Dasbor Excel - Buat Dasbor

Di bab sebelumnya, Anda telah mempelajari tentang berbagai fitur Excel yang berguna dalam mengatur dasbor Anda. Dalam bab ini, Anda akan mempelajari cara membuat dasbor, yaitu langkah-langkah yang diperlukan untuk memasang dasbor. Anda juga akan mengetahui apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan terkait dasbor.

Karena dasbor apa pun didasarkan pada maksud khusus dari apa yang paling diminati audiens, komponen dasbor dan tata letak dasbor bervariasi dari kasus ke kasus.

Persiapan Awal

Langkah pertama dalam membangun dashboard adalah persiapan awal. Luangkan waktu untuk memahami yang berikut -

Why do you need the dashboard?- Apakah dasbor ini untuk tugas tertentu, seperti menunjukkan status proyek, atau perlu untuk mencapai tujuan yang lebih luas, seperti mengukur kinerja bisnis? Memahami mengapa Anda membuat dasbor akan memandu Anda dalam desain.
What purpose the dashboard will serve?- Dasbor Anda harus menyoroti hanya data yang menambah nilai. Anda harus memahami data yang dibutuhkan. Apa pun di luar yang tidak perlu.
What is the source of data?- Anda harus memahami dari mana data tersebut berasal. Ini bisa berupa lembar kerja Excel atau bisa juga melalui koneksi data ke buku kerja Excel Anda dari berbagai sumber data dinamis.
Who is the audience for the dashboard?- Apakah ini untuk manajer, eksekutif, pemangku kepentingan, vendor eksternal, atau audiens umum? Pahami persyaratan dan preferensi mereka seperti berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk melihat dasbor, tingkat detail yang mereka harapkan, dan bagaimana mereka ingin mencerna informasi. Misalnya, saat memilih jenis bagan, mengetahui audiens membantu Anda memutuskan apakah Anda harus menunjukkan hubungan antar nilai atau Anda harus menggambar perbandingan tertentu.
Does the dashboard need to be static or dynamic?- Dapatkah dasbor diperbarui secara berkala, katakanlah, mingguan atau bulanan, atau apakah perlu diperbarui untuk terus merampingkan perubahan data yang terjadi di backend? Pilihan ini akan mengubah cara Anda membuat dasbor.
Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- Dapatkah dasbor memiliki akses hanya-baca atau apakah Anda harus menyediakan kontrol / fitur interaktif yang memungkinkan orang-orang tertentu untuk menjelajahi data sesuai kebutuhan? Pilihan ini juga akan mengubah cara Anda membangun dasbor.

Setelah Anda memiliki jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, putuskan fitur Excel apa yang Anda butuhkan dan tidak Anda perlukan. Ini karena tujuan dan keahlian Anda adalah menghasilkan dasbor yang efektif dan sesuai dengan tujuan.

Selanjutnya, identifikasi komponen dasbor. Ini bisa berupa teks, tabel, bagan, kontrol interaktif, dll. Tentukan tata letak dasbor dengan komponen ini.

Mockup dasbor Excel Anda pada slide PowerPoint. Gambar kotak untuk setiap komponen untuk memahami tata letaknya dan menambahkan sketsa cepat dari komponen yang ingin Anda sertakan. Anda juga dapat melakukannya di selembar kertas. Dapatkan persetujuan untuk mockup ini dari manajemen dan / atau audiens utama sebelum Anda mulai mengerjakan dasbor yang sebenarnya. Ini akan menghemat waktu pengerjaan ulang. Namun, sangat mungkin bahwa Anda mungkin harus menyesuaikan beberapa perubahan pada dasbor saat dasbor mulai digunakan dan Anda menerima umpan balik. Tapi, mockup dasbor yang disetujui adalah awal yang baik untuk pekerjaan Anda.

Atur Sumber Data untuk Dasbor Excel

Sebelum membuat dasbor di Excel, Anda perlu mengatur sumber data. Di Excel, ini dimungkinkan dengan berbagai cara -

Jika datanya hanya tabel Excel, buat link ke buku kerja Anda dari buku kerja tempat data akan diperbarui.
Jika data berasal dari beberapa tabel Excel, atau dari berbagai sumber data, ini adalah opsi yang baik untuk menyusun Model Data di buku kerja Anda.

Anda bisa mengimpor data ke dalam buku kerja secara berkala atau membuat koneksi data untuk merefresh data seperti saat diperbarui, berdasarkan apakah dasbor harus statis atau dinamis.

