भर्ती प्रक्रिया

भर्ती एक संगठन में रिक्त पदों को भरने के लिए संभावित संसाधनों को खोजने और आकर्षित करने की एक प्रक्रिया है। यह उन उम्मीदवारों की क्षमताओं और रवैये का स्रोत है, जो किसी संगठन के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक हैं।

भर्ती प्रक्रिया नौकरियों की रिक्ति की पहचान करने, नौकरी की आवश्यकताओं का विश्लेषण करने, आवेदनों की समीक्षा करने, स्क्रीनिंग, शॉर्टलिस्ट करने और सही उम्मीदवार का चयन करने की एक प्रक्रिया है।

काम पर रखने की दक्षता बढ़ाने के लिए, यह अनुशंसा की जाती है कि किसी संगठन की एचआर टीम पांच सर्वोत्तम प्रथाओं का अनुसरण करती है (जैसा कि निम्नलिखित छवि में दिखाया गया है)। ये पांच अभ्यास बिना किसी रुकावट के सफल भर्ती सुनिश्चित करते हैं। इसके अलावा, ये अभ्यास भर्ती प्रक्रिया में निरंतरता और अनुपालन भी सुनिश्चित करते हैं।

एक शक्तिशाली संसाधन आधार बनाने के लिए भर्ती प्रक्रिया पहला कदम है। यह प्रक्रिया एक व्यवस्थित प्रक्रिया से गुजरती है जो संसाधनों के स्रोत से शुरू होकर साक्षात्कार आयोजित करने और अंत में सही उम्मीदवारों का चयन करने तक होती है।

भर्ती योजना

भर्ती योजना भर्ती प्रक्रिया का पहला चरण है, जहां रिक्त पदों का विश्लेषण और वर्णन किया जाता है। इसमें नौकरी के विनिर्देश और इसकी प्रकृति, अनुभव, योग्यता और नौकरी के लिए आवश्यक कौशल आदि शामिल हैं।

उम्मीदवारों के एक पूल से संभावित उम्मीदवारों को आकर्षित करने के लिए एक संरचित भर्ती योजना अनिवार्य है। संभावित उम्मीदवारों को योग्य होना चाहिए, संगठन के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक जिम्मेदारियों को लेने की क्षमता के साथ अनुभवी।

रिक्ति की पहचान करना

भर्ती योजना की पहली और सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया रिक्ति की पहचान कर रही है। यह प्रक्रिया संगठन के विभिन्न विभाग से मानव संसाधन विभाग में भर्तियों के लिए अपेक्षित प्राप्त करने के साथ शुरू होती है, जिसमें शामिल हैं -

  • भरे जाने वाले पदों की संख्या
  • पदों की संख्या
  • कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को निभाना है
  • योग्यता और अनुभव की आवश्यकता

जब एक रिक्ति की पहचान की जाती है, तो यह सोर्सिंग मैनेजर की जिम्मेदारी है कि वह यह पता लगाए कि स्थिति आवश्यक है या नहीं, स्थायी या अस्थायी, पूर्णकालिक या अंशकालिक, आदि। इन मापदंडों का मूल्यांकन भर्ती शुरू करने से पहले किया जाना चाहिए। उचित पहचान, योजना और मूल्यांकन करने से टीम और संगठन के लिए सही संसाधन का निर्माण होता है।

कार्य विश्लेषण

नौकरी विश्लेषण किसी विशिष्ट नौकरी के कर्तव्यों, जिम्मेदारियों, कौशल, क्षमताओं और कार्य वातावरण की पहचान, विश्लेषण और निर्धारण की एक प्रक्रिया है। ये कारक इस बात की पहचान करने में मदद करते हैं कि नौकरी की मांग क्या है और किसी कर्मचारी को किसी उत्पाद को प्रदर्शन करने के लिए क्या चाहिए

नौकरी विश्लेषण यह समझने में मदद करता है कि कौन से कार्य महत्वपूर्ण हैं और उन्हें कैसे करना है। इसका उद्देश्य स्थापित करना और दस्तावेज करना हैjob relatedness रोजगार प्रक्रियाओं जैसे चयन, प्रशिक्षण, क्षतिपूर्ति, और प्रदर्शन मूल्यांकन।

