Executive Assistant Coaching - Kurzanleitung
Um ehrlich zu sein, der Job eines Assistenten der Geschäftsleitung ist nicht mit dem üblichen Geld und Glamour verbunden, was ein großer Anreiz für diejenigen ist, die Karriere machen wollen, indem sie mit den Reichen und den erfolgreichen Menschen herumknabbern. Genau so erscheint diese Art von Jobprofil einem Außenstehenden.
Die Arbeit eines Executive Assistant ist viel mehr - es geht darum, einer Person und ihrer Organisation wertvolle Unterstützung zu geben, was die Arbeit eines Executive Assistant einzigartig macht. Damit eine Person in dieser Karriere erfolgreich sein kann, müssen die mit diesem Profil verbundenen einzigartigen Fähigkeiten langfristig geübt werden. Dieser Job ist nicht immer einfach und macht Spaß, wie es scheinen mag, aber die Erfahrung könnte sich lohnen.
Von Assistenten der Geschäftsleitung wird erwartet, dass sie sich mit mehreren Mitarbeitern abstimmen und alle wichtigen Verwaltungsfunktionen im Rahmen ihrer täglichen Unterstützung für ihren Chef überwachen. Ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass ihr Manager ihre Zeit optimal nutzt, während die Arbeit und die Verantwortlichkeiten auf effiziente Weise ausgeführt werden.
Diese Assistenten helfen dabei, Wert für das Unternehmen zu schaffen, indem sie ihre Manager unterstützen und ihre Arbeit erleichtern. Sie agieren wie der Organisator für ihre Chefs. Sie merken sich Termine, koordinieren sich mit Teams und synchronisieren Ereignisse, damit die Aufgaben systematisch erledigt werden.
Der Job eines Executive Assistant bringt viele Herausforderungen und Karrieremöglichkeiten mit sich. Es ist ein gesunder Job in dem Sinne, dass es kein „Pick and Choose“ gibt. Das Gute kommt mit dem Schlechten in diesem Job, und während einige es faszinierend und herausfordernd finden, können andere es als langweiligen und mühsamen Job missverstehen.
Es gibt zahlreiche Fälle, in denen Assistenten der Geschäftsleitung ihre Arbeit so sehr lieben, dass sie bis zum Tag ihrer Pensionierung Assistenten der Geschäftsleitung bleiben möchten. Sie sehen den Job eines Assistenten der Geschäftsleitung als Belohnung, die sie für ihre hervorragenden Fähigkeiten im Bereich Personalmanagement verdient haben.
Abhängig von der Art und Weise, wie Sie sich dem Job nähern, werden Sie, unterstützt durch Ihre früheren Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit, viele positive Aspekte dieses Jobs finden, die dazu führen können, dass die Karriere eines Menschen schneller wächst als jede andere mögliche Plattform. Dies ist der einzige Job, bei dem Sie die Möglichkeit haben, mit den Eigentümern des Unternehmens zusammenzuarbeiten. Dies ist nicht schlecht für jemanden, der ein hohes Karrierewachstum erzielen möchte, oder?
Das Wichtigste daran, ein Assistent der Geschäftsleitung zu sein, ist ein starkes Engagement für den Job. Mit anderen Worten, es muss ein starkes Verlangen nach Erfolg bestehen. Als Kandidat muss die Person bereit sein, ihre Leistung ständig zu verbessern und neue Fähigkeiten hinzuzufügen.
Die Anforderungen der Position ändern sich ständig mit dem Aufkommen neuer Technologien und Geschäftspraktiken, daher sollten es auch Assistenten der Geschäftsleitung sein adaptive, flexible and inquisitive. Ein Großteil der Unterstützung, die ein Assistent der Geschäftsleitung bietet, ist nahezu unsichtbar, da er ohne Aufsicht arbeitet. Daher gibt es keine Leistungsberichte, die ein Assistent einreichen muss.
Der einzige Maßstab für ihre Leistung ist die Art und Weise, wie sie ihren Vorgesetzten das Leben erleichtern. Einige ihrer Kernaufgaben sind nachstehend aufgeführt.
Halten Sie sie über alle Details auf dem Laufenden
Sicherstellung ihrer Präsenz bei allen wichtigen Ereignissen
Ihre Bedürfnisse antizipieren
Priorisierung ihrer Arbeit und anderer Engagements
Verwalten des täglichen Workflows.
Abgesehen von den oben genannten Verantwortlichkeiten gibt es insgesamt neun Kernkompetenzen, in denen jeder Assistent der Geschäftsleitung gut sein muss.
Adaptive Fähigkeiten
Ist flexibel auf Änderungen und passt sich entsprechend an.
Hat eine positive Einstellung zur Arbeit, unabhängig von der Art der Arbeit.
Kann viele widersprüchliche Prioritäten auf komponierte Weise verwalten und priorisieren
Organisatorische Fähigkeiten
Weiß, wie man die Zeit am besten nutzt.
