Alat Kolaboratif
Alat kolaboratif diklasifikasikan berdasarkan tingkat fungsinya berkenaan dengan kolaborasi dan kemampuan pengelolaan dokumen. Alat dapat dikelompokkan sesuai dengan kapasitasnya untuk menangani empat kegiatan berikut -
- Penanganan Grup dan Dokumen File
- Konferensi Komputer
- Sistem Rapat Elektronik
- Ruang Kerja Elektronik
Penanganan Grup dan Dokumen File
Fungsionalitas inti dari kategori ini melibatkan bekerja dengan dokumen dan menangani file.
Karyawan hanya memiliki pandangan bersama dan akses terbatas ke file / dokumen, sementara ada juga kemungkinan untuk mengedit individu, mendokumentasikan / mengelola file, dan menyimpannya di database pusat, serta penulisan kolektif dan revisi dokumen.
Pekerjaan sinkron pada dokumen juga dapat menjadi bagian dari alat penanganan dokumen grup selain kemampuan komunikasi dasar seperti pemberitahuan email dan tweet.
Konferensi Komputer
Ada kemungkinan karyawan melihat dan mengerjakan dokumen secara bersamaan, atau di layar satu sama lain.
Konferensi komputer menyediakan ruang untuk pertemuan asynchronous dan threaded juga untuk percakapan teks dan pertemuan real-time. File dan dokumen dibagikan.
Konferensi audio dan video merupakan mode komunikasi yang cukup umum.
Sistem Rapat Elektronik
Rapat konduksi adalah fungsi dasar dari setiap organisasi bisnis.
Rapat dapat berupa rapat biasa (waktu yang sama, alamat yang sama), sinkron (waktu yang sama, alamat berbeda), atau asinkron (waktu berbeda, alamat berbeda).
Anggota rapat diberi tahu melalui surat, dan mereka dapat mengobrol, melakukan diskusi waktu nyata, menggunakan fasilitas konferensi audio dan video. Anggota juga dapat berpartisipasi dalam survei (secara anonim jika diinginkan), membuat diskusi kelompok, dan berbagi dokumen dan file.
Peserta dapat menampilkan dan membuat anotasi presentasi Power Point, berbagi aplikasi perangkat lunak langsung, dan bahkan mengerjakan dokumen secara bersamaan.
Terakhir, aktivitas yang berpusat pada rapat mendukung proses rapat termasuk pengaturannya, pemeliharaan agenda, dan distribusi risalah setelah rapat.
Ruang Kerja Elektronik
Ide utama memiliki ruang kerja elektronik adalah menyediakan ruang bersama bagi anggota tim untuk mengoordinasikan dan mengatur pekerjaan mereka.
Teams dapat menyimpan dokumen secara terpusat, bekerja dengannya, memecahkan masalah melalui diskusi, menyimpan daftar tugas dan menangani buku dengan informasi tentang kontak grup, dan bahkan melacak pencapaian proyek dan interaksi proyek.
Ada ruang kerja untuk tim yang berbeda, dan individu mungkin menjadi anggota dari beberapa ruang kerja.
Tentu saja, klasifikasi di atas tidak dibatasi. Ada beberapa kategori tingkat fungsional lainnya seperti surat elektronik, kalender elektronik, pekerjaan sendiri, pendukung keputusan kelompok, penulisan kolaboratif, dan pembelajaran elektronik.