Microsoft Visio - Hướng dẫn nhanh

Computer diagramminglà quá trình tạo sơ đồ có thể mở rộng trên PC có thể được sử dụng trong các ứng dụng khác nhau như thiết kế bố trí, sơ đồ tổ chức, lịch trình, sơ đồ tầng và thậm chí cả giao diện người dùng phần mềm nguyên mẫu. Sơ đồ được tạo ra từ các hình dạng, đồ vật và giấy nến, khi được kết hợp với nhau một cách chính xác, có thể giúp đưa ra nhiều thông tin hữu ích.

Việc lập sơ đồ máy tính hiện đại dựa vào việc sử dụng các hình dạng dựa trên vector thay vì các hình dạng raster. Các hình dạng raster hoặc bitmap không chia tỷ lệ tốt, và độ phân giải và chất lượng của chúng sẽ giảm đi sau mỗi lần chỉnh sửa. Tuy nhiên, các hình dạng vectơ là biểu diễn toán học của một hình dạng và do đó tỷ lệ tốt. Hình dạng vectơ không bị ảnh hưởng bởi các chỉnh sửa và thích hợp nhất để sử dụng khi yêu cầu các phép đo chính xác.

Sơ đồ máy tính có thể là tác phẩm nghệ thuật dựa trên hình dạng hoặc phác thảo phức tạp hơn thường thấy trong các chương trình CAD (Máy tính hỗ trợ thiết kế). CAD chứa nhiều thông tin hơn như vật liệu, quy trình và các quy ước cụ thể của sơ đồ. Tác phẩm nghệ thuật dựa trên hình dạng thường được sử dụng hơn để mô tả thông tin kỹ thuật ít hơn.

Phần mềm sơ đồ phổ biến

Microsoft Visio là phần mềm sơ đồ phổ biến nhất, tuy nhiên, có những lựa chọn thay thế thường tốt và trong một số trường hợp, miễn phí. Đối với các yêu cầu sơ đồ đơn giản, các công cụ sau sẽ hoạt động tốt.

Gliffy

Gliffy là một công cụ vẽ sơ đồ trực tuyến phổ biến. Gliffy hỗ trợ sơ đồ tầng, sơ đồ venn, lưu đồ, sơ đồ mạng, v.v. và tương thích với hầu hết các trình duyệt web hiện đại. Gliffy có thể nhập tài liệu Microsoft Visio và tích hợp với Google Drive để cho phép lưu tài liệu trên đám mây và cộng tác dễ dàng.

Có nhiều chủ đề và mẫu để lựa chọn, làm cho Gliffy trở thành một lựa chọn thay thế trực tuyến vững chắc cho Visio. Gliffy có thể được sử dụng thoải mái cho tối đa 5 sơ đồ hoặc kích thước tệp 2 MB. Có các gói hàng tháng có thể được mua tùy thuộc vào số lượng sơ đồ cần thiết.

yEd

yEd là một công cụ lập sơ đồ miễn phí mã nguồn mở chạy trên hầu hết mọi nền tảng hỗ trợ Java. Nó có thể nhập các tài liệu Visio và làm việc với các sơ đồ rất phức tạp như các con đường sinh học.

yEd có các bố cục tự động và hỗ trợ cho hầu hết các tiêu chuẩn đồ họa khiến nó trở thành một lựa chọn thay thế khả thi cho Visio cho bất kỳ ai muốn tạo sơ đồ miễn phí. Ngoài ra còn có một phiên bản trực tuyến được gọi là yEd Live hoạt động trong bất kỳ trình duyệt web tương thích HTML5 hiện đại nào.

CADE

CADE hoạt động tốt cho các sơ đồ mạng và như một trình chỉnh sửa đồ họa vector 2D cho Windows. CADE được tải xuống miễn phí và hỗ trợ hầu hết các chức năng cơ bản của Visio. Nó được tối ưu hóa cho các bản vẽ CAD lớn và cho phép cộng tác và chia sẻ dễ dàng. CADE có thể được xuất sang các định dạng phổ biến như EMF, JPG, PDF và XAML. Có rất nhiều sơ đồ mẫu và mẫu để giúp bạn bắt đầu.

OmniGraffle

Visio không khả dụng cho Mac OS và OmniGraffle là giải pháp thay thế cao cấp duy nhất cho người dùng Mac. OmniGraffle là một phần mềm lập sơ đồ toàn diện có thể tạo ra các thiết kế trực quan hấp dẫn với giá rẻ hơn đáng kể so với Visio. Nó hỗ trợ nhập tài liệu Visio và xuất sang nhiều định dạng phổ biến bao gồm SVG. Có nhiều tùy chọn cho giấy nến, vải bạt, mẫu và các đối tượng cho phép dễ dàng tạo sơ đồ khung dây, cây cối, sơ đồ mặt bằng và hơn thế nữa.

Phiên bản mới nhất hỗ trợ tập lệnh trong AppleScript hoặc JavaScript để tự động hóa hầu hết mọi khía cạnh của phần mềm. Nó cũng hỗ trợ Touch Bar trên MacBook mới nhất. Phiên bản Tiêu chuẩn của OmniGraffle được bán lẻ với giá 99,99 đô la, trong khi phiên bản Pro được bán lẻ với giá 199,99 đô la.

Giới thiệu về Microsoft Visio

Microsoft Visio là một trong những phần mềm sơ đồ phổ biến nhất cho phép lập sơ đồ, trực quan hóa dữ liệu và mô hình hóa quy trình trong một giao diện quen thuộc. Visio đi kèm với một loạt các mẫu và hình dạng dựng sẵn cho phép tạo hầu như mọi sơ đồ có độ phức tạp bất kỳ. Visio cũng cho phép người dùng xác định hình dạng của riêng họ và nhập chúng vào bản vẽ.

Visio đã trở thành một phần mềm cấp doanh nghiệp nhiều hơn vì người dùng gia đình hiếm khi cần sử dụng các chức năng sơ đồ nâng cao trong Visio. Tuy nhiên, nhiều người dùng gia đình đang mua phiên bản Tiêu chuẩn của Visio để hình dung rõ hơn các sơ đồ đơn giản như cây gia đình hoặc sơ đồ bố trí tầng.

Visio sở hữu thành công trong doanh nghiệp do tích hợp chặt chẽ với các sản phẩm Microsoft Office khác như Word, Excel và Access. Dữ liệu có thể được nhập trực tiếp từ các phần mềm này và chuyển đổi thành các sơ đồ có ý nghĩa, thay đổi theo thời gian thực phù hợp với dữ liệu. Ví dụ, một bảng tính Excel có thể có thông tin về dòng điện chạy qua một đường dây điện. Visio có thể được sử dụng để biểu diễn điều này theo sơ đồ và bất cứ khi nào dữ liệu Excel được cập nhật, điều này cũng sẽ được phản ánh trong biểu đồ Visio.

Các phiên bản Visio mới hơn từ Visio 2013 trở đi hỗ trợ định dạng .vsdx cho phép nén nâng cao và nhiều tính năng khác so với định dạng .vsd cũ hơn được hỗ trợ bởi Visio 2010 và các phiên bản trước đó. Visio có thể được mua độc lập với hai phiên bản - phiên bản Tiêu chuẩn, được bán lẻ với giá 299 đô la và phiên bản Chuyên nghiệp, được bán lẻ với giá 589,99 đô la. Bạn cũng có thể mua phiên bản Visio mới nhất như một phần của đăng ký Office 365 với quyền truy cập vào trình xem Visio trực tuyến. Nhận Visio như một phần của Office 365 là lựa chọn tốt nhất để luôn cập nhật các tính năng và cải tiến mới nhất.

MS Visio - Tính năng mới

Visio là một phần của bộ Office 365, được cập nhật liên tục trong năm. Nếu bạn có đăng ký Office 365 đủ điều kiện, bạn có quyền tự động cập nhật thường xuyên. Tuy nhiên, người dùng mua các phiên bản độc lập của Visio thì không nhận được các bản cập nhật tính năng và phải nâng cấp riêng lên phiên bản cao hơn khi được phát hành.

Bản cập nhật gần đây nhất của Visio 2016 Professional (phiên bản Office 365) có các tính năng mới sau:

Trình hiển thị dữ liệu

Data Visualizer giúp tự động tạo sơ đồ quy trình từ dữ liệu Excel. Mẫu Excel được tạo sẵn hoặc tùy chỉnh có chứa thông tin phù hợp với sơ đồ có thể được nhập trực tiếp vào Visio bằng Trình hiển thị dữ liệu và chuyển đổi thành sơ đồ Visio. Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tệp Excel gốc cũng phản ánh trong biểu đồ Visio.

Trực quan hóa cấu trúc cơ sở dữ liệu từ dữ liệu nguồn

Phiên bản mới nhất của Visio cho phép thiết kế ngược cơ sở dữ liệu để tạo ra hình ảnh trực quan của cơ sở dữ liệu. Visio có thể kết nối với nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau như MySQL, SQL Server, Oracle, v.v. và có thể cập nhật sơ đồ đồng bộ với những thay đổi trong cơ sở dữ liệu.

Mẫu cho sơ đồ cụ thể của ngành

Bản cập nhật mới nhất cho Visio dành cho Office 365 đi kèm với nhiều mẫu tiêu chuẩn mới phục vụ cho các ngành như quy trình kinh doanh, phát triển phần mềm, CNTT và giáo dục. Các mẫu này được cung cấp bởi cả Microsoft và các bên thứ ba khác để mở rộng khả năng của Visio 2016.

Visio Online và Visio trên iPad

Sơ đồ Visio được lưu trữ trên SharePoint hoặc OneDrive cho doanh nghiệp hiện có thể được mở để xem xét trong bất kỳ trình duyệt web hiện đại nào có Visio Online khả dụng với Office 365 hoặc trong ứng dụng Visio Viewer miễn phí cho iPad.

Trong chương này, chúng ta sẽ tìm hiểu về giao diện người dùng trong Visio. Điều quan trọng là phải hiểu đúng giao diện người dùng để tận dụng tối đa công cụ này.

Màn hình bắt đầu

Giao diện người dùng của Visio tương tự như giao diện của các chương trình khác trong bộ Office. Bạn sẽ được chào đón bằng trang Bắt đầu liệt kê một số tài liệu gần đây bạn đã mở cùng với các mẫu nổi bật để tạo các loại sơ đồ phổ biến.

Bạn cũng có thể tìm kiếm các mẫu trên trang web của Microsoft ngay từ màn hình Bắt đầu.

Góc trên cùng bên phải hiển thị tài khoản Microsoft mà bạn được kết nối, nếu bạn là người đăng ký Office 365.

Ngoài các mẫu nổi bật, bạn cũng có thể nhấp vào Mẫu để duyệt qua các danh mục mẫu.

Giao diện tài liệu

Nhấp vào bất kỳ mẫu nào ở trên sẽ mở tài liệu mẫu.

Giao diện tài liệu của Visio tương tự như các chương trình Office khác như Word hoặc Excel. Ở trên cùng, bạn có thanh công cụ Quick Access, chứa các lệnh phổ biến, chẳng hạn như Lưu, Hoàn tác và Làm lại. Điều này có thể được tùy chỉnh khi cần thiết.

Bên dưới thanh công cụ Quick Access là thanh Office Ribbon quen thuộc. Tab Trang đầu liệt kê các lệnh phổ biến để làm việc với tài liệu. Chúng tôi sẽ tìm hiểu thêm về các tab khác khi chúng tôi tiếp tục.

Trên ngăn bên trái, có Hình dạng, liệt kê các hình dạng phổ biến phù hợp với mẫu. Để chèn một hình dạng, chỉ cần nhấp và kéo hình dạng đó vào canvas. Có rất nhiều hình dạng có sẵn trong Visio và chúng ta sẽ quen thuộc hơn với chúng khi tiếp tục.

Tất nhiên, bạn cũng có thể tìm kiếm thêm hình dạng, nếu cần trực tuyến, bằng cách sử dụng công cụ tìm kiếm tích hợp sẵn.

Khi bạn đặt các hình dạng lên canvas, bạn sẽ thấy các hướng dẫn giúp bạn căn chỉnh các hình dạng tương ứng với các đối tượng đã có trên canvas. Bạn cũng có một cái thước ở trên cùng và bên trái của canvas. Điều này mang lại cảm giác phối cảnh và cho phép bạn tạo các sơ đồ được căn chỉnh hoàn hảo.

Hình dạng trong Visio về cơ bản là đồ họa vector và như vậy, bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ kích thước nếu cần mà không làm giảm chất lượng. Bạn cũng có ý tưởng về các kích thước tương đối của tất cả các hình dạng khác (được biểu thị bằng mũi tên màu xanh lá cây) khi bạn cố gắng thay đổi kích thước của bất kỳ hình dạng nào.

Để mở tệp trong Visio, hãy chuyển đến menu Tệp, mở chế độ xem hậu trường và nhấp vào Mở. CácRecent cho phép bạn truy cập trực tiếp vào các bản vẽ gần đây mà bạn đã mở hoặc lưu.

Dựa trên thiết lập của bạn, menu Mở liệt kê một số vị trí tệp mà bạn có thể duyệt các bản vẽ Visio. Bấm Thêm địa điểm để thêm vị trí Office 365 SharePoint hoặc OneDrive để truy cập nhanh. Ngoài ra, nhấp vào Duyệt qua và chọn bản vẽ Visio từ thư mục cục bộ hoặc mạng. Tệp Visio có phần mở rộng.vsdx.

Khi bạn mở bản vẽ Visio, bạn sẽ thấy rằng giao diện người dùng thay đổi theo bản vẽ.

Trong ví dụ sau, chúng tôi đã mở một biểu đồ tổ chức và bạn có thể quan sát thấy rằng các giấy nến hình dạng tương ứng với biểu đồ tổ chức hiện có sẵn trong ngăn Hình dạng. Trong trường hợp của tệp này, bạn cũng sẽ nhận thấy tab Biểu đồ tổ chức trong Ruy-băng cung cấp cho bạn các tùy chọn bổ sung để làm việc với các hình dạng trong biểu đồ và cũng cho phép liên kết các hình dạng với dữ liệu từ các nguồn bên ngoài như Excel.

Bạn có thể điều chỉnh khoảng cách giữa các hình dạng riêng lẻ và cũng có thể thay đổi chiều cao và chiều rộng của tất cả các hình dạng bằng một cú nhấp chuột.