Kann die Zeit gemäß den jeweiligen Aufgaben verteilen.
Kann Büroräume nutzen und Papierkram organisieren.
Aufgabenverwaltungsfähigkeiten
Bedürfnisse antizipieren und ansprechen.
Stellen Sie sicher, dass wichtige Projekte innerhalb des Zeitrahmens abgeschlossen werden.
Gleicht viele Prioritäten aus und entwirft einen geeigneten Workflow.
Probleme vorhersehen und vorbeugende Maßnahmen ergreifen können.
Kommunikationsfähigkeit
Hört zu und arbeitet aktiv daran, diese Fähigkeiten zu verbessern.
Schreibt abgerundete Sätze in einer professionellen Sprache ohne Fehler.
Spricht sicher und sendet klare, leicht verständliche Nachrichten.
Kann mündliche und schriftliche Fähigkeiten einsetzen, um eine positive Botschaft zu vermitteln.
Kundendienstfähigkeiten
Reagiert auf Anfragen zeitnah und professionell.
Ist über die neuesten Entwicklungen im Geschäft des Kunden informiert.
Interagiert formell und professionell mit Kunden und Kollegen.
Geschäftskonzepte Fähigkeiten
Ist sich der grundlegenden Geschäftsgrundsätze bewusst.
Kennt das organisatorische Verhalten und demonstrierte es.
Versteht die gesamte Branche und den Geschäftsbetrieb.
Teamplayer-Fähigkeiten
Mag es, als kompetentes Teammitglied gezählt zu werden.
Gibt den Gruppenzielen Bedeutung und beteiligt sich entsprechend.
Ist bereit, eine Backup-Unterstützung für andere zu sein, die mit dem Manager zusammenarbeiten.
Computer / Technische Fähigkeiten
Zeigt Kenntnisse in der Verwendung der Standard-Büroausstattung an.
Zeigt Kenntnisse im Umgang mit Computern, Peripheriegeräten und Zubehör an.
Demonstriert fortgeschrittene Kenntnisse durch schnelle Anpassung an neue Technologien.
Urteilsvermögen
Zeigt fundierte Entscheidungsfindung und faire Urteilsfähigkeit.
Verweist Probleme bei Bedarf an die zuständige Behörde.
Arbeitet effektiv unabhängig von ständiger Überwachung oder Anweisung.
Diese neun Kernkompetenzen sind nicht einfach innerhalb weniger Tage zu kultivieren, daher ist mittlerweile klar, dass die Liste der Dinge, die ein Assistent der Geschäftsleitung tun sollte, vollständig ist. Die Rolle eines Assistenten der Geschäftsleitung ist nie einfach. Es gibt manchmal keinen Moment der Ruhe. In diesen Fällen ist es unerlässlich, dass die Person eine positive Einstellung beibehält und sich unerschütterlich auf den Job konzentriert. Dieser Job ist viel größer als die Summe seiner Teile.
Es gibt drei Arten von Assistenten für Führungskräfte. Die Unterschiede zwischen diesen drei Typen hängen jedoch nicht von der Arbeitsverantwortung ab, sondern von den beruflichen Bestrebungen der Assistenten selbst. Wenn ihre Karriere wächst und sich ändert, wechseln sie zwischen diesen drei Klassifikationen.
Der Leser kann sich hier etwas Zeit nehmen und versuchen zu erraten, in welche Kategorie er fällt. Es steht ihm frei, eine wilde Vermutung anzustellen, nur weil sie die Namen interpretieren, die diesen folgenden drei Kategorien gegeben wurden -
- Climbers
- Lifers
- Partners
Kletterer
Kletterer sind Assistenten der Geschäftsführung, die den Job als „Sprungbrett“ für einen höheren Erfolg in der Geschäftswelt betrachten. Sie nutzen ihre Position, um die Vernetzung zu verbessern und die Karriereleiter zu erklimmen, damit sie ihre Karriere auf diese Weise vorantreiben können.
Dieser Gedanke ist eine bewährte Methode, um aus dem Job zu lernen und gleichzeitig davon zu verdienen. Die Assistenten kennen die Feinheiten des Jobs, machen sich einen Namen und können mit den Top-Führungskräften des Unternehmens und der Branche interagieren. Sie erhalten auch die einmalige Gelegenheit, ihre Ideen den Menschen vorzustellen, die etwas bewirken können.
Stil
Kletterer sind sehr karriereorientiert und daher von Natur aus begeisterte Menschen. Sie möchten, dass ihre Ideen gehört werden, und sind daher positive Redner. Sie betrachten den Job als Plattform, um ihr Image zu festigen, einen guten Ruf aufzubauen und auf sich aufmerksam zu machen. Sie sind weder ihrem Job noch ihren Arbeitgebern gegenüber sehr loyal.
Kletterer haben mehr Fokus und Engagement für ihre eigene Karriere, daher achten sie mehr auf ihre eigenen Ziele. Sie betrachten den Job als Assistent der Geschäftsleitung nicht als langfristig und betrachten ihn als eine Treppe zum beruflichen Wachstum.
