Quy trình quy trình làm việc
Quy trình làm việc trong CRM cho phép bạn tự động hóa các quy trình kinh doanh đơn giản và phức tạp trong CRM. Bạn có thể tạo quy trình công việc bằng cách sử dụng các chức năng sẵn có của CRM hoặc viết quy trình công việc tùy chỉnh với mã .NET để triển khai các quy trình công việc phức tạp. Các quy trình dòng công việc chạy trong nền hoặc trong thời gian thực và có thể tùy chọn yêu cầu người dùng nhập.
Quy trình làm việc có thể được kích hoạt dựa trên các điều kiện cụ thể hoặc thậm chí có thể được người dùng bắt đầu theo cách thủ công. Trong nội bộ, quy trình công việc CRM được triển khai bằng Windows Workflow Foundation. Trong chương này, chúng ta sẽ học về cấu hình quy trình làm việc.
Cấu hình quy trình làm việc có các phần chính sau (theo trình tự):
- Định cấu hình thực thể mà dòng công việc sẽ chạy
- Định cấu hình quy trình làm việc sẽ chạy đồng bộ hay không đồng bộ
- Định cấu hình thông báo (sự kiện) mà dòng công việc sẽ chạy
- Định cấu hình phạm vi mà dòng công việc sẽ chạy
- Định cấu hình các giai đoạn và các bước (hành động) của quy trình làm việc
Quy trình làm việc đồng bộ / không đồng bộ
Khi bạn tạo dòng công việc, bạn sẽ thấy tùy chọn Chạy dòng công việc này trong nền (được khuyến nghị) xác định xem dòng công việc sẽ chạy trong thời gian thực (đồng bộ) hay trong nền (không đồng bộ).
Nói chung, cách tiếp cận được đề xuất là chạy các quy trình làm việc trong nền vì chúng sử dụng tài nguyên hệ thống khi có sẵn. Tuy nhiên, bạn luôn có thể chuyển ngược lại từ quy trình làm việc thời gian thực sang quy trình làm việc nền và ngược lại.
Thông báo quy trình làm việc
Quy trình làm việc có thể được đăng ký vào các sự kiện cụ thể như sau:
- Khi một bản ghi được tạo
- Khi trạng thái bản ghi thay đổi
- Khi một bản ghi được chỉ định
- Khi giá trị trường bản ghi thay đổi
- Khi một bản ghi bị xóa
Phạm vi quy trình làm việc
Dòng công việc cho phép bạn thiết lập phạm vi mà dòng công việc sẽ chạy. Sau đây là các phạm vi quy trình làm việc được hỗ trợ:
| User | Dòng công việc sẽ chỉ chạy trên các bản ghi được sở hữu bởi cùng một người dùng với người dùng dòng công việc. |
| Business Unit | Dòng công việc sẽ chạy trên các bản ghi do người dùng của đơn vị kinh doanh sở hữu giống như người dùng dòng công việc. |
| Parent Child Business Units | Dòng công việc sẽ chạy trên các bản ghi do người dùng của đơn vị kinh doanh sở hữu giống như người dùng dòng công việc cũng như bất kỳ đơn vị kinh doanh con nào. |
| Organization | Quy trình làm việc sẽ chạy trên các bản ghi thuộc sở hữu của bất kỳ người dùng nào trong CRM. |
Các bước quy trình làm việc
Quy trình làm việc trong CRM là sự kết hợp của một loạt các bước mà quy trình làm việc sẽ tuân theo. Bạn thậm chí có thể chia các bước này theo các giai đoạn hợp lý. Các bước sau được quy trình làm việc CRM hỗ trợ:
| Conditional Steps |
|
||||||||||||||
| Wait Steps |
|
||||||||||||||
| Action Steps |
|
Ví dụ về quy trình làm việc
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ tạo một quy trình làm việc đơn giản chạy trong nền để gán bất kỳ bản ghi Liên hệ mới được tạo nào cho một người dùng cụ thể và sau đó gửi email chào mừng đến khách hàng.
Step 1 - Vào Cài đặt → Quy trình.
Step 2 - Nhấp vào Mới.
Step 3 - Trong cửa sổ CreateProcess, nhập các chi tiết sau:
Process Name - Quy trình làm việc của khách hàng mới (Đây có thể là bất kỳ tên nào bạn muốn)
Category - Quy trình làm việc
Entity - Liên hệ (Đây sẽ là thực thể mà bạn đang tạo quy trình làm việc. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là Liên hệ)
Run this workflow in the background (recommended)- Chọn tùy chọn này vì chúng tôi đang tạo một quy trình làm việc không đồng bộ trong nền. Cuối cùng, bấm OK.
Step 4 - Trong Cửa sổ Quy trình Mới, nhập các chi tiết sau:
Activate As - Quy trình
Scope - Người dùng
Start when - Bản ghi được tạo
Nhấp chuột Add Step → Gán Bản ghi.