Bạn có thể tùy chỉnh bố cục của biểu đồ Tổ chức này và thêm các hình dạng bổ sung, nếu cần.

Lệnh So sánh trong phần Dữ liệu Tổ chức của tab Biểu đồ tổ chức cho phép bạn so sánh nội dung của biểu đồ tổ chức này với biểu đồ hoặc sơ đồ tổ chức khác đang mở trong Visio. Đầu ra được tạo dưới dạng tệp HTML, tệp này liệt kê những điểm giống và khác nhau giữa hai sơ đồ.

Giao diện người dùng của Visio hoàn toàn có thể tùy chỉnh. Bạn có thể hiển thị hoặc ẩn các phần tử trong giao diện người dùng thành bất kỳ thứ gì phù hợp với bạn nhất.

Thanh công cụ Truy cập Nhanh

Thanh công cụ Truy nhập Nhanh cho phép bạn dễ dàng thêm các lệnh thường được sử dụng để chúng luôn có sẵn trong tầm tay. Ngoài các lệnh Hoàn tác, Làm lại và Lưu tiêu chuẩn, bạn có thể thêm các nút bổ sung, chẳng hạn như chuyển đổi giữa chế độ Chạm và Chuột tùy thuộc vào màn hình của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên trong Thanh công cụ Truy cập Nhanh. Bạn cũng có thể thêm các lệnh khác bằng cách nhấp vào tùy chọn More Commands ...

Băng rôn

Thanh Ribbon có thể được thu gọn để cho phép nhiều bất động sản hơn cho canvas. Bạn có thể giảm hoặc mở rộng ngăn Hình dạng bằng cách nhấp và kéo cạnh của ngăn vào trong hoặc ra ngoài tương ứng.

Thanh Ribbon có thể được tùy chỉnh giống như Thanh công cụ Truy nhập Nhanh nhưng để làm như vậy, bạn cần điều hướng đến menu Tệp và nhấp vào Tùy chọn. Sau đó nhấp vào Tùy chỉnh ruy-băng. Bạn có thể chọn các tab mà bạn muốn hiển thị trên không gian làm việc. Bạn cũng có thể tạo tab hoặc nhóm mới bằng cách nhấp vào Tab mới hoặc Nhóm mới để phù hợp với các lệnh mà bạn sử dụng thường xuyên.

Bạn có thể xuất các tùy chỉnh này và nhập chúng vào một phiên bản mới của Visio bằng cách nhấp vào menu thả xuống Nhập / Xuất và chọn Xuất tùy chỉnh.

Visio có một số tùy chọn để thay đổi cách bạn xem bản vẽ. Tab View liệt kê tất cả các tùy chọn xem có thể có mà bạn có thể sử dụng trên canvas. Chúng ta sẽ xem xét một số lệnh hữu ích trong việc thay đổi chế độ xem.

Đoạn mã trang trình bày

Ngăn Đoạn mã Trang trình bày chỉ có sẵn trong phiên bản Office 365 mới nhất của Visio. Về cơ bản, đoạn mã trang chiếu cho phép bạn xuất trực tiếp sơ đồ Visio dưới dạng trang chiếu PowerPoint.

Để tạo đoạn mã trang trình bày, hãy nhấp vào Ngăn Đoạn mã Trang trình bày trong tab Chế độ xem để mở đoạn mã. Sau đó, chọn một vùng của bản vẽ mà bạn muốn xuất sang trang chiếu PowerPoint và nhấp vào nút Thêm trong Ngăn Đoạn mã Trang chiếu. Thêm tiêu đề vào trường Nhập tiêu đề tại đây ... và nhấp vào Xuất để xuất bản vẽ đã chụp sang trang chiếu PowerPoint.

Chế độ trình bày

Chế độ Trình bày hiển thị toàn màn hình của bản vẽ mà không có bất kỳ sự phân tâm nào. Chế độ này cũng có thể được bật tắt bằng cách nhấn F5 trên bàn phím.

Thước, Lưới và Hướng dẫn

Bạn có thể chuyển đổi giữa hiển thị thước dọc và thước ngang, lưới và đường dẫn bằng cách chuyển đổi các hộp kiểm tương ứng trong vùng Hiển thị của tab Chế độ xem. Tỉ lệ của thước và lưới cũng có thể được điều chỉnh. Lưới cho phép dễ dàng chụp các đối tượng để chúng được đặt chính xác trên canvas.

Thu phóng

Phần Thu phóng bao gồm các lệnh cho phép bạn thay đổi mức thu phóng của canvas. Bạn cũng có thể điều chỉnh nội dung cho vừa với cửa sổ hoặc điều chỉnh nội dung để lấp đầy chiều rộng trang.

Cửa sổ

Phần Window liệt kê các lệnh cho phép sắp xếp nhiều cửa sổ trên màn hình của bạn. Bạn có thể mở trực tiếp một cửa sổ mới hoặc sắp xếp các cửa sổ cạnh nhau. Bạn cũng có thể xếp tầng các cửa sổ để dễ dàng chuyển đổi giữa chúng.

SmartShapes cung cấp các hình dạng ngữ cảnh liên quan đến hình dạng đã chọn. SmartShape được kết nối với hình dạng ban đầu và đầu nối cũng di chuyển bất cứ khi nào SmartShape được di chuyển.

Tạo một SmartShape

Bắt đầu với một tài liệu trống (trong trường hợp này là một sơ đồ dòng). Bạn sẽ nhận thấy rằng ngăn Hình dạng có các hình dạng khác nhau có thể áp dụng cho sơ đồ. Nhấp và kéo một hình vào khung vẽ trống. Bạn có thể thay đổi kích thước hoặc xoay hình dạng như mong muốn. Bạn thậm chí có thể căn chỉnh hình dạng với sự trợ giúp của các hướng dẫn căn chỉnh.

Khi bạn kéo một hình dạng lên canvas, bạn sẽ nhận thấy rằng có bốn mũi tên dọc theo hình dạng đó. Di chuột qua bất kỳ mũi tên nào trong số các mũi tên này sẽ hiển thị các hình dạng có thể được tạo và liên kết với hình dạng này.

Nhấp vào hình dạng mong muốn để tạo hình dạng. Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng hình dạng được kết nối tự động với hình dạng ban đầu. Nếu bạn kéo hình dạng theo cách thủ công, bạn cũng cần phải kết nối nó theo cách thủ công. Các kết nối giữa các hình dạng là động và chúng sẽ di chuyển theo vị trí của hình dạng.

Sắp xếp SmartShapes

Mũi tên SmartShape liệt kê bốn hình dạng đầu tiên cho sơ đồ được nhìn thấy trong ngăn Hình dạng. Bạn có thể muốn tùy chỉnh hình dạng nào xuất hiện trong bốn tùy chọn SmartShape tùy thuộc vào quy trình làm việc của bạn. Để đặt các hình dạng bạn thích làm SmartShapes, trước tiên hãy chọn hình dạng mong muốn trong ngăn Hình dạng và kéo nó vào một trong bốn hình dạng đầu tiên trong ngăn.

Trong ví dụ này, chúng ta hãy giả sử rằng hình dạng Cơ sở dữ liệu cần phải ở trong bốn hình đầu tiên. Nhấp và kéo hình dạng Cơ sở dữ liệu vào một trong bốn vị trí đầu tiên.

Bây giờ, khi bạn tạo một SmartShape, bạn sẽ thấy rằng hình dạng Cơ sở dữ liệu đã được tạo sẵn.

SmartShapes cho phép tự động kết nối các hình dạng. Nếu bạn muốn kết nối các hình dạng không liên quan trực tiếp, bạn có thể kết nối chúng theo cách thủ công.

Để kết nối các hình dạng theo cách thủ công, hãy nhấp vào công cụ Trình kết nối trong phần Công cụ của tab Trang chủ. Con trỏ chuột bây giờ thay đổi thành một trình kết nối.

Vẽ một đường nối từ hình dạng ban đầu đến điểm đích. Bạn sẽ nhận thấy một đường chấm chấm đại diện cho trình kết nối. Bạn có thể dán đầu nối này vào điểm kết nối hoặc dán nó vào hình dạng đích. Dán nó vào hình dạng sẽ cho phép bạn di chuyển hình dạng đến một vị trí khác trên canvas cùng với trình kết nối.

Nhấp vào Công cụ Con trỏ trong phần Công cụ của tab Trang đầu để đưa con trỏ chuột trở lại bình thường.

Các phiên bản Visio mới hơn có tính năng thông minh tích hợp để giúp bạn đặt hình dạng giữa các hình dạng khác. Visio tự động thêm khoảng cách cần thiết và các đầu nối để đảm bảo rằng hình dạng mới được chèn vào đúng vị trí.

Để chèn một hình dạng vào giữa hai hình dạng, hãy kéo hình dạng mới vào giữa các hình dạng mong muốn, cho đến khi bạn nhìn thấy các hình vuông màu xanh lục trên các đầu nối và thả chuột. Hình dạng mới sẽ được chèn với khoảng cách bằng nhau và các kết nối thích hợp.

Nếu bạn xóa hình dạng đã chèn, trình kết nối sẽ kéo dài đến tận hình dạng tiếp theo.

Thông thường, việc chèn và xóa hình dạng có thể làm xáo trộn sự liên kết của sơ đồ. Nó cũng có thể làm cho các yếu tố của không gian sơ đồ không đồng đều. Để giải quyết vấn đề này, Visio cung cấp các công cụ tự động căn chỉnh và sắp xếp các hình dạng trong sơ đồ của bạn sao cho nó trông hoàn hảo.

Căn chỉnh và Hình dạng không gian

Để tự động căn chỉnh và khoảng cách hình dạng trong sơ đồ, hãy chuyển đến menu thả xuống Vị trí trong phần Sắp xếp của tab Trang đầu. Nhấp vào Auto Space hoặc Auto Align & Space tùy theo yêu cầu. Bạn cũng có thể di chuột vào các lệnh này để xem trước sơ đồ trông như thế nào sau khi căn chỉnh.

Sau khi căn chỉnh, bạn vẫn có thể di chuyển các hình trong sơ đồ của mình, nếu bạn muốn một giao diện tùy chỉnh hơn.

Visio cung cấp các tùy chọn để tự động thay đổi bố cục của sơ đồ bằng lệnh ReLayout Page. Lệnh Re-Layout Page cung cấp các bố cục thường được sử dụng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh một số khía cạnh của bố cục nếu cần.

Thay đổi bố cục sơ đồ

Mở sơ đồ và điều hướng đến tab Thiết kế trên Ruy-băng. Nhấp vào menu thả xuống Trang Bố cục lại và chọn một bố cục nếu cần. Bạn sẽ thấy rằng sơ đồ bây giờ thay đổi thành bố cục đã chọn. Bạn cũng có thể xem trước giao diện trước khi nhấp bằng cách di chuột qua kiểu bố cục.

Tùy chỉnh bố cục

Bạn có thể tùy chỉnh thêm bố cục bằng cách nhấp vào Tùy chọn bố cục khác… trong trình đơn thả xuống Trang bố cục lại. Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại trong đó bạn có thể định cấu hình các thuộc tính bố cục.

Bạn có thể thay đổi khoảng cách giữa các hình dạng bằng cách thay đổi thủ công các giá trị trong trường Khoảng cách.

Bạn cũng có thể thay đổi giao diện của các đầu nối thành cong bằng cách chọn Cong trong menu thả xuống Giao diện. Hãy nhớ chọn hộp kiểm Áp dụng kiểu định tuyến cho trình kết nối để có thể thay đổi hình thức của trình kết nối.

Visio cho phép chèn văn bản trong các hình dạng hoặc trong tài liệu. Bạn cũng có thể thực hiện định dạng văn bản giống như bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào khác.

Chèn văn bản vào một hình dạng

Rất dễ dàng để chèn văn bản trong một hình dạng. Chỉ cần nhấp đúp vào trong một hình dạng để nhập văn bản. Văn bản tự động bao bọc theo hình dạng, tuy nhiên, bạn cũng có thể nhấn các phím trở lại nếu bạn muốn có bao bì của riêng mình. Lưu ý rằng Visio tự động phóng to vào hình dạng để cho phép nhập và thu nhỏ khi bạn nhấp vào bên ngoài hình dạng.

Chèn văn bản vào tài liệu

Để chèn văn bản vào tài liệu, chẳng hạn như tiêu đề cho biểu đồ, hãy bấm vào menu thả xuống Hộp văn bản trong tab Chèn trên ruy-băng và chọn hộp văn bản ngang hoặc dọc.

Sau đó, đặt con trỏ trên tài liệu và vẽ một hộp văn bản để bắt đầu nhập.

Nền được chèn bằng các trang được gọi là trang nền. Các trang nền có thể chứa đồ họa hoặc văn bản như thông tin bản quyền và các thông tin khác. Các trang nền luôn tách biệt nhưng xuất hiện chồng lên trên trang chính.

Chèn Trang Nền

Bạn có thể thay đổi nền của tài liệu bằng cách chọn từ các nền đặt trước hoặc sử dụng mẫu nền của riêng bạn. Để chèn nền, hãy nhấp vào menu thả xuống Nền từ tab Thiết kế trên Ruy-băng và chọn cài đặt trước nền.

Điều này tạo ra một trang mới ngoài trang sơ đồ. Bạn có thể nhấp chuột phải vào trang nền mới tạo để đổi tên nó. Nền mới sẽ được tự động áp dụng cho tất cả các trang mới được tạo trong tài liệu.

Ngoài các hình dạng là một phần của sơ đồ, bạn có thể thêm hình ảnh của riêng mình vào tài liệu. Hình ảnh có thể đến từ bất kỳ nguồn trực tuyến hoặc ngoại tuyến nào. Nếu bạn thêm hình ảnh vào trang nền, hình ảnh sẽ xuất hiện trên tất cả các trang trong tài liệu.

Thêm đồ họa vào tài liệu

Để chèn hình ảnh hoặc đồ họa của bạn, hãy chuyển đến tab Chèn trên Ruy-băng và chọn từ bất kỳ lệnh nào trong phần Minh họa. Nó có thể là một hình ảnh trên ổ đĩa cục bộ của bạn, một nguồn trực tuyến, một biểu đồ hoặc thậm chí là một bản vẽ CAD.

Bạn cũng có thể sao chép ảnh trên tất cả các trang bằng cách chèn ảnh vào trang nền. Để làm điều này, hãy chọn trang nền và chèn hình ảnh như mô tả ở trên. Kéo và thay đổi kích thước hình ảnh nếu cần.