Motivation
Da sie durch zukünftige Karriereziele motiviert sind, können sie leicht über die Pflicht hinausgehen, um ihre Chancen auf Karrierewachstum zu verbessern. Kletterer müssen ihrem Chef eine klare Botschaft über ihre Ambitionen senden, damit er ihnen Chancen bietet oder zumindest versteht, wann sie ihren Job wechseln.
Tatsache ist jedoch, dass einige Manager nicht daran denken, einen Assistenten zu rekrutieren, ihn auszubilden, ihn zu pflegen, ihm Details zum Geschäft und zum beruflichen Netzwerk zur Verfügung zu stellen, um ihn dann an eine andere Position zu verlieren, selbst innerhalb desselben Unternehmens. Daher ist es immer wichtig, die Erwartungen klar und transparent zu halten.
Lifers
Einige Executive Assistants lieben ihren Job so sehr, dass sie bis zum Tag ihrer Pensionierung Executive Assistants bleiben möchten. Sie machen sich keine Sorgen über einen anderen Karriereweg. Sie sehen den Job eines Assistenten der Geschäftsleitung als Belohnung, die sie für ihre hervorragenden Fähigkeiten im Bereich Personalmanagement verdient haben.
Lifers wollen ihre Karriere oder ihr Unternehmen nicht ändern. Der Grund dafür ist möglicherweise nicht ausdrücklich nur die Loyalität gegenüber ihren Kunden und ihrem Unternehmen. Sie könnten ihren Appetit auf eine andere Karriere verloren haben, da er mit seiner Position zufrieden ist.
Stil
Lifers sehen ihre Position unter dem Gesichtspunkt einer langfristigen Berufswahl, da sie ihren Job genug mögen, um ihn bis in die Zukunft zu behalten, weshalb sie sich immer darauf freuen, gute Leistungen zu erbringen. Da sie jedoch nach einer allmählichen Karrierekurve anstelle eines steilen Karrierewachstums suchen, sind sie weniger motiviert, die Erwartungen zu übertreffen.
Lifers mögen vorhersehbare Umgebungen und vermeiden Überraschungen. Sie sind ihren Managern nicht besonders treu, sondern ihren eigenen Jobs. Wenn der Manager, mit dem sie seit Jahren zusammenarbeiten, kündigt, kann er weiter mit dem Ersatz arbeiten.
Motivation
Lifers sind motiviert von der Stabilität, die mit ihrer Arbeit einhergeht. Sie sind nicht daran interessiert, die Karriereleiter zu erklimmen, da sie den Raum mögen, in dem sich ihr Leben jetzt befindet, und würden gerne bis zum Ende ihrer Karriere daran festhalten. Sie mögen Konsistenz, weil sie an eine systematische Arbeitsbelastung gewöhnt sind, die mit einem gewissen Maß an Sicherheit einhergeht.
Sie vermeiden es im Allgemeinen, plötzlich neue Aufgaben zu übernehmen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht bereit sind, neue Aufgaben zu übernehmen. Wenn die neuen Verantwortlichkeiten ein natürliches, aber schrittweises Ergebnis der von ihnen ausgeführten Aufgaben sind, werden sie sie übernehmen.
Partner
Assistenten der Geschäftsleitung, die sich als Partner für ihre Manager oder Vorgesetzten verstehen, stehen ihrem Job positiv gegenüber und sind am Ende in der besten Position, um ihre Fähigkeiten und ihre Karriere auszubauen und weiterzuentwickeln. Für sie ist der Job wie eine Zusammenarbeit, bei der sie sich um die Koordination kümmern und die von ihnen gemeldete Führungskraft sich um den Prozess kümmert.
Solche Assistenten der Geschäftsleitung können effizient im richtigen Arbeitsumfeld arbeiten, dh an einem Arbeitsplatz, an dem die Teamarbeit und die von den Assistenten geleisteten Anstrengungen gegenseitig respektiert und anerkannt werden. Diese Assistenten sehen den Erfolg ihres Managers als Ergebnis einer Zusammenarbeit.
Stil
Die Partner kommunizieren fließend mit der Führungskraft, die sie unterstützen. Sie sind hierarchisch und oft ein Brainstorming und bieten Meinungen an. Partner wissen es zu schätzen, wenn ihnen gleiche Wettbewerbsbedingungen gegeben werden, und funktionieren wirklich auf ihrem Höhepunkt, wenn der Manager sie eher als gleichwertig als als untergeordnet behandelt.
Bei der Zusammenarbeit bieten die Führungskraft und der Assistent viel Gegenseitigkeit und verfolgen als Team Ziele. Dies macht sie sehr loyal zueinander und oft begleiten solche Assistenten ihre Manager, oder der Manager bittet sie, mit ihnen zu ziehen, wenn sie das Unternehmen wechseln.
