Thực thể và Hồ sơ
Bây giờ chúng ta đã có tổng quan về chức năng của tất cả các mô-đun CRM, chúng ta hãy tìm hiểu và hiểu về các thực thể và biểu mẫu trong CRM.
Thực thể là gì?
Một thực thể được sử dụng để lập mô hình và quản lý dữ liệu kinh doanh trong CRM. Danh bạ, Trường hợp, Tài khoản, Khách hàng tiềm năng, Cơ hội, Hoạt động, v.v. là tất cả các thực thể lưu giữ hồ sơ dữ liệu. Về mặt khái niệm, một thực thể CRM tương đương với một bảng cơ sở dữ liệu. Ví dụ: thực thể Danh bạ sẽ giữ hồ sơ Liên hệ, thực thể Trường hợp sẽ giữ hồ sơ Trường hợp, v.v.
Bạn có thể có cả hai: thực thể ngoài hộp (theo mặc định với CRM) và thực thể tùy chỉnh (bạn có thể tạo bằng tùy chỉnh). Ví dụ: giả sử rằng bạn đang duy trì dữ liệu của những cuốn sách mà khách hàng của bạn đã đọc. Đối với điều này, bạn sẽ lưu trữ dữ liệu khách hàng bằng thực thể Danh bạ bên ngoài nhưng bạn sẽ lưu trữ dữ liệu sách ở đâu? Bạn không có bất kỳ thực thể nào có thể lưu trữ dữ liệu cho sách. Trong các tình huống như vậy, bạn sẽ tạo một thực thể tùy chỉnh mới có tên là Sách và liên hệ thực thể này với thực thể Danh bạ hiện có.
Đối với hướng dẫn này, chúng ta hãy lấy một ví dụ về việc lưu trữ người sử dụng lao động và nhân viên trong CRM. Xem xét ví dụ này, ngoài hộp, CRM cung cấpContactthực thể mà bạn có thể lưu trữ lý tưởng tất cả nhân viên của mình. Nó cũng cung cấp mộtAccountthực thể trong đó bạn có thể lưu trữ tất cả các nhà tuyển dụng của mình. Nhưng vì lợi ích của việc học các thực thể, chúng tôi sẽ tạo một thực thể tùy chỉnh mới được gọi làEmployer (và không sử dụng thực thể Tài khoản hiện có).
Tạo một thực thể mới
Step 1 - Nhấp vào nút dải băng trên cùng, sau đó là SettingsLựa chọn. Nhấp chuộtCustomizations từ phần Tùy chỉnh (Tham khảo ảnh chụp màn hình sau).
Step 2 - Bây giờ hãy nhấp vào Tùy chỉnh tùy chọn Hệ thống.
Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Giải pháp Mặc định. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về Giải pháp CRM trong các chương tiếp theo nhưng hiện tại bạn sẽ sử dụng Giải pháp CRM mặc định.
Step 3 - Mở rộng tùy chọn Thực thể từ bảng điều khiển bên trái.
Step 4 - Bây giờ nhấp vào Mới → Thực thể.
Step 5- Trong Biểu mẫu thực thể, nhập Tên hiển thị là Nhà tuyển dụng và Tên số nhiều là Nhà tuyển dụng. Trong phần 'Các khu vực hiển thị thực thể này', hãy chọn Bán hàng, Dịch vụ và Tiếp thị. Việc kiểm tra các tùy chọn này sẽ hiển thị thực thể mới được tạo trong các tab Bán hàng, Dịch vụ và Tiếp thị của CRM.
Step 6- Nhấp vào biểu tượng Lưu và Đóng. Điều này sẽ tạo ra một thực thể mới trong cơ sở dữ liệu CRM đằng sau hậu trường.
Step 7 - Trong cửa sổ cha Giải pháp Mặc định, bạn sẽ thấy thực thể Nhà tuyển dụng mới được tạo.
Step 8- Nhấp vào tùy chọn Xuất bản Tất cả Tùy chỉnh từ thanh ribbon trên cùng. Điều này sẽ xuất bản (hay còn gọi là cam kết) tất cả những thay đổi mà chúng tôi đã làm cho đến bây giờ. Bạn có thể đóng cửa sổ này bằng cách nhấp vào Lưu và Đóng.
Tạo hồ sơ
CRM là tất cả về quản lý dữ liệu có giá trị trong hệ thống của bạn. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo, mở, đọc và xóa các bản ghi trong CRM. Chúng tôi sẽ tiếp tục với pháp nhân nhà tuyển dụng mà chúng tôi đã tạo trong chương trước.
Step 1 - Điều hướng đến lưới hồ sơ thực thể Nhà tuyển dụng qua Hiển thị khu vực làm việc → Bán hàng → Tiện ích mở rộng → Nhà tuyển dụng.
Step 2 - Nhấp vào biểu tượng Mới.
Thao tác này sẽ mở biểu mẫu nhà tuyển dụng mới mặc định. Bạn có thể thấy rằng chỉ có một tên trường có thể chỉnh sửa trong biểu mẫu mặc định này. Nhập Nhà tuyển dụng 1 vào trường Tên. Nhấp vào Lưu và đóng.
Step 3 - Trong Active Employers xem, bạn có thể xem hồ sơ nhà tuyển dụng mới được tạo.
Truy cập hồ sơ
Để truy cập các bản ghi đã được tạo trong CRM, hãy chuyển đến trang thực thể đó. Trong trường hợp của chúng tôi, hãy điều hướng đến Hiển thị khu vực làm việc → Bán hàng → Tiện ích mở rộng → Nhà tuyển dụng. Bạn sẽ thấy danh sách các bản ghi hiện diện ở đó trong lưới. Nhấp vào bất kỳ hồ sơ Nhà tuyển dụng nào để truy cập nó.
Cập nhật hồ sơ
Khi bạn đã mở hồ sơ, bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ chi tiết nào trên biểu mẫu. Theo mặc định, CRM 2015 đi kèm với tùy chọn tự động lưu để lưu bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với biểu mẫu 30 giây sau khi thay đổi. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Ctrl + S.
Trong trường hợp bạn muốn tắt tính năng tự động lưu, hãy vào Cài đặt → Quản trị → Cài đặt hệ thống → Bật tự động lưu cho tất cả các biểu mẫu và chọn Không.
Xóa hồ sơ
Step 1 - Chọn một hoặc nhiều bản ghi mà bạn muốn xóa và nhấp vào Delete cái nút.
Step 2 - Xác nhận việc xóa các bản ghi bằng cách nhấp vào Delete.
Phần kết luận
Như đã thấy trong ví dụ trên, biểu mẫu Nhà tuyển dụng mặc định chỉ có một trường. Tuy nhiên, trong các tình huống thực tế, bạn sẽ có nhiều trường tùy chỉnh trên một biểu mẫu. Ví dụ: nếu bạn xem một bản ghi Liên hệ mẫu (là một thực thể CRM ngoài hộp), nó sẽ có nhiều trường để lưu thông tin liên hệ như Họ tên, Email, Điện thoại, Địa chỉ, Trường hợp, v.v.
Trong các chương tiếp theo, bạn sẽ học cách chỉnh sửa biểu mẫu mặc định này và thêm các loại trường khác nhau trên đó.