जॉब ऑफर करना
नौकरी की पेशकश करना भर्ती और चयन का अंतिम चरण है। एक उम्मीदवार का चयन हो जाने के बाद, उसे एक प्रस्ताव पत्र जारी किया जाएगा, जिसमें पदनाम, नौकरी का स्थान, भूमिका, जिम्मेदारियां, पारिश्रमिक, लाभ और कंपनी की नीतियों से संबंधित कुछ शर्तें बताई गई हैं।
अधिकांश एचआर पेशेवरों का मानना है कि एक प्रस्ताव बनाना एक सरल प्रक्रिया है, लेकिन कई मामलों में, ऐसा नहीं है। एक प्रस्ताव बनाना भर्ती और चयन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, क्योंकि यह एक तनावपूर्ण और मांग की प्रक्रिया है जब तक कि उम्मीदवार कंपनी में शामिल नहीं होता है, एक प्रस्ताव जारी करने के बाद। इस स्तर पर, एक प्रस्ताव बनाने के बाद प्रक्रिया के संबंध में एचआर के कंधों पर बहुत सारी जिम्मेदारी होती है।
कैसे करें जॉब ऑफर?
नौकरी की पेशकश करना एक नाजुक प्रक्रिया है और इसे सावधानीपूर्वक संभाला जाना चाहिए। इस प्रक्रिया के परिणाम निम्न में से एक हो सकते हैं -
- उम्मीदवार स्वीकार कर सकता है और संगठन के साथ काम करना शुरू कर सकता है, या।
- उम्मीदवार एक और संगठन से बेहतर नौकरी की पेशकश स्वीकार कर सकता है, अगर वह एक हो जाता है।
इसलिए, एचआर टीम को अपने स्तर पर त्वरित कार्रवाई करनी चाहिए। नौकरी की पेशकश करते समय निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाना चाहिए -
Do Not Delay - उम्मीदवार का चयन करते ही प्रस्ताव पत्र जारी करें, खासकर यदि संसाधन सीमित हैं।
Put the job offer on the table- ऑफर लेटर जारी करते समय, सही समय का इंतजार न करें। चयनित उम्मीदवार को फोन पर संपर्क करें और उसे एक मौखिक पुष्टि दें कि वह / वह रिक्त पद को भरने के लिए चुना गया है।
Set a deadline to accept the offer- उम्मीदवार को ऑफर जारी होने के बाद, प्रस्ताव स्वीकार करने के लिए एक उचित समय सीमा निर्धारित करें। उम्मीदवार से इस बात की पुष्टि लें कि वह ऑफर लेटर में उल्लिखित तिथि के अनुसार शामिल होना चाहिए।
Stay connected - उम्मीदवार द्वारा प्रस्ताव स्वीकार किए जाने के बाद भी, यह भर्ती प्रबंधक की जिम्मेदारी है कि वह चयनित उम्मीदवार के संपर्क में रहे, जब तक कि वह संगठन में शामिल नहीं हो जाता।
संगठन में रिक्त नौकरी के लिए सही संसाधन खोजने के बाद, प्रस्ताव तैयार किया जाता है और उम्मीदवार को जारी किया जाता है। इस चरण में यह महत्वपूर्ण है कि सौदे को बंद करने के लिए एक सही प्रक्रिया का पालन किया जाए और यह सुनिश्चित किया जाए कि चयनित उम्मीदवार प्रस्ताव पत्र में जारी शर्तों के अनुसार संगठन में शामिल हो जाए।
जॉब ऑफर लेटर तैयार करना
एक बार वेतन वार्ता पूरी हो जाने के बाद, अगला कदम नौकरी की पेशकश पत्र तैयार करना और जारी करना है। फोन कॉल या मेल के माध्यम से नौकरी की पेशकश की पुष्टि के दौरान, प्रारंभिक पेशकश करना और रोजगार की शर्तों के बारे में चर्चा करना सबसे अच्छा है।
एक औपचारिक नौकरी की पेशकश में निम्नलिखित शामिल होना चाहिए -
- कर्मचारी का नाम
- नौकरी का शीर्षक या पदनाम
- पारिश्रमिक या वेतन की पेशकश की
- रोजगार शुरू होने की तारीख
- नौकरी की भूमिकाएं और जिम्मेदारियां
- नौकरी के नियम और शर्तें (अनुबंध / अस्थायी / स्थायी)
- मुआवजा और लाभ
- परिवीक्षाधीन अवधि के दौरान स्थितियां
- अतिरिक्त स्थिति, जिसमें कानूनी, पृष्ठभूमि सत्यापन आदि शामिल हैं।
एक बार जब प्रस्ताव पत्र तैयार हो जाता है और चयनित उम्मीदवार को जारी किया जाता है, तो उम्मीदवार को प्रस्ताव पत्र की एक हस्ताक्षरित प्रति भेजने के लिए कहें, जो नौकरी की पेशकश की स्वीकृति के टोकन के रूप में है।
भर्ती और चयन की प्रक्रिया आवश्यकताओं को समझने, सोर्सिंग, शेड्यूलिंग, शॉर्टलिस्टिंग, साक्षात्कार, चयन और अंत में प्रस्ताव पत्र जारी करने से शुरू होती है। उम्मीदवार के शामिल होने तक प्रक्रिया खत्म नहीं हुई है।
जॉब ऑफर जारी करने के बाद आगे क्या?
