Microsoft Visio - Sử dụng Trình hướng dẫn Biểu đồ Tổ chức
Mặc dù bạn có thể tạo biểu đồ tổ chức theo cách thủ công bằng cách sử dụng các hình dạng khác nhau trong ngăn Hình dạng, Visio cũng cung cấp một cách tự động để nhập thông tin về tổ chức của bạn từ một nguồn bên ngoài. Trong chương này, chúng ta sẽ xem xét việc nhập dữ liệu từ thông tin trong bảng tính Excel.
Tạo thông tin trong bảng tính Excel
Tạo bảng tính Excel hoặc sử dụng bảng tính hiện có có chứa một số thông tin quan trọng trong hàng tiêu đề để tạo biểu đồ tổ chức. Thông tin quan trọng bao gồm Nhân viên, Chức danh, Người quản lý và Phòng ban. Các trường Nhân viên và Người quản lý là bắt buộc và các trường khác là tùy chọn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể bao gồm một trường được gọi là Master_Shape, cho biết hình dạng chính xác sẽ được sử dụng cho một nhân viên cụ thể. Lưu ý rằng tên, trường Master_Shape cần được sử dụng như đối với Visio để chỉ định một hình dạng cụ thể cho nhân viên.
Khởi động Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức
Có hai cách để khởi động trình hướng dẫn Sơ đồ tổ chức. Phương pháp đầu tiên liên quan đến việc sử dụng Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức từ phần Mẫu trong menu Mới.
Phương pháp khác là sử dụng lệnh Nhập trong phần Dữ liệu Tổ chức từ tab Biểu đồ tổ chức trong Ruy-băng, nếu bạn đã tạo biểu đồ tổ chức.
Phương pháp thứ hai được khuyến nghị nếu bạn cần định dạng nền để chuyển sang tất cả các trang trong biểu đồ tổ chức. Phương pháp đầu tiên tạo tất cả các trang được yêu cầu, nhưng bạn cần phải định dạng riêng từng trang, điều này có thể trở nên tẻ nhạt nếu tổ chức của bạn lớn.
Dù bằng cách nào, Trình hướng dẫn sơ đồ tổ chức sẽ xuất hiện trong đó bạn có thể chỉ định các tính năng của biểu đồ tổ chức của mình.
Sử dụng Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức
Màn hình đầu tiên của Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức cung cấp tùy chọn chọn thông tin hiện có từ tệp hoặc nhập thông tin theo cách thủ công. Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn đầu tiên. Nhấp vào Tiếp theo để chuyển sang màn hình tiếp theo trong trình hướng dẫn.
Trong màn hình sau, bạn có thể chọn nguồn lưu trữ thông tin tổ chức. Đó có thể là một vị trí trên Máy chủ Microsoft Exchange, văn bản cục bộ, tệp CSV hoặc Excel hoặc nguồn dữ liệu tuân thủ ODBC. Chọn tùy chọn thứ hai và nhấp vào Tiếp theo.
Bây giờ, hãy nhập vị trí hoặc đường dẫn đến tệp Excel và nhấp vào Tiếp theo.
Trong màn hình này, trong danh sách thả xuống trường Tên, hãy chọn trường trong bảng tính Excel có chứa tên của nhân viên. Trong menu thả xuống trường Báo cáo tới, hãy chọn trường trong bảng tính Excel biểu thị trình quản lý báo cáo. Nếu tên và họ nằm trong các trường khác nhau, hãy chỉ định trường chứa tên của nhân viên trong menu thả xuống Tên.
Visio sẽ kết hợp các trường tên và tên để tạo ra tên đầy đủ của nhân viên. Nhấn Next để tiếp tục.
Hộp Cột Tệp Dữ liệu liệt kê tất cả các trường dữ liệu có trong tiêu đề của tệp Excel. Bạn có thể chọn các trường mà bạn cần được hiển thị trong phần Trường được Hiển thị bằng cách chọn các trường bắt buộc và sau đó nhấp vào Thêm. Nhấp vào Tiếp theo, khi các trường mong muốn được thêm vào.
Trong màn hình tiếp theo, bạn có thể chọn các trường mà dữ liệu hình dạng sẽ dựa vào. Các trường dữ liệu hình dạng sẽ tương tự như các trường đã chọn ở bước trước nên trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể để như vậy. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ trường bổ sung nào nếu cần.
Trong màn hình sau, bạn có thể chọn bao gồm ảnh của các nhân viên. Nếu bạn đã gắn nhãn các ảnh có cùng định dạng với tên nhân viên, bạn có thể trỏ đến vị trí của thư mục chứa ảnh của tất cả các nhân viên. Hoặc bạn có thể chỉ cần chọn không bao gồm bất kỳ hình ảnh nào.
Trong màn hình này, bạn có thể chọn số lượng thông tin tổ chức có thể được hiển thị trên một trang, nếu có nhiều nhân viên trên nhiều trang. Bạn cũng có thể chọn cho phép Visio tự động ngắt biểu đồ tổ chức trên các trang. Đảm bảo rằng các hình dạng nhân viên Siêu liên kết trên các trang và Đồng bộ hóa hình dạng nhân viên trên các trang được chọn. Nhấp vào Kết thúc để cuối cùng tạo biểu đồ tổ chức.
Sau khi nhấp vào Kết thúc, Visio sẽ bắt đầu xử lý thông tin từ bảng tính Excel và tạo biểu đồ tổ chức dựa trên các tham số được chỉ định trong trình hướng dẫn. Bạn sẽ thấy chỉ báo tiến trình hiển thị trạng thái của quá trình tạo.