Bây giờ, điều hướng đến trang chứa sơ đồ và bạn sẽ thấy rằng hình ảnh xuất hiện trên trang đó và bất kỳ trang tiếp theo nào khác được thêm vào.

Đôi khi, bạn có thể muốn kết hợp hai hoặc nhiều phần tử của sơ đồ với nhau. Bạn có thể sử dụng các vùng chứa để nhóm các hình phụ thuộc vào nhau. Chú thích giúp chèn thêm văn bản bên ngoài hình dạng. Chú thích luôn được kết nối với hình dạng và di chuyển cùng với nó.

Chèn một vùng chứa

Đầu tiên hãy nhóm các hình lại với nhau bằng cách chọn Nhóm trong phần Sắp xếp của tab Trang đầu.

Để chèn một vùng chứa, hãy chuyển đến tab Chèn trên Ruy-băng và nhấp vào menu thả xuống Vùng chứa trong phần Bộ phận Sơ đồ. Bạn sẽ thấy rằng có rất nhiều thiết kế để lựa chọn cho container.

Sau khi chọn một thiết kế, bạn có thể kéo vùng chứa xung quanh các hình dạng được nhóm. Nhả chuột để khóa hộp chứa. Vùng chứa cũng chứa một khu vực để nhập văn bản. Bấm đúp vào vùng tiêu đề để nhập văn bản. Trong ví dụ sau, chúng tôi đã gắn nhãn vùng chứa là 'Kết thúc quá trình'.

Bất cứ khi nào bạn kéo vùng chứa, nội dung của vùng chứa sẽ di chuyển cùng nhau.

Chèn chú thích

Chọn hình dạng mà bạn muốn sử dụng chú thích. Để chèn chú thích, hãy chuyển đến tab Chèn trên Ribbon và nhấp vào menu thả xuống Chú thích trong phần Phần sơ đồ. Bạn sẽ thấy rằng có rất nhiều thiết kế để lựa chọn cho chú thích.

Chọn một thiết kế thích hợp cho chú thích. Chú thích sẽ xuất hiện được kết nối với hình dạng đã chọn.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã thêm chú thích cho quá trình Quay lại Nghiên cứu được gọi là Nghiên cứu Mở rộng. Chú thích được liên kết với hình dạng và có thể được di chuyển đến bất kỳ vị trí nào trong bản vẽ, tuy nhiên nó sẽ luôn được kết nối với hình dạng.

Visio sẽ phóng to khi bạn nhấp vào chú thích để cho phép nhập và sẽ thu nhỏ khi bạn nhấp vào bên ngoài chú thích.

Trong chương này, chúng ta sẽ học cách siêu liên kết các trang web, tệp và trang.

Trang web siêu liên kết

Để chèn siêu kết nối, trước tiên hãy tạo một hộp văn bản bằng cách chuyển đến tab Chèn trong Ruy-băng và vẽ một hộp văn bản ngang cho văn bản đại diện cho siêu kết nối, chẳng hạn như 'Trang web' hoặc 'Nhấp vào đây để thăm chúng tôi'. Văn bản này bây giờ cần được chuyển đổi thành một siêu liên kết.

Để làm như vậy, hãy chọn lại văn bản trong hộp văn bản và trong tab Chèn. Nhấp vào Liên kết để mở hộp thoại Siêu kết nối.

Bạn có thể chỉ định các liên kết đến các trang web hoặc một tệp cục bộ trên máy tính của mình. Bấm OK để chuyển văn bản đã chọn thành siêu liên kết.

Tệp siêu liên kết

Bạn có thể siêu liên kết trực tiếp một văn bản hoặc một hình dạng với một tệp. Bấm đúp vào văn bản hoặc hình dạng sẽ mở tệp siêu liên kết. Quy trình tương tự như siêu liên kết một trang web.

Chọn hình dạng hoặc văn bản mà bạn muốn tạo siêu kết nối và nhấp vào nút Liên kết trong tab Chèn của ruy-băng.

Trong hộp thoại Siêu kết nối, bấm Duyệt qua… bên cạnh trường Địa chỉ và bấm Tệp Cục bộ… để duyệt đến vị trí của tệp.

Đảm bảo rằng hộp Sử dụng đường dẫn tương đối cho siêu kết nối được chọn để đảm bảo rằng đường dẫn tệp được cập nhật tự động khi bạn thay đổi vị trí tệp.

Các trang siêu liên kết

Visio cũng giúp bạn có thể siêu liên kết các trang trong một tài liệu nhiều trang để việc nhấp vào liên kết sẽ trực tiếp đưa bạn đến trang được liên kết.

Đối với các trang siêu kết nối, hãy chọn một văn bản hoặc hình dạng được liên kết và nhấp vào Liên kết trong tab Chèn trong ruy-băng. Trong hộp thoại Siêu kết nối, đảm bảo nhấp vào Duyệt qua… bên cạnh trường Địa chỉ phụ. Chọn trang đích trong trường Trang. Bạn cũng có thể đặt mức thu phóng mặc định trong menu thả xuống Thu phóng để điều hướng đến trang được liên kết sẽ mở ra ở mức thu phóng mong muốn.

Bấm OK hai lần để đặt siêu kết nối.

Trong chương này, chúng ta sẽ học cách áp dụng các chủ đề trong Visio.

Chọn một chủ đề

Bạn không cần phải bằng lòng với chủ đề mặc định. Visio cho phép tùy chỉnh chủ đề và giao diện tổng thể của tài liệu. Để áp dụng một chủ đề, hãy chuyển đến tab Thiết kế và chọn từ bất kỳ tùy chọn chủ đề nào có sẵn. Bạn có thể chọn từ nhiều chủ đề Chuyên nghiệp, Vẽ tay, Hợp thời trang và Hiện đại.

Khi bạn nhấp vào bất kỳ chủ đề có sẵn nào, chủ đề đó sẽ được áp dụng cho tài liệu. Bạn có thể cá nhân hóa nó bằng cách chọn từ một trong nhiều tùy chọn trong phần Biến thể.

Thay đổi màu sắc chủ đề

Phần Biến thể cho phép bạn tùy chỉnh màu chủ đề khi cần thiết. Nhấp vào menu thả xuống trong phần Biến thể cho phép tùy chỉnh màu chủ đề, hiệu ứng và trình kết nối.

Để tùy chỉnh màu chủ đề, hãy chuyển đến menu con Màu trong phần Biến thể và nhấp vào Tạo màu chủ đề mới…

Nó sẽ mở ra hộp thoại New Theme Colors, cho phép tùy chỉnh từng điểm nhấn trong chủ đề. Khi bạn đã quyết định cách phối màu, hãy đặt tên cho chủ đề và nhấp vào Áp dụng hoặc OK để lưu bảng màu chủ đề và áp dụng nó vào sơ đồ.

Nếu bạn đã quen với Microsoft Word, bạn sẽ có thể sử dụng Visio ngay tại nhà để định dạng văn bản. Bạn có thể định dạng tiêu đề và văn bản trong hình dạng. Bạn cũng có thể sử dụng lệnh Format Painter để sao chép định dạng và dán nó vào một hình dạng hoặc hộp văn bản khác.

Để định dạng văn bản, hãy chọn hộp văn bản chứa văn bản hoặc đánh dấu chính văn bản đó. Sau đó, chọn từ các tùy chọn có sẵn trong phần Phông chữ và Đoạn văn của tab Trang đầu.

Bạn có thể thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc và căn chỉnh đoạn văn. Nếu bạn muốn thay đổi kiểu phông chữ trong một hình dạng, chỉ cần nhấp đúp vào hình dạng để chọn văn bản trong hình dạng và thay đổi kiểu phông chữ như mong muốn.

Bạn cũng có thể định dạng các hình dạng để mang lại cho chúng một cái nhìn chuyên nghiệp hơn hoặc bình thường hơn như mong muốn. Để định dạng hình dạng, hãy chọn hình dạng trong sơ đồ và định dạng bằng cách sử dụng các tùy chọn có sẵn trong phần Kiểu hình dạng.

Bạn có thể chọn các kiểu hình dạng được xác định trước hoặc bạn có thể tùy chỉnh hình dạng bằng cách sử dụng menu thả xuống Điền. Để điều chỉnh màu của đường viền hình dạng, hãy chọn một màu từ menu thả xuống Dòng. Menu Hiệu ứng cho phép thêm các hiệu ứng đặc biệt vào hình dạng của bạn như đổ bóng hoặc xoay 3D.

Visio giúp bạn dễ dàng định dạng đường viền hình dạng và các đầu nối. Bạn có thể đang tìm cách định dạng một đường viền hình dạng để làm cho nó nổi bật so với phần còn lại của các hình dạng hoặc để làm nổi bật điều gì đó quan trọng.

Định dạng Đường viền Hình dạng

Để định dạng đường viền hình dạng, hãy nhấp vào hình dạng hoặc giữ phím Ctrl trên bàn phím và chọn nhiều hình dạng. Sau đó, từ phần Kiểu hình dạng của tab Trang chủ, hãy nhấp vào Dòng và chọn Tùy chọn Dòng ... Thao tác này sẽ mở ra một tờ rơi Định dạng Hình dạng. Trong phần Đường, chọn các tùy chọn bạn cần để tùy chỉnh đường viền hình dạng.

Bạn có thể thay đổi màu của đường viền hình dạng, tăng chiều rộng để tăng thêm trọng lượng, thay đổi cách làm tròn và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể tạo gradient cho đường cho phù hợp với sơ đồ.

Định dạng trình kết nối

Giống như đường viền hình dạng, các trình kết nối cũng có thể được định dạng khi cần thiết. Để định dạng trình kết nối, hãy chọn trình kết nối trong sơ đồ và hiển thị ngăn Định dạng Hình dạng bằng cách đi tới menu thả xuống Dòng và nhấp vào Tùy chọn Dòng ...

Trong phần Dòng của ngăn Định dạng Hình dạng, hãy chọn loại Dấu gạch ngang mà bạn chọn để thay đổi mẫu trình kết nối. Bạn cũng có thể thay đổi màu sắc của đầu nối và điều chỉnh mức độ trong suốt nếu cần.

Visio đi kèm với các công cụ hỗ trợ trực quan để giúp căn chỉnh và cấu trúc các phần tử trong sơ đồ sao cho nó xuất hiện tuyệt vời cả trên màn hình và trong bản in. Các giáo cụ trực quan chính có sẵn bao gồm thước kẻ, lưới và hướng dẫn.

Những cây thước

Rulers giúp cung cấp quan điểm cho các phần tử trong sơ đồ. Chúng giúp định hướng các hình dạng để đạt được một cái nhìn nhất quán và sạch sẽ. Có thể tắt hoặc bật thước kẻ bằng một hộp kiểm đơn giản trong phần Hiển thị của tab Chế độ xem.

Khi bạn di chuyển một hình dạng, bạn sẽ nhận thấy rằng có 3 đường chấm chấm (được hiển thị trong ví dụ sau bằng hình chữ nhật màu đỏ) trên cả thước dọc và thước ngang. 3 đường chấm này biểu thị các phần bên trái, giữa và phải của sơ đồ. Khi bạn kéo hình dạng theo chiều dọc hoặc chiều ngang, 3 đường chấm này sẽ giúp định vị hình dạng chính xác tại vị trí bạn cần.

Bạn có thể chuyển hộp kiểm Thước nếu bạn cần một số màn hình.

Hướng dẫn

Cũng giống như thước kẻ, thanh hướng dẫn giúp định hướng các hình dạng khác nhau của sơ đồ đúng cách. Bạn có thể tạo bất kỳ số lượng đường dẫn nào từ cả thước dọc và thước ngang. Để tạo một hướng dẫn, chỉ cần kéo một đường từ thước dọc hoặc ngang.

Các đường dẫn được thể hiện bằng các đường, có vẻ dày khi được chọn. Bạn có thể xóa một hướng dẫn bằng cách chỉ cần chọn hướng dẫn và nhấn phím Delete trên bàn phím. Bỏ chọn hộp kiểm Hướng dẫn trong tab Xem để xóa tất cả các hướng dẫn khỏi chế độ xem.

Kéo một hình dạng vào một hướng dẫn sẽ cho phép bạn gắn hình đó vào hướng dẫn. Khi một hình dạng được gắn vào một thanh dẫn hướng, nó sẽ di chuyển cùng với thanh dẫn hướng.

Lưới không chỉ giúp căn chỉnh các hình trong bản vẽ mà còn có thể là một công cụ đo lường quan trọng. Lưới bao gồm các hộp hình vuông có diện tích xác định, có thể được điều chỉnh. Do đó, lưới giúp bạn ước tính diện tích có thể bị chiếm bởi hình dạng, cho phép bạn định kích thước hình dạng khi cần.

Để bật hoặc tắt lưới, chỉ cần chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Lưới trong tab Chế độ xem.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh kích thước của từng lưới bằng cách điều chỉnh khoảng cách giữa các lưới. Để làm như vậy, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ hướng xuống ở dưới cùng bên phải của phần Hiển thị trong tab Chế độ xem.

Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Thước & Lưới, nơi bạn có thể điều chỉnh các tham số như chia nhỏ trong lưới, khoảng cách ngang và dọc, v.v.

Ngoài các công cụ hỗ trợ trực quan thường được sử dụng như thước kẻ, hướng dẫn và lưới, Visio cũng đi kèm với một số công cụ hỗ trợ trực quan khác để giúp bạn tổ chức sơ đồ của mình tốt hơn. Chúng bao gồm Tự động kết nối, Lưới động và Điểm kết nối.

Tự động kết nối

Một trong những lợi thế của việc sử dụng SmartShapes là khả năng kết nối một hình dạng với bốn hình dạng yêu thích hàng đầu một cách nhanh chóng và dễ dàng. AutoConnect giúp nhanh chóng chọn một hình dạng từ bốn hình trên cùng và ngay lập tức thiết lập kết nối với hình dạng mới. Đôi khi, bạn có thể không cần tính năng này. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể tắt tính năng Tự động kết nối bằng cách bỏ chọn hộp kiểm Tự động kết nối từ phần Visual Aids của tab View.

Khi bỏ chọn hộp kiểm Tự động kết nối, các Hình dạng thông minh và các mũi tên kết nối sẽ không xuất hiện khi một hình dạng được chọn.

Lưới động

Lưới động cung cấp tín hiệu căn chỉnh tương đối khi bạn chèn một hình dạng mới. Khi tùy chọn Dynamic Grid được bật, bạn sẽ thấy các hướng dẫn và chỉ báo liên quan đến hình dạng.

