Etykieta biznesowa - krótki przewodnik

Bez względu na to, gdzie się wybierasz, ludzie oczekują, że będziesz zachowywać się w określony sposób w społeczeństwie. Mogą wystąpić niewielkie różnice w zwyczajach i tradycjach, które musisz szanować. Jednak większość tych oczekiwań będzie wspólna. Na przykład uśmiech jest powszechnie rozpoznawalnym sygnałem uprzejmej osoby. Z drugiej strony marszczenie brwi i bycie niegrzecznym podczas interakcji jest uważane za niegrzeczne.

W „Etykiecie biznesowej” omówimy, jakich etykiet świat biznesu / korporacji oczekuje od swoich pracowników i co należy zrobić, aby spełnić ich oczekiwania. Pomaga w budowaniu dobrej, pozytywnej sieci ludzi biznesu.

Omówimy również etykietę biznesową w odniesieniu do ustalonych konwencji prowadzenia biznesu i różnych oczekiwań kulturowych.

W niektórych częściach świata rozpoczęcie spotkania od prostej dyskusji na temat biznesu jest uważane za niegrzeczne, a są pewne miejsca, w których rozmowa o interesach podczas posiłku jest uważana za niewłaściwą. Dzięki globalizacji nie możemy sobie pozwolić na ignorowanie różnych kultur, z którymi żyjemy.

Etykieta biznesowa to zbiór wrażliwości społecznych, zawodowych i kulturowych, których oczekuje się od osoby, aby można ją było uznać za dobrze poinformowanego biznesmena z odpowiednią przenikliwością biznesową. Etykieta biznesowa skupia się przede wszystkim na byciu uprzejmym w kontaktach z ludźmi i okazywaniu im szacunku w kontaktach z nimi, tak jak byś tego oczekiwał.

Ta grzeczność i szacunek nie ogranicza się tylko do spotkań osobistych. W rzeczywistości ten poziom wzajemnego szacunku i uprzejmego sposobu zwracania się do ludzi i radzenia sobie z nimi obejmuje również e-maile biznesowe, rozmowy telefoniczne i listy biznesowe.

Etykieta biznesowa służy jako ważne narzędzie do wypełniania luk i tworzenia szybkiej sieci ludzi biznesu, którzy mają pozytywne wrażenie na temat Twoich umiejętności interpersonalnych i wrażliwości kulturowej.

Należy jednak pamiętać, że etykieta biznesowa różni się w zależności od miejsca. Zestaw etykiet, które mogą być wysoko cenione w jednym kraju, niekoniecznie musi być ściśle przestrzegany w innym kraju, aw rzeczywistości może być czasami postrzegany jako dziwny lub niegrzeczny.

Większość ludzi myli etykietę biznesową jako jedynie badanie różnic kulturowych i sposobów przełamywania barier międzykulturowych. Jednak prawda jest taka, że wiele kultur i ich studia są tylko częścią etykiety biznesowej.

Kultura korporacyjna ma odrębną kulturę. Niekoniecznie musi to być międzykulturowe miejsce pracy, a jednak istnieje wiele niepisanych reguł i kodeksów stosowności, które istnieją i są umiejętnie przestrzegane.

Te normy są praktykowane i przestrzegane zarówno pomiędzy firmami, jak i wewnątrz nich. Na przykład pracownicy, którzy doceniają swoich klientów za to, że na spotkaniu wybierają strój formalny, nawet jeśli nie ma ścisłego kodeksu ubioru.

Warto zauważyć, że na czyjeś rozumienie etykiety biznesowej może również wpływać, a czasem nawet ograniczać, wiele czynników przeważających w jego miejscu pracy.

Takie rzeczy jak misja firmy, linie produktów, wizerunek, postrzeganie, wartość marki, zasięg, partnerzy biznesowi, inwestorzy, klienci i klienci mogą wpływać na ideę i znaczenie etykiety w umysłach pracowników firmy.

W ciągu kilku sekund od spotkania z osobą tworzymy wrażenie o osobie. To poczucie osądzania człowieka bez wiedzy o nim jest cechą wbudowaną.

Ta umiejętność szybkiego wywarcia wrażenia na osobie, tak abyśmy mogli ją zakwalifikować do kategorii „przyjaciel”, pomaga nam przygotować się do samoobrony. Uaktywnia mechanizm obronny typu „walcz lub uciekaj”, do którego odpowiednio działamy. We współczesnych terminach tej intuicji nadano termin „pierwsze wrażenie”.

Zawsze mamy tendencję do szanowania naszego przeczucia i słuchania naszego wewnętrznego głosu bardziej niż jakiegokolwiek racjonalnego wyjaśnienia, a to stanowi fundamentalną cechę wszystkich ludzi. Dlatego eksperci sugerują, że gdy spotykamy kogoś po raz pierwszy, powinniśmy dążyć do uzyskania idealnego wyglądu i zaprezentowania idealnego wizerunku.

Znajomość etykiety nie tylko pozwoli nam zrozumieć wrażliwość drugiej osoby, ale także pomoże nam przedstawić wrażenie dżentelmena lub kobiety. Pomoże Ci to zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby w dalszej dyskusji skupić się bardziej na tematach biznesowych, niż na tobie nie na miejscu.

Spróbuj sobie przypomnieć, kiedy po raz pierwszy spotkałeś kogoś na spotkaniu biznesowym. Może to być rozmowa kwalifikacyjna lub okazja do interakcji z ludźmi z branży.

What were the initial impressions you had when you met him?
What were the thoughts going through your mind after the meeting?
How would you describe him given an opportunity?

Pobierz arkusz „Wypróbuj sam”.