Siapkan Buku Kerja Dasbor Excel

Setelah Anda mengatur data, Anda perlu menyusun buku kerja Anda. Sisipkan dua hingga tiga lembar kerja di buku kerja - satu lembar kerja untuk dasbor Anda dan satu atau dua lembar kerja untuk data (data atau PivotTable / PivotChart atau Laporan Power View, yang bisa Anda sembunyikan). Ini akan membantu Anda untuk mengatur dan memelihara buku kerja Excel Anda.

Siapkan Data untuk Dasbor Excel

Berdasarkan pilihan yang Anda miliki, yaitu jawaban yang Anda miliki untuk pertanyaan di langkah Persiapan Awal, siapkan data untuk dasbor Excel. Datanya dapat berupa salah satu dari berikut -

Hasil dari analisis data
Hasil dari eksplorasi data
Data hasil perhitungan pada data masukan
Peringkasan data dari PivotTable atau Tabel PowerPivot

Pilih Komponen Dashboard

Anda telah mempelajari tentang berbagai fitur Excel yang dapat Anda gunakan di dasbor. Berdasarkan kebutuhan Anda untuk dasbor yang ada, pilih salah satu fitur Excel berikut untuk komponen dasbor.

Tables
Sparklines
Pemformatan Bersyarat.
Charts
Slicers
Kontrol Interaktif
PivotTables
PivotCharts
Tabel PowerPivot
Bagan PowerPivot
Laporan Power View
KPIs

Memilih komponen dasbor akan membantu Anda menyelaraskan dengan tata letak mockup dasbor yang disetujui.

Identifikasi komponen statis dan dinamis serta komponen yang akan dikelompokkan untuk Pemotong, jika ada.

Identifikasi Bagian Dasbor untuk Disoroti

Identifikasi bagian dasbor yang memerlukan perhatian segera, seperti% Selesai atau Status Saat Ini. Anda dapat menggunakan font yang lebih besar dan font yang mencolok serta warna font untuk ini.

Tentukan berapa banyak warna yang ingin Anda gabungkan di dasbor Anda. Keputusan ini dapat didasarkan pada penonton untuk dasbor. Jika dasbor ditujukan untuk para eksekutif dan / atau manajer, pilih warna yang memengaruhi visualisasi hasil yang ditampilkan. Anda dapat menambahkan warna latar belakang dasbor untuk membuat komponen dasbor menonjol. Anda dapat menggunakan kode warna yang sama untuk bagan serupa atau hasil terkait. Anda juga dapat menggunakan pemformatan bersyarat.

Pemilihan bagian dasbor yang cermat untuk disorot membuatnya efektif.

Bangun Dasbor

Ini adalah langkah penting dan terakhir dalam membuat dasbor Excel Anda. Langkah ini melibatkan perakitan komponen dasbor Anda yang dapat Anda lakukan secara efisien dan efektif dengan menggunakan kamera Excel. Anda akan mempelajari cara menggunakan kamera Excel di bagian selanjutnya.

Setelah komponen dasbor dipasang, berikan sentuhan terakhir -

Beri judul pada dashboard.
Gabungkan stempel waktu.
Sertakan informasi hak cipta, jika diperlukan.

Di beberapa bab berikutnya, Anda akan mempelajari cara menggunakan langkah-langkah ini untuk membuat dasbor berdasarkan beberapa contoh. Tidak ada aturan atau tata letak universal untuk dasbor selain dari beberapa kesamaan. Itu semua tergantung pada kebutuhan Anda. Dan tujuan Anda adalah menghasilkan dasbor yang efektif.

Menggunakan Kamera Excel

Kamera Excel membantu Anda dalam mengambil snapshot dari lembar kerja Anda dan menempatkannya di lembar kerja yang berbeda. Misalnya, Anda bisa menangkap tabel dengan pemformatan bersyarat di lembar kerja dan meletakkannya di dasbor Anda. Setiap kali data diperbarui, dasbor akan disegarkan untuk menampilkan data yang diubah.

Anda dapat menyertakan kamera Excel sebagai bagian dari Bilah Akses Cepat sebagai berikut -

Klik kanan panah kecil di Bilah Alat Akses Cepat.
Klik Perintah Lainnya dalam daftar Kustomisasi Bilah Alat Akses Cepat.

Kotak dialog Opsi Excel muncul.

Klik pada Quick Access Toolbar.
Pilih Semua Perintah di bawah Pilih perintah dari.
Klik Kamera di daftar perintah.