Dynamic Grid có thể được sử dụng cùng với Grid thực tế. Lưới thực tế là một phép đo tuyệt đối và cần được xem xét khi các phép đo chính xác có tầm quan trọng trong việc quyết định vị trí của các hình dạng. Dynamic Grid là một phép đo tương đối hơn.

Trong ví dụ trên, chúng ta thấy rằng việc bật Dynamic Grid cho phép chúng ta xem khoảng cách tương đối của hình dạng mới đối với các hình dạng đã có từ trước.

Điểm kết nối

Điểm kết nối giúp kết nối các hình dạng với các điểm cụ thể dọc theo bề mặt của hình dạng. Ví dụ, một hình dạng có thể có bốn Điểm kết nối dọc theo chu vi của nó mà các đầu nối có thể gắn vào. Bật Điểm kết nối giúp kết nối các hình dạng chính xác tại các điểm kết nối đã xác định.

Điểm kết nối có thể được xác định bằng các hình vuông màu xanh lục xuất hiện trên tất cả các mặt của hình dạng. Nếu bạn muốn kết nối trực tiếp với hình dạng thay vì kết nối với điểm kết nối trên hình dạng, hãy bỏ chọn hộp kiểm Điểm kết nối trong tab Dạng xem của ruy-băng.

Ngăn tác vụ cung cấp chức năng bổ sung cho giao diện người dùng. Bạn có thể sử dụng các ngăn tác vụ để tùy chỉnh hoặc thêm các tham số cho một đối tượng. Ngăn Hình dạng ở đó theo mặc định, là một ví dụ về Ngăn Tác vụ.

Các Ngăn Tác vụ có thể được thả nổi hoặc được gắn trên đế và có thể được thay đổi kích thước khi cần thiết. Ngoài ngăn tác vụ Shapes, có khá nhiều ngăn khác, có thể được truy cập từ menu thả xuống Ngăn tác vụ trong tab Xem của ruy-băng.

Ngăn dữ liệu hình dạng

Ngăn Dữ liệu Hình dạng cho phép nhập siêu dữ liệu hình dạng bổ sung. Siêu dữ liệu này là theo ngữ cảnh và phụ thuộc vào hình dạng được chọn.

Pan & Zoom Pane

Ngăn Pan & Zoom cho phép điều hướng và thu phóng đến bất kỳ phần nào của bản vẽ một cách dễ dàng. Thanh trượt của Pan & Zoom giúp bạn dễ dàng phóng to chính xác vào một phần cụ thể của sơ đồ. Điều này đặc biệt hữu ích khi làm việc với các sơ đồ phức tạp.

Ngăn Kích thước & Vị trí

Ngăn Kích thước & Vị trí cho phép bạn thay đổi kích thước của hình dạng đã chọn. Điều này cho phép thiết lập các phép đo chính xác của một hình dạng. Bạn cũng có thể thay đổi góc định hướng của hình dạng và vị trí chốt mà từ đó các phép đo được xem xét.

Ngăn điều hướng

Ngăn Dẫn hướng chỉ có sẵn trong phiên bản Office 365 của Visio. Về cơ bản, nó liệt kê tất cả các yếu tố của sơ đồ và giúp bạn dễ dàng điều hướng đến từng yếu tố đó. Điều này đặc biệt hữu ích nếu sơ đồ có nhiều hình dạng khác nhau và bạn muốn điều hướng đến một loại hình cụ thể. Chọn tên của hình dạng trong ngăn Dẫn hướng sẽ chọn nó trong canvas.

Dễ dàng làm việc với nhiều cửa sổ hoặc nhiều phiên bản của một tài liệu trong Visio. Bạn có thể chuyển đổi giữa các cửa sổ dễ dàng hoặc sắp xếp chúng cạnh nhau để có cái nhìn so sánh. Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn sắp xếp lại cửa sổ trong phần Cửa sổ của tab Chế độ xem.

Cửa sổ mới

Về cơ bản, New Window cho phép tạo một bản sao mới của cửa sổ hiện có. Bản sao mới sẽ không hiển thị trực tiếp giấy nến, tuy nhiên, bạn có thể chọn chúng bằng cách nhấp vào mũi tên More Shapes trong ngăn Shapes.

Cửa sổ mới có thể được xác định bằng sự hiện diện của một số trên thanh tiêu đề của cửa sổ. Trong ví dụ sau, tên tệp gốc làBlkDiagm.vsd. Sử dụng lệnh Cửa sổ mới tạo một cửa sổ mới vớiBlkDiagm: 2 trên thanh tiêu đề.

Sắp xếp tất cả

Chức năng này cho phép bạn sắp xếp tất cả các cửa sổ cạnh nhau. Tính năng này hữu ích để so sánh hai cửa sổ, tuy nhiên, nếu bạn có màn hình độ phân giải cao, bạn có thể chứa nhiều cửa sổ hơn cạnh nhau. Có thể thu nhỏ ngăn Hình dạng và các ngăn khác để cho phép nhiều màn hình hơn.

Cascade

Chức năng này cho phép xếp tầng các cửa sổ để có cái nhìn tổng thể về các cửa sổ đang mở. Cửa sổ đang hoạt động ở phía trước, trong khi các cửa sổ không hoạt động ở phía sau với các thanh tiêu đề có thể nhìn thấy. Chế độ xem xếp tầng rất hữu ích để biết tài liệu nào đang mở trong nháy mắt.

Để in bản vẽ, chỉ cần đi tới menu Tệp và nhấp vào In hoặc nhấn phím tắt Ctrl + P. Menu Print cung cấp một số tùy chọn để chọn bố cục của trang in và máy in mà bạn muốn gửi tài liệu để in.

Phía bên phải của menu In hiển thị bản xem trước của đầu ra. Bạn có thể thay đổi hướng của trang, kích thước trang và chỉ chọn những trang bạn cần in.

Tùy thuộc vào máy in của bạn, bạn cũng có thể in màu hoặc trong thang độ xám. Hãy nhớ rằng in đen trắng có thể không tạo ra kết quả tốt. Tốt nhất là nên in ở thang độ xám, nếu bạn muốn tiết kiệm mực cho máy in của mình.

Visio bao gồm một số cách để tạo PDF của bản vẽ, điều này cực kỳ hữu ích để chia sẻ với những người khác. Bạn có thể trực tiếp lưu tài liệu dưới dạng PDF, in sang PDF hoặc gửi trực tiếp bản vẽ qua email dưới dạng PDF.

Lưu dưới dạng PDF

Bạn có thể lưu bản vẽ dưới dạng bản vẽ Visio (.vsd or .vsdx)theo mặc định hoặc lưu nó dưới dạng PDF, sau đó có thể được mở bằng bất kỳ trình đọc PDF miễn phí nào có sẵn như Adobe Reader. Để lưu dưới dạng PDF, hãy chuyển đến menu Tệp, bấm Lưu dưới dạng và sau đó bấm Duyệt. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Lưu dưới dạng. Chọn PDF trong trường Save As type để lưu tài liệu dưới dạng PDF.

In sang PDF

Bạn cũng có thể in trực tiếp sang PDF nếu bạn đã cài đặt phần mềm máy in tương thích như Adobe PDF hoặc Microsoft Print to PDF. Bạn có thể muốn sử dụng điều này nếu bạn cần kiểm soát chi tiết đối với tài liệu PDF chẳng hạn như phiên bản PDF hoặc các thuộc tính tương thích.

Gửi qua email PDF

Bạn cũng có thể gửi trực tiếp sơ đồ qua email cho người nhận. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến menu Tệp, bấm Chia sẻ rồi bấm Gửi dưới dạng PDF. Thao tác này sẽ tạo một email mới trong ứng dụng email mặc định của bạn với tệp PDF có sẵn đính kèm. Chỉ cần nhập địa chỉ email của người nhận để gửi tệp đính kèm.

Tương tự như PDF, Visio cũng có thể xuất các định dạng hình ảnh như JPG, GIF, TIFF, PNG và Bitmap. Việc xuất định dạng hình ảnh rất hữu ích trong khi dễ dàng chia sẻ bản vẽ với người khác hoặc đưa nó lên trang web.

Để xuất bản vẽ, hãy chuyển đến menu Tệp, bấm Lưu Dưới dạng và trong trường Lưu Dưới dạng, chọn từ danh sách các định dạng được hỗ trợ. Bạn có thể chọn từ bất kỳ định dạng đồ họa nào đã đề cập ở trên.

Khi bạn chọn định dạng đồ họa để xuất sang, bạn sẽ nhận được một số tùy chọn để lựa chọn tùy thuộc vào khả năng của định dạng đồ họa. Trong ví dụ sau, chúng ta thấy rằng việc chọn Định dạng trao đổi tệp JPEG hiển thị rất nhiều tùy chọn để tùy chỉnh đầu ra.

Các tùy chọn trong trường Hoạt động và Định dạng màu là định dạng cụ thể. Bạn có thể để chúng chủ yếu là mặc định. Đặt Màu nền là màu trắng nếu bạn có nền cho bản vẽ. Đặt Chất lượng nếu cần. Bạn cũng có thể xoay bản vẽ hoặc lật nó theo chiều ngang hoặc chiều dọc.

Độ phân giải và kích thước của sơ đồ đầu ra có thể phù hợp với màn hình, máy in hoặc nguồn. Bạn cũng có thể nhập độ phân giải hoặc kích thước tùy chỉnh. Bấm OK.

Bạn cũng có thể xuất bản vẽ sang các trang web có thể được lưu trữ trên một trang web. Visio cho phép tùy chỉnh những gì đi vào trang web. Đi tới hộp thoại Lưu dưới dạng từ menu Tệp và chọn Trang Web trong trường Lưu dưới dạng loại. Sau đó, trong cùng một hộp thoại, nhấp vào Xuất bản… để mở các tùy chọn xuất bản HTML.

Bạn có thể chọn thành phần nào của sơ đồ mà bạn muốn xuất bản và số trang sẽ xuất bản. Bạn cũng có thể cung cấp tiêu đề trang.

Tệp HTML được tạo ở vị trí đã chọn cùng với một thư mục chứa các tệp hỗ trợ. Cả tệp HTML và thư mục đều được liên kết với nhau.

Thêm SmartShapes tự động tạo các lớp. Các lớp về cơ bản là các lớp phủ, có thể được tùy chỉnh riêng và bật hoặc tắt. Mỗi hình dạng và đầu nối trong sơ đồ tạo thành một lớp có các thuộc tính có thể được tùy chỉnh.

Để biết danh sách các lớp trong sơ đồ, trong phần Chỉnh sửa của tab Trang đầu, nhấp vào menu thả xuống Lớp và nhấp vào Thuộc tính Lớp ...

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Layer Properties, bạn có thể sử dụng hộp thoại này để tùy chỉnh các lớp khác nhau trong sơ đồ.

Hộp thoại Layer Properties liệt kê các lớp khác nhau trong tài liệu và cho phép thay đổi các thuộc tính riêng lẻ của các lớp.

Các lớp được tự động gán cho các hình dạng. Tuy nhiên, Visio cho phép gán các lớp cho các hình dạng khi cần thiết. Bạn cũng có thể tạo các lớp của riêng mình. Chúng ta hãy bắt đầu bằng cách tạo một lớp mới và sau đó gán một số hình dạng cho lớp mới.

Tạo một lớp mới

Đi tới hộp thoại Layer Properties… trong menu thả xuống Lớp từ phần Chỉnh sửa của tab Trang đầu và nhấp vào Mới… Nhập tên cho lớp mới.

Lớp mới sẽ được tạo trong hộp thoại Thuộc tính lớp và ban đầu sẽ không có hình dạng nào, vì chúng vẫn chưa được gán. Bấm OK.

Gán hình dạng cho một lớp

Hình dạng có thể được gán cho bất kỳ lớp nào. Để gán một hình dạng cho một lớp, hãy nhấp vào hình dạng hoặc trình kết nối trong sơ đồ, sau đó nhấp vào Gán cho Lớp trong menu thả xuống Lớp từ phần Chỉnh sửa của tab Trang đầu.

Nó mở hộp thoại Layer mà từ đó một hình dạng có thể được gán cho một lớp hiện có hoặc một lớp mới được tạo.

Lưu ý rằng Lớp mới đã được tạo trước đó hiện đã có trong danh sách. Một hình dạng cũng có thể được gán cho nhiều lớp. Để gán một hình dạng cho tất cả các lớp trong tài liệu, hãy bấm Tất cả và sau đó bấm OK.

Hộp thoại Layer Properties cho phép thay đổi thuộc tính của các lớp riêng lẻ. Nó bao gồm một số hộp kiểm như Tên, #, Hiển thị, In, Hoạt động, Khóa, Bám, Keo và Màu.

Trường Tên liệt kê loại lớp, trong khi trường # liệt kê số lượng hình dạng trong kiểu đó. Trong ví dụ sau, chúng ta thấy rằng có chín hình dạng thiết bị trong sơ đồ này.

Có một hàng hộp kiểm cho mỗi loại lớp có thể được chọn hoặc bỏ chọn. Bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị làm cho hình dạng ẩn trong bản vẽ. Nếu hộp kiểm In được chọn, hình dạng sẽ được in cùng với các hình khác. Bỏ chọn hộp kiểm In sẽ không in các hình dạng trong lớp.

Tương tự, các lớp có thể được kích hoạt hoặc bị khóa. Các hình dạng trong một lớp đang hoạt động có thể được thao tác mà không ảnh hưởng đến các hình dạng hoặc lớp khác. Khi bạn khóa hình dạng, Visio ngăn mọi thay đổi xảy ra với hình dạng đó. Bạn không thể kéo hoặc thay đổi nội dung của hình dạng. Snap và Glue sẽ được kiểm tra, nếu các hình dạng được phép gắn vào lưới. Bạn cũng có thể thể hiện một lớp bằng một màu sắc để dễ nhận biết.

Khi bạn biểu diễn một lớp bằng màu sắc của nó, các hình dạng thuộc lớp đó cũng sẽ được tô màu trong biểu đồ. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn phân biệt một tập hợp các hình với một tập hợp các hình dạng khác.

Chủ đề và Kiểu rất hữu ích để tạo cho sơ đồ một sự thay đổi thiết kế và làm cho nó nổi bật. Visio cung cấp một bộ chủ đề và phong cách tiêu chuẩn, có thể tùy chỉnh.