Zagrajmy w zgadywanie! Otrzymujesz dwa zdjęcia dwóch różnych osób. Musisz odgadnąć następujące szczegóły na ich temat, w zależności od pierwszego wrażenia, jakie na tobie zrobili. Nie musisz być dokładny w swoich odpowiedziach i nie zastanawiać się dużo przed udzieleniem odpowiedzi. Chodzi o to, aby uchwycić sposób, w jaki zinterpretujesz ich wygląd.

Kobieta	Mężczyzna
Gdzie się wychowali?
Miasto b) Miasto c) Wieś	Miasto b) Miasto c) Wieś
Jakie jest ich ulubione jedzenie?
a) Pizza b) Impulsy c) Pita Naan	a) Pizza b) Impulsy c) Pita Naan
Jakiej muzyki słuchają?
a) Klasyczny b) Kraj c) Jazz	a) Klasyczny b) Kraj c) Jazz
Co by robili w wolnym czasie?
Czytanie b) Gotowanie c) Ogrodnictwo	Czytanie b) Gotowanie c) Ogrodnictwo
Jaki byłby ich idealny samochód?
a) Audi b) Toyota c) Lamborghini	a) Audi b) Toyota c) Lamborghini
Jaka byłaby ich idealna praca?
szef b) Haft c) praktyka prawnicza	szef b) Haft c) praktyka prawnicza

Pobierz arkusz „Wypróbuj sam”.

Bez względu na to, jakie z góry wyobrażałeś sobie o nich obojga, chciałbym wspomnieć, że Richard uwielbia jeździć swoim Fordem do swojego bistro każdego ranka i uwielbia spędzać czas ze swoimi klientami, gotując im gorące pizze i ciasta.

Kiedy wieczorem zamyka sklep, wraca do swojego wiejskiego domu, nucąc przez całą drogę „I walk the line” Johnny'ego Casha. Brak nagród za odgadnięcie jego hobby.

Jak myślisz, ilu zgodzi się ze mną, gdybym ci powiedział, że mężczyzna na powyższym zdjęciu to w rzeczywistości Richard?

Spodziewałeś się tego?

Czy zauważyłeś, jak ważny jest wygląd przy tworzeniu pierwszego wrażenia? Osoba nic o tobie nie wie i nie ma pojęcia o twoich cechach przed spotkaniem z tobą. Pierwsze, co o tobie zauważa, to twój wygląd.

Zachowania organizacyjne mogą się znacznie różnić w zależności od firmy, ale dla wielu osób zaskakuje fakt, że zachowania organizacyjne mogą się znacznie różnić, i tak się dzieje, również w firmie. Etykiety będą się również różnić w zależności od osoby, w zależności od tego, z kim się kontaktujesz.

Na przykład język ciała, poprawność mowy, właściwy dobór słów i przejrzystość prezentacji będą się różnić, gdy rozmawiasz z szefem lub przełożonym w porównaniu z kolegą na tym samym poziomie co ty.

Poczujesz się jeszcze bardziej zrelaksowany, gdy dana osoba będzie bliskim przyjacielem. Podobnie, możesz łatwo pominąć kilka kroków przyzwoitości, gdy znajomy zaprosi Cię do siebie. Jeśli szef zaprosi Cię na obiad, Twoja etykieta będzie inna.

Etykiety biznesowe niekoniecznie dotyczą wrażliwości ubierania się, umiejętności interpersonalnych i dobrych umiejętności wystąpień publicznych. Chociaż te cechy są potrzebne, są też inne cechy, które są równie ważne.

Here is a list of such important qualities -

Punktualność

Osoba na czas to osoba, na której można polegać. Takie ogólne wrażenie punktualności ludziom udaje się skutecznie pozostawić w pamięci wielu osobom. Ktoś, kto docenia wartość swojego czasu, nie doceni czekania na innych i innych czekających na niego.

Gotowość

Osoba powinna być zawsze dobrze poinformowana i przygotowana do udzielania szczegółowych informacji na każdy temat związany z jej pracą i obowiązkami w dowolnym momencie. Stwarza to wrażenie osoby zaradnej.

Uprzejmy

Musisz być uprzejmy dla wszystkich osób, z którymi masz kontakt, zamiast ograniczać uprzejmość tylko do tych, którzy Twoim zdaniem na to zasługują. Kiedy pracujesz w organizacji, w której pracuje wielu utalentowanych i kreatywnych ludzi, zawsze istnieje szansa, że pomysły będą ze sobą kolidować. W takim przypadku musisz zająć się przeciwną myślą, a nie osobą.

Właściwe przedstawienie myśli

Są chwile, kiedy twoja myśl byłaby bardzo jasna na określony temat, ale dobór twoich słów może wysłać słuchaczom mieszany sygnał. Wiele osób zostaje źle zacytowanych i niezrozumianych z powodu braku kontaktu z osobami, które Cię słuchają. Powinieneś wcześniej dokładnie przygotować prezentację i dobrze rozumieć każde słowo i różne sposoby jego interpretacji. Wkrocz, aby wyjaśnić wszelkie nieporozumienia, które ludzie mogą mieć w danym punkcie.

Udział

Firmy wiele od siebie oczekują. Oczekiwania te mogą mieć postać konkretnych celów, które firma stawia przed Tobą. W takich czasach bardzo łatwo jest odwrócić się plecami do dyskusji, która was nie dotyczy i powiedzieć - „to nie mój problem”. Jednak ten problem może być twoim problemem w najbliższej przyszłości. Spróbuj więc uczestniczyć w procesie rozwiązywania problemów.

Odpowiednio ubrany

Sposób, w jaki patrzysz, gdy spotykasz kogoś po raz pierwszy, w dużym stopniu wpływa na to, jak postrzegasz siebie w umyśle tej osoby. Nie oznacza to, że powinieneś zaszaleć na ubraniach, które masz nosić. Twoje ubrania nie powinny zwracać na siebie zbytniej uwagi. Ubierz się konserwatywnie, ale profesjonalnie.