कर्मचारियों को आम तौर पर सेवा करनी पड़ती है notice periodनौकरी बदलने से पहले। इसलिए, एक महीने के अंतराल के बाद एक उम्मीदवार प्रस्ताव पत्र स्वीकार करने के बाद जब तक वह संगठन में शामिल नहीं हो जाता है। इस समय-अंतराल के दौरान, भर्तीकर्ता की भूमिका महत्वपूर्ण है क्योंकि उम्मीदवार प्रस्ताव पत्र को स्वीकार करने के बाद भी शामिल हो सकते हैं या नहीं भी कर सकते हैं! इसलिए, भर्तीकर्ता को मेल / संदेश / कॉल के माध्यम से उम्मीदवार के संपर्क में होना चाहिए जब तक कि वह कंपनी में शामिल नहीं हो जाता है।
यह संचार और भर्ती और उम्मीदवार के बीच संबंध प्रक्रिया को पूरा करने और कंपनी में शामिल नहीं होने वाले उम्मीदवार के जोखिम को कम करने में मदद करेगा। इसलिए, भर्ती और चयन की प्रक्रिया में संचार एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।
उम्मीदवार द्वारा जॉब ऑफर स्वीकार करने के बाद निम्नलिखित कदम महत्वपूर्ण हैं -
Documentation process - इस प्रक्रिया में शैक्षिक प्रमाण पत्र, आईडी प्रूफ, एड्रेस प्रूफ, पिछले कंपनी ऑफर लेटर, राहत पत्र आदि जैसे दस्तावेज एकत्र करना शामिल है। यदि कोई उम्मीदवार सकारात्मक जवाब देता है, तो यह एक संकेतक है कि वह / वह वास्तव में संगठन में शामिल होने में रुचि रखता है।
Employment verification process- एक रोजगार सत्यापन दस्तावेज एकत्र करना, जिसमें पिछले नियोक्ताओं के विवरण और उनके संदर्भ शामिल हैं। यह उम्मीदवार के व्यवहार और दृष्टिकोण के बारे में जानकारी प्रदान करता है।
Contacting the candidates- कॉल या मेल या संदेश के माध्यम से उम्मीदवार के संपर्क में रहें, जो भर्ती और संभावित कर्मचारी के बीच संबंध बनाने में मदद करता है। यह संगठन में शामिल होने वाले उम्मीदवार की स्थिति जानने में भी मदद करता है।
Resignation from current employment- जैसे ही उम्मीदवार को एक प्रस्ताव पत्र जारी किया जाता है, सुनिश्चित करें कि उम्मीदवार अपनी वर्तमान नौकरी से इस्तीफा दे देता है और इस्तीफे के दस्तावेज / मेल की एक प्रति साझा करता है। बाद में, वर्तमान नियोक्ता से इस्तीफा स्वीकृति दस्तावेज / मेल के संबंध में अनुवर्ती कार्रवाई करें।
Following up for the joining date - अंत में, शामिल होने की तारीख के बारे में उम्मीदवार के साथ संपर्क बनाए रखें, क्योंकि यह ऑफर लेटर में उल्लिखित जॉइनिंग तिथि के अनुसार उम्मीदवार को संगठन में शामिल होने की स्थिति जानने में मदद करेगा।
उपरोक्त सभी बिंदु नियोक्ता को संगठन में शामिल होने में एक उम्मीदवार की रुचि और गंभीरता की पहचान करने में मदद करते हैं।