Chủ đề

Chủ đề áp dụng cho toàn bộ sơ đồ. Chủ đề bao gồm một tập hợp các màu sắc và hiệu ứng thường kết hợp tốt với nhau. Chúng là một cách tuyệt vời để nhanh chóng tạo cho sơ đồ một cái nhìn bóng bẩy. Chủ đề cũng ảnh hưởng đến các phần khác của tài liệu như tiêu đề, đề mục, văn bản, v.v.

Để áp dụng một chủ đề, hãy chuyển đến tab Thiết kế và chọn một chủ đề từ phần Chủ đề. Mũi tên thả xuống cung cấp nhiều lựa chọn hơn được phân loại theo loại chủ đề. Khi bạn nhấp vào một chủ đề, tất cả các khía cạnh của sơ đồ và các phần khác của tài liệu phản ánh cài đặt chủ đề.

Một chủ đề có thể có nhiều biến thể, có thể được chọn từ phần Biến thể của tab Thiết kế.

Phong cách

Các kiểu khác với các chủ đề như vậy, chúng có thể áp dụng cho một hình dạng đã chọn hoặc một nhóm hình dạng. Kiểu giúp tùy chỉnh các khía cạnh của một kiểu cụ thể.

Để thay đổi kiểu của một hình dạng, hãy chọn hình dạng và từ tab Trang đầu, sau đó chọn một kiểu từ phần Kiểu hình dạng. Kiểu có thể được áp dụng cho cả các phần tử hình dạng trong sơ đồ cũng như cho các hộp văn bản riêng lẻ. Bạn có thể chọn nhiều hình dạng để áp dụng kiểu cho tất cả chúng cùng nhau.

Khi bạn thay đổi chủ đề sau khi áp dụng một kiểu cho một hình dạng, hình dạng đó sẽ có các đặc điểm của chủ đề nhưng vẫn sẽ khác biệt với các hình dạng khác. Tất nhiên, bạn có thể tiếp tục tùy chỉnh phong cách ngay cả sau khi áp dụng một chủ đề.

Chủ đề hữu ích để tùy chỉnh giao diện của tài liệu. Visio tiến một bước xa hơn và cho phép tự tùy chỉnh các chủ đề.

Chủ đề đi kèm với các biến thể có thể được tùy chỉnh thêm khi cần. Các biến thể của chủ đề có thể được truy cập từ phần Biến thể trong tab Thiết kế. Bạn có thể sử dụng các biến thể cổ phiếu hoặc nhấp vào menu thả xuống để tùy chỉnh nhiều khía cạnh khác.

Trong menu Màu sắc, bạn sẽ thấy rằng có nhiều sự kết hợp màu sắc để lựa chọn.

Menu Effects hiển thị một số hiệu ứng có thể được áp dụng cho hình dạng đã chọn.

Bạn cũng có thể chọn từ một loạt các trình kết nối.

Đôi khi, cần ngăn các chủ đề ảnh hưởng đến một hình hoặc một nhóm hình, đặc biệt nếu chúng có thông tin quan trọng phải được trình bày theo một cách cụ thể. Visio cho phép bảo vệ một hình dạng, do đó ngăn bất kỳ thay đổi chủ đề nào ảnh hưởng đến thiết kế dự kiến ​​của hình dạng.

Để bật bảo vệ cho một hình dạng, hãy nhấp vào một hình dạng hoặc một nhóm hình dạng. Chuyển đến tab Nhà phát triển trong Ruy-băng, nhấp vào Bảo vệ trong phần Thiết kế Hình dạng.(Note - Trước tiên, bạn có thể cần kích hoạt tab Nhà phát triển bằng cách tùy chỉnh Ruy-băng).

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Bảo vệ cho phép chọn các thành phần của hình dạng để bảo vệ khỏi bị ghi đè.

Chúng tôi sẽ tập trung vào việc bảo vệ chủ đề của hình dạng bây giờ. Vì vậy, hãy chọn các hộp kiểm cho Văn bản, Định dạng, Từ màu chủ đề, Từ hiệu ứng chủ đề, Từ phông chữ chủ đề và cuối cùng, Từ chỉ mục chủ đề. Bấm OK.

Nếu bây giờ bạn chọn bất kỳ chủ đề nào từ tab Thiết kế, bạn sẽ nhận thấy rằng hình dạng được bảo vệ không bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi chủ đề.

Để đảo ngược các thay đổi, chỉ cần chuyển đến hộp thoại Bảo vệ một lần nữa, nhấp vào Không có và cuối cùng nhấp vào OK.

Visio đi kèm với nhiều lựa chọn chủ đề và biến thể phù hợp với hầu hết mọi nhu cầu. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể cần phải tạo một bảng màu cụ thể phản ánh tổ chức của bạn.

Để thực hiện việc này, hãy chọn một chủ đề từ tab Thiết kế và chọn một biến thể từ phần Biến thể phù hợp chặt chẽ với những gì bạn định tạo. Sau đó, trong menu Màu trong phần Biến thể, hãy nhấp vào Tạo Màu Chủ đề Mới…

Trong hộp thoại Màu Chủ đề Mới, đặt tên cho chủ đề trong trường Tên. Có 5 màu nhấn để tùy chỉnh. Tùy thuộc vào màu sắc mà bạn muốn tùy chỉnh, hãy chọn một màu cho mỗi điểm nhấn. Nhấp vào Áp dụng để xem bản xem trước của hiệu ứng. Khi bạn đã hài lòng với cách phối màu, hãy nhấp vào OK để lưu bảng màu.

Bảng màu mới có thể được tìm thấy trong phần Tùy chỉnh của menu Màu sắc. Bạn luôn có thể chỉnh sửa bảng màu này bằng cách nhấp chuột phải vào sơ đồ tùy chỉnh và nhấp vào Chỉnh sửa.

Biểu đồ tổ chức hoặc biểu đồ tổ chức là một cách tuyệt vời để mô tả thứ bậc trong một tổ chức. Visio cung cấp các mẫu tạo sẵn để giúp bạn bắt đầu tạo biểu đồ tổ chức. Trong loạt chương sau, chúng ta sẽ tìm hiểu các khía cạnh khác nhau của việc tạo và làm việc với biểu đồ tổ chức.

Sử dụng Mẫu biểu đồ tổ chức

Cách dễ nhất để bắt đầu là sử dụng mẫu biểu đồ tổ chức có sẵn và xây dựng dựa trên nó. Trong Visio 2016, bạn có thể tìm thấy mẫu biểu đồ tổ chức bằng cách đi tới trình đơn Mới. Nhấp vào nút Trang chủ, nhấp vào Mới và chọn tab Mẫu. Trong tab Mẫu, hãy chuyển đến danh mục Doanh nghiệp và nhấp vào Sơ đồ tổ chức.

Nó sẽ mở một hộp thoại trong đó bạn có thể chọn biểu đồ sẽ được tạo theo đơn vị Metric hoặc US. Chọn các đơn vị bạn cảm thấy thoải mái và nhấp vào Tạo để tải các hình dạng biểu đồ tổ chức trong một sơ đồ mới.

Chèn Hình dạng Điều hành Cấp cao nhất

Khi biểu đồ được tạo, bạn sẽ nhận thấy rằng Ribbon có tab Biểu đồ tổ chức mới liệt kê các kiểu hình dạng mà bạn có thể sử dụng.

Ngăn Hình dạng có tất cả các hình dạng cần thiết để sử dụng trong biểu đồ tổ chức. Các hình dạng thay đổi dựa trên kiểu hình dạng được chọn trong tab Biểu đồ tổ chức trong ruy-băng. Trong ví dụ này, kiểu dáng hiện được chọn là Belt.

Để chèn một hình dạng cấp cao nhất, hãy kéo hình dạng Đai điều hành qua canvas và căn chỉnh nó vào giữa trang.

Khi hình dạng giám đốc cấp cao nhất được tạo, việc tạo hình dạng phụ của người quản lý rất dễ dàng. Hình dạng vành đai điều hành sẽ không cung cấp Hình dạng thông minh vì đây là biểu đồ phân cấp với các vị trí xác định.

Để chèn một trình quản lý, chỉ cần kéo hình dạng Vòng đai người quản lý vào hình dạng Vòng đai điều hành. Bạn sẽ nhận thấy rằng Visio tự động kết nối cả hai hình dạng. Bạn có thể thêm nhiều hình dạng Đai quản lý vào hình dạng Đai điều hành và Visio sẽ tự động kết nối, không gian và căn chỉnh tất cả các hình dạng.

Sau đó, bạn có thể nhập chi tiết vào các hình dạng bằng cách phóng to và bấm đúp vào hình dạng để kích hoạt hộp văn bản. Không giống như hình dạng Executive Belt, hình dạng người quản lý sẽ đưa ra lựa chọn sử dụng SmartShapes.

Chúng tôi có thể tiếp tục xây dựng trên biểu đồ tổ chức đã tạo trước đó. Dựa trên hệ thống phân cấp tổ chức, các hình dạng tương ứng có thể được thêm vào các hình dạng hiện có. Visio sau đó sẽ tự động tạo kết nối và căn chỉnh hình dạng mới trong sơ đồ.

Thêm một vành đai vị trí

Một vành đai chức vụ được sử dụng để chỉ một chức vụ dưới quyền của một người điều hành. Trong ví dụ sau, một số đai vị trí đã được thêm vào mỗi trong ba hình dạng phụ của người quản lý. Để thêm hình dạng vị trí, chỉ cần kéo hình dạng Đai vị trí từ ngăn Hình dạng qua bất kỳ hình dạng phụ nào của trình quản lý. Visio tự động tạo hình dạng Đai vị trí và kết nối nó với hình dạng người quản lý ở trên.

Thêm một vành đai trống

Trong một tổ chức, không phải tất cả các vị trí đều sẽ luôn đầy đủ. Sẽ có một vài vị trí trống cần được lấp đầy. Bạn có thể chỉ ra vị trí tuyển dụng bằng cách kéo hình dạng Vành đai trống vào bất kỳ hình dạng quản lý nào. Hình dạng chỗ trống khác với các hình dạng khác và có thể dễ dàng nhận ra.

Thêm Hình dạng Tư vấn và Thư ký

Tương tự, bạn cũng có thể thêm hình dạng nhà tư vấn và trợ lý vào biểu đồ tổ chức. Trong ví dụ sau, một nhà tư vấn đã được thêm vào CTO và một trợ lý cho CEO. Kéo Hình dạng cố vấn lên trên hình CTO và Hình trợ lý ở trên đầu CEO. Visio sẽ tự động điều chỉnh khoảng cách và kết nối giữa các hình dạng.

Có thể cần phải sắp xếp lại các thành viên trong nhóm trong biểu đồ tổ chức. Hình dạng có thể được di chuyển sang trái và phải hoặc lên trên và dưới cùng, tùy thuộc vào cách bạn muốn sắp xếp chúng. Vì đây là biểu đồ tổ chức nên sẽ có tab Biểu đồ tổ chức trong Ruy-băng. Bấm vào tab và trong phần Sắp xếp, bấm vào một trong các mũi tên trong lệnh Di chuyển.

Tùy thuộc vào vị trí của hình dạng trong bản vẽ, di chuyển sang trái và phải cũng có thể có nghĩa là di chuyển lên và xuống. Khi bạn di chuyển một hình dạng, tất cả các hình dạng phụ cũng di chuyển theo hình dạng đó. Trong ví dụ sau, hình COO được di chuyển sang bên phải và cùng với nó, tất cả các vị trí bên dưới nó cũng di chuyển.

Khung nhóm giúp biểu thị các thành viên của các nhóm khác nhau cùng làm việc trong một dự án chung. Để thêm khung nhóm, hãy kéo hình dạng khung nhóm từ ngăn Hình dạng vào các nhóm mà bạn muốn đưa vào.

Khung đội có thể được điều chỉnh dọc theo tay cầm của nó để chứa nhiều thành viên khi cần thiết. Đường viền khung nhóm và nhãn có thể được định dạng khi cần thiết. Để định dạng đường viền khung nhóm, hãy nhấp vào khung nhóm và chuyển đến tab Trang đầu và trong phần Kiểu hình dạng, hãy chọn định dạng hình dạng cần thiết.

Báo cáo đường chấm chấm giúp xác định từng thành viên trong nhóm báo cáo cho nhiều người. Để thêm một đường chấm, hãy kéo hình dạng Báo cáo Đường chấm từ ngăn Hình dạng vào canvas.

Bạn sẽ thấy rằng có hai điểm cuối của đường chấm. Kéo một trong các điểm cuối vào hình dạng đầu tiên và điểm cuối kia vào hình dạng khác để tạo một đường chấm cho biết thành viên trong nhóm báo cáo đến nhiều vị trí.

Mặc dù bạn có thể tạo các hình dạng riêng lẻ bằng cách kéo các hình dạng mong muốn từ ngăn Hình dạng, Visio tạo điều kiện tạo nhiều hình dạng cùng một lúc. Tất cả các hình được thêm vào với nhau sẽ được tự động kết nối và căn chỉnh.

Tạo một SmartShape ba vị trí

Để tạo SmartShape ba vị trí, hãy kéo hình dạng Ba vị trí lên bất kỳ hình dạng người quản lý cao hơn nào.

Điều này tạo ra ba hình dạng ngay bên dưới hình dạng cao hơn. Bạn sẽ nhận thấy rằng các hình có thể tràn sang trang tiếp theo. Điều này có thể được khắc phục bằng cách nhấp vào nút Bố cục lại trong phần Bố cục của tab Biểu đồ tổ chức.

Tạo một SmartShape Nhiều vị trí

Tương tự như SmartShape ba vị trí, Visio cũng giúp tạo một SmartShape nhiều vị trí, trong đó bạn có thể chọn bao nhiêu vị trí tùy thích. Để tạo một SmartShape nhiều vị trí, hãy nhấp và kéo Nhiều hình dạng từ ngăn Hình dạng vào một hình dạng đã chọn trên canvas.

Nó mở ra một hộp thoại Thêm Nhiều Hình dạng trong đó bạn có thể chọn loại hình dạng và số lượng hình dạng sẽ được thêm vào. Bấm OK để thêm các hình dạng vào hình dạng đã chọn.

Bạn có thể thêm hình ảnh vào các cấp độ khác nhau trong biểu đồ tổ chức của mình để làm cho hình ảnh hấp dẫn hơn. Để thêm hình ảnh điều hành, bấm đúp vào hình dạng để phóng to và sau đó bấm vào trường ảnh trong hình dạng.