Biznesowy dress code to często kwestia zdrowego rozsądku dominującego przy podejmowaniu decyzji, w co się ubrać w miejscu pracy. Jednak nadal zdarzają się katastrofy związane z ubieraniem się, zwłaszcza latem, kiedy można spotkać koleżankę wystrojoną do pracy z kacem „dnia na plaży”.

Powodem, dla którego pojawiają się te budzące brwi błędy w kodeksach ubioru, jest to, że wiele firm, zwłaszcza start-upów oraz małych i średnich firm, złagodziło normy i prawie nie ma norm dotyczących ubioru. Nawet jeśli istnieją zasady dotyczące ubioru, czasami są one niejasne i niejednoznaczne. W takich sytuacjach zawsze wskazane jest zbłądzenie ze strony „zbyt formalnego” stroju, a nie przybycie przebranego na tyle nieformalnie, by unieść kilka brwi.

A few common errors people make in business dressing are −

Ill-Fitting Clothes- Zbyt duże ubrania nadają rozdęty wygląd, a zbyt ciasne ubrania podkreślają sylwetkę w nieformalny sposób. Podczas spotkania nie chciałbyś, aby uwaga została przeniesiona z ciebie i twojej prezentacji na twoje ubrania.
Wearing Short Skirts/Sleeves- Krótkie spódniczki i rękawy zwracają uwagę na nogi i dłonie, gdy siadasz. To odwraca uwagę słuchaczy i wydaje się nieprofesjonalne.
Wearing Short Socks- Krótkie skarpetki lub opadające skarpetki odsłaniają skórę, co odwraca uwagę podczas krzyżowania nóg lub siadania. Zawsze iść do skarpetek, które pokrywają 3/4 ^th odległości od kostki do kolana. Unikaj noszenia białych skarpet, ponieważ natychmiast zwracają na siebie uwagę.
Low-Cut or Plunging Tops - Podobnie jak w przypadku krótkich spódniczek, to rozprasza ankietera i wygląda bardzo nie na miejscu w środowisku zawodowym, które wymaga konserwatywnego ubioru.
Improper Color Choices- Kolory, takie jak zielony, żółty, czerwony itp., Nie pasują do korporacyjnych kręgów. Nie tylko zwracają na siebie uwagę, ale także wyglądają nieprofesjonalnie.
Clothes with Quotes, Pictures or Designs- To nadaje rozmówcy bardzo nieformalny i nie poważny wygląd. Zawsze istnieje ryzyko, że ludzie będą kojarzyć hasła i hasła na koszulkach jako osobiste punkty widzenia.
Poorly-Maintained Shoes- Buty są bardzo ważną częścią stroju biznesowego. Buty w pewnym sensie informują o Twoim przybyciu, zanim jeszcze wejdziesz z kimś w interakcję, więc naturalnie przyciągają dużo uwagi. Z tego powodu Twoje buty powinny być zawsze czyste i wypolerowane.
Not Dressing Formally For Business Social Events- Nawet kolacje w domu szefa to formalne okazje biznesowe. Więc ubierz się odpowiednio. Ogólna zasada dotycząca nieformalnego ubioru biznesowego jest taka, że należy go traktować jako strój formalny.
Improper Grooming- Nieprzypinane paznokcie, nieprzyjemny zapach i rozczochrane włosy są czerwonymi kratkami. Jeśli należysz do osób, które intensywnie się pocą, stosuj dezodoranty przeciw poceniu się. Należy jednak pamiętać, że spotkania w większości odbywać się będą w pomieszczeniach klimatyzowanych z bardzo mniejszą szansą na dopływ świeżego powietrza do pomieszczenia. Dlatego noś perfumy lub dezodoranty o łagodnym zapachu.

Oprócz omówionych tutaj wskazówek, jest jeszcze kilka obszarów, którymi należy się zająć, zanim w końcu wejdziesz na teren lokalu i zapukasz do tych drzwi. Omówmy te -

Końcowe wskazówki dotyczące pielęgnacji

Unikaj hałaśliwych i skrzypiących butów, ponieważ będą przeszkadzać i rozpraszać wszystkich.
Boczne kieszenie spodni nie powinny wybrzuszać się od telefonów komórkowych, portfeli itp., Ponieważ powoduje to nieporęczny wygląd nóg.
Wszelkie zauważalne piercing, tatuaże powinny być ukryte, ponieważ tatuaże są od dawna kojarzone z buntowniczym zachowaniem.
Nie pal i nie jedz nieprzyjemnego zapachu przed rozmową kwalifikacyjną. Używaj odświeżaczy oddechu.
Dokładnie wyczyść paznokcie i zęby.

Przeczytaj poniższe zdania i określ, czy są prawdziwe, czy fałszywe. Podaj również swoje wyjaśnienie.

Odważne i jasne kolory, takie jak różowy i zielony, są obecnie mile widziane w biurze.
Jeśli firma zachęca swoich pracowników do noszenia ubrań codziennych i butów do biura, możesz również ubrać się w taki strój na rozmowę z nimi.
Niektóre firmy mogą wykonywać zlecenie swoich pracowników bez zarostu lub długich włosów.
Podczas wywiadów można wyeksponować tatuaże i piercing ciała, ponieważ jest to osobiste preferencje.
Twoja pierwsza praca to przede wszystkim spełnianie twoich oczekiwań, a potem innych rzeczy.
Profesjonalna garderoba musi być droga i pełna markowego stroju.
Musisz starać się zwrócić na siebie jak najwięcej uwagi swoim zmysłem ubioru, aby przyciągnąć uwagę ankietera i wyróżnić się w tłumie.
Kiedy zostaniesz zatrudniony w firmie, możesz odprężyć się w kwestii ubioru i wyczucia wyglądu.
Ubiór zapewniający sukces oznacza, że Twoje ubrania są droższe niż ubrania kogokolwiek innego.
Najlepszym sposobem na przebranie się na rozmowę kwalifikacyjną jest ubranie się w garnitury.
Koszule w kratkę i krawaty w paski i kratkę są akceptowane w firmach.
Możesz mieć swobodny, nieformalny strój na rozmowę kwalifikacyjną, jeśli Twoja firma pozwala swoim pracownikom ubierać się swobodnie.
Ubierając się do pracy, kobiety mogą być liberalne w doborze dodatków.