Motivation
Die Partner werden durch die Tatsache ermutigt und motiviert, dass sie einen wichtigen Beitrag zur Erledigung ihrer Aufgaben leisten. Sie fühlen sich mit den Zielen des Unternehmens verbunden und spüren in ihrer Rolle eine persönliche Verantwortung. Sie wollen wichtige Beiträge leisten, indem sie außergewöhnliche Unterstützung leisten.
Sie sind auch durch die enge Beziehung zwischen ihnen und dem Manager motiviert. Die Tatsache, dass ihr Chef ihre Bemühungen und ihren Beitrag zur ordnungsgemäßen Arbeit schätzt, inspiriert sie, es besser zu machen. Solche Assistenten haben hohe Gehälter, da sie nicht nur als Untergebene, sondern auch als zweites Gehirn des Chefs fungieren.
Bevor Sie mit dem nächsten Kapitel fortfahren, nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu überlegen, welche Art von Executive Assistant Sie sind und welche Sie gerne wären. Hier gibt es keine Rechte und Fehler. Jede Art von Assistent ist gut. Der Typ sollte jedoch zu Ihrem Temperament, Ihrer Einstellung zur Arbeit und den Lebenszielen passen, die Sie haben.
Die meisten Assistenten der Geschäftsführung beginnen ihre Karriere als Verwaltungsassistent, von wo aus sie zu höheren Bezeichnungen innerhalb des Unternehmens befördert werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Assistent der Geschäftsleitung über besondere Fähigkeiten verfügen muss.
Tatsächlich werden viele Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten Executive Assistant, da sich die Erfahrung für viele Positionen im Unternehmen als nützlich erweisen kann.
Die Arbeit als Verwaltungsassistent ist nicht nur eine der bereicherndsten Möglichkeiten, Geschäftserfahrung zu sammeln, sondern auch eine der effektivsten. Als Verwaltungsassistent erhalten Sie wertvolles Wissen darüber, wie das Geschäft funktioniert und welche Netzwerke zur Förderung Ihrer Karriere verwendet werden können.
Als Verwaltungsassistent werden Sie -
Bauen Sie den Ruf eines fleißigen, schnell lernenden und engagierten Darstellers auf.
Erfahren Sie mehr über die Standard-Büroabläufe und Geschäftsabläufe.
Kenntnis der wichtigen Personen in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens.
Ein allgemeines Bewusstsein und eine Vorstellung vom Geschäftsumfeld gewinnen.
Machen Sie sich täglich mit dem Arbeitsfluss vertraut.
Beginnen Sie, die langfristigen Zyklen des Geschäfts zu verstehen.
Kernkompetenzen eines Executive Assistant
Wenn man die Liste der neun Kernkompetenzen überprüft, über die ein Assistent der Geschäftsleitung verfügen soll, kann man feststellen, dass diese Fähigkeiten nicht mit einem bestimmten Job verbunden sind, sondern mit fast allen Management-bezogenen Jobs, insbesondere solchen, die sich mit der Öffentlichkeit befassen - wie z. B. Vertrieb oder Kundendienst. Die 9 Kernkompetenzen sind wie folgt:
- Adaptability
- Organization
- Kommunikationsfähigkeit
- Proaktive Antizipation von Bedürfnissen
- Judgment
- Teamspieler
- Kundendienst
- Computer / Technische Fähigkeiten
- Geschäftskonzepte
Aus diesem Grund ist es nicht einfach, ohne vorherige administrative Berufserfahrung die Position eines Assistenten der Geschäftsleitung zu bekommen. Um all Ihre besten Talente zu fördern, können Sie sich darauf konzentrieren, wie Ihre Erfahrung ein Hinweis auf Ihre klare Fähigkeit ist, die Anforderungen des Jobs zu erfüllen.
Um dieses Konzept besser zu verstehen, werden wir es sein discussing two resumes - -
Einer, dessen Berufserfahrung mit zunehmender Verantwortung in Bezug auf Erfahrung und Beruf ständig weiterentwickelt wurde
Der andere einer Person, die anfing, in einem völlig anderen Bereich zu arbeiten, sich aber veränderte und einen starken Weg des Karrierewachstums einschlug.
Diese unten erwähnte Liste von nicht administrativen Jobs gilt auch als gute Erfahrung, um Executive Assistant zu werden -
- Server in Restaurants
- Vertriebsmitarbeiter
- Receptionists
- Salon / Spa, Fitness-Mitarbeiter
- Teachers
- Mitarbeiter beim Kundenservice
- Arzthelferinnen
Im nächsten Kapitel werden wir Beispiel-Lebensläufe für einen Assistenten der Geschäftsleitung betrachten.
Kandidaten, die an einer Karriere als Executive Assistant ohne vorherige Kenntnisse oder Erfahrung in der Büroverwaltung interessiert sind, müssen sich darüber im Klaren sein, dass der Prozess für sie zunächst viel schwieriger sein wird. Möglicherweise müssen sie sich zu Beginn für einige nicht traditionelle Jobs entscheiden, vor allem, weil ihre Lebensläufe möglicherweise nicht den erforderlichen Hintergrund widerspiegeln. Dies führt häufig dazu, dass Lebensläufe übersehen werden. manchmal sogar abgelehnt.