नौकरी का विश्लेषण करने में निम्नलिखित कदम महत्वपूर्ण हैं -

  • रिकॉर्डिंग और नौकरी की जानकारी एकत्र करना
  • नौकरी की जानकारी की जाँच में सटीकता
  • सूचना के आधार पर नौकरी का विवरण तैयार करना
  • कौशल, ज्ञान और कौशल का निर्धारण करना, जो नौकरी के लिए आवश्यक हैं

नौकरी विश्लेषण के तत्काल उत्पाद हैं job descriptions तथा job specifications

नौकरी का विवरण

नौकरी विवरण एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है, जो प्रकृति में वर्णनात्मक है और इसमें नौकरी विश्लेषण का अंतिम विवरण है। सफल भर्ती प्रक्रिया के लिए यह विवरण बहुत महत्वपूर्ण है।

नौकरी का विवरण नौकरी की भूमिकाओं, जिम्मेदारियों और संगठन में नौकरी की स्थिति के बारे में जानकारी प्रदान करता है। और यह डेटा नियोक्ता और संगठन को एक स्पष्ट विचार देता है कि एक कर्मचारी को अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों की आवश्यकता को पूरा करने के लिए क्या करना चाहिए।

नौकरी विवरण निम्नलिखित प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए उत्पन्न होता है -

  • नौकरियों का वर्गीकरण और रैंकिंग
  • नए संसाधनों का रख-रखाव और अभिविन्यास
  • पदोन्नति और स्थानांतरण
  • करियर की राह बताते हुए
  • भविष्य के काम के मानकों का विकास

नौकरी का विवरण निम्नलिखित तत्वों के बारे में जानकारी प्रदान करता है -

  • नौकरी का शीर्षक / नौकरी की पहचान / संगठन की स्थिति
  • नौकरी करने का स्थान
  • नौकरी का सारांश
  • नौकरी की जिम्मेदारियाँ
  • मशीनें, सामग्री और उपकरण
  • पर्यवेक्षण की प्रक्रिया
  • काम करने की स्थिति
  • स्वास्थ्य को खतरा

नौकरी विनिर्देश

नौकरी विनिर्देश उम्मीदवार के विनिर्देशों पर केंद्रित है, जिसे एचआर टीम किराए पर लेने जा रही है। नौकरी विनिर्देश में पहला कदम संगठन और उसके स्थानों में सभी नौकरियों की सूची तैयार कर रहा है। दूसरा कदम प्रत्येक नौकरी की जानकारी उत्पन्न करना है।

किसी संगठन में प्रत्येक नौकरी के बारे में यह जानकारी इस प्रकार है -

  • भौतिक विनिर्देश
  • मानसिक विशिष्टताएँ
  • भौतिक विशेषताऐं
  • भावनात्मक विनिर्देशों
  • व्यवहार विनिर्देशों

एक नौकरी विनिर्देश दस्तावेज निम्नलिखित तत्वों के बारे में जानकारी प्रदान करता है -

  • Qualification
  • Experiences
  • प्रशिक्षण और विकास
  • कौशल की आवश्यकताएं
  • काम की जिम्मेदारियां
  • भावनात्मक विशेषताएं
  • करियर की योजना

कार्य मूल्यांकन

नौकरी मूल्यांकन एक संगठन में अन्य नौकरियों के संबंध में नौकरी के सापेक्ष मूल्य / मूल्य का विश्लेषण, मूल्यांकन और निर्धारण करने की एक तुलनात्मक प्रक्रिया है।

नौकरी मूल्यांकन का मुख्य उद्देश्य विश्लेषण करना और निर्धारित करना है कि कौन सी नौकरी कितना भुगतान करती है। कई विधियाँ हैं जैसे किjob grading, job classifications, job ranking, आदि, जो नौकरी मूल्यांकन में शामिल हैं। नौकरी का मूल्यांकन वेतन और वेतन वार्ता का आधार बनता है।

