Manajemen Proyek Kolaboratif

Coordination dan collaborationadalah dua komponen penting dalam menangani proyek. Koordinasi berada dalam satu lokasi untuk proyek tradisional, dan di seluruh lokasi untuk proyek yang didistribusikan. Ada kebutuhan Collaborative Project Management Architectures (CPMAs) untuk membangun sistem yang dapat mengatasi tantangan yang dihadapi oleh manajemen proyek tradisional.

Skenario Manajemen Proyek Tradisional

Ketika anggota tim atau perusahaan melaksanakan manajemen proyek (PM), ada banyak potensi kesalahan atau jebakan yang dapat mereka korbankan dengan mudah. Alih-alih menyoroti semuanya, mari kita fokus pada beberapa tema umum yang diidentifikasi dalam literatur. Menggabungkan semua tema ini menjelaskan alasan mengapa banyak proyek besar gagal atau secara signifikan kurang efisien dan efektif daripada yang seharusnya.

Menekankan PM secara berlebihan sebagai Mekanisme Pelaporan Proyek

Manajemen proyek tradisional sering kali menggunakan mekanisme pelaporan pasif sederhana daripada pendekatan koordinasi kerja tim yang dinamis. Di banyak perusahaan, metodologi manajemen proyek diasumsikan sebagai alat pelaporan perusahaan daripada sistem yang efisien yang dapat digunakan oleh berbagai bagian perusahaan untuk membantu diri mereka sendiri. Dalam situasi seperti ini, arus informasi di antara kontributor proyek berkurang.

Komunikasi yang Tidak Efektif dan Tidak Efisien

Dalam PM tradisional, komunikasi mungkin tidak efektif karena berbagai alasan -

Kesalahpahaman karena komunikasi yang tidak eksplisit atau buruk.
Anggota memiliki pemahaman yang buruk tentang masalah tersebut.
Interpretasi yang berbeda oleh anggota tim yang berbeda.

Komunikasi juga tidak efisien atau tidak sesuai standar karena berbagai alasan seperti -

Komunikasi sebelum waktunya.
Gagal memperbarui pemberitahuan terbaru ke setiap anggota tim yang perlu tahu.
Keterampilan dan kemampuan komunikasi yang buruk kebanyakan dikutip sebagai alasan utama kegagalan proyek.

Mengelola Input dan Output Proyek tetapi bukan Proses

Masalah serius lainnya dalam manajemen proyek tradisional adalah bahwa karyawan mengelola kiriman dan sumber daya, tetapi mereka tidak mengelola prosesnya.

Pemimpin tim menciptakan PERT dan merencanakan proyek dalam garis waktu, mereka mengatur waktu, anggaran, peralatan, sumber daya manusia, dan produk; tetapi gagal mengelola proses kerja.
Salah satu alasan kegagalan proyek perangkat lunak adalah kurangnya sistem pengukuran perbaikan waktu nyata untuk mengidentifikasi potensi risiko pada tahap awal, sebelum menjadi ancaman serius bagi kemajuan produk.
Jika karyawan hanya menangani masukan dan keluaran proyek, proses tersebut tetap menjadi kotak hitam dan anggota proyek tidak menyadari fakta bahwa ada sesuatu yang tidak beres hingga terlambat untuk memperbaiki masalah tanpa menyebabkan pengerjaan ulang dalam jumlah besar dan meningkatkan kompleksitas.

Ini menghasilkan proses PM yang reaktif, bukan proaktif.

Manajemen Reaktif

Manajemen reaktif mendefinisikan strategi PM pasif di mana manajer proyek melakukan perencanaan yang tidak lengkap dengan harapan semuanya akan baik-baik saja pada akhirnya.

Manajer proyek yang reaktif bereaksi terhadap apa yang telah terjadi dan mereka jarang merencanakan masa depan. Mereka tidak meninjau pengalaman mereka sendiri atau orang lain sebelumnya untuk mendapatkan wawasan dari pelajaran yang didapat dari waktu ke waktu.
Dalam manajemen reaktif, karyawan menghabiskan banyak waktu proyek untuk mengerjakan ulang kiriman dan memperbaiki kesalahan.
Masalah umum lainnya dalam situasi reaktif adalah hampir semua pengerjaan ulang harus dilakukan secara manual, termasuk mencari pekerjaan yang dipengaruhi oleh perubahan di bagian lain dari proyek tersebut.

Manajemen Proyek Reaktif sering kali disertai dengan kurangnya prosedur sistematis untuk menyimpan informasi proyek yang menyebabkan bertambahnya masalah perencanaan yang buruk dan kebutuhan untuk pengerjaan ulang.

Kurangnya Tempat Penyimpanan Proyek Elektronik

Kurangnya repositori elektronik adalah masalah seluruh perusahaan serta masalah khusus proyek. Repositori berbasis kertas memiliki beberapa batasan seperti -

Penundaan pengambilan
Dokumen hilang
File tidak lengkap dan masalah penyimpanan
Rawan kesalahan karena ekstraksi data, interpretasi, dan pengemasan ulang.
Kesulitan dalam koordinasi dan kegagalan di bawah batasan waktu tertentu.

Kurangnya repositori proyek elektronik menyebabkan dokumentasi proyek yang tidak memadai.

Anggota proyek biasanya lebih mementingkan pencapaian proyek saat ini daripada menangkap dan mengarsipkan informasi yang dapat berguna di lain waktu.
Sebagian besar informasi terkait proyek tidak disimpan sama sekali, seperti proses proyek, konteks, alasan, atau artefak. Meskipun disimpan, mereka mungkin tidak terstruktur, diatur dan diindeks dengan cara yang memungkinkan anggota proyek untuk dengan mudah mengakses, mencari, dan mengambil informasi.