Pobierz arkusz „Wypróbuj sam”.

Kiedy zostajemy zaproszeni na przyjęcie urodzinowe naszego szefa do jego domu, nie możemy być ubrani tak, jakbyśmy byli na przyjęciu urodzinowym naszego najlepszego przyjaciela. Musi nastąpić zmiana nie tylko w naszym ubioru, ale także w sposobie, w jaki się zachowujemy.

Innymi słowy, musimy traktować osobę zaproszoną na każde spotkanie towarzyskie, które obejmuje spotkanie ze współpracownikami, tak jak traktujesz dzień w biurze, z tą jedyną różnicą, że tutaj możesz rozmawiać o życiu rodzinnym i innych tematach o którym zazwyczaj nie masz czasu porozmawiać w życiu zawodowym.

Pojawiają się dwie sytuacje, które wywołują potrzebę zrozumienia potrzeby etykiety jadalnej i nauczenia się jej - jedna, jeśli jesteś gospodarzem spotkania, a druga, jeśli jesteś gościem.

Kiedy jesteś gospodarzem

Wybierz restaurację, która sprzyja organizowaniu dużych spotkań i zapewnia dobrą obsługę. Upewnij się, że dokonałeś wszystkich odpowiednich rezerwacji i miejsc. Przed samym spotkaniem wyjaśnij naliczoną kwotę i dostępność żądanego menu.

Przybądź piętnaście minut wcześniej w dniu spotkania i przedstaw sobie ludzi, jeśli niektórzy z nich nie zostali sobie wcześniej przedstawieni. Zaoferuj swojemu najważniejszemu gościowi miejsce z najlepszym widokiem.
Zamawiając jedzenie, staraj się polecać, co jest najlepsze ze wszystkich dań w menu, jeśli ktoś nie jest zdecydowany, co wybrać. Jeśli jest to zbyt bezpośrednie podejście, możesz mu pomóc w inny sposób, informując go, co zamawiasz, aby zrozumiał wskazówkę.
Zawsze skończ z zamówieniem, zanim zaczniesz z kimś rozmawiać o interesach. W przeciwnym razie kelner będzie wielokrotnie prosić Cię o zamówienie. Ponadto goście będą się zastanawiać, czy zamówić lub wysłuchać Twojej biznesowej dyskusji.
Jeśli spotkanie ma na celu uczczenie jakiegoś osiągnięcia lub zadedykowanie go komuś, albo jest przyjęciem gratulacyjnym wyprawionym na cześć kogoś, zawsze miło jest coś o tym porozmawiać i wznieść mały toast. Toast podczas siedzenia jest w porządku. Po prostu podnieś szklankę, a gdy inni pójdą w jego ślady, możesz powiedzieć coś na temat i zakończyć.
Zwracaj uwagę na potrzeby wszystkich osób przy stole i miej oko na ich preferencje, co pomoże Ci zdecydować o odpowiednim miejscu na przyszłe spotkania. Możesz zauważyć, że twój główny gość ma upodobanie do owoców morza, więc możesz umówić się na następne spotkanie w miejscu, w którym owoce morza są dobre.
Zawsze staraj się zaangażować wszystkich w rozmowę i pomagać w prowadzeniu ludzi do udziału w dyskusji, a także wnosić w grę ich punkty widzenia i doświadczenia. Pomoże to ludziom wyjść z początkowych zahamowań związanych z spotkaniem z kimś po raz pierwszy i zachęci ich do bycia sobą.

Kiedy jesteś gościem

Zawsze szybko odpowiadaj na zaproszenie. Twoja odpowiedź pomoże gospodarzowi w zorganizowaniu i koordynowaniu spotkania, więc postaraj się odpowiedzieć jak najwcześniej.

Zawsze przychodź przed czasem i zawsze informuj przed godziną, jeśli spóźnisz się więcej niż pięć minut. Zawsze korzystaj z okazji, aby poprosić swojego gospodarza, aby polecił Ci, co należy zamówić, aby przełamać lody.
Wielokrotnie spotkasz hojnego gospodarza, który poprosi Cię o zamówienie tego, co chcesz. Chociaż masz swobodę w wyborze potraw, zamawiaj ostrożnie i nie korzystaj z okazji, aby zamówić coś ekstrawagancko drogiego. W ten sposób bardziej prawdopodobne jest, że stracisz kontakt z gospodarzem.
Zawsze zamawiaj coś ze średniej półki, co nie zwróci na siebie uwagi i będzie łatwe do zjedzenia. Nie zamawiaj rzadkiego, zabrudzonego jedzenia, ponieważ może to zabrudzić ubrania. Staraj się zamawiać potrawy, które można łatwo zjeść przy pomocy sztućców, w przeciwieństwie do tych, w których do jedzenia trzeba używać rąk.
Powodem jest to, że może być szansa, że ktoś spóźni się przy stole, usiądzie obok ciebie i poda ci rękę, aby cię powitać. W takiej sytuacji nieładnie byłoby patrzeć, jak ręce są umazane jedzeniem.
W przypadku posiłków biznesowych obowiązuje prawie ten sam szablon etykiety, co ubiór biznesowy, w tym sensie, że nie powinieneś zwracać na siebie uwagi wyborem jedzenia podczas posiłku, tak jak nie powinieneś zwracać uwagi na siebie w ubraniach spotkanie.
Zawsze pamiętaj, że kolacja biznesowa czy lunch to w zasadzie profesjonalne, formalne spotkanie w restauracji, a nie w sali. Miej taką samą mowę ciała, jaką nosisz, kiedy siadasz z kimś do rozmowy biznesowej. Uśmiech na twarzy, ale miej się na baczności.
Z reguły to gospodarz kieruje rozmową od małej pogawędki do rozmowy biznesowej, więc przed rozpoczęciem rozmowy o interesach poczekaj, aż zasugeruje. Gdy ktoś jest zaproszony do czyjegoś domu, stawianie się z pustymi rękami jest niewłaściwe. Nie oczekuje się, że podarujesz coś drogiego - po prostu słoik, a nawet desery będą świetne.