भर्ती की रणनीति

भर्ती रणनीति भर्ती प्रक्रिया का दूसरा चरण है, जहां संसाधनों को काम पर रखने के लिए एक रणनीति तैयार की जाती है। नौकरी के विवरण और नौकरी के विनिर्देशों की तैयारी पूरी करने के बाद, अगला कदम यह तय करना है कि संगठन के लिए संभावित उम्मीदवारों की भर्ती के लिए कौन सी रणनीति अपनानी है।

भर्ती रणनीति तैयार करते समय, एचआर टीम निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार करती है -

  • कर्मचारी बनाएं या खरीदें
  • भर्ती के प्रकार
  • भौगोलिक क्षेत्र
  • भर्ती के स्रोत

भर्ती रणनीति का विकास एक लंबी प्रक्रिया है, लेकिन सही उम्मीदवारों को आकर्षित करने के लिए एक सही रणनीति होना अनिवार्य है। भर्ती रणनीति विकसित करने में शामिल कदमों में शामिल हैं -

  • एक बोर्ड टीम का गठन
  • HR रणनीति का विश्लेषण
  • उपलब्ध आंकड़ों का संग्रह
  • एकत्रित आंकड़ों का विश्लेषण
  • भर्ती की रणनीति तय करना

सही उम्मीदवारों की खोज करना

खोज, भर्ती की प्रक्रिया है जहां नौकरी की आवश्यकता के आधार पर संसाधनों को स्रोत से जोड़ा जाता है। भर्ती की रणनीति पूरी होने के बाद, उम्मीदवारों की खोज शुरू की जाएगी। इस प्रक्रिया में दो चरण होते हैं -

  • Source activation - एक बार लाइन प्रबंधक वैकेंसी के अस्तित्व की पुष्टि और अनुमति दे देता है, उम्मीदवारों की तलाश शुरू हो जाती है।

  • Selling - यहां, संगठन मीडिया का चयन करता है जिसके माध्यम से रिक्तियों का संचार संभावित उम्मीदवारों तक पहुंचता है।

खोज में नौकरी चाहने वालों को रिक्तियों को आकर्षित करना शामिल है। स्रोतों को मोटे तौर पर दो श्रेणियों में विभाजित किया गया है:Internal Sources तथा External Sources

आंतरिक स्रोत

भर्ती के आंतरिक स्रोत संगठन के भीतर कर्मचारियों को काम पर रखने का संदर्भ देते हैं -

  • Promotions
  • Transfers
  • पुराने कर्मचारी
  • आंतरिक विज्ञापन (नौकरी पोस्टिंग)
  • संदर्भित कर्मचारी
  • पूर्व आवेदक

बाहरी स्रोत

भर्ती के बाहरी स्रोत संगठन के बाहर काम पर रखने वाले कर्मचारियों को संदर्भित करते हैं -

  • सीधी भर्ती
  • रोजगार का आदान-प्रदान
  • रोजगार एजेंसियां
  • Advertisements
  • व्यावसायिक संगठन
  • कैंपस भर्ती
  • मुंह की बात

स्क्रीनिंग / शॉर्टलिस्टिंग

उम्मीदवारों की सोर्सिंग की प्रक्रिया पूरी होने के बाद स्क्रीनिंग शुरू होती है। स्क्रीनिंग आगे की चयन प्रक्रिया के लिए उम्मीदवारों के आवेदन को फ़िल्टर करने की प्रक्रिया है।

स्क्रीनिंग भर्ती प्रक्रिया का एक अभिन्न हिस्सा है जो अयोग्य या अप्रासंगिक उम्मीदवारों को हटाने में मदद करता है, जो सोर्सिंग के माध्यम से प्राप्त हुए थे। भर्ती की स्क्रीनिंग प्रक्रिया में तीन चरण होते हैं -

रिज्यूमे और कवर लेटर्स की समीक्षा

स्क्रीनिंग उम्मीदवारों की समीक्षा करना पहला चरण है। इस प्रक्रिया में, उम्मीदवारों की पढ़ाई की समीक्षा और उम्मीदवारों की शिक्षा, कार्य अनुभव और नौकरी की आवश्यकता के अनुरूप समग्र पृष्ठभूमि की जाँच की जाती है।