Diejenigen, die Executive Assistant werden möchten, sollten alternative Wege des Networking ausprobieren, wie Freunde und Familienmitglieder, um einen Lebenslauf mit beträchtlicher Berufserfahrung zu erstellen. Der Lebenslauf sollte Ihre tatsächlichen Fähigkeiten widerspiegeln und nicht nur das, was der Job von Ihnen verlangt. Versuchen Sie, jede der neun erforderlichen Kompetenzen einem bestimmten Job zuzuordnen, den Sie in Ihrem Lebenslauf erwähnt haben.
Ausgiebig vorbereiten. Falls Sie den Anruf erhalten, sollten Sie während des Interviews alle notwendigen Details im Kopf haben. Seien Sie klar in Ihren Absichten und Herangehensweisen und versuchen Sie nicht, sich einzufügen und ein Typ zu werden. Bleiben Sie dem treu, was Sie sind, und präsentieren Sie sich als organisches Ganzes, das viel mehr ist als nur die Summe der Teile, die in Ihrem eigenen Lebenslauf erklärt wurden.
Verantwortlichkeiten verstehen
Um zu verstehen, was die Position eines effektiven Executive Assistant so einzigartig und besonders macht, müssen wir zunächst verstehen, dass die Berufsbezeichnung „Executive Assistant“ mit eigenen Herausforderungen in Form häufig auftretender einzigartiger und herausfordernder Szenarien verbunden ist.
Das Erkennen aller einzigartigen Herausforderer und Szenarien hilft den Kandidaten, die Anforderungen des Jobs und seine Verantwortung besser zu verstehen. Trotzdem hat der Job nicht nur Herausforderungen. Es hat seinen Anteil an einzigartigen und seltenen Vorteilen, die mit anderen Jobprofilen nicht verbunden sind. Zumindest nicht so früh in dieser Karriere.
In der direkten Schusslinie
Die Aufgabe des Executive Assistant besteht darin, ständig direkt mit dem Chef zu kommunizieren, auch wenn andere Mitarbeiter selten mit ihren Vorgesetzten interagieren. Dies stellt eine andere Anforderung an den Job, da sie immer in der Schusslinie ihrer Chefs stehen.
Wenn die Assistenten der Geschäftsleitung vom Erfolg ihrer Chefs schwelgen, werden sie auch mit der Frustration ihrer Chefs zu tun haben. Die Chefs erwarten von ihren Assistenten, dass sie genauso viel Mühe und Zeit investieren wie sie, was wenig Zeit für das Leben außerhalb der Arbeit lässt.
Durcheinandergebrachte Autoritätsebenen
Selbst wenn ein Assistent der Geschäftsleitung im Namen des Managers handelt, vergessen die Leute oft, dass sie nur der Bote und nicht der Entscheidungsträger sind. Dies macht die Assistenten versucht, Änderungen direkt vorzunehmen oder Eingaben in eigener Verantwortung vorzunehmen, auch ohne das Management zu fragen.
Manchmal beantworten sie Fragen, die sich idealerweise an den Chef richten sollten. Der Assistent der Geschäftsleitung kann seine Eingaben und Vorschläge mit dem Chef teilen. Er sollte jedoch bedenken, dass das Geld immer beim Chef stehen bleibt.
Die Erwartungen an alles wissen
Die Assistenten der Geschäftsleitung geben selbst zu, dass sie nach einer langen Zusammenarbeit mit einem Chef so verbunden sind, dass sie den Bedürfnissen des Chefs zuvorkommen können. Dies kann möglich sein, wenn es um Lebensstil und Gewohnheiten geht. Chefs verwechseln ihre Assistenten jedoch häufig mit einer Person, die alles weiß.
Sie erwarten von ihrem Assistenten, dass er seine Gedanken lesen kann, was ihn selbstgefällig und weniger kommunikativ macht. Er / sie muss verstehen, dass selbst die erfahrensten Assistenten manchmal gesprochene Kommunikation benötigen, um bestimmte Entscheidungen zu treffen.
Entfernung von Mitarbeitern
Assistenten werden oft als Teil des Managerteams angesehen, auch wenn dies nicht immer der Fall ist. Daher ist die allgemeine Wahrnehmung, dass sie mit Insiderinformationen vertraut sind. Dies macht Mitarbeiter im Umgang mit Assistenten vorsichtig, da sie der Meinung sind, dass jedes Wort von ihnen an den Chef zurückgemeldet werden könnte.
Assistenten sollten auch wissen, dass alles, was sie sagen, als die Worte des Chefs betrachtet wird. Daher sollten sie es vermeiden, an Klatsch und Gerüchten teilzunehmen, da alles, was sie sagen, als „Insider-Informationen“ missverstanden wird.