Klik pada tombol Tambah ». Kamera muncul di daftar sisi kanan.

Klik tombol OK. Ikon kamera muncul di Quick Access Toolbar di buku kerja Anda.

Anda dapat menggunakan kamera Excel sebagai berikut -

Pilih rentang sel yang akan diambil.
Klik kamera di Bilah Alat Akses Cepat.

Rentang sel muncul dengan batas garis putus-putus.

Klik pada lembar kerja tempat Anda ingin meletakkan wilayah yang diambil. Ini bisa menjadi lembar dasbor Anda.
Klik pada posisi di mana Anda ingin meletakkannya.

Wilayah yang diambil muncul pada saat itu.

Setiap kali Anda membuat perubahan pada data asli, perubahan tersebut akan tercermin di dasbor.

Cap Tanggal dan Waktu di Dasbor Excel

Anda dapat memasukkan Tanggal atau Tanggal dan Cap Waktu di dasbor Anda untuk menampilkan kapan data terakhir diperbarui. Anda dapat melakukan ini menggunakan fungsi Excel TODAY () dan NOW ().

Untuk memasukkan Cap Tanggal, masukkan = TODAY () di sel tempat Anda ingin meletakkan Cap Tanggal pada lembar kerja data Anda.

Ini akan menampilkan tanggal saat ini setiap kali buku kerja diperbarui.

Pastikan sel tempat Anda memasukkan fungsi TODAY () diformat ke format Tanggal yang ingin Anda tampilkan.
Tangkap tampilan dengan kamera dan letakkan di dasbor.

Tanggal di dasbor akan mencerminkan tanggal saat buku kerja terakhir diperbarui.

Anda dapat memasukkan Tanggal dan Stempel Waktu di dasbor Anda dengan cara yang mirip dengan fungsi SEKARANG ().

Masukkan = SEKARANG () di sel tempat Anda ingin meletakkan Cap Tanggal dan Waktu di lembar kerja data Anda.

Pastikan Anda memiliki format yang tepat untuk Tanggal dan Waktu.
Tangkap tampilan dengan kamera dan letakkan di dasbor.

Stempel tanggal dan waktu akan dimasukkan ke dasbor dan akan mencerminkan tanggal dan waktu saat buku kerja terakhir diperbarui.

Uji, Sampel, dan Tingkatkan Dasbor

Anda perlu menguji dasbor Anda untuk memastikan bahwa itu menampilkan data secara akurat.

Ujilah dalam berbagai kemungkinan skenario.
Uji pembaruan yang tepat (statis atau dinamis seperti yang terjadi).
Uji kontrol interaktif, jika ada.
Uji tampilan dan nuansa.

Anda mungkin harus melakukan beberapa uji coba untuk memastikan bahwa dasbor Anda seperti yang Anda inginkan.

Langkah selanjutnya adalah membuat dasbor dievaluasi oleh audiens sampel, terutama mereka yang menyetujui dasbor mockup Anda. Karena mereka akan menggunakan dasbor, mereka pasti akan mendapat masukan tentang penggunaan dan efektivitasnya. Umpan balik ini membantu Anda memastikan bahwa dasbor Anda efektif. Jangan ragu untuk meminta tanggapan.

Setelah Anda mendapatkan umpan balik, tingkatkan dengan perubahan yang diperlukan, jika ada. Dasbor Excel Anda siap digunakan.

Bagikan Dasbor

Anda perlu membuat dasbor Excel tersedia untuk audiens yang dituju. Anda bisa melakukannya dengan beberapa cara.

Kirim buku kerja dasbor Excel (Anda harus menyembunyikan lembar kerja selain lembar kerja dasbor. Anda juga dapat melindungi buku kerja tersebut.).
Simpan buku kerja dasbor Excel di drive jaringan bersama.
Bagikan dasbor secara online.

Jika dasbor Excel statis Anda dapat mengirimkannya tetapi jika itu dinamis atau memiliki kontrol interaktif, maka itu harus memiliki koneksi ke data backend dan karenanya perlu berbagi secara online.

Anda dapat berbagi dasbor Excel secara online dengan salah satu opsi berikut ini -

Microsoft OneDrive.
- Dengan akun Windows Live Anda, Anda akan mendapatkan akses ke OneDrive tempat Anda dapat memposting dan berbagi dokumen.
Microsoft Office Online Baru.
Microsoft SharePoint.

Anda juga dapat menyimpan file buku kerja Excel sebagai file Acrobat Reader (.pdf) dan mempostingnya ke web. Tapi, sekali lagi opsi ini hanya untuk dasbor statis.