Jeśli dojdzie do sytuacji, w której doszedłeś do stołu i widzisz wiele nieznanych twarzy, a gospodarza nie ma w pobliżu, aby Cię przedstawić innym, podejmij inicjatywę i przedstaw się innym, zamiast siedzieć cicho w kącie i udawać inne nie istnieją.

Pisanie jest podobne do rozpoczynania zadania. Musisz być dobrze zaplanowany, przygotowany, skoncentrowany, zaangażowany i co najważniejsze, pełen pasji w tym, co robisz. Jeśli zastosujesz się do wszystkich wymienionych poniżej punktów, szansa na napisanie dobrze ocenianego tekstu będzie na Twoją korzyść.

Przede wszystkim zaakceptujmy fakt, że bardzo niewiele osób, prawie nikt nie potrafi napisać dokumentu tak, jak chcieliby go przelać na papier, za pierwszym razem. Pomysły i wspomnienia często pojawiają się w najmniej oczekiwanym momencie, a te nowe pomysły ciągle zmieniają dokument z każdym kolejnym wprowadzeniem. Po przelaniu pomysłów na papier następnym krokiem będzie przedstawienie ich w prosty, logiczny, spójny i jasny sposób. Wymaga to planowania i przygotowania, dla których istnieją określone kroki, które możesz wykonać.

Odpowiedni język	Stosowanie wypunktowań
Zwykły angielski (bez żargonu)	Zwięzłość
Proste zdania	Ciągłe doskonalenie
Odpowiednia treść	Sprzężenie zwrotne

Poszukiwanie informacji na dowolny temat to bardzo ważny krok przed napisaniem. Twoje źródła muszą być wiarygodne i powszechnie akceptowane. Zanim zidentyfikujesz i rozwiniesz temat, powinieneś znaleźć kontekst i podstawowe informacje na ten temat.

Można to zrobić, odwołując się do książek, artykułów, czasopism, źródeł wiadomości i czasopism. W dzisiejszych czasach ludzie również używają nagrań wideo i dźwiękowych. Poniższe kroki pomogą Ci -

Zwróć uwagę na ważne i istotne szczegóły.
Oceń każdy punkt pod kątem tematu i celu twojego dokumentu.
Zapisz szczegóły zasobu i odniesienia (tj. Autora, tytuł i publikację).
Ułóż zawartość w logicznej kolejności pod odpowiednimi nagłówkami i podtytułami.

Znajomość pulsu odbiorców przed napisaniem dokumentu będzie bardzo pomocna przy podejmowaniu decyzji dotyczących treści i podejścia. Jeśli nie jesteś świadomy odbiorców, możesz pisać mając na uwadze dane demograficzne, tj. Grupę docelową Twojego artykułu, tak jak robią to autorzy artykułów online lub blogerzy. Zanim zaczniesz pisać, staraj się zawsze zrozumieć, jaki jest twój powód pisania. Może to być którykolwiek z poniższych -

Dostarczanie informacji	Wysyłanie raportów
Stosowanie perswazji	Zalecenia
Przedstawianie swojej opinii	Pożądane działanie
Proponowanie pomysłów	Osiągnięcie osiągnięcia

Na przykład, jeśli zamierzasz sprzedać produkt lub skłonić kogoś do zasubskrybowania usługi, którą świadczysz, lub promujesz jakiś cel; zadawaj sobie pytania typu - kim są moi potencjalni czytelnicy? Jakie jest pochodzenie moich potencjalnych docelowych czytelników? Gdzie mieszkają i ile mają lat? Jakie są ich zainteresowania i priorytety? Te pytania wyznaczą cel twojego pisania.

Po zidentyfikowaniu odbiorców, z którymi będziesz pisać, spróbuj przewidzieć informacje, które czytelnik uzna za niezbędne, i uwzględnij je w swoim dokumencie w trakcie pisania. Można to zrobić zadając sobie „pytania WH”.

Answer the WH questions- Odpowiadając „Kto? Co? Czemu? Gdzie? Gdy? Kogo? W jaki sposób?" da ci przewagę w treści pisania.
Determine the Start and Finish- Po zebraniu wszystkich możliwych pomysłów, które masz na dany temat, możesz je przejrzeć i odrzucić kilka, które nie mają sensu w tym artykule. Następnie znajdź pomysł, który pozostawi maksymalny wpływ na jego przeczytanie i umieść go na początku artykułu. Koniec powinien mieć pomysł, który podsumowuje wszystkie pomysły w jasny i zwięzły sposób.
Get a Second-Person Opinion- zawsze poproś kogoś o sprawdzenie napisanego tekstu przed jego przesłaniem. Nadaje to przeglądowi obiektywną perspektywę z perspektywy drugiej osoby i powstrzymuje twoje emocje i pobłażanie sobie. Nie rób tego, jeśli treść jest poufna i nie ma być udostępniana.
Discuss Suggestions and Include Improvements - Gdy znajomi zasugerują pewne zmiany, wprowadź te, które uważasz za istotne.

