Quản lý tầng cửa hàng - Tổ chức

In a balanced organization, working towards a common goal, there is success.

─ Arthur Helps, an English writer

Tầng cửa hàng là một tổ chức nhỏ trong một tổ chức lớn. Nó là một tập hợp con của doanh nghiệp kinh doanh nơi diễn ra tất cả các hoạt động sản xuất hữu hình. Trong một tầng cửa hàng có nhiều phòng ban, hoạt động và trách nhiệm nhỏ hơn.

Phòng ban của tầng cửa hàng

Các bộ phận sau đây làm việc dưới một nhà máy hoặc một tầng cửa hàng -

Bộ phận mua hàng
Bộ phận sản xuất
Phòng điều hành
bộ kiểm soát chất lượng

Bây giờ chúng ta hãy thảo luận chi tiết về từng bộ phận này.

Bộ phận mua hàng

Nó có trách nhiệm nhận ra nhu cầu mua, nhận báo giá hoặc đề xuất và mua sắm vật liệu cần thiết. Bộ phận mua hàng xác định sự tuân thủ của nhà cung cấp, giao dịch với nhà cung cấp và đánh giá chi phí và chất lượng của nguyên vật liệu nhập vào. Cuối cùng nó giao dịch với bộ phận tài khoản để mua thực tế.

Bộ phận sản xuất

Nó hoạt động theo ba giai đoạn như hình dưới đây -

Pre-production - Chuẩn bị vật liệu để sử dụng bằng cách kiểm tra, bảo dưỡng hoặc làm sạch.
Production - Sử dụng vật liệu để sản xuất / lắp ráp / gia công thực tế.
Post-production - Phân loại thành phẩm theo loại / biến thể và đóng gói chúng.

Bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm tạo / xây dựng sản phẩm với các biến thể khác nhau nếu được yêu cầu. Nó cũng cố gắng sản xuất hoặc lắp ráp lý tưởng là không có sai sót.

Phòng điều hành

Bộ phận này chịu trách nhiệm chỉ đạo và phát triển. Nó xác định quy trình và khối lượng sản phẩm, kế hoạch và kiểm soát quy trình làm việc của tầng cửa hàng và chỉ đạo hoạt động của tầng cửa hàng. Nó cũng có trách nhiệm cung cấp kết quả mà không bị chậm trễ thời gian.

bộ kiểm soát chất lượng

Nó có trách nhiệm kiểm tra sản phẩm theo các tiêu chí đặt ra để có chất lượng tối ưu. Nó đảm bảo rằng sản phẩm không bị ô nhiễm hoặc hư hỏng. Nó chấp thuận hoặc từ chối nguyên liệu thô, thành phẩm hoặc vật liệu đóng gói. Nó xem xét tất cả các hồ sơ về chất lượng và tính hoàn chỉnh của đơn đặt hàng trước khi gửi đi hoặc phân phối. Bộ phận này điều tra các khiếu nại của khách hàng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp.

Nhân viên của tầng cửa hàng

Có một số nhân sự sẽ làm việc trên sàn cửa hàng, những nhân sự quan trọng nhất như sau:

Quản lý tầng cửa hàng
Supervisor
Foremen
Workers
Operatives

Bây giờ chúng ta hãy hiểu vai trò và trách nhiệm của từng nhân sự này là gì.

Quản lý tầng cửa hàng

Người quản lý chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và các nguồn lực trên sàn cửa hàng. Ông cũng chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên mới và cấp dưới, giới thiệu cho họ văn hóa làm việc và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc của họ. Quản lý tầng cửa hàng cần làm việc tay đôi với giám đốc sản xuất.

Người giám sát

Người giám sát có trách nhiệm theo dõi các hoạt động trên sàn cửa hàng và thông báo cho người có liên quan, nếu có gì sai sót. Anh ấy làm trợ lý cho giám đốc tầng cửa hàng và nhiệm vụ chính của anh ấy là hoàn thành công việc.

Foremen

Họ có được vị trí của mình nhờ kinh nghiệm trong công việc thay vì thông qua đào tạo chính thức. Họ làm những công việc tương tự như những người giám sát làm dưới quyền của người quản lý tầng cửa hàng. Họ dạy những người khác cách thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác và hiệu quả. Họ đọc và làm theo các thiết kế hoặc bản phác thảo. Họ có thể đề xuất thay đổi nếu cần thiết. Họ liên hệ với các nhà cung cấp máy móc và thiết bị tư nhân. Họ cũng là đầu mối liên hệ khi làm việc với các bộ phận hoặc cơ quan khác bên ngoài tổ chức.

