Hình dạng danh sách được sử dụng trong sơ đồ
Visio được tích hợp các công cụ kiểm tra và kiểm kê mạnh mẽ giúp xem xét nhanh các thành phần khác nhau của sơ đồ. Bạn có thể trích xuất thông tin như số lượng của từng hình dạng được sử dụng trong sơ đồ, thuộc tính của các hình dạng, văn bản trên các hình dạng, v.v. dưới dạng bảng có thể giúp bạn nhanh chóng xem lại và đảm bảo rằng tài liệu theo đúng thông số kỹ thuật đã quy định. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ trích xuất một báo cáo mẫu hiển thị tên của các hình dạng được sử dụng và số lượng của chúng.
Để kiểm kê tài liệu, hãy chuyển đến tab Xem lại trên Ruy-băng và trong phần Báo cáo, bấm vào Báo cáo Hình dạng.
Nó sẽ mở hộp thoại Báo cáo. Bạn có thể tạo định nghĩa báo cáo mới bằng cách nhấp vào Mới ... hoặc sửa đổi kiểu báo cáo hiện có bằng cách nhấp vào Sửa đổi…
Sau khi chọn các tính năng cần thiết của báo cáo, hãy nhấp vào Chạy… để bắt đầu tạo báo cáo.
Sau khi báo cáo được biên dịch, hộp thoại Chạy Báo cáo sẽ mở ra, cho phép chọn định dạng của báo cáo. Nói chung, bạn nên xuất báo cáo dưới dạng tệp Excel để cho phép sắp xếp các trường dữ liệu dễ dàng hơn nhưng bạn cũng có thể chọn xuất dưới dạng HTML, XML hoặc hình Visio. Chọn Bản sao của định nghĩa báo cáo trong phần Lưu báo cáo với để lưu một bản sao của báo cáo trong tài liệu và nhấp vào OK.
Visio tạo một bảng báo cáo chi tiết các tính năng chúng tôi đã chọn. Trong trường hợp này, tên của hình dạng và số lượng. Nếu bạn đã chọn lưu báo cáo dưới dạng tệp Excel ở bước trước, việc bấm vào báo cáo sẽ mở ra một cửa sổ Excel trong Visio, nơi bạn có thể làm việc với nội dung của báo cáo.