Manajemen Proyek Kolaboratif sebagai Solusi

Kami berasumsi bahwa berbagai tantangan yang dihadapi dalam PM tradisional dapat diatasi dengan menggunakan alat dan proses PM kolaboratif. Alat PM kolaboratif berurusan dengan representasi eksplisit dari informasi proyek dan berbagi informasi yang memadai secara tepat waktu.

Mari kita lihat bagaimana lingkungan PM kolaboratif dapat mengatasi keterbatasan yang mengganggu PM tradisional.

Mempertimbangkan PM sebagai Mekanisme Analisis Proyek

Ketika anggota tim menganggap PM sebagai alat pelaporan proyek, mereka lebih peduli dengan keluaran PM daripada proses analisis yang memberikan keluaran tersebut.

Ketika orang menganggap PM sebagai alat pelaporan proyek, informasi terkait proyek tambahan yang biasanya tidak ditangkap secara formal, akan hilang secara efektif ketika memori memudar.
Di sisi lain, ketika karyawan memperlakukan PM sebagai alat analisis proyek alih-alih menganggapnya hanya sebagai alat pelaporan, produk akan menjadi informasi tugas, alasan keputusan, dan artefak terkait lainnya.

Komunikasi yang Efektif dan Efisien

Representasi eksplisit dari informasi proyek penting untuk komunikasi yang efektif dan efisien, terutama dalam situasi terdistribusi.

Komunikasi yang efektif juga menjelaskan spesifikasi yang jelas dan kesepakatan bersama dari informasi proyek yang signifikan seperti konsep utama, ide, proses proyek, tugas anggota tim, dan tanggung jawab.
Semua ini didokumentasikan dan disimpan untuk referensi di masa mendatang oleh anggota tim.
Selain dukungan untuk representasi eksplisit dari informasi proyek, alat PM kolaboratif perlu mendukung, mengelola dan menangani pemberitahuan otomatis dari perubahan status tugas, dan memungkinkan anggota untuk berdiskusi dan memberi umpan balik pada pekerjaan satu sama lain.

Representasi eksplisit, bagaimanapun, merupakan langkah penting menuju komunikasi yang efektif.

Mengelola Proses Proyek serta Input dan Output

Mengelola proses proyek adalah bagian terpenting dari PM. Salah satu cara untuk mendapatkan ide tentang proses tersebut adalah melalui siklus hidup proyek. Siklus hidup proyek secara luas dikategorikan menjadi empat langkah utama -

Step 1 - Memahami proyek (definisi masalah dan spesifikasi) - merencanakan proyek.
Step 2 - Mengeksekusi.
Step 3 - Melacak dan mengendalikan proyek.
Step 4 - Menutup proyek.

Di sini anggota tim mengelola input dan output, tetapi bukan prosesnya, mereka terlalu menekankan langkah 1, 2, dan 4 pada biaya langkah 3.

Sifat proses proyek bersifat dinamis dan berubah secara signifikan dari rencana dan harapan proyek asli seiring dengan peningkatan proyek lebih lanjut. Proses yang sedang berjalan selalu mengarah pada beberapa perubahan dalam input dan output proyek dan perubahan ini, pada gilirannya, mengarah pada perubahan lebih lanjut dalam proses proyek.

Alat PM kolaboratif memungkinkan anggota tim untuk memperbarui, dan meninjau kemajuan pekerjaan satu sama lain, mengumpulkan ukuran proyek seperti sumber daya yang dihabiskan untuk tugas, dan mengakses pekerjaan orang lain saat ini dalam batas waktu.

Manajemen Proyek Proaktif

Manajemen proyek proaktif mengacu pada perencanaan berorientasi masa depan, manajemen risiko, dan manajemen perubahan dalam proyek yang sedang berlangsung. Manajemen proaktif mengharuskan anggota tim proyek untuk melakukan perencanaan yang tepat, ditentukan, jelas, dan terperinci pada awal siklus proyek, mengidentifikasi potensi risiko, dan membuat rencana untuk memitigasi risiko tersebut.

Seorang manajer proyek, yang melakukan manajemen proaktif, memeriksa tugas yang saling bergantung dan membuat keputusan berdasarkan data "keras" yang tepat daripada angan-angan.

Manajemen proaktif diikuti dengan pembelajaran.
Manajemen proaktif dari proses PM membutuhkan memori proyek Perusahaan, dari mana anggota dapat belajar selama proyek yang sedang berlangsung dan merujuk kembali untuk proyek masa depan.

Salah satu cara untuk mengimplementasikan memori proyek organisasi bisnis yang efektif adalah dengan bantuan repositori proyek elektronik.

Menggunakan Tempat Penyimpanan Proyek Elektronik

Dengan kemajuan teknologi informasi, file dalam format digital lebih mudah untuk disimpan, diakses, diambil, diedit, dan diarahkan. Repositori berbasis kertas diganti dengan repositori proyek elektronik. Tujuan dari repositori proyek elektronik adalah untuk mengontrol, menangani, dan berbagi informasi proyek secara efisien dan efektif.

Manajemen informasi yang efektif meningkatkan kinerja proyek secara keseluruhan dalam anggaran, mengurangi entri data dan biaya masuk kembali, menghilangkan duplikasi, kehilangan informasi, mengurangi waktu pengembangan produk, mendorong kemajuan dalam kualitas proses, menstandarkan proses kerja, meningkatkan kemampuan manajemen untuk secara efisien mengambil informasi yang akurat, dan meningkatkan pengendalian manajemen.
Repositori proyek elektronik dapat dihubungkan melalui middleware dengan sistem informasi lain dalam organisasi dan menyediakan arus informasi yang lancar.