Công nhân

Họ là những thành viên làm nên mọi thứ. Các công nhân có trách nhiệm lấy những thứ được sản xuất bằng cách lắp ráp, tinh chỉnh và quay, phân loại, đóng gói và sẵn sàng để phân phối. Các công nhân trực tiếp xử lý các công cụ và máy móc để sản xuất sản phẩm.

Hoạt động

Họ là những người lao động, những người chuyên nghiệp trong một số chức năng cụ thể. Họ là một phần của đội công nhân. Họ cần trải qua khóa đào tạo về vận hành máy hoặc học một kỹ năng. Họ cũng cần phải học cơ bản một cách bài bản.

Vai trò của người quản lý trong đào tạo nhân viên

Người quản lý có trách nhiệm tiến hành đào tạo cấp dưới của mình. Người quản lý nên tuân thủ các giao thức sau:

Hãy coi việc đào tạo nhân viên như một sự kiện mang tính xây dựng thay vì coi nó như một khoảng thời gian ngừng hoạt động của máy móc và mất khả năng sản xuất.
Xây dựng một bộ sưu tập ngân hàng kiến thức bao gồm các tài nguyên đào tạo như video, các cuộc hội thảo được ghi lại, sách và hướng dẫn sử dụng.
Để cán bộ công nhân viên tiếp cận với ngân hàng tri thức một cách dễ dàng.
Xây dựng cơ cấu khóa đào tạo theo trình độ nhận thức của nhân viên.
Liên hệ với các cơ quan đào tạo bên ngoài để đào tạo nhân viên của mình về các máy hoặc mô phỏng chuyên dụng.

Điều gì sẽ xảy ra khi một tầng cửa hàng không được tổ chức?

Sau đây là một số hậu quả thường gặp nhất của việc kinh doanh mặt bằng không có tổ chức.

Các công nhân không tìm thấy công cụ và thiết bị tại chỗ.
Thiết bị hoặc máy móc bắt đầu mất sức khỏe của họ.
Mặt bằng quán, thời gian và công sức làm việc bị lãng phí.
Hơn nữa, việc định lượng chất thải trở nên khó khăn.
Vật liệu hoặc sản phẩm sẵn sàng dễ bị hư hỏng.
Nó tạo ra nguy cơ tai nạn.

Chương trình 5-S cho sự trật tự của tầng cửa hàng

Chương trình 5-S là một phương pháp để làm cho các hoạt động của tầng cửa hàng trở nên gọn gàng hơn. Nó được phát triển ở Nhật Bản để trao quyền choJust-in-Time (JIT)chế tạo. Nó bao gồm năm từ tiếng Nhật mô tả các nguyên tắc để giữ cho tầng cửa hàng được tổ chức tốt với mức lãng phí tối thiểu và hiệu quả tối đa.

Sắp xếp (Seiri)

Điều này có nghĩa là chỉ giữ lại những gì được yêu cầu và loại bỏ những gì không có trong khu vực làm việc. Một số trường hợp phổ biến nhất như sau:

Loại bỏ tất cả các bộ phận không sử dụng.
Giảm bớt hoặc loại bỏ những trở ngại tại nơi làm việc.
Đặt các mục không cần thiết không thể loại bỏ ngay lập tức vào khu vực gắn thẻ đỏ.
Ngăn chặn sự tích tụ của các vật dụng không cần thiết trong khu vực làm việc.
Chỉ có sẵn nhiều vật liệu theo yêu cầu cho công việc ngay lập tức.
Thiết lập khu vực trao đổi chung cho các công cụ và thông tin.

Đặt theo thứ tự (Seiton)

Điều này có nghĩa là đặt các công cụ, thiết bị và thông tin theo thứ tự thích hợp để chúng có thể dễ dàng được tìm thấy để sử dụng trong tương lai. Một số trường hợp như sau:

Sắp xếp tất cả các vật dụng cần thiết theo chủ đề để dễ có.
Giữ các dụng cụ ở nơi thích hợp của nó sau khi sử dụng.
Giữ các dụng cụ gần trạm làm việc.
Duy trì sự an toàn trong khi di chuyển dụng cụ và thiết bị.
Đặt tất cả các thành phần và bộ phận thường sử dụng gần nơi làm việc nhất.

Tỏa sáng (Seiso)

Điều này có nghĩa là làm sạch nơi làm việc. Một số trường hợp phổ biến như sau:

Theo tần suất làm sạch đã đặt, hãy làm sạch nơi làm việc của bạn.
Ngăn ngừa sự hư hỏng của dụng cụ, máy móc và thiết bị khác.
Giữ nơi làm việc an toàn, dễ dàng và hài lòng khi làm việc.
Khi ở tại chỗ, bất kỳ ai không quen thuộc với môi trường phải có thể phát hiện ra bất kỳ vấn đề nào trong vòng 50 feet trong 5 giây.