Manajemen Perpustakaan Umum - Keuangan
Keuangan adalah tulang punggung perpustakaan umum mana pun. Pengelola perpustakaan perlu mengontrol operasional serta memantau dan mengelola keuangan lembaga. Kegiatan keuangan perpustakaan umum melibatkan tugas mengelola dana, penganggaran, dan pengendalian biaya. Ini juga melibatkan pertumbuhan aset.
Sumber Dana Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum dapat memperoleh dana dari sumber-sumber berikut -
Dana nasional yang didistribusikan ke negara bagian atau provinsi.
Perusahaan kota memberikan dana kota ke perpustakaan umum, yang dihasilkan dari parkir mobil, pajak, dan alat lain untuk menghasilkan pendapatan. Pustakawan perlu mengajukan permohonan dana ini.
Sumbangan pribadi, yang diberikan oleh layanan amal dan individu yang tertarik.
Terkadang, dana dikumpulkan secara internal dengan melakukan lelang untuk penjualan sumber daya pengetahuan.
Fungsi Departemen Keuangan Perpustakaan Umum
Berikut ini adalah fungsi yang ditangani oleh departemen keuangan perpustakaan umum -
Pelaporan keuangan kepada direktur, manajer, dan staf.
Penyusunan dan alokasi anggaran
Mengelola audit tahunan
Mengelola semua tanda terima
Mempersiapkan pajak dan pengajuan pemerintah lainnya
Melaporkan kepada donor dan lembaga pemberi
Siklus Keuangan Perpustakaan Umum
Siklus keuangan Perpustakaan Umum mencakup langkah-langkah umum berikut -
Planning- Tim manajemen mencoba mencari tahu apa yang perlu dilakukan di perpustakaan, yaitu proyek yang belum selesai dan proyek baru. Kemudian merekomendasikan temuan tersebut kepada direktur. Menilai pengeluaran yang akan datang pada proyek-proyek tersebut. Direktur dan meninjaunya dan menetapkan tujuan untuk jangka waktu tertentu seperti satu tahun.
Budgeting- Pertimbangkan semua pendapatan dan semua biaya, dan biaya yang diperlukan untuk operasi yang sedang berjalan. Tinjau dan analisis pendapatan dan biaya tahun lalu dalam angka. Perkirakan pendapatan dan biaya untuk tahun fiskal / fiskal baru.
Income Sources - Alokasi dari pemerintah, kontribusi lingkaran Teman, hibah, donasi, penggalangan dana penjualan buku, denda, dan biaya.
Expenses - Bahan bakar, bahan pustaka, gaji staf.
Operating - Jalankan rencana yang dijadwalkan.
Reporting- Menghasilkan laporan bulanan dan tahunan untuk memantau kemajuan kegiatan keuangan. Ini mencatat saldo pembukaan, transaksi, dan saldo penutupan untuk setiap dana. Neraca memberikan gambaran keuangan keseluruhan perpustakaan.
Mobilisasi Sumber Daya di Perpustakaan Umum
Ada berbagai cara pengelola perpustakaan umum dapat memobilisasi sumber daya perpustakaan. Untuk mengetahui bagaimana sumber daya dimobilisasi, pertama-tama perlu diketahui -
Apa itu Mobilisasi Sumber Daya?
Ini adalah istilah kolektif yang digunakan untuk proses menghasilkan pendapatan dari sumber daya yang berbeda serta kesiapan perpustakaan untuk menyampaikan sumber pengetahuan secara efisien dan ekonomis kepada pengguna.
Cara Penggalangan Dana
Manajer perpustakaan perlu menyusun strategi mobilisasi sumber daya yang efektif dan melaksanakannya secara efisien untuk mengumpulkan dana bagi perpustakaan. Berikut adalah beberapa cara mobilisasi sumber daya -
Menghubungi lembaga donor untuk mendapatkan dukungan keuangan.
Melakukan program dan acara penggalangan dana, mengundang para tamu untuk hadir dan meminta sumbangan untuk perpustakaan.
Menyimpan kotak sumbangan di tempat-tempat yang sedang berlangsung seperti bank, pertemuan sosial, dan tempat umum lainnya untuk meminta sumbangan. Praktik ini menghasilkan jumlah yang lebih kecil, tetapi itu cukup berarti.
Menetapkan tempat pengumpulan donasi dalam bentuk barang seperti furnitur, kendaraan, alat tulis, dan peralatan.
Meminta dukungan sukarela untuk perpustakaan dari perguruan tinggi dan sekolah.
Penggalangan dana dari penjualan publikasi, dan skema pembelian penawaran.
Analisis Efektivitas Biaya Perpustakaan Umum
Dengan keterbatasan dana yang tersedia, perpustakaan umum harus menggunakan anggarannya dengan bijak. Cost Effectiveness Analysis (CEA) adalah analisis komparatif tentang biaya dan efektivitas layanan yang disediakan oleh perpustakaan umum. Alat ini juga membantu manajemen untuk mengambil keputusan dalam mengalokasikan anggaran dan menentukan semua layanan yang akan disediakan. Ini dihasilkan dari segi rasio.
Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)
Analisis Manfaat Biaya Perpustakaan Umum
Analisis Manfaat Biaya (Cost Benefit Analysis / CBA) dilakukan untuk menentukan seberapa buruk atau seberapa baik pelaksanaan suatu rencana ternyata. Ini mengukur semua hasil positif dan negatif dari suatu program dalam istilah moneter.
CBA sangat membantu dalam pengambilan keputusan tentang investasi dan membandingkan dua atau lebih alternatif.
Sebuah alternatif dipilih oleh manajer perpustakaan hanya ketika Manfaat> Biaya.
Total Cost – Total Benefit = Net Benefit
Dimana,
jika Manfaat Bersih + ve, maka Manfaat Biaya + ve.
jika Manfaat Bersih -ve, maka Manfaat Biaya -ve.
Laporan Tahunan Perpustakaan Umum
Laporan tahunan perpustakaan umum biasanya berisi informasi berikut -
Pernyataan misi perpustakaan
Surat dari ketua direksi / wali amanat
Surat dari CEO perpustakaan
Beberapa testimoni dari para pengunjung
Beberapa testimonial dari pelanggan
Garis waktu bergambar yang menggambarkan tonggak pencapaian yang ditandai dengan deskripsi singkat pencapaian
Angka dan grafik yang menggambarkan pendapatan yang dihasilkan dan dana yang digunakan selama tahun keuangan
Laporan aktivitas dan posisi keuangan konsolidasian
Daftar donatur, direktur, dan cabang perpustakaan