Sau đó nhấp vào nút Chèn để chọn ảnh để thêm vào hình dạng. Để ngăn hình ảnh hiển thị trong một hình dạng, hãy nhấp vào nút Hiển thị / Ẩn.

Sau khi thêm hình ảnh, bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng hình ảnh thông thường để điều chỉnh độ sáng và độ tương phản hoặc cắt hình ảnh.

Nếu bạn muốn tự động nhập ảnh điều hành vào hệ thống phân cấp tương ứng của chúng, chỉ cần đảm bảo tên tệp của ảnh điều hành khớp với tên tệp trong hình. Sau đó, nhập toàn bộ thư mục và Visio sẽ tự động đặt người điều hành vào hệ thống phân cấp tương ứng của anh ta / cô ta.

Có thể cần phải chia nhỏ biểu đồ tổ chức để mỗi giám đốc điều hành có trang riêng của mình để tránh làm tắc nghẽn biểu đồ. Đồng bộ hóa cho phép bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với người điều hành trong các trang khác vẫn được đồng bộ hóa với trang chính.

Để đồng bộ hóa một hình dạng, hãy bấm vào hình dạng đó rồi bấm vào nút Đồng bộ hóa trong tab Biểu đồ tổ chức.

Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Tạo bản sao đồng bộ hóa, cho phép tạo bản sao của hình dạng và các phần phụ của nó trên một trang mới hoặc trang hiện có.

Bấm vào hộp kiểm Ẩn cấp dưới trên trang gốc, nếu bạn muốn thu gọn hình dạng trên trang chính. Mọi thay đổi được thực hiện trên các trang hình dạng được đồng bộ hóa cũng sẽ được nhìn thấy trên trang chính.

Hình dạng người quản lý riêng lẻ có thể được thu gọn và hiển thị khi cần thiết. Việc thu gọn các hình dạng rất hữu ích để giảm bớt sự lộn xộn trong sơ đồ.

Để thu gọn hệ thống phân cấp dưới một hình dạng, hãy bấm chuột phải vào một hình dạng, chuyển đến menu Thuộc tính và nhấp vào Ẩn Thuộc tính.

Các hình dạng cấp dưới sau đó thu gọn dưới hình dạng người quản lý. Điều này được biểu thị bằng biểu tượng cây dưới hình dạng người quản lý.

Nếu các hình dạng được đồng bộ hóa, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với chúng ở nơi khác sẽ được tự động phản ánh trong hình dạng chính.

Để tiết lộ lại cấp dưới, hãy nhấp chuột phải vào hình dạng người quản lý, chuyển đến menu Cấp dưới và nhấp vào Hiển thị cấp dưới.

Mặc dù bạn có thể tạo biểu đồ tổ chức theo cách thủ công bằng cách sử dụng các hình dạng khác nhau trong ngăn Hình dạng, Visio cũng cung cấp một cách tự động để nhập thông tin về tổ chức của bạn từ một nguồn bên ngoài. Trong chương này, chúng ta sẽ xem xét việc nhập dữ liệu từ thông tin trong bảng tính Excel.

Tạo thông tin trong bảng tính Excel

Tạo bảng tính Excel hoặc sử dụng bảng tính hiện có có chứa một số thông tin quan trọng trong hàng tiêu đề để tạo biểu đồ tổ chức. Thông tin quan trọng bao gồm Nhân viên, Chức danh, Người quản lý và Phòng ban. Các trường Nhân viên và Người quản lý là bắt buộc và các trường khác là tùy chọn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể bao gồm một trường được gọi là Master_Shape, cho biết hình dạng chính xác sẽ được sử dụng cho một nhân viên cụ thể. Lưu ý rằng tên, trường Master_Shape cần được sử dụng như đối với Visio để chỉ định một hình dạng cụ thể cho nhân viên.

Khởi động Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức

Có hai cách để khởi động trình hướng dẫn Sơ đồ tổ chức. Phương pháp đầu tiên liên quan đến việc sử dụng Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức từ phần Mẫu trong menu Mới.

Phương pháp khác là sử dụng lệnh Nhập trong phần Dữ liệu Tổ chức từ tab Biểu đồ tổ chức trong Ruy-băng, nếu bạn đã tạo biểu đồ tổ chức.

Phương pháp thứ hai được khuyến nghị nếu bạn cần định dạng nền để chuyển sang tất cả các trang trong biểu đồ tổ chức. Phương pháp đầu tiên tạo tất cả các trang được yêu cầu, nhưng bạn cần phải định dạng riêng từng trang, điều này có thể trở nên tẻ nhạt nếu tổ chức của bạn lớn.

Dù bằng cách nào, Trình hướng dẫn sơ đồ tổ chức xuất hiện trong đó bạn có thể chỉ định các tính năng của biểu đồ tổ chức của mình.

Sử dụng Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức

Màn hình đầu tiên của Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức cung cấp tùy chọn chọn thông tin hiện có từ tệp hoặc nhập thông tin theo cách thủ công. Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn đầu tiên. Nhấp vào Tiếp theo để chuyển sang màn hình tiếp theo trong trình hướng dẫn.

Trong màn hình sau, bạn có thể chọn nguồn lưu trữ thông tin tổ chức. Đó có thể là một vị trí trên Máy chủ Microsoft Exchange, văn bản cục bộ, tệp CSV hoặc Excel hoặc nguồn dữ liệu tuân thủ ODBC. Chọn tùy chọn thứ hai và nhấp vào Tiếp theo.

Bây giờ, hãy nhập vị trí hoặc đường dẫn đến tệp Excel và nhấp vào Tiếp theo.

Trong màn hình này, trong danh sách thả xuống trường Tên, hãy chọn trường trong bảng tính Excel có chứa tên của nhân viên. Trong menu thả xuống trường Báo cáo tới, hãy chọn trường trong bảng tính Excel biểu thị trình quản lý báo cáo. Nếu tên và họ nằm trong các trường khác nhau, hãy chỉ định trường chứa tên của nhân viên trong menu thả xuống Tên.

Visio sẽ kết hợp các trường tên và tên để tạo ra tên đầy đủ của nhân viên. Nhấn Next để tiếp tục.

Hộp Cột Tệp Dữ liệu liệt kê tất cả các trường dữ liệu có trong tiêu đề của tệp Excel. Bạn có thể chọn các trường mà bạn cần được hiển thị trong phần Trường được Hiển thị bằng cách chọn các trường bắt buộc và sau đó nhấp vào Thêm. Nhấp vào Tiếp theo, khi các trường mong muốn được thêm vào.

Trong màn hình tiếp theo, bạn có thể chọn các trường mà dữ liệu hình dạng sẽ dựa vào. Các trường dữ liệu hình dạng sẽ tương tự như các trường đã chọn ở bước trước nên trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể để như vậy. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ trường bổ sung nào nếu cần.

Trong màn hình sau, bạn có thể chọn bao gồm ảnh của các nhân viên. Nếu bạn đã gắn nhãn các ảnh có cùng định dạng với tên nhân viên, bạn có thể trỏ đến vị trí của thư mục chứa ảnh của tất cả các nhân viên. Hoặc bạn có thể chỉ cần chọn không bao gồm bất kỳ hình ảnh nào.

Trong màn hình này, bạn có thể chọn số lượng thông tin tổ chức có thể được hiển thị trên một trang, nếu có nhiều nhân viên trên nhiều trang. Bạn cũng có thể chọn cho phép Visio tự động ngắt biểu đồ tổ chức trên các trang. Đảm bảo rằng Siêu liên kết hình dạng nhân viên trên các trang và Đồng bộ hóa hình dạng nhân viên trên các trang được chọn. Nhấp vào Kết thúc để cuối cùng tạo biểu đồ tổ chức.

Sau khi nhấp vào Kết thúc, Visio sẽ bắt đầu xử lý thông tin từ bảng tính Excel và tạo biểu đồ tổ chức dựa trên các tham số được chỉ định trong trình hướng dẫn. Bạn sẽ thấy chỉ báo tiến trình hiển thị trạng thái của quá trình tạo.

Biểu đồ tổ chức đã hoàn thành có thể được lưu dưới dạng PDF hoặc bất kỳ định dạng hình ảnh nào bằng cách chuyển đến menu Tệp và nhấp vào Lưu dưới dạng. Chọn từ bất kỳ loại tệp nào trong trường Lưu dưới dạng loại.

Nếu bạn lưu bản vẽ dưới dạng tệp JPG hoặc GIF, bạn sẽ nhận được một hộp thoại khác, cho phép chỉ định thêm các tùy chọn đầu ra.

Biểu đồ động não tương tự như biểu đồ tổ chức nhưng được sử dụng nhiều hơn để truyền đạt các ý tưởng khác nhau về một chủ đề. Để tạo sơ đồ động não, hãy nhấp vào Tệp và chuyển đến menu Mới. Trong phần Mẫu, hãy chọn Doanh nghiệp, sau đó trong danh sách mẫu, chọn Sơ đồ động não, chọn đơn vị mong muốn để làm việc và nhấp vào Tạo.

Bạn sẽ nhận thấy rằng tài liệu sơ đồ động não đã được tạo và sẵn sàng sử dụng. Điều này có một vài khác biệt đáng chú ý so với biểu đồ tổ chức. Thứ nhất, số lượng hình dạng ít hơn biểu đồ tổ chức. Thứ hai, có một Cửa sổ Outline xuất hiện trong bản vẽ hiển thị đường viền của sơ đồ. Thứ ba, có một tab Brainstorming được thêm vào ribbon, chứa các công cụ cần thiết để sử dụng sơ đồ brainstorming.

Để tạo chủ đề trung tâm cho sơ đồ động não, hãy kéo hình dạng Chủ đề chính lên khung vẽ. Không giống như biểu đồ tổ chức nơi bạn phải nhấp đúp vào hình dạng để nhập văn bản, bạn có thể bắt đầu nhập văn bản vào sơ đồ động não ngay sau khi bạn kéo hình dạng đó lên canvas.

Trong chương này, chúng ta sẽ học cách thêm, chỉnh sửa và đặt các chủ đề phụ trong sơ đồ động não bằng Visio.

Thêm chủ đề phụ

Trong sơ đồ động não, các hình phụ không được chèn trực tiếp lên trên hình chính. Một hình phụ được chèn làm chủ đề phụ. Để chèn một chủ đề phụ, trước tiên hãy nhấp vào hình dạng Chủ đề chính, sau đó nhấp vào tab Động não trên Ruy-băng. Trong phần Thêm chủ đề, nhấp vào Chủ đề phụ.

Nó tạo ra một chủ đề phụ cho hình dạng Chủ đề chính, chủ đề này đã sẵn sàng để nhập.

Bạn cũng có thể tạo nhiều chủ đề con cùng một lúc bằng cách nhấp vào Nhiều chủ đề con trong phần Thêm chủ đề. Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Thêm Nhiều Chủ đề, nơi bạn có thể nhập tên của từng chủ đề phụ.

Mỗi chủ đề phụ được kết nối tự động với hình dạng chủ đề chính.

Chỉnh sửa và sắp xếp các chủ đề phụ

Chủ đề phụ có thể được chỉnh sửa đơn giản bằng cách nhấp vào tiêu đề của chủ đề phụ và gõ lên nó. Bạn cũng có thể chỉnh sửa chủ đề phụ bằng cách nhấp vào tên của nó hai lần trong Cửa sổ dàn bài. Cửa sổ Outline đại diện cho hệ thống phân cấp chủ đề của brainstorm. Các chủ đề phụ có thể được kéo bằng các trình kết nối của chúng và đặt ở bất kỳ đâu trên canvas. Chúng sẽ luôn được liên kết với hình dạng chủ đề Chính.

Cửa sổ Outline giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa thứ tự của chủ đề hoặc tên chủ đề trong sơ đồ. Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong Cửa sổ phác thảo sẽ được phản ánh dễ dàng trong sơ đồ thực tế.

Cửa sổ Outline có thể được ghim hoặc bỏ ghim bằng cách nhấp vào biểu tượng ghim đẩy ở phía dưới bên trái của cửa sổ. Điều này cho phép cửa sổ tự động ẩn khi không sử dụng.

Các chủ đề có thể được chỉnh sửa bằng cách nhấp hai lần vào tên chủ đề trong cửa sổ và nhập. Thứ tự của các chủ đề cũng có thể được thay đổi bằng cách nhấp và kéo chủ đề từ chủ đề con này sang chủ đề con khác. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào một chủ đề và Di chuyển lên hoặc Di chuyển xuống để thay đổi thứ tự của các chủ đề.

Để xóa chủ đề, hãy bấm chuột phải vào một chủ đề rồi bấm Xóa chủ đề hoặc chỉ cần chọn một chủ đề và nhấn phím Xóa trên bàn phím.

Bạn có thể tùy chỉnh sơ đồ động não theo cách tương tự với các loại sơ đồ khác bằng cách thay đổi hình dạng, kiểu và bố cục.

Tùy chỉnh hình dạng chủ đề

Hình dạng của các chủ đề riêng lẻ có thể được tùy chỉnh thành nhiều hình dạng tích hợp sẵn. Giữ phím Shift, chọn từng chủ đề và trong tab Động não, nhấp vào Thay đổi chủ đề trong phần Sắp xếp.

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Thay đổi Hình dạng, trong đó liệt kê các kiểu hình dạng bạn có thể thay đổi. Chọn một loại hình dạng và nhấp vào OK.

Tùy chỉnh kiểu chủ đề

Sơ đồ động não có thể được tùy chỉnh bằng cách chọn các chủ đề và biến thể chủ đề khác nhau. Để chọn một chủ đề, hãy chuyển đến tab Thiết kế trên Ruy-băng và chọn một chủ đề. Bạn cũng có thể chọn các biến thể khác nhau cho chủ đề bằng cách chọn một biến thể trong phần Biến thể. Phần Biến thể có một danh sách thả xuống bằng cách sử dụng để bạn có thể tùy chỉnh thêm màu sắc và hiệu ứng, chẳng hạn như đổ bóng.