Die Rolle eines Vermittlers
Die schwierigste Rolle, die ein Assistent der Geschäftsleitung spielt, ist die des Vermittlers. Dies ist ein Job, der die meiste Zeit in Anspruch nimmt. Sie sind wie Torhüter, die den Menschen die selektive Erlaubnis geben, ihren Chef zu treffen und den Rest der Außenstehenden daran zu hindern, in den persönlichen Bereich ihres Chefs einzudringen und ihre kostbare Zeit zu verschwenden.
Dies mag ihnen Lob von ihrem Chef einbringen, aber sie werden böse in den Augen derer, die den Chef nicht kennenlernen. In vielen Fällen werden die Assistenten häufig zum Ersatz des Chefs, indem sie sich Notizen machen oder seine Fragen in den Besprechungen stellen.
Abgesehen von den Herausforderungen, die mit dem Job eines Executive Assistant verbunden sind, gibt es auch viele einzigartige Vergünstigungen und Karrieremöglichkeiten, die in anderen Jobportfolios selten zu finden sind.
Eins-zu-eins-Interaktion mit dem Chef
Während die ständige Kommunikation mit dem Chef einige Herausforderungen mit sich bringt, ist dies sowohl ein Segen als auch ein Fluch. Diese Ebene der direkten und transparenten Diskussion bietet jedoch die Möglichkeit, genau zu wissen, welche Probleme die Chefs haben, so dass der Assistent der Geschäftsleitung eine starke und dauerhafte Unterstützung und Unterstützung bieten kann.
Gleichzeitig hat der Assistent die einmalige Gelegenheit zu untersuchen, wie eine erfolgreiche Person Entscheidungen denkt, kommuniziert und beeinflusst. Nur sehr wenige Positionen bieten die Möglichkeit, direkt und häufig mit der Inspirationsquelle zu interagieren.
Möglichkeit, täglich mehrere Aufgaben zu erledigen
Assistenten sind es gewohnt, eine Vielzahl von Aufgaben auszuführen, die von täglichen Aufgaben bis hin zu einzigartigen Aufgaben wie der Teilnahme an Kundenbesprechungen und der Planung von Veranstaltungen reichen.
Wenn der Assistent diese einzigartigen Aufgaben gerne erledigt, wird er feststellen, dass er mehr davon erledigt. Wenn sich der Assistent jedoch gelangweilt fühlt, muss er seinem Chef mitteilen, dass er etwas anderes tun möchte. Oft erfüllen die Chefs die Aufgaben und stellen neue Aufgaben.
Reputation in der Organisation erstellen
Die direkte Zusammenarbeit mit dem Chef der Organisation bietet die Möglichkeit, die Leiter vieler Abteilungen zu treffen und zu kennen, was wiederum zum Aufbau einer guten Präsenz und eines guten Rufs beiträgt.
Assistenten der Geschäftsleitung wissen, dass jede Person, mit der sie interagieren, in Zukunft ihr Arbeitgeber sein könnte. Daher versuchen sie ihr Bestes, so herzlich und professionell wie möglich zu sein, damit sie eine starke und dauerhafte Beziehung zu den Menschen aufbauen können, mit denen sie regelmäßig interagieren und arbeiten.
Wenn ein Job so viel Diskretion erfordert, wie es der Job des Executive Assistant erfordert, besteht jede Möglichkeit, dass Menschen anfangen, Vermutungen über die tatsächliche Natur des Jobs anzustellen. Viele Leute denken vielleicht, dass Assistenten überbewertet sind, während andere denken, dass sie diejenigen sind, die die Proxy-Show leiten.
Es ist wahr, dass mit dem Job viele inoffizielle Verantwortlichkeiten verbunden sind, sodass die Assistenten der Geschäftsleitung verstehen, dass sie möglicherweise mit einigen Mythen um ihren Job herum leben müssen.
Einige der bekanntesten Mythen wurden unten erwähnt.
Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary
Reality- Während die wichtigsten Aufgaben eines Assistenten der Geschäftsführung Sekretariatsaufgaben sind, geben ihnen ihre beruflichen Pflichten häufig zusätzliche Befugnisse, in Besprechungen und Präsentationen im Namen ihrer Vorgesetzten als Alter Ego einzutreten. Sie gelten als natürliche Erweiterung ihrer Chefs.
Viele Führungskräfte sind vollständig auf ihre Assistenten angewiesen, um ihren Fortschritt, ihre Arbeit und ihre Aufgaben zu verfolgen. Sie verlassen sich auch auf ihre Assistenten, um neue Ideen, Perspektiven und andere Ideen zu entwickeln. In diesen Fällen können die Assistenten auch die Entscheidungsfindung beeinflussen. Daher spielen sie eine wesentliche Rolle für den Erfolg der Führungskraft und der Organisation, zu der sie gehören.
Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused
Reality- Die Beziehung, die ein Assistent der Geschäftsleitung mit seinem Chef teilt, ist kompliziert und einzigartig. Das Maß an Abhängigkeit, das ein Chef von seinem Assistenten entwickelt, könnte die Beziehung von der eines „untergeordneten Vorgesetzten“ zu einer echten Partnerschaft umwandeln.
In der Regel besteht die Beziehung zwischen einem Assistenten und einer Führungskraft darin, wichtige Details zu teilen, die vertraulicher Natur sind. Daher ist ein hohes Maß an Vertrauen erforderlich. Der Assistent ist ausdrücklich an der Planung beteiligt und muss eine Person mit hoher Integrität sein. Aufgrund dieser Loyalität, die diese beiden teilen, werden ihre Ziele oft durch den Erfolg des anderen definiert.
Der Assistent steht vor einigen der größten Herausforderungen, einfach weil er die mächtigste Führungskraft in der gesamten Abteilung, möglicherweise der Organisation, leitet. Es werden viele Prozesse parallel zueinander ablaufen, und es wird erwartet, dass der Assistent all diese Prozesse im Auge behält und für alle einen zeitnahen Abschluss liefert.
Die meisten Führungskräfte sind stark von ihren Zielen und Visionen getrieben, was sie mit ihren Meinungen ziemlich lautstark macht. Dies führt oft zu Stress und hohen Temperaturen. Die Assistenten sind manchmal solchen emotionalen Ausbrüchen ausgesetzt. Erfahrene Assistenten der Geschäftsleitung wissen jedoch, dass der Umgang mit Konflikten ein Standardbestandteil jeder Arbeit ist und dass sie auch unter stressigen Bedingungen effektiv kommunizieren können.
Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity
Reality- Ein Assistent der Geschäftsleitung hat die ganze Welt als Auster zu sprechen. Er / sie hat das Privileg, Zugang zu allen wichtigen Abteilungen der Organisation zu erhalten. Da es sehr wahrscheinlich ist, dass er / sie Karrieremöglichkeiten bekommt, von denen nur wenige träumen können. Dies ist aufgrund ihrer regelmäßigen Interaktion mit einflussreichen Personen in ihrer Organisation möglich.
Die Arbeit als Assistent der Geschäftsleitung ist im Gegensatz zur öffentlichen Wahrnehmung auch eine sehr lukrative Karriereoption. Darüber hinaus haben Executive Assistants Anspruch auf viele leistungsabhängige Boni. Ganz zu schweigen von den verschiedenen Vergünstigungen, Rabatten, Zusatzleistungen und Anreizen, die sie in ihrem Job in Form von Reisevorteilen, Flugmeilen, Gesundheitsvorteilen, Mitgliedschaft im Fitnessstudio usw. erhalten.
Dies macht den Arbeitsplatz des Executive Assistant finanziell sicher und in vielerlei Hinsicht beneidenswert. Sie arbeiten nicht nur mit der Crème 'le Crème' der Organisationen zusammen, sondern beweisen auch ihre Fähigkeiten und werden auch für ihre aufrichtigen Bemühungen angemessen entschädigt.
Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant
Reality- Während einige Teile der Arbeit eines Assistenten der Geschäftsführung recht einfach und klerikal sind, kann die Gesamtverantwortung mit der des Chefs selbst mithalten. Obwohl die Bezeichnung nicht immer einen Hochschulabschluss erfordert, kann sie für jemanden, der ein ehrgeiziges und einflussreiches Karriereziel anstrebt, von großem Wert sein.
Viele Executive Assistants beginnen ihre Karriere nicht mit einem Abschluss. In Ermangelung eines Abschlusses bieten sie zusätzliche Dienstleistungen an, z. B. den Besuch von Junior College-Kursen und die Erlangung wichtiger und relevanter Zertifizierungen, vorzugsweise in Computertechnologie oder Betriebswirtschaft, oder alles, was dem Assistenten hilft, seine Fähigkeiten professionell zu erweitern.
Diese Position erfordert eine Person mit einem besonnenen Ansatz und einer angenehmen Persönlichkeit. Die Person muss ein Problemlöser sein, daher sollte sie über die analytischen Fähigkeiten einer Person verfügen. Diese Fähigkeiten werden rechtzeitig und mit unterschiedlichen Szenarien kommen. Diese komplizierten Details können nicht über Nacht gelernt werden.
Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.
Reality- Der Assistent der Geschäftsleitung ist so langweilig, wie der Assistent es machen möchte. Mit anderen Worten, in dieser Position gibt es unzählige Karrieremöglichkeiten und Lernchancen. Wenn Sie direkt dem Chef einer Organisation Bericht erstatten, mangelt es nicht an unterschiedlichen Verantwortlichkeiten, und die besten Assistenten arbeiten hart daran, alle Rollen zu lernen, damit sie ihre Chefs in Besprechungen sicher vertreten.
Aufgrund dieser äußerst persönlichen Natur des Jobs finden es einige Leute äußerst faszinierend, während andere ihn für zu herausfordernd halten. Einige werden es auch langweilig und langweilig finden, aber man kann sagen, dass sie den Job überhaupt nicht verstanden haben.