Rozwój przepływu

Wiele osób ma bardzo ciekawe pomysły i udaje im się nawet przelać je na papier. Niestety ich czytelnictwo nie wykracza poza określony etap. Dzieje się tak dlatego, że chociaż ich pisanie jest dobre, a myśli zostały odpowiednio wspomniane, to być może nie było odpowiedniego doboru słów, a może posłużono się przysłowiem typu „szczypanie w zarodku”, którego czytelnicy mogą nie rozumieć.

Omówmy 15 rzeczy, o których należy pamiętać, sprawdzając i poprawiając Twoje teksty -

Przejrzystość

Twoje pismo musi być zrozumiane przy pierwszym czytaniu. Unikaj żargonu technicznego, nieznanych słów lub formalnego języka.

Formalne vs. Nowoczesny

Płatność została należycie odnotowana, a my otrzymaliśmy Twój czek.
Załączone do niniejszego, a proszę znaleźć Załączone

Unikaj niejednoznaczności

Należy unikać słów o podwójnym znaczeniu lub zdań, które dezorientują czytelników
Po zjedzeniu ryby Kiran rozmawiał z Karanem. (Kto miał rybę?)

Unikaj kolokwializmów

W skrócie vs. w skrócie
W dzisiejszych czasach, a obecnie, obecnie

Unikaj używania wielu słów

Przed wydarzeniem vs. wcześniej
W tym momencie w porównaniu z teraz

Unikaj niepotrzebnych powtórzeń

Absolutnie niezbędna
Połącz razem

Uwzględniaj tylko istotne informacje

Pomiń niepotrzebne informacje podstawowe.
Zdania powinny być krótkie i proste - maksymalnie 17 słów.

Kompletność

Sprawdź, czy uwzględniono wszystkie potrzebne informacje -

WHO? Co? Gdzie? Gdy? Czemu? W jaki sposób?

Poprawność

Sprawdź poprawność gramatyki i pisowni nazw osób i miejsc.

Zrobił to, a on to zrobił.
Jego kolor wyblakł, a jego kolor wyblakł.

Nie polegaj na sprawdzaniu pisowni

Wpisanie „nie / wł.”, „Wtedy / niż”, „cicho / cicho”, „stracić / stracić” nie spowoduje wyświetlenia błędów.

Konkretność

Podaj szczegółowe informacje.

Twój plan inwestycyjny zyska duże zainteresowanie.
Twój plan inwestycyjny zarobi 8% odsetek.

Przekonujący

Używaj wiarygodnego języka. Unikaj przesady i superlatywów.

Zawsze vs. zwykle
Nigdy vs. rzadko

Kurtuazja

Podczas pisania okazuj dobre maniery. Podczas przekazywania złych wiadomości używaj biernego głosu, aby uniknąć negatywnych podtekstów. Na przykład,

Nie możemy zgodzić się na warunki określone w umowie.
Należy przeprowadzić pewne dyskusje dotyczące warunków.

Pisz z myślą o czytelniku

Seksista - prezes, biznesmen
Łaskawość - „oczywiście”, „oczywiście”

Korzystanie z punktorów

Przekazuje Twoją wiadomość w łatwy i jasny sposób.
Podkreśla najważniejsze informacje.

Poczta elektroniczna jest szeroko stosowana jako niedrogi, ale bardzo skuteczny środek komunikacji biznesowej. Wydruki wiadomości e-mail są rzadko wykonywane i używane są kopie elektroniczne, ponieważ archiwizowanie i odzyskiwanie wiadomości e-mail jest łatwe. Powodem jego popularności jest łatwość dostępu, z której może korzystać każdy w organizacji, od prezesa po woźnego.

E-maile to skuteczny sposób przekazywania informacji w dobrze zaprezentowany, łatwy do odczytania i profesjonalnie odpowiedni sposób. Wiele osób podaje brak czasu jako powód do przesyłania wiadomości e-mail poniżej standardów, od niepełnych po niezrozumiałe.

Wiele osób myli e-maile z wiadomościami tekstowymi, a przynajmniej sugeruje to ich podejście do pisania e-maili. Omówmy różnicę między rozmową tekstową a pisaniem wiadomości e-mail. W rozmowie tekstowej dwie osoby mogą wymieniać informacje, dzielić się szczegółami, wprowadzać poprawki i prosić o wyjaśnienia w szybkiej komunikacji zwrotnej.

W porównaniu z tym e-maile są czytane przez profesjonalistów, którzy w zależności od wykonywanej pracy mogą otrzymywać od 20 do 200 e-maili dziennie. Nie chcą angażować się w rozmowę w obie strony ani nie mają czasu, aby wielokrotnie pytać o szczegóły. Chcą tylko zrozumieć treść wiadomości e-mail, przeczytać instrukcje, przetworzyć informacje, wykonać zadanie i opróżnić sekcję „nieprzeczytane” skrzynki odbiorczej.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

Zaplanuj swoją wiadomość.
Użyj tematu, aby przyciągnąć uwagę czytelnika.
Niech wiadomość będzie krótka i zrozumiała.
Nie wpisuj całej wiadomości małymi literami.
Sprawdź swoją wiadomość przed wysłaniem i przyjmij odpowiedzialność.
Poświęć kilka minut na ochłonięcie, zanim wyślesz e-maila, gdy jesteś zły.
Nie pisz wiadomości wielkimi literami. Stolice są uważane za KRZYCZĄCE.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

Musisz omówić informacje osobiste, wrażliwe lub poufne.
Masz zamiar przekazać złe wieści.
Twoja wiadomość jest złożona, a jej treść może zostać utracona.
potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi.

