Quản lý bộ phận lễ tân - Kiểm toán ban đêm

Auditing không là gì ngoài việc tiến hành financial inspectionCủa tổ chức. Đối với kinh doanh khách sạn, việc quản lý tài chính bắt đầu từ văn phòng chính. Việc đăng tải chính xác các giao dịch trên các foos của khách bắt đầu từ văn phòng trước, sau đó được chuyển đến bộ phận kế toán tại văn phòng. Các tài khoản của khách được kiểm tra đối chiếu hàng ngày trong quá trình kiểm toán.

Các chuyên gia khuyến nghị đội ngũ quản lý khách sạn xem xét các báo cáo kiểm toán ban đêm hàng ngày để có cái nhìn sâu sắc về tình hình hoạt động và tài chính của khách sạn.

Hãy để chúng tôi xem kiểm toán ban đêm là gì và chi tiết về tương tự.

Kiểm toán ban đêm là gì?

Đó là quá trình kiểm toán, nơi kiểm toán viên đêm xem xét tất cả các hoạt động tài chính của khách sạn đã diễn ra trong một ngày.

Quá trình đánh giá trong ngày thường được tiến hành vào cuối ngày trong đêm hôm sau, do đó có tên là 'Đánh giá ban đêm'. Nó có thể được thực hiện theo phương pháp thông thường là sử dụng giấy tờ, biên lai, chứng từ, phiếu giảm giá và tệp. Nhưng việc thực hiện kiểm toán bằng các hệ thống PMS hiện đại rất dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.

Các hoạt động cơ bản trong kiểm tra ban đêm

Đánh giá viên ban đêm thực hiện các bước sau trong hoạt động đánh giá ban đêm:

Đăng chỗ ở và biểu thuế
Tích lũy các khoản thanh toán và phí dịch vụ khách
Quyết toán các hoạt động tài chính của các bộ phận khác nhau
Xử lý các khoản phải thu
Chạy số dư dùng thử trong ngày
Chuẩn bị báo cáo kiểm toán ban đêm

Nhu cầu kiểm tra ban đêm

Mục tiêu của kiểm toán ban đêm là để đánh giá các hoạt động tài chính của khách sạn. Kiểm toán ban đêm không chỉ xem xét tài khoản của khách bằng cách kiểm tra tín dụng và ghi nợ mà còn theo dõi hạn mức tín dụng của khách và thống kê doanh số bán hàng dự kiến và thực tế từ các bộ phận khác nhau. Kiểm toán ban đêm xem xét dòng tiền hàng ngày vào và ra khỏi tài khoản của khách sạn.

Kiểm toán ban đêm có ý nghĩa lớn trong hoạt động kinh doanh khách sạn. Cơ quan quản lý đề cập đến báo cáo kiểm toán ban đêm để hoạch định các mục tiêu trong tương lai và kiểm soát chi phí. Các nhà quản lý có thể phản ứng ngay lập tức về thông tin thu được.

Trách nhiệm của Kiểm toán viên Ban đêm

Ngoài các hoạt động kiểm toán cơ bản được liệt kê ở trên, kiểm toán viên ban đêm thực hiện các trách nhiệm sau:

Tiếp quản ca trước.
Nhận phòng hoặc trả phòng cho khách sau 11h00 đêm.
Đang đăng ký nha khách.
Phân bổ chỗ ở cho khách mới nhận phòng.
Giải quyết các giao dịch trong tài khoản khách mới tạo.
Xác minh foos của khách.
Đang xác minh báo cáo tình trạng phòng.
Cân đối tất cả các thủ tục giấy tờ với các tài khoản trong PMS.
Còn lại chịu trách nhiệm về an ninh của cơ sở.
Xử lý chìa khóa phòng nghỉ của khách.
Sao lưu các báo cáo PMS đã tạo.
Chuẩn bị danh sách khách dự kiến đến cho ngày hôm sau.
Đóng các hoạt động tài chính trong một ngày.
Bắt đầu các hoạt động tài chính cho ngày hôm sau.
Nhận và ghi sổ tiền gửi ngân hàng.

Các loại báo cáo kiểm tra ban đêm

Ngày nay, PMS giúp các kiểm toán viên ban đêm rất nhiều trong việc kiểm toán và tạo ra các báo cáo chính xác. Dưới đây là một số báo cáo điển hình được tạo trong quá trình kiểm tra ban đêm -

Night Audit Accommodation Report- Nó cung cấp một ảnh chụp nhanh về những ngày có chỗ ở, những ngày có chỗ ở, nhận phòng, trả phòng, vắng mặt và hủy phòng. Báo cáo này có thể hiển thị thêm chi tiết cho bất kỳ mục nào được liệt kê ở trên.
Night Audit Counter Report - Nó cung cấp thông tin chi tiết về nhận và rút tiền mặt và thẻ tín dụng.
Night Audit Revenue Report- Nó cung cấp thông tin về doanh thu chỗ ở, doanh thu hủy phòng và vắng mặt, và các doanh thu POS khác. Doanh thu được tạo ra thông qua các cơ quan và tổ chức khác nhau như đại lý du lịch, tổ chức công ty, đặt phòng qua internet. vv, cũng được liệt kê trong báo cáo này.
Night Audit Tax Report - Chứa tất cả thông tin thuế về doanh thu đặt phòng và các khoản thu khác từ POS như VAT, thuế xa xỉ và thuế dịch vụ.
Cashier’s report- Đây là danh sách chi tiết về hoạt động thu ngân của dòng tiền vào và ra, thẻ tín dụng và tổng số PMS. Báo cáo của thủ quỹ là một phần rất quan trọng trong hệ thống kiểm soát tài chính của một khách sạn. Người quản lý văn phòng phía trước xem xét cuộc kiểm toán ban đêm và tìm kiếm bất kỳ sự khác biệt nào giữa số tiền thực nhận được và tổng số PMS.
Manager’s Report- Đó là danh sách thống kê về công suất của ngày hôm trước. Nó bao gồm thông tin chi tiết về chỗ ở có sẵn, chỗ ở có người ở, chỗ ở đã bán và bỏ trống, giá phòng, số lượng khách trong khách sạn, số lượng người vắng mặt, v.v.
General Manager’s Report- Mỗi bộ phận trong khách sạn phải gửi báo cáo doanh thu hàng ngày cho bộ phận lễ tân. Sử dụng thông tin của họ, một báo cáo tổng thể của bộ phận được tạo ra để đánh giá của tổng giám đốc. Tổng Giám đốc xác định các bộ phận tạo ra lợi nhuận và đánh giá sự thành công của việc bán hàng và tiếp thị.
High Balance Report - Đây là báo cáo chi tiết về những khách đã vượt quá hạn mức tín dụng mà ban lãnh đạo khách sạn đề ra.
Ledger Balance Summary Report - Nó hiển thị số dư đầu kỳ và cuối kỳ cho Sổ cái Tiền gửi Ứng trước, Sổ Cái của Khách và Sổ Cái của Thành phố.
Room Rate Audit Report - Nó liệt kê tất cả các mức giá được áp dụng cho từng khách và sự khác biệt so với mức giá với mã giá định trước.

Cân bằng báo cáo ban đêm

Dưới đây là một số công thức được sử dụng để cân bằng kiểm tra ban đêm -

Công thức Cân đối Tiền gửi Ngân hàng

Công thức cân bằng tiền gửi ngân hàng là:

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

Công thức Cân bằng Sổ cái Khách

Công thức để cân bằng sổ cái của khách là:

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

Công thức Cân bằng Sổ cái Thành phố

Công thức để cân bằng sổ cái thành phố là:

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R