Die meisten von ihnen fühlen sich belohnt und mit Erfahrung bereichert, nachdem sie einige Zeit als Assistent der Geschäftsleitung gearbeitet haben. Die Bedeutung und der Wert der Bezeichnung ändern sich jedoch je nach Unternehmens- und Organisationsanforderungen.
In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen zwei Beispiel-Lebensläufe, einen für einen Assistenten der 1. Klasse und einen für einen Assistenten der 2. Klasse.
Beispiel-Lebenslauf für einen Executive Assistant - Klasse 1
Jane Doe
Antwon, Berkley, USA
Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]
Zusammenfassung der Qualifikationen
Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
Kann unter Zeitdruck unter Druck arbeiten.
Fähigkeit, ein Teamplayer zu sein und exzellenten Kundenservice zu bieten.
Fähigkeit, produktive langfristige Beziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
Fortgeschrittene Kenntnisse in Excel, Word, Power Point und Internetrecherche.
Fähigkeit, höflich und professionell mit Menschen umzugehen.
Berufserfahrung
Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016
Verantwortlich für die Koordination aller Kundengespräche.
Entwicklung eines Tracking-Systems zur Überprüfung der zeitnahen und ordnungsgemäßen Planung.
Entwerfen von Agenden und Tabellen usw.
Verwalteter täglicher Arbeitsablauf von Mitarbeitern und Priorisierung von Aufgaben und Verpflichtungen.
Erledigen von Verwaltungsaufgaben wie Kundenkorrespondenz und anderen Diensten.
Büroarbeiten wie Anrufbeantworter, Aktualisierung der Computerdatenbank, Ausfüllen von Unterlagen usw.
Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010
Effiziente Bearbeitung von Kundendienstanfragen und -anfragen.
Effektiv ausgeführte Aufgaben zur Sicherstellung des Bar- und Schubladengleichgewichts.
Hervorragende Kundenbetreuung immer durch Zeitmanagementfähigkeiten.
Arbeitete mit Kunden an Finanztransaktionen wie Ein- und Auszahlungen usw.
Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008
Gelegentlich Unterlagen einreichen.
Halten Sie die Büroräume aufgeräumt und organisiert.
Begrüßen Sie Kunden und Besucher professionell und angenehm.
Beantwortung von Fragen und Weiterleitung von Kunden an das entsprechende Teammitglied.
Bildung
Associates Degree, Jacksons Senior College.
1-jährige Berufsausbildung, Business Technology.
Fortgeschrittene Kenntnisse MS Office, Excel, Internetrecherche.
Beispiel-Lebenslauf für einen Executive Assistant - Klasse 2
Vickey Rourke
Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081
Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]
Zusammenfassung der Qualifikationen
Hochmotivierter Künstler mit zwölfjähriger Erfahrung in der Tourismusbranche. Erfahrung im Aufbau und Aufbau langfristiger produktiver Arbeitsbeziehungen mit Kunden und Mitarbeitern. Hervorragende Koordinations-, Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit nachweislicher Erfolgsbilanz bei der Bereitstellung komponierter Lösungen in stressigen und zeitkritischen Szenarien.
Berufsgeschichte
1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor
Unterstützung bei der Planung und Überwachung von 40 Touristen.
Hervorragende Kundenbeziehungen und Fähigkeiten zwischen den Persönlichkeiten.
Erledigte verschiedene finanzielle und administrative Aufgaben, darunter -
- Verschiedene Touren programmieren
- Stapel und Rechnungen erstellen
- Touristische Spiele und Spots
- Quittungen prüfen
- Überprüfung der Unterkunft und Verpflegung
- Bargeldtransaktionen überprüfen
2. Shift Supervisor, Troxy Travels (2008 - 2012) Tourism Package Company
Effektiv verwaltete Zeit und schneller Kundenservice.
Effektive Koordination zwischen Mitarbeitern und Kunden.
Ausgeführte Überwachungsaufgaben wie Gastfreundschaft und Inventar.
3. Lead Guide, The Fun House (2006 - 2008), a tourism package company
Verantwortlich für die Führung von ca. 10 Besuchern.
Schulung neuer Leitfäden in Bezug auf Unternehmensrichtlinien, -verfahren und -etikette.
Beworben verschiedene Firmenpakete und adressierte Kundenanfragen.
4. Guide, Italian Stallion (2004 – 2006) Family Tourism Package Company
Immer die höchste Qualität der Kundenbetreuung demonstriert.
Koordiniert mit den Vorgesetzten, um die Kunden umgehend unterzubringen.
Verantwortlich für das Annehmen von Anrufen, das Beantworten von Anfragen und das Begrüßen von Kunden.
Bildung und Lizenzen
Absolvent des Bramhas Senior College - Business Administration.
Fortgeschrittene Kenntnisse - MS Word, Excel, 10 Schlüssel, Internetrecherche.