Step 5- Bạn sẽ thấy một bước mới được thêm vào quy trình làm việc. Trong bước này, chúng tôi sẽ chỉ định người dùng mà tất cả các liên hệ đã tạo sẽ được chỉ định. Nhập tên của bước làAssign Record to Team. Tùy chọn Gán sẽ được mặc định là thực thể mà chúng tôi đang tạo dòng công việc (Liên hệ trong trường hợp của chúng tôi). Nhấp vào biểu tượng Tra cứu.
Step 6- Trong cửa sổ Tra cứu, chọn bất kỳ người dùng nào bạn muốn. Bạn thậm chí có thể chọn một nhóm cụ thể mà bạn muốn chỉ định hồ sơ cho họ. Nhấp vào Thêm.
Step 7- Thêm một bước khác bằng cách nhấp vào Thêm bước → Gửi Email. Trong bước này, chúng tôi sẽ cấu hình gửi email cho khách hàng.
Step 8- Một bước mới sẽ được thêm vào. Nhập tên của nó là Gửi email cho khách hàng. Nhấp vào Đặt thuộc tính.
Step 9 - Trong cửa sổ tiếp theo để cấu hình email, hãy thực hiện các thao tác sau−
From- Nhấp vào Từ trường. Trên bảng bên phải, chọn Sở hữu Người dùng và Người dùng. Nhấp vào Thêm → OK.
To- Bấm Đến trường. Trên bảng bên phải, chọn Liên hệ và Liên hệ. Nhấp vào Thêm → OK.
Subject - Nhập Chủ đề có liên quan.
Body - Nhập nội dung Body có liên quan.
Step 10 - Nhấp vào Lưu và sau đó Kích hoạt.
Step 11 - Trong cửa sổ bật lên Xác nhận Kích hoạt Quy trình sau đó, hãy nhấp vào Kích hoạt.
Step 12- Chuyển đến tab Danh bạ và tạo một số liên lạc mới. Ngay sau khi bạn tạo liên hệ mới bằng cách lưu bản ghi, bạn sẽ thấy trường Chủ sở hữu được đặt cho người dùng mà bạn đã định cấu hình trong quy trình làm việc. Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào tab Hoạt động, bạn sẽ thấy một hoạt động email đang được tạo cho liên hệ này. Điều này xác nhận rằng dòng công việc đã chạy thành công.
Quy trình làm việc so với Plugin
Cả hai quy trình và plugin đều có thể được sử dụng để mở rộng và tự động hóa các chức năng của CRM. Trong nhiều trường hợp, cả hai cách tiếp cận có thể được sử dụng thay thế cho nhau. Ví dụ: nếu bạn có một yêu cầu đơn giản là gửi email cho khách hàng của mình, bạn có thể thực hiện việc đó thông qua plugin hoặc quy trình làm việc.
Vì vậy, làm thế nào để bạn chọn giữa việc tạo quy trình làm việc và plugin? Danh sách sau đây cố gắng giải thích tương tự -
Mặc dù cả plugin và quy trình công việc đều có thể được sử dụng để chạy logic đồng bộ cũng như không đồng bộ, nhưng plugin thường được ưu tiên cho logic đồng bộ, trong khi quy trình làm việc cho logic không đồng bộ.
Nói chung, để triển khai logic nghiệp vụ phức tạp, các plugin được ưu tiên hơn các quy trình làm việc. Quy trình làm việc được ưu tiên khi bạn muốn đạt được các chức năng tương đối dễ dàng hơn (chẳng hạn như gửi email, chỉ định người dùng, v.v.)
Các plugin cần được phát triển bằng mã hóa, trong khi quy trình công việc có thể được định cấu hình trực tiếp bởi người dùng doanh nghiệp mà không cần bất kỳ kiến thức nào về quy trình công việc.
Quy trình làm việc có thể chạy theo yêu cầu. Do đó, nếu có các yêu cầu mà người dùng muốn chạy một số logic theo cách thủ công, quy trình công việc sẽ là lựa chọn tốt hơn.
Từ tác động đến hiệu suất, các plugin đồng bộ mang lại hiệu suất (và thông lượng) tốt hơn so với quy trình làm việc thời gian thực trong các tình huống có tần suất yêu cầu cao hơn.
Phần kết luận
Chương này đã giới thiệu cho chúng ta một trong những chức năng rất quan trọng của CRM - Quy trình làm việc. Đầu tiên, chúng tôi đã hiểu quy trình đồng bộ / không đồng bộ hóa, thông báo, phạm vi, các bước và cuối cùng xem xét một ví dụ trực tiếp về việc tạo và chạy quy trình làm việc. Cuối cùng, chúng tôi đã thấy sự khác biệt giữa quy trình làm việc và plugin.