Tùy chỉnh bố cục chủ đề

Bạn cũng có thể tùy chỉnh phong cách của sơ đồ để nó trông thanh lịch và chuyên nghiệp hơn. Trong tab Động não, bấm Kiểu Sơ đồ để mở hộp thoại Kiểu Động não. Bạn có thể chọn từ nhiều kiểu brainstorm và cũng có thể chọn một số tùy chọn khảm, bao gồm sự kết hợp của tất cả các kiểu. Chọn một kiểu và nhấp vào Áp dụng để xem kết quả. Bấm OK để đóng hộp thoại.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh bố cục bằng cách nhấp vào Bố cục trong tab Động não. Chọn bố cục từ phần Chọn bố cục. Bạn cũng có thể chọn loại trình kết nối trong phần Trình kết nối. Chọn một bố cục và nhấp vào Áp dụng để xem kết quả. Bấm OK để đóng hộp thoại.

Bạn có thể gửi dữ liệu động não trực tiếp tới Word và Excel và trên thực tế, tới bất kỳ chương trình nào chấp nhận đầu vào XML. Dữ liệu trong Cửa sổ phác thảo được xuất sang tài liệu Word hoặc Excel và được mở dưới dạng tệp XML. Mọi thay đổi đều có thể được lưu vào tệp XML này, tệp này sau đó có thể được nhập lại vào Visio.

Để xuất dữ liệu dưới dạng tệp XML, trong phần Quản lý của tab Động não, hãy bấm Xuất dữ liệu và chọn Microsoft Word hoặc Microsoft Excel. Lưu ý rằng các tùy chọn này chỉ khả dụng khi bạn đã cài đặt phiên bản Word và Excel 2016 trên máy tính của mình. Đối với các phiên bản Word và Excel khác hoặc để sử dụng bất kỳ chương trình tương thích nào khác, hãy chọn Đến XML….

Ví dụ: khi bạn xuất dữ liệu sang Excel, Visio sẽ tự động mở Excel sau khi bạn lưu tệp XML. Trong Excel, dữ liệu được sắp xếp thành các cấp chủ đề. Ví dụ, T1 đại diện cho chủ đề chính, T1.1 đại diện cho chủ đề phụ đầu tiên trong chủ đề chính, T1.1.1. đại diện cho các chủ đề phụ khác bên dưới chủ đề phụ, v.v. Bạn có thể thêm hoặc xóa cấu trúc phân cấp chủ đề tại đây và lưu tệp XML, tệp này sau đó có thể được nhập lại vào Visio.

Tương tự như biểu đồ tổ chức và sơ đồ động não, bạn cũng có thể tạo các mốc thời gian trong Visio để mô tả lịch trình hoặc một chuỗi sự kiện.

Tạo dòng thời gian

Để tạo dòng thời gian, hãy chuyển đến menu Mới trong tab Tệp và nhấp vào Mẫu. Chuyển đến danh mục Lịch biểu, nhấp vào Dòng thời gian, sau đó nhấp vào Tạo để tạo không gian làm việc dòng thời gian. Vì dòng thời gian về cơ bản đo thời gian, việc lựa chọn đơn vị là không quan trọng.

Định cấu hình hình dạng dòng thời gian

Khi mẫu Dòng thời gian được tạo, hãy nhấp và kéo hình khối dòng thời gian từ ngăn Hình dạng vào canvas. Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Định cấu hình Dòng thời gian, nơi bạn có thể chọn thời lượng cho dòng thời gian và Thang thời gian. Nhấp vào Ok.

Nó tạo ra một khối dòng thời gian với khoảng thời gian bằng nhau giữa các ngày đã chọn.

Các mốc thời gian đại diện cho các thời điểm cụ thể trong đó một sự kiện quan trọng đã xảy ra hoặc được lên kế hoạch để xảy ra. Để thêm cột mốc, hãy nhấp và kéo hình Mốc Đường vào một khoảng thời gian đã chọn trên dòng thời gian. Nó không cần phải được bỏ chính xác vào một khoảng thời gian cụ thể, vì bạn có thể định cấu hình ngày và giờ chính xác của sự kiện theo cách thủ công.

Khi bạn kéo cột mốc vào dòng thời gian, hộp thoại Định cấu hình cột mốc xuất hiện, tại đây bạn có thể chỉ định ngày và giờ chính xác của cột mốc cùng với mô tả về sự kiện. Bạn cũng có thể chọn từ các định dạng ngày tiêu chuẩn để hiển thị ngày và giờ tốt hơn. Bấm OK để tạo mốc thời gian. Mốc có thể được kéo theo dòng thời gian và ngày giờ của mốc sẽ được cập nhật tương ứng.

Khi thêm nhiều cột mốc, có thể phần văn bản mô tả các cột mốc sẽ chạy vào nhau tạo ra một cái nhìn lộn xộn. Có thể tránh va chạm bằng cách thay đổi vị trí của văn bản cột mốc.

Nếu bạn tình cờ có văn bản va chạm, chỉ cần lấy phần cuối màu vàng của cột mốc và kéo đến một vị trí riêng biệt, chẳng hạn như từ dưới lên hoặc cao hơn. Bạn cũng có thể chỉnh góc đầu màu vàng bằng cách chỉ cần xoay chuột đến một góc mong muốn. Ý tưởng là đảm bảo rằng văn bản không va chạm và được trình bày rõ ràng nhất có thể.

Sau khi kéo và thả đầu màu vàng, hình dạng cột mốc Đường tự điều chỉnh cho phù hợp. Bạn cũng có thể sử dụng các hướng dẫn để dán các đầu màu vàng của nhiều cột mốc sao cho chúng đều nhau.

Khoảng thời gian biểu thị một khối thời gian trong quá trình một sự kiện xảy ra hoặc được lên lịch. Để thêm khoảng thời gian, hãy kéo hình dạng Chặn khoảng thời gian vào một vị trí trên dòng thời gian. Nó sẽ mở hộp thoại Định cấu hình khoảng thời gian.

Trong hộp thoại Định cấu hình khoảng thời gian, bạn có thể chọn khoảng thời gian, định dạng ngày và thêm mô tả. Bấm OK để thêm khoảng thời gian vào dòng thời gian. Khoảng thời gian có thể trùng lặp các mốc quan trọng hoặc các sự kiện khác. Bằng cách định dạng hình dạng khoảng để làm cho nó trong suốt, bất kỳ hình dạng nào khác đằng sau nó có thể được hiển thị.

Các điểm đánh dấu và chỉ báo có thể được sử dụng để biểu thị các sự kiện cụ thể như ngày hiện tại hoặc thời gian đã trôi qua. Điểm đánh dấu giúp có được quan điểm về vị trí hiện tại của bạn đối với các mục tiêu của bạn trong dòng thời gian hiện tại.

Để thêm một điểm đánh dấu, chẳng hạn như ngày hôm nay, hãy kéo hình dạng điểm đánh dấu Hôm nay vào dòng thời gian. Bạn có thể muốn điều chỉnh phần cuối màu vàng để đảm bảo rằng văn bản đánh dấu không trùng lặp với cột mốc hoặc thông tin khác của bạn. Điểm đánh dấu Ngày hôm nay di chuyển theo tiến trình của từng ngày, cho bạn quan điểm thời gian thực về trạng thái hiện tại của mình.

Một điểm đánh dấu hoặc chỉ báo khác có thể hữu ích là Thời gian đã trôi qua. Chỉ báo thời gian đã trôi qua giúp đánh giá thời gian đã trôi qua kể từ đầu dòng thời gian. Nó được biểu thị bằng một hình chữ nhật màu xanh lá cây dọc theo khoảng thời gian đã trôi qua. Tất nhiên, giống như bất kỳ hình dạng nào khác, màu sắc của hình dạng thời gian đã trôi qua có thể được tùy chỉnh.

Để hiển thị thời gian đã trôi qua, hãy kéo hình dạng thời gian đã trôi qua từ bảng điều khiển Hình dạng vào dòng thời gian.

Các mốc thời gian mở rộng rất hữu ích để có được cái nhìn phóng to về các khía cạnh tốt hơn của một khoảng thời gian. Ví dụ: dòng thời gian mở rộng có thể hiển thị nhiều chi tiết của các sự kiện trong một khoảng thời gian cụ thể, có thể không hiển thị trên dòng thời gian chính.

Để tạo dòng thời gian mở rộng, hãy kéo hình dạng dòng thời gian Mở rộng vào dòng thời gian chính. Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Định cấu hình dòng thời gian quen thuộc trong đó bạn có thể chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Vì đây là mốc thời gian mở rộng, bạn có thể chọn thang đo thấp hơn, chẳng hạn như tuần thay vì tháng nếu bạn có một chương trình làm việc trong tuần.

Dòng thời gian mở rộng được kết nối với dòng thời gian chính bằng hai đầu nối chấm chấm với các đầu màu vàng. Các đầu màu vàng có thể được sử dụng để di chuyển hoặc thay đổi hướng của dòng thời gian mở rộng. Bạn cũng có thể thêm các sự kiện quan trọng vào dòng thời gian mở rộng. Tuy nhiên, bất kỳ sự kiện hoặc khoảng thời gian nào được thêm vào dòng thời gian mở rộng sẽ không hiển thị trong dòng thời gian chính.

Các mốc thời gian mở rộng hơn cũng có thể được thêm vào trên các mốc thời gian mở rộng hiện có.

Bạn có thể áp dụng các kỹ thuật định dạng thông thường, chẳng hạn như chủ đề và biến thể cho dòng thời gian. Bạn cũng có thể chọn một nền để tất cả các mốc thời gian liên tiếp được tạo bằng cách sử dụng mẫu nền.

Ví dụ: trong tab Thiết kế, nhấp vào Đường viền & Tiêu đề để đặt đường viền trông chuyên nghiệp bao gồm tiêu đề tiêu đề để tất cả các trang trong dòng thời gian này có cùng thông tin nền và tiêu đề.

Nó tạo ra một trang Nền được phủ lên tất cả các trang khác trong tài liệu.

Bạn cũng có thể thay đổi dòng thời gian và các hình dạng khác để làm cho nó giống như một khối, hình trụ hoặc một dấu ngoặc nhọn bằng cách nhấp chuột phải vào hình dạng và chọn loại tương ứng từ menu.

Lịch trình có thể được chia sẻ giống như các bản vẽ Visio khác dưới dạng PDF, bản vẽ Visio hoặc tệp đồ họa. Visio cũng cho phép bạn cho phép người khác chỉnh sửa bản vẽ, nếu được cung cấp quyền truy cập. Điều này xảy ra thông qua Microsoft OneDrive và bạn cần đăng nhập vào Visio để truy cập tính năng này.

Để chia sẻ bản vẽ để chỉnh sửa hoặc xem lại, hãy chuyển đến menu Tệp và nhấp vào Chia sẻ. Trước tiên, tài liệu phải được lưu vào đám mây, vì vậy hãy nhấp vào Lưu vào Đám mây để lưu tài liệu vào thư mục OneDrive cá nhân hoặc chính thức của bạn.

Sau khi tài liệu được lưu vào thư mục OneDrive của bạn, bạn có thể mời người khác bằng cách gửi cho họ liên kết đến bản vẽ được chia sẻ. Bạn có thể xác định xem mọi người chỉ xem hay chỉnh sửa nó. Các cộng tác viên của bạn sau đó có thể mở bản vẽ được chia sẻ trong đám mây và mở bản vẽ trực tiếp trong cài đặt Visio của họ.

Note- Visio Online khả dụng cho những khách hàng Office 365 đã bao gồm Visio trong đăng ký đám mây của họ. Họ có thể mở và xem lại bản vẽ trực tuyến trong trình duyệt của họ; tuy nhiên, bất kỳ thay đổi nào đối với bản vẽ yêu cầu người dùng phải cài đặt bản sao cục bộ của Visio.

Bạn có thể tạo lịch trong Visio để giúp bạn tổ chức và cung cấp thông tin tốt hơn. Để tạo lịch, hãy chuyển đến menu Mới trong tab Tệp và nhấp vào Mẫu, sau đó lên Lịch. Trong danh mục Lịch biểu, bấm vào Lịch tác vụ nhiều tuần, sau đó bấm Tạo để tạo không gian làm việc lịch. Tùy thuộc vào phiên bản Visio của bạn, bạn có thể chỉ nhận thấy mẫu là Lịch.

Bạn sẽ thấy rằng có một lịch mặc định được tạo. Tuy nhiên, bạn có thể tạo lịch của riêng mình bằng cách kéo hình Tháng vào một canvas trống. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Định cấu hình, nơi bạn có thể chỉ định tháng theo lịch. Các ngày trong tháng được tự động điền và các ngày cuối tuần được phân biệt với các ngày trong tuần.

Trong chương này, chúng ta sẽ học cách thêm cuộc hẹn vào lịch.

Thêm một cuộc hẹn trong ngày

Để thêm một cuộc hẹn trong một ngày, hãy nhấp vào hình dạng Cuộc hẹn trong ngăn Hình dạng và kéo nó vào một vị trí trong lịch.

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Định cấu hình, nơi bạn có thể nhập các chi tiết của cuộc hẹn. Nhấn OK để thêm lịch hẹn vào ngày quy định.

Thêm một cuộc hẹn nhiều ngày

Đôi khi, các cuộc hẹn có thể kéo dài nhiều ngày. Để thêm một cuộc hẹn nhiều ngày, hãy nhấp và kéo hình dạng sự kiện Nhiều ngày từ ngăn Hình dạng vào lịch. Thao tác này một lần nữa sẽ mở ra hộp thoại Định cấu hình, nơi bạn có thể chỉ định chi tiết của sự kiện cùng với ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Sau khi cuộc hẹn nhiều ngày được tạo, bạn có thể kéo tay cầm cuộc hẹn để bao gồm các ngày bổ sung, nếu cần.

Lịch có thể được tùy chỉnh giống như bất kỳ bản vẽ Visio nào khác bằng cách áp dụng các chủ đề và biến thể. Lịch cũng có thể được tùy chỉnh để hiển thị điều kiện thời tiết hoặc thậm chí cả tuần trăng.

Để thêm một hình dạng chẳng hạn như biểu tượng thời tiết, hãy cuộn xuống danh sách các hình dạng trong ngăn Hình dạng và kéo biểu tượng mong muốn vào một ngày trong lịch. Bạn có thể căn chỉnh nhiều hình dạng bằng cách sử dụng lưới động xuất hiện khi bạn cố gắng căn chỉnh các hình dạng bên cạnh nhau.

Bạn cũng có thể thay đổi giao diện của lịch bằng cách chọn các chủ đề và biến thể từ tab Thiết kế trong Ruy-băng.

