Đăng ký khách

Đăng ký của khách không có gì khác ngoài việc ghi lại thông tin của khách cho các mục đích chính thức. Tại thời điểm đặt phòng, nhân viên lễ tân yêu cầu khách nhập thông tin cá nhân của họ trên GRC.

Hoạt động đăng ký là bắt buộc đối với cả hai; khách có chỗ ở đã đặt trước cũng như khách đến. Trong khi đăng ký, khách được yêu cầu nhập các thông tin quan trọng trên GRC như tên khách, số điện thoại liên lạc, mục đích lưu trú tại khách sạn cũng như các chi tiết về hộ chiếu và thị thực trong trường hợp khách nước ngoài. Nhân viên lễ tân có trách nhiệm không tiết lộ thông tin của khách cho những người không có thẩm quyền.

Hãy để chúng tôi tìm hiểu thêm về đăng ký.

Thủ tục đăng ký trước

Thủ tục này liên quan đến việc các khách tiềm năng hỏi về sự sẵn có của loại chỗ ở mong muốn. Việc đăng ký cũng có thể được tiến hành trước khi đến. Nó có thể được thực hiện thông qua cuộc trò chuyện điện thoại trong trường hợp khách thường xuyên, khách VIP hoặc khách nhóm.

Trong trường hợp khách mới đến, không có đăng ký trước vì không có sự tương tác trước giữa khách và khách sạn. Hoạt động đăng ký trước đẩy nhanh quá trình đăng ký thực tế trong đó chỗ ở mong muốn được đánh dấu là đã đặt trước.

Xác minh danh tính của khách

Kể từ vụ tấn công khủng bố ngày 11/9, các khách sạn bắt buộc phải xác minh danh tính của khách. Nhân viên xác minh danh tính của khách trước bằng cách lịch sự hỏi tên của khách. Nhân viên sau đó yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh như giấy phép lái xe hoặc chứng minh thư hợp lệ của một tổ chức nổi tiếng nơi khách đang làm việc. Nếu khách đến từ nước ngoài, nhân viên yêu cầu khách xuất trình hộ chiếu. Nhân viên được phép đặt bất kỳ câu hỏi xác minh nào một cách lịch sự.

Bản sao y hộ chiếu hoặc thẻ căn cước được thực hiện để xác minh danh tính của khách và để chuẩn bị cơ sở dữ liệu về khách.

Thẻ đăng ký Dạng điển hình

Sau đây là định dạng điển hình của thẻ đăng ký -

Registration Card
		Date:
		Reservation Number:
Hotel Name:
Hotel Address:
Contact Number:		Email: Fax:
Guest Name:
Address:
Mobile Number:		Landline Number:
Organization:
Arrived from:
Passport Details:		Visa Details:
Ngày phát hành:		Ngày phát hành:
Ngày hết hạn:		Ngày hết hạn:
Nơi phát hành:		Nơi phát hành:
		Loại thị thực:
Payment Option: Cash Card Cheque
Card Type: Visa Master Other
Card Details: Số thẻ: Ngày hết hạn:
Hotel Policies:
Guest SignatureFront Office Signature

Tạo hồ sơ đăng ký

Khi khách đến khách sạn, nhân viên lễ tân bàn giao GRC để khách điền thông tin. Trường hợp khách VIP, nhân viên nhập thông tin trên thẻ và nhận chữ ký của khách.

Sau đó, nhân viên tạo hồ sơ đăng ký của khách, ký hiệu, đính kèm bản sao y hộ chiếu hoặc các chứng minh thư khác và lưu bộ hồ sơ này vào hồ sơ lịch sử của khách. Hồ sơ đặt phòng của khách được tạo thành hồ sơ đăng ký trong hệ thống phần mềm.

Thiết lập phương thức thanh toán

Khách có thể thanh toán trước hoặc tại thời điểm trả phòng. Những người đã trả trước được đưa vào danh sách Trả trước (PIA). Có nhiều phương thức thanh toán khác nhau, trong đó phương thức mà khách thích được ghi lại tại thời điểm đăng ký. Các phương thức thanh toán sau có sẵn -

Thanh toán tiền mặt (bao gồm chuyển tiền, séc du lịch).
Thanh toán bằng thẻ tín dụng / thẻ ghi nợ (chỉ được chấp nhận nếu thẻ chưa hết hạn).
Thanh toán bằng séc (trong trường hợp séc quá ngày không được chấp nhận).
Thanh toán trực tiếp.
Thanh toán đặc biệt như thẻ quà tặng và phiếu mua hàng.
Khách cần chọn một trong các tùy chọn thanh toán tại thời điểm đăng ký.

Chỉ định chỗ ở

Nhân viên văn phòng chỉ giao chỗ ở cho khách khi đăng ký xong. Nhân viên ghi lại số chỗ ở vào PMS và mô tả ngắn gọn về các thuộc tính tích cực của nó.

Nhân viên đặt phòng cũng thông báo cho người gác chuông để lấy hành lý của khách.

Cấp chìa khóa phòng hoặc mã ra vào

Sau khi chỗ ở được chỉ định, nhân viên lễ tân sẽ đưa chìa khóa hoặc mã khóa máy tính bí mật để truy cập vào chỗ ở.

Thông lệ chung là không nói to bất cứ điều gì về số phòng hoặc chìa khóa máy tính trong khi đưa cho khách. Sau đó, nhân viên phục vụ sẽ hỗ trợ khách mang hành lý đến chỗ ở và giải thích các đặc điểm của chỗ ở. Sau đó, người phục vụ đưa chìa khóa cho khách, chào quý khách ở lại tốt nhất và rời khỏi chỗ ở bằng cách đóng cửa.

Xử lý các yêu cầu đặc biệt

Nếu khách không hài lòng với chỗ ở vì bất kỳ lý do không thỏa đáng hoặc khó chịu nào, nhân viên phục vụ có thể thông báo điều này với nhân viên lễ tân. Ngoài ra, nếu khách có yêu cầu đặc biệt như nôi cho em bé hoặc túi nước nóng hoặc bộ dụng cụ cạo râu và tương tự, nhân viên lễ tân có nghĩa vụ thực hiện yêu cầu đúng giờ.