रिज्यूमे की समीक्षा करते समय, एक एचआर कार्यकारी को संभावित उम्मीदवारों की बेहतर स्क्रीनिंग सुनिश्चित करने के लिए निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखना चाहिए -

  • नौकरी बदलने का कारण
  • प्रत्येक संगठन के साथ दीर्घायु
  • रोजगार में लंबा अंतराल
  • Job-hopping
  • करियर की प्रगति में कमी

टेलिफोनिक या वीडियो साक्षात्कार का आयोजन

टेलिफोनिक या वीडियो साक्षात्कार आयोजित करना स्क्रीनिंग उम्मीदवारों का दूसरा चरण है। इस प्रक्रिया में, रिज्यूमे की जांच होने के बाद, उम्मीदवारों को हायरिंग मैनेजर द्वारा फोन या वीडियो के माध्यम से संपर्क किया जाता है। इस स्क्रीनिंग प्रक्रिया के दो परिणाम हैं -

  • यह उम्मीदवारों को सत्यापित करने में मदद करता है, चाहे वे सक्रिय और उपलब्ध हों।

  • यह उम्मीदवार के रवैये, साक्षात्कार के सवालों के जवाब देने की क्षमता और संचार कौशल के बारे में त्वरित जानकारी देने में भी मदद करता है।

शीर्ष उम्मीदवारों की पहचान करना

शीर्ष उम्मीदवारों की पहचान रिज्यूमे / उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग का अंतिम चरण है। इस प्रक्रिया में, रिज्यूमे की क्रीम / शीर्ष परत को शॉर्टलिस्ट किया जाता है, जिससे हायरिंग मैनेजर के लिए निर्णय लेना आसान हो जाता है। इस प्रक्रिया के निम्नलिखित तीन परिणाम हैं -

  • भर्ती प्रबंधकों द्वारा समीक्षा के लिए 5 से 10 को फिर से शुरू करना
  • काम पर रखने प्रबंधक को अंतर्दृष्टि और सिफारिशें प्रदान करना
  • काम पर रखने वाले प्रबंधकों को सही उम्मीदवार को काम पर रखने में निर्णय लेने में मदद करता है

मूल्यांकन और नियंत्रण

भर्ती की प्रक्रिया में मूल्यांकन और नियंत्रण अंतिम चरण है। इस प्रक्रिया में, प्रक्रिया और विधियों की प्रभावशीलता और वैधता का आकलन किया जाता है। भर्ती एक महंगी प्रक्रिया है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि भर्ती प्रक्रिया के प्रदर्शन का अच्छी तरह से मूल्यांकन किया जाए।

भर्ती प्रक्रिया में होने वाली लागत का मूल्यांकन और नियंत्रण प्रभावी ढंग से किया जाना है। इनमें निम्नलिखित शामिल हैं -

  • भर्ती करने वालों को वेतन

  • भर्ती के तरीकों, यानी एजेंसी की फीस में होने वाले खर्च और अन्य लागतें।

  • प्रशासनिक व्यय और भर्ती ओवरहेड्स

  • ओवरटाइम और बकाया लागत, जबकि रिक्तियां पूरी नहीं रहती हैं

  • अंतिम चयन प्रक्रिया के लिए उपयुक्त उम्मीदवारों की भर्ती में लागत

  • प्रबंधन और पेशेवरों द्वारा नौकरी के विवरण, नौकरी के विनिर्देशों को तैयार करने और साक्षात्कार आयोजित करने में समय व्यतीत किया जाता है।

अंत में, जो प्रश्न पूछा जाना है, वह यह है कि उपयोग की गई भर्ती विधियां वैध हैं या नहीं? और क्या भर्ती प्रक्रिया ही प्रभावी है या नहीं? भर्ती की प्रक्रिया के लिए लागत पर सांख्यिकीय जानकारी प्रभावी होनी चाहिए।