Thêm tháng bổ sung rất đơn giản trong Visio. Để thêm một tháng, trước tiên hãy tạo một trang mới bằng cách nhấp vào biểu tượng Chèn Trang ở cuối màn hình hoặc bằng cách nhấn Shift + F11 để thêm trang mới. Bạn có thể đổi tên trang bằng cách nhấp đúp vào tiêu đề trang.

Khi bạn thêm một trang mới, hãy tạo lịch mới bằng cách nhấp và kéo hình Tháng vào trang mới. Định cấu hình lịch cho tháng mới.

Để thêm tháng bổ sung, chỉ cần tạo các trang mới bằng cách sao chép trang hiện tại. Để sao chép một trang, hãy nhấp chuột phải vào tên của trang và nhấp vào Sao chép. Điều này tạo ra bản sao của trang lịch hiện tại.

Bây giờ, chỉ cần định cấu hình lại lịch trên trang mới bằng cách chuyển đến menu Lịch trên Ribbon và nhấp vào Định cấu hình. Khi bạn thay đổi tháng, bạn sẽ nhận được thông báo cảnh báo rằng tất cả thông tin lên lịch sẽ bị mất. Bấm OK để định cấu hình lại lịch trên trang mới.

Bạn có thể nhập lịch hiện có từ Outlook trực tiếp vào Visio. Note - Để nhập dữ liệu Outlook, bạn cần cài đặt và cấu hình Microsoft Outlook bằng cùng một tài khoản Microsoft.

Để nhập dữ liệu lịch Outlook, hãy chuyển đến tab Lịch trong ruy-băng và nhấp vào Nhập dữ liệu Outlook.

Làm theo các bước trong trình hướng dẫn để nhập lịch vào Visio. Bạn có thể nhập vào lịch Visio hiện có hoặc tạo lịch mới với dữ liệu Outlook.

Nếu bạn đang nhập vào lịch Visio hiện có, hãy đảm bảo chọn phạm vi ngày chính xác để nhập, nếu không dữ liệu sẽ không được hiển thị trong lịch Visio.

Sơ đồ mặt bằng giúp hình dung cách bố trí của một phòng hoặc một tầng trong một tòa nhà. Sơ đồ mặt bằng giúp kiến ​​trúc sư hiểu được vị trí của các đồ vật trên sàn, thiết kế cửa ra vào và cửa sổ cũng như các phòng khác.

Visio cung cấp nhiều tài sản để làm việc với tất cả các loại sơ đồ và bản đồ tầng. Để tạo sơ đồ mặt bằng, hãy chuyển đến menu Tệp và nhấp vào Mới. Trong phần Mẫu, hãy nhấp vào Sơ đồ và Sơ đồ tầng. Chọn Sơ đồ tầng từ danh sách các mẫu có sẵn. Chọn các đơn vị bạn chọn và nhấp vào Tạo để tạo sơ đồ tầng.

Bạn sẽ nhận thấy rằng các tùy chọn cho sơ đồ tầng rất đa dạng. Những người cai trị bây giờ đo bằng feet thay vì inch. Ngăn Hình dạng hiển thị các hình dạng khác nhau được phân loại theo các tiêu đề khác nhau cho từng thành phần của sơ đồ mặt bằng như thể hiện trong ảnh chụp màn hình sau.

Trước khi thêm các yếu tố vào sơ đồ mặt bằng, điều quan trọng là phải đặt tỷ lệ chính xác. Đặt tỷ lệ chính xác đảm bảo rằng các yếu tố trong sơ đồ mặt bằng chia tỷ lệ tốt theo kích thước của giấy đầu ra.

Để thay đổi kích thước của tỷ lệ, hãy nhấp vào tab Thiết kế và trong phần Thiết lập Trang, nhấp vào mũi tên hướng xuống để mở hộp thoại Thiết lập Trang hoặc nhấn Shift + F5.

Trong hộp thoại Thiết lập Trang, bấm vào tab Tỉ lệ Bản vẽ để đặt tỉ lệ xác định. Bạn có thể sử dụng thang đo được xác định trước hoặc nhập giá trị tùy chỉnh. Bạn có thể đặt các trường Kích thước trang (theo đơn vị đo lường) thành kích thước trang thích hợp.

Nhấp vào Áp dụng để xem các thay đổi về kích thước của thước và nhấp vào OK để đóng hộp thoại Thiết lập Trang.

Trong bản vẽ kiến ​​trúc, điều quan trọng là phải biết các số đo chính xác. Visio giúp bạn đo chính xác các hình dạng khác nhau trong sơ đồ mặt bằng của bạn. Để có kích thước chính xác, điều quan trọng là phải đặt tỷ lệ của sơ đồ một cách chính xác.

Để xem các hình dạng kích thước, hãy nhấp vào Kích thước - Danh mục kiến ​​trúc trong ngăn Hình dạng để hiển thị các công cụ đo lường. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ đo kích thước dọc của một bức tường.

Đo kích thước dọc của tường

Để đo kích thước theo chiều dọc, hãy nhấp và kéo Hình dạng dọc trong danh mục Kích thước - Hình dạng kiến ​​trúc và thả nó dọc theo bức tường cần đo. Bạn sẽ thấy rằng hình Vertical bây giờ có hai chấm vàng và hai chấm trắng.

Các chấm trắng được sử dụng để dán một trong hai đầu của hình Dọc với chiều dài trên và dưới của bức tường. Chấm màu vàng đầu tiên giúp hình dung riêng biệt Hình dạng dọc từ bức tường thực tế. Chấm màu vàng thứ hai giúp hiển thị rõ ràng giá trị thứ nguyên.

Dán các chấm trắng lên trên và dưới của bức tường. Sau đó, kéo các chấm màu vàng nếu cần để hình dung đúng các kích thước.

Nếu tỷ lệ được thực hiện chính xác, bạn sẽ thấy kích thước chính xác của hình dạng mong muốn.

Bạn có thể thêm các đối tượng, chẳng hạn như đồ nội thất và thiết bị văn phòng vào sơ đồ mặt bằng để có được một phối cảnh hoàn chỉnh. Visio cung cấp rất nhiều hình dạng, có thể chia tỷ lệ theo kích thước của sơ đồ mặt bằng.

Để bắt đầu, chúng ta cần đảm bảo rằng các hình dạng cần thiết cho đồ nội thất và thiết bị văn phòng có thể nhìn thấy trong ngăn Hình dạng. Để làm điều này, hãy nhấp vào Thêm Hình dạng trong ngăn Hình dạng và trong menu, đi tới Bản đồ và Sơ đồ tầng, sau đó đến Sơ đồ xây dựng.

Trong menu con, hãy đảm bảo rằng tùy chọn Nội thất Văn phòng và nếu cần, các tùy chọn Thiết bị Văn phòng được chọn. Sau đó, bạn có thể chọn danh mục Nội thất văn phòng trong ngăn Hình dạng để hiển thị danh sách đồ nội thất thường được sử dụng.

Bây giờ bạn có thể chọn danh mục Nội thất văn phòng trong ngăn Hình dạng để hiển thị danh sách đồ nội thất thường được sử dụng. Kéo hình dạng đồ nội thất mong muốn vào sơ đồ mặt bằng và điều chỉnh vị trí nếu cần.

Đảm bảo rằng ngăn Dữ liệu Hình dạng hiển thị để bạn có thể điều chỉnh chiều dài và độ sâu của hình dạng theo tỷ lệ.

Bạn có thể thêm tiêu đề và thông tin văn bản khác vào sơ đồ mặt bằng để truyền tải thông tin, chẳng hạn như quy mô của sơ đồ, chức danh của công ty thiết kế, v.v.

Thêm văn bản vào sơ đồ tầng

Để thêm thông tin văn bản vào sơ đồ mặt bằng, hãy chọn Hộp Văn bản từ tab Chèn trong Ruy-băng và vẽ hộp văn bản trong vùng trống trong sơ đồ.

Hộp văn bản có thể được sử dụng để sau đó nhập thông tin, chẳng hạn như tỷ lệ của sơ đồ, để người đọc có được phối cảnh của kích thước đối tượng thực. Thông tin tỷ lệ có thể được lấy từ tab Tỷ lệ bản vẽ của hộp thoại Thiết lập Trang trong tab Thiết kế.

Thêm Tiêu đề Trang và Hình nền

Bạn cũng có thể thêm tiêu đề trang và hình nền làm trang nền để nó được phản ánh trên tất cả các trang của sơ đồ. Trong ví dụ sau, chúng tôi sẽ thêm thông tin tiêu đề nền. Chuyển đến tab Thiết kế và trong phần Nền, nhấp vào Đường viền & Tiêu đề. Trong danh sách thả xuống các thiết kế, hãy chọn một thiết kế phù hợp với chủ đề của bạn.

Nó tạo ra một lớp nền áp dụng cho tất cả các trang của tài liệu. Bấm đúp vào vùng văn bản để phóng to và nhập tiêu đề của tài liệu. Bạn cũng có thể thay đổi ngày, nếu cần và thậm chí áp dụng các chủ đề và biến thể cho sơ đồ tầng để có giao diện tinh vi hơn.

Biểu đồ khung dây thường được các nhà phát triển phần mềm sử dụng để tạo nguyên mẫu thiết kế giao diện người dùng phần mềm. Wireframe giúp hình dung vị trí và hành vi của các phần tử khác nhau trong giao diện người dùng trước khi phần mềm có thể được triển khai.

Mở Mẫu Wireframe

Bấm vào menu Tệp và sau đó bấm Mới. Trong phần Mẫu, nhấp vào danh mục Phần mềm và Cơ sở dữ liệu và cuộn xuống để chọn mẫu Sơ đồ Wireframe.

Nó mở ra mẫu cho Sơ đồ khung dây và ngăn Hình dạng liệt kê tất cả các điều khiển và nút thường được sử dụng trong giao diện người dùng phần mềm như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau.

Tạo hộp thoại Wireframe

Trong ví dụ sau, chúng ta sẽ tạo một hộp thoại wireframe cho lệnh Print. Bấm vào danh mục Hộp thoại trong ngăn Hình dạng và kéo hình dạng Biểu mẫu Hộp thoại vào canvas. Bạn có thể thay đổi kích thước hình dạng mặc định nếu cần. Bấm đúp vào văn bản tiêu đề trong hộp thoại và nhập In. Bây giờ chúng ta có khung bên ngoài cho hộp thoại.

Khi bạn đã tạo đường viền cho hộp thoại wireframe, bạn có thể thêm các phần tử, chẳng hạn như hộp văn bản và menu thả xuống. Chúng tôi đang tạo khung dây cho một hộp thoại in, vì vậy menu thả xuống đầu tiên phải là một trong đó người dùng có thể chọn máy in từ danh sách các máy in.

Thêm menu thả xuống

Đầu tiên, kéo hình dạng Nhãn vào hộp thoại. Bạn có thể sử dụng các đường dẫn ngang và dọc để giúp bạn định vị hình dạng. Tiếp theo, kéo Hình dạng thả xuống ở phía ngoài cùng bên phải của Hình dạng Nhãn để nó dán vào. Bấm đúp vào hình dạng Nhãn để nhập văn bản. Trong trường hợp này là tên của máy in.Note - Đây chỉ là một nguyên mẫu để hình dung một hộp thoại và các menu sẽ không thực sự hoạt động.

Thêm các nút và điều khiển khác

Bây giờ một menu thả xuống đã được thêm vào, bạn có thể tiếp tục thêm một menu thả xuống khác để chỉ ra các cài đặt trước của máy in. Bạn cũng có thể kéo một hộp vào hộp thoại để chỉ định vùng xem trước tài liệu.

Hầu hết các hộp thoại in cũng sẽ có nút thiết lập trang để thiết lập các thuộc tính khác nhau của một trang và bạn cũng nên đưa một thuộc tính vào đây. Để thêm nút, hãy bấm vào danh mục Điều khiển trong ngăn Hình dạng và từ danh sách các hình dạng, hãy kéo Hình dạng nút vào một vùng thích hợp trên trang. Bấm đúp vào hình dạng để nhập văn bản và đặt tên cho nó, Thiết lập Trang.

Bạn cũng có thể thêm các mũi tên lùi và tiến làm hướng dẫn điều hướng bên dưới ngăn xem trước tài liệu.

Bạn có thể tiếp tục thêm bao nhiêu yếu tố tùy thích để có cảm nhận về nguyên mẫu. Chỉ cần nhớ không làm lộn xộn khung dây với quá nhiều nút.

Visio được tích hợp các công cụ kiểm tra và kiểm kê mạnh mẽ giúp xem xét nhanh các thành phần khác nhau của sơ đồ. Bạn có thể trích xuất thông tin như số lượng của từng hình dạng được sử dụng trong sơ đồ, thuộc tính của các hình dạng, văn bản trên các hình dạng, v.v. dưới dạng bảng có thể giúp bạn nhanh chóng xem lại và đảm bảo rằng tài liệu theo đúng thông số kỹ thuật đã quy định. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ trích xuất một báo cáo mẫu hiển thị tên của các hình dạng được sử dụng và số lượng của chúng.

Để kiểm kê tài liệu, hãy chuyển đến tab Xem lại trên Ruy-băng và trong phần Báo cáo, bấm vào Báo cáo Hình dạng.

Nó sẽ mở hộp thoại Báo cáo. Bạn có thể tạo định nghĩa báo cáo mới bằng cách nhấp vào Mới ... hoặc sửa đổi kiểu báo cáo hiện có bằng cách nhấp vào Sửa đổi…

Sau khi chọn các tính năng cần thiết của báo cáo, hãy nhấp vào Chạy… để bắt đầu tạo báo cáo.

Sau khi báo cáo được biên dịch, hộp thoại Chạy Báo cáo sẽ mở ra, cho phép chọn định dạng của báo cáo. Nói chung, bạn nên xuất báo cáo dưới dạng tệp Excel để cho phép sắp xếp các trường dữ liệu dễ dàng hơn nhưng bạn cũng có thể chọn xuất dưới dạng HTML, XML hoặc hình Visio. Chọn Bản sao của định nghĩa báo cáo trong phần Lưu báo cáo với để lưu một bản sao của báo cáo trong tài liệu và nhấp vào OK.

Visio tạo một bảng báo cáo chi tiết các tính năng chúng tôi đã chọn. Trong trường hợp này, tên của hình dạng và số lượng. Nếu bạn đã chọn lưu báo cáo dưới dạng tệp Excel ở bước trước, việc bấm vào báo cáo sẽ mở ra một cửa sổ Excel trong Visio, nơi bạn có thể làm việc với nội dung của báo cáo.