Tips untuk Dasbor Excel yang Efektif

Untuk membuat dasbor Excel efektif, Anda perlu melakukan hal-hal tertentu dan menghindari beberapa. Beberapa tip untuk dasbor Excel yang efektif adalah sebagai berikut -

Tetap sederhana.
- Dasbor yang sederhana dan mudah dipahami jauh lebih efektif daripada dasbor jazzy. Ingatlah bahwa datanya yang perlu ditekankan.
- Menurut Glenna Shaw, Anda perlu menjaga keseimbangan antara membuat dasbor Anda cukup menarik untuk menarik minat audiens Anda, tetapi tidak terlalu bergaya sehingga mengaburkan informasi yang ditampilkan.
- Lebih baik hindari efek 3D, gradien, bentuk ekstra, dan gadget yang tidak perlu.
- Jika Anda dapat mencapai tampilan tegas dengan pemformatan bersyarat atau grafik mini, lebih suka menggunakan Tabel daripada Bagan.
Gunakan Pemformatan Bersyarat Excel.
- Gunakan Pemformatan Bersyarat Excel yang menyediakan beberapa opsi untuk memperbarui secara otomatis berdasarkan nilai di tabel Anda.
Pilih jenis grafik yang sesuai.
- Ingatlah bahwa tidak ada aturan umum untuk menggunakan tipe bagan. Terkadang jenis bagan konvensional seperti bagan kolom, bagan batang, bagan donat, dll. Menyampaikan pesan dengan tegas lebih dari bagan canggih yang muncul.
- Anda dapat menggunakan perintah Excel Merekomendasikan Bagan untuk mengevaluasi jenis bagan yang sesuai pada awalnya.
- Karena Anda dapat mengubah tipe bagan dengan satu perintah Excel - Ubah Jenis Bagan, Anda dapat bermain-main untuk memvisualisasikan tampilan dan memilih bagan yang sesuai.
Gunakan kontrol interaktif.
- Gunakan kontrol interaktif seperti bilah gulir, tombol opsi (radio) dan kotak centang yang membantu pengguna dengan mudah dan efektif memvisualisasikan berbagai aspek data.
Gunakan Model Data Excel untuk Big Data.
- Jika Anda memiliki kumpulan data besar dari berbagai sumber data, Anda lebih baik menggunakan Model Data Excel yang bisa menangani ribuan baris data dengan pengoptimalan memori dan bisa mengelompokkan tabel data dengan hubungan.
Pilih warna yang sesuai.
- Hati-hati dalam memilih warna. Gunakan warna secara yudisial untuk memberikan dampak yang cukup, tetapi tidak mengesampingkan tujuannya. Apalagi jika penonton cenderung termasuk buta warna, hindari menggunakan warna Merah dan Hijau. Dalam kasus seperti itu, meskipun simbol lampu lalu lintas terdengar efektif untuk data yang ditampilkan, simbol tersebut tidak sesuai untuk dasbor. Gunakan skala abu-abu sebagai gantinya.
Gunakan Pemotong.
- Pemotong lebih efektif daripada daftar turun bawah karena memiliki dampak visual.
- Anda dapat mengelompokkan bagan, PivotTable, PivotChart untuk menggunakan Pemotong umum.
Kelompokkan komponen dasbor Excel menjadi satu.
- Anda dapat menambahkan daya tarik visual ke dasbor Anda dengan memasukkan bentuk, seperti persegi panjang dan menempatkan komponen dasbor Anda yang dapat dikelompokkan di atas bentuk itu. Misalnya, jika Anda menggunakan Pemotong umum, Anda dapat mengelompokkan semua komponen dasbor yang berbagi Pemotong.
Gunakan hierarki data Excel.
- Jika data Anda memiliki hierarki data bawaan, tentukan dalam Model Data dan gunakan untuk menelusuri dan menelusuri data secara interaktif.
Hindari tata letak dasbor yang padat.
- Ingatlah bahwa menampilkan lebih banyak informasi daripada yang diperlukan akan membuat audiens kewalahan dan mengalahkan fokus pada tujuan sebenarnya.
- Jangan menyertakan data atau grafik apa pun di dasbor Anda, jika Anda tidak dapat melakukannya.
- Ini adalah pos pemeriksaan penting saat menguji dasbor Anda. Evaluasi setiap komponen dasbor jika perlu dan memadai.
- Komponen dasbor dan tata letak harus mendukung satu tujuan dasbor Anda.