Etykieta telefoniczna
Rozmowy telefoniczne szybko zastępują tradycyjne spotkania „na miejscu” ze względu na logistykę i oszczędność czasu. W dzisiejszych czasach rozmowa przez telefon jest znacznie łatwiejsza niż w przypadku podróży w odległe miejsce, aby zrobić to samo.
Chociaż oczywistych zalet rozmowy telefonicznej jest wiele - z których jedna polega na tym, że dana osoba nie musi być fizycznie obecna podczas rozmowy kwalifikacyjnej, może to być również jedną z jej wyraźnych wad.
W rozmowie twarzą w twarz 70% odpowiedzi osoby jest niewerbalnych i związanych jest z mową ciała. W rozmowie telefonicznej musisz nadrobić te 70% swoją projekcją głosu, tonem i modulacją.
Some Important Points on Telephonic Etiquette -
Mów wystarczająco głośno, aby być wyraźnie słyszanym. Trzymaj usta blisko ustnika. Jeśli to możliwe, zaleca się korzystanie z zestawu głośnomówiącego, aby mieć wolne ręce do zapisywania punktów. Wiele osób wyraża swoje punkty, używając rąk, aby podkreślić określone obszary dyskusji. Korzystanie ze sprzętu głośnomówiącego poprawi również Twoje umiejętności ekspresji.
Pozwól drugiej osobie mówić większość, ponieważ będzie wyjaśniał, o czym chce cię poinformować, abyś zrozumiał. Również mówienie poza kolejnością może irytować słuchacza.
Uśmiechaj się i mów w sposób konwersacyjny. Uśmiechanie się podczas mówienia zmienia kształt twoich ust, gdy wymawiasz słowa, a słuchacz z łatwością wychwytuje tę zmianę tonu.
Umieść notatnik, długopis i kopię omawianego dokumentu blisko siebie, aby mieć wgląd i zanotować ważne informacje.
Podczas rozmowy telefonicznej spróbuj udać się do miejsca, w którym jest jak najmniej szumów i zakłóceń w tle.
Jeśli utkniesz w korku lub hałaśliwym miejscu, gdy ktoś z biura dzwoni i pyta, czy to właściwy czas, aby z tobą porozmawiać, grzecznie przeproś się i zaproponuj, że oddzwonisz za 5–10 minut. Dzięki temu będziesz miał czas na udanie się w ciche miejsce, aby przygotować swój nastrój i umysł do rozmowy.
Wyłącz oczekujące połączenia i takie aplikacje, które wysyłają powiadomienia dźwiękowe podczas połączeń, aby uwaga drugiej osoby nie była przekierowywana z powodu rozpraszającego dźwięku.