Ryzyko prawne związane z wiadomościami e-mail

E-maile są preferowanym sposobem komunikacji w wielu miejscach pracy, a to oznacza, że zawierają wiele informacji, które mogą być poufne. Wiele firm intensywnie szkoli ludzi, jak powinni oprawiać swoje e-maile i jakie e-maile, do kogo mają przekierowywać.

Za bezpieczeństwo i poufność informacji zawartych w wiadomościach e-mail odpowiadają wspólnie nadawca i odbiorca. Firmy mają ścisłe wytyczne dotyczące ochrony swoich dokumentów i ich zawartości. Omówmy niektóre z najczęściej stosowanych wskazówek dotyczących zapobiegania niewłaściwemu użyciu poczty e-mail.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

Wysyłasz lub przekazujesz dalej e-maile z obraźliwą treścią.
Wysyłasz załącznik, który zawiera wirusa.
Przekazujesz wiadomość e-mail nadawcy innej osobie bez pozwolenia.
Próbujesz fałszować e-maile innych osób lub wysyłać e-maile z kont innych osób.
Podczas wysyłania e-maili starasz się ukryć swoją tożsamość przed odbiorcami.
Kopiujesz wiadomość należącą do innej osoby bez pozwolenia.

Elementy formalnego e-maila

Podczas gdy większość z nas wysyła nieformalne e-maile do znajomych, które mogą zawierać błędy gramatyczne, to samo nie dotyczy pisania do kolegów, zwłaszcza gdy chcemy zrobić dobre wrażenie, ponieważ tym razem musimy być bardziej ostrożni i dyplomatyczni. Oto kilka ogólnych wskazówek dotyczących właściwego formatu wiadomości e-mail -

Background- Domyślne białe tło powinno być używane dla wszystkich wiadomości e-mail. Kolorowe tła lub projekty zwojów wydają się być nieprofesjonalne i rozpraszające.

Font - Preferowane czcionki to Times New Roman lub Arial, rozmiar czcionki-12.

Font Color - Czcionka powinna być tylko granatowa lub czarna.

Contact Details- Oficjalne dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, oznaczenie, identyfikator e-mail, numer kontaktowy, logo firmy i adres do korespondencji, należy podać w obszarze podpisu. Najlepiej unikać osobistych oświadczeń.

First Name and Surname- Powinny być wymienione tą samą czcionką, jaka została użyta w treści e-maila, tylko o dwa rozmiary czcionek większe. Nie zaleca się używania kursywnych czcionek w nazwie.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

Designation
Department
Nazwa i adres firmy
Punkt orientacyjny i kod pocztowy
Numer kontaktowy
Adres e-mail
Numer telefonu firmy
Firmowy numer faksu
Adres URL firmy
Disclaimer

Przykład wiadomości e-mail

Rozmowy telefoniczne szybko zastępują tradycyjne spotkania „na miejscu” ze względu na logistykę i oszczędność czasu. W dzisiejszych czasach rozmowa przez telefon jest znacznie łatwiejsza niż w przypadku podróży w odległe miejsce, aby zrobić to samo.

Chociaż oczywistych zalet rozmowy telefonicznej jest wiele - z których jedna polega na tym, że dana osoba nie musi być fizycznie obecna podczas rozmowy kwalifikacyjnej, może to być również jedną z jej wyraźnych wad.

W rozmowie twarzą w twarz 70% odpowiedzi osoby jest niewerbalnych i związanych jest z mową ciała. W rozmowie telefonicznej musisz nadrobić te 70% swoją projekcją głosu, tonem i modulacją.

Some Important Points on Telephonic Etiquette -

Mów wystarczająco głośno, aby być wyraźnie słyszanym. Trzymaj usta blisko ustnika. Jeśli to możliwe, zaleca się korzystanie z zestawu głośnomówiącego, aby mieć wolne ręce do zapisywania punktów. Wiele osób wyraża swoje punkty, używając rąk, aby podkreślić określone obszary dyskusji. Korzystanie ze sprzętu głośnomówiącego poprawi również Twoje umiejętności ekspresji.
Pozwól drugiej osobie mówić większość, ponieważ będzie wyjaśniał, o czym chce cię poinformować, abyś zrozumiał. Również mówienie poza kolejnością może irytować słuchacza.
Uśmiechaj się i mów w sposób konwersacyjny. Uśmiechanie się podczas mówienia zmienia kształt twoich ust, gdy wymawiasz słowa, a słuchacz z łatwością wychwytuje tę zmianę tonu.
Umieść notatnik, długopis i kopię omawianego dokumentu blisko siebie, aby mieć wgląd i zanotować ważne informacje.
Podczas rozmowy telefonicznej spróbuj udać się do miejsca, w którym jest jak najmniej szumów i zakłóceń w tle.
Jeśli utkniesz w korku lub hałaśliwym miejscu, gdy ktoś z biura dzwoni i pyta, czy to właściwy czas, aby z tobą porozmawiać, grzecznie przeproś się i zaproponuj, że oddzwonisz za 5–10 minut. Dzięki temu będziesz miał czas na udanie się w ciche miejsce, aby przygotować swój nastrój i umysł do rozmowy.
Wyłącz oczekujące połączenia i takie aplikacje, które wysyłają powiadomienia dźwiękowe podczas połączeń, aby uwaga drugiej osoby nie była przekierowywana z powodu rozpraszającego dźwięku.

