Tipps für Neulinge

Kandidaten, die an einer Karriere als Executive Assistant ohne vorherige Kenntnisse oder Erfahrung in der Büroverwaltung interessiert sind, müssen sich darüber im Klaren sein, dass der Prozess für sie zunächst viel schwieriger sein wird. Möglicherweise müssen sie sich zu Beginn für einige nicht traditionelle Jobs entscheiden, vor allem, weil ihre Lebensläufe möglicherweise nicht den erforderlichen Hintergrund widerspiegeln. Dies führt häufig dazu, dass Lebensläufe übersehen werden. manchmal sogar abgelehnt.

Diejenigen, die Executive Assistant werden möchten, sollten alternative Wege des Networking ausprobieren, wie Freunde und Familienmitglieder, um einen Lebenslauf mit beträchtlicher Berufserfahrung zu erstellen. Der Lebenslauf sollte Ihre tatsächlichen Fähigkeiten widerspiegeln und nicht nur das, was der Job von Ihnen verlangt. Versuchen Sie, jede der neun erforderlichen Kompetenzen einem bestimmten Job zuzuordnen, den Sie in Ihrem Lebenslauf erwähnt haben.

Ausgiebig vorbereiten. Falls Sie den Anruf erhalten, sollten Sie während des Interviews alle notwendigen Details im Kopf haben. Seien Sie klar in Ihren Absichten und Herangehensweisen und versuchen Sie nicht, sich einzufügen und ein Typ zu werden. Bleiben Sie dem treu, was Sie sind, und präsentieren Sie sich als organisches Ganzes, das viel mehr ist als nur die Summe der Teile, die in Ihrem eigenen Lebenslauf erklärt wurden.

Verantwortlichkeiten verstehen

Um zu verstehen, was die Position eines effektiven Executive Assistant so einzigartig und besonders macht, müssen wir zunächst verstehen, dass die Berufsbezeichnung „Executive Assistant“ mit eigenen Herausforderungen in Form häufig auftretender einzigartiger und herausfordernder Szenarien verbunden ist.

Das Erkennen aller einzigartigen Herausforderer und Szenarien hilft den Kandidaten, die Anforderungen des Jobs und seine Verantwortung besser zu verstehen. Trotzdem hat der Job nicht nur Herausforderungen. Es hat seinen Anteil an einzigartigen und seltenen Vorteilen, die mit anderen Jobprofilen nicht verbunden sind. Zumindest nicht so früh in dieser Karriere.

In der direkten Schusslinie

Die Aufgabe des Executive Assistant besteht darin, ständig direkt mit dem Chef zu kommunizieren, auch wenn andere Mitarbeiter selten mit ihren Vorgesetzten interagieren. Dies stellt eine andere Anforderung an den Job, da sie immer in der Schusslinie ihrer Chefs stehen.

Wenn die Assistenten der Geschäftsleitung vom Erfolg ihrer Chefs schwelgen, werden sie auch mit der Frustration ihrer Chefs zu tun haben. Die Chefs erwarten von ihren Assistenten, dass sie genauso viel Mühe und Zeit investieren wie sie, was wenig Zeit für das Leben außerhalb der Arbeit lässt.

Durcheinandergebrachte Autoritätsebenen

Selbst wenn ein Assistent der Geschäftsleitung im Namen des Managers handelt, vergessen die Leute oft, dass sie nur der Bote und nicht der Entscheidungsträger sind. Dies macht die Assistenten versucht, Änderungen direkt vorzunehmen oder Eingaben in eigener Verantwortung vorzunehmen, auch ohne das Management zu fragen.

Manchmal beantworten sie Fragen, die sich idealerweise an den Chef richten sollten. Der Assistent der Geschäftsleitung kann seine Eingaben und Vorschläge mit dem Chef teilen. Er sollte jedoch bedenken, dass das Geld immer beim Chef stehen bleibt.

Die Erwartungen an alles wissen

Die Assistenten der Geschäftsleitung geben selbst zu, dass sie nach einer langen Zusammenarbeit mit einem Chef so verbunden sind, dass sie den Bedürfnissen des Chefs zuvorkommen können. Dies kann möglich sein, wenn es um Lebensstil und Gewohnheiten geht. Chefs verwechseln ihre Assistenten jedoch häufig mit einer Person, die alles weiß.

Sie erwarten von ihrem Assistenten, dass er seine Gedanken lesen kann, was ihn selbstgefällig und weniger kommunikativ macht. Er / sie muss verstehen, dass selbst die erfahrensten Assistenten manchmal gesprochene Kommunikation benötigen, um bestimmte Entscheidungen zu treffen.

Entfernung von Mitarbeitern

Assistenten werden oft als Teil des Managerteams angesehen, auch wenn dies nicht immer der Fall ist. Daher ist die allgemeine Wahrnehmung, dass sie mit Insiderinformationen vertraut sind. Dies macht Mitarbeiter im Umgang mit Assistenten vorsichtig, da sie der Meinung sind, dass jedes Wort von ihnen an den Chef zurückgemeldet werden könnte.

Assistenten sollten auch wissen, dass alles, was sie sagen, als die Worte des Chefs betrachtet wird. Daher sollten sie es vermeiden, an Klatsch und Gerüchten teilzunehmen, da alles, was sie sagen, als „Insider-Informationen“ missverstanden wird.

Die Rolle eines Vermittlers

Die schwierigste Rolle, die ein Assistent der Geschäftsleitung spielt, ist die des Vermittlers. Dies ist ein Job, der die meiste Zeit in Anspruch nimmt. Sie sind wie Torhüter, die den Menschen die selektive Erlaubnis geben, ihren Chef zu treffen und den Rest der Außenstehenden daran zu hindern, in den persönlichen Bereich ihres Chefs einzudringen und ihre kostbare Zeit zu verschwenden.

Dies mag ihnen Lob von ihrem Chef einbringen, aber sie werden böse in den Augen derer, die den Chef nicht kennenlernen. In vielen Fällen werden die Assistenten häufig zum Ersatz des Chefs, indem sie sich Notizen machen oder seine Fragen in den Besprechungen stellen.