.
Nhược điểm	Yêu cầu phần cứng phức tạp và đắt tiền. Không thể kết nối từ các khu vực xa xôi. Tốn kém và phức tạp để bảo trì và nâng cấp. Tốn thời gian, cài đặt và đào tạo phần mềm. Chi phí bổ sung và phần cứng cần thiết để bật các tính năng dựa trên web Trách nhiệm bảo mật hệ thống và dữ liệu là vấn đề đau đầu của chủ sở hữu. Cần có kiến thức chuyên môn về CNTT tại chỗ.	Không phù hợp với các tài sản không có kết nối Internet đáng tin cậy. Mối quan tâm cao về bảo mật trực tuyến.
Đánh dấu trên Dòng thời gian	Đó là một giải pháp truyền thống.	Đó là một giải pháp đương đại.
Định giá	Cả chi đầu tư và chi hoạt động; đối với phần cứng, phần mềm và các bản cập nhật của nó cũng như phí của chuyên gia CNTT.	Chi phí hoạt động để gia hạn thuê bao.

Hệ thống quản lý tài sản phổ biến

Một số PMS phổ biến: Autoclerk, Skyware MSICloud, CloudPM, eZee Frontdesk, Hotelogix, Hetello, Hoteliga, OpenHotel, OPERA PMS, là một vài trong số đó.

Các tùy chọn phần mềm phổ biến trong PMS

PMS chăm sóc từng bộ phận trong khách sạn. Đây là những tính năng thường có sẵn trong PMS -

Các tính năng PMS cho Lễ tân

Reservation
Registration
Tình trạng chỗ ở
Tài khoản khách và không phải khách
Xử lý tiền mặt
Kiểm toán ban đêm
Reports

PMS cho Bán hàng và Tiếp thị

Cơ sở dữ liệu khách để phân khúc thị trường
Lịch sử khách
Quản lý lợi nhuận
Thông tin đại lý du lịch với tư cách là khách hàng
Báo cáo cho các mục tiêu
Đánh giá hiệu suất bằng phân tích so sánh

PMS cho công việc dọn phòng

Mất và tìm thấy
Tình trạng chỗ ở
Phí giặt là

PMS cho Thực phẩm và Đồ uống

Bán hàng qua POS
Vật tư tồn kho
Báo cáo bán hàng định kỳ
Công thức nấu ăn tiêu chuẩn

PMS cho Phòng HRM

Hồ sơ cá nhân của nhân viên liên quan đến ca làm việc, sự có mặt và đánh giá.

PMS cho tài khoản

Các khoản phải trả và phải thu
Payroll
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo lãi / lỗ

PMS cho giao tiếp

Các bản ghi cuộc gọi đi và đến với ngày, giờ, địa điểm, thời lượng và cước phí.

Mối quan tâm trong việc lựa chọn PMS thích hợp

Các mối quan tâm sau đây được xem xét khi lựa chọn một PMS thích hợp:

Mối quan tâm về tài sản và miền kinh doanh

Quy mô của tài sản: Số lượng chỗ ở
Số vị trí
Số lượng nhân viên
Chính sách dịch vụ tài sản
Ngân sách cho các nguồn lực kỹ thuật và đào tạo
Tăng trưởng gần nhất trong tương lai

Mối quan tâm về miền PMS

Thiết kế thân thiện với người dùng hỗ trợ điều hướng trực quan thông qua thứ tự hợp lý của các tác vụ.
Đào tạo chuyên môn và khoảng thời gian cần thiết để đào tạo nhân viên.
Sự hiện diện trực tuyến của khách sạn.
Chức năng hướng đến khách.
Scalability.