Ludzie na całym świecie mają różne etykiety, które przestrzegają w odniesieniu do ich kultury i narodzin. Zebraliśmy tutaj kilka interesujących. Niektóre z nich mogą być zabawne. Jednak ludzie, którzy przestrzegają tych etykiet, traktują je bardzo poważnie i należy ich szanować.

Austria- Wkładanie rąk do kieszeni jest uważane za niegrzeczne wśród Austriaków podkreślających tytuł. Uwielbiają używać tytułów z nazwiskami i trzymają się formalnego sposobu zwracania się do ludzi, w przeciwieństwie do nawiązywania kontaktów po imieniu podczas pierwszego spotkania.
Brazil- Brazylijczycy są ludźmi ekspresyjnymi i nie przestrzegają ścisłych zasad dotyczących przestrzeni osobistej. Podobnie jak Argentyńczycy, czują się komfortowo stojąc blisko Ciebie podczas mówienia i nie mają nic przeciwko poklepywaniu ludzi i trzymaniu ich za ręce. Ich sposób prowadzenia dyskusji biznesowej jest również nieformalny, a ludzie swobodnie wtrącają się w czyjąś rozmowę, a nikt się tym nie przejmuje.
Russia- Pocałunki w policzek wymieniane między osobami tej samej płci są dopuszczalne i są szeroko przestrzeganym zwyczajem. Nie powinno to jednak sprawiać wrażenia, że na pierwszym spotkaniu zostaniesz bardzo ciepło przyjęty. Rosjanie wierzą w powolne spalanie i lubią poznawać kogoś w swoim słodkim czasie.
France- Francuzi uwielbiają być wyrafinowanymi ludźmi i słuchać, jak mówią, to jak słuchać długiej, ciągłej, dowcipnej rozmowy. Kładą duży nacisk na prywatność; dlatego powstrzymaj się od zadawania osobistych pytań.
Germany- Niemki oczekują, że mężczyźni będą wobec nich opiekuńczy, a publiczne żucie gumy i wytrącanie z równowagi uważa się za niegrzeczne. Niemcy uwielbiają rozmowy o charakterze intelektualnym i na ogół nie przepadają za żartami. Mają jednak humorystyczną stronę, którą ujawniają dopiero po wielokrotnych spotkaniach z nimi.
Italy- Włosi lubią utrzymywać kontakt wzrokowy podczas rozmowy. Jest to dla nich nie tylko znak zaufania, ale także mówi im, że jesteś szczery i masz na myśli to, co mówisz. Są też z natury zalotni i mogą stać blisko Ciebie podczas rozmowy.
United Kingdom- Używanie przymiotników do opisu rzeczy jest generalnie źle widziane, więc rozmowy są zwykle bardzo dopracowane i równe. Długotrwały kontakt wzrokowy jest uważany za niegrzeczny, a przestrzeń osobista ma duże znaczenie. Dotykanie czyjejś osoby jest zarezerwowane tylko dla członków rodziny.
United States- Amerykanie lubią utrzymywać kontakt wzrokowy podczas rozmowy i bardzo chętnie podają imię już podczas pierwszego spotkania. Są bardziej nieformalni w swoich wypowiedziach. Jednak przywiązują ogromną wagę do punktualności, więc nigdy nie złapać Amerykanina po złej stronie zegara.
Argentina- Argentyńczycy są bardzo drażliwi, kiedy używasz z nimi znaku „kciuki w górę”, ponieważ uważają to za nieprzyzwoite i bardzo obraźliwe. Ponadto mają tendencję do uderzania lewą dłonią, gdy uważają, że to, co mówisz, jest niewiarygodne.
Australia- Australijczycy uwielbiają kupować drinki dla przyjaciół i generalnie nie lubią dzielić rachunku. Obrażają ich gesty palcami znaku „V” i „kciuk w górę”. Ziewanie w miejscach publicznych jest uważane za nieokrzesane.
China- Chińczycy natomiast powstrzymują się od dotykania i przytulania w miejscach publicznych. Nie doceniają też klikania i łamania palców oraz wskazywania na nich podczas mówienia. W korzystnym świetle nie widać głośnych ubrań i gwizdów. Chińczycy też nie lubią rozmawiać o interesach podczas posiłków.

Canada- Kanadyjczycy uwielbiają koncepcję przestrzeni osobistej. Dlatego unikają zbliżania się do osoby, którą spotykają. Unikają przytulania i dotykania ludzi. Bardzo ważne jest, aby zachować prawidłową mowę ciała podczas siadania, aby prowadzić rozmowę biznesową z Kanadyjczykami.
Japan- Porównaj to z Japonią, gdzie długotrwały kontakt wzrokowy jest uważany za niegrzeczny i lekceważący. Poza tym dotykanie kogoś podczas mówienia i nie szanowanie jego osobistej przestrzeni jest czymś, czego Japończycy nie doceniają.

Etykieta biznesowa to jedna z najważniejszych, a zarazem najbardziej zaniedbanych części życia zawodowego. Jeśli nie jesteś świadomy podstawowych zasad etykiety podczas poznawania nowych ludzi i kontaktów z klientami, najprawdopodobniej popełnisz wiele błędów, które mogą być dla Ciebie nieznane lub pozornie niewinne, ale mogą być łatwo zinterpretowane jako celowe i obraźliwe przez osoba słuchająca Ciebie.

Był to mały krok w uświadomieniu sobie, jakich prostych zasad etykiety oczekuje się od ciebie, abyś był świadomy i przestrzegał ich podczas interakcji z ludźmi.

Mamy nadzieję, że jesteście teraz gotowi wykorzystać to, czego nauczyliście się z tej lektury i zamierzacie wdrożyć to w swoim życiu. Wystarczy odrobina pewności siebie i trochę praktyki! Powodzenia!