Etykieta biznesowa - pisanie dokumentów
Po zidentyfikowaniu odbiorców, z którymi będziesz pisać, spróbuj przewidzieć informacje, które czytelnik uzna za niezbędne, i uwzględnij je w swoim dokumencie w trakcie pisania. Można to zrobić zadając sobie „pytania WH”.
Answer the WH questions- Odpowiadając „Kto? Co? Czemu? Gdzie? Gdy? Kogo? W jaki sposób?" da ci przewagę w treści pisania.
Determine the Start and Finish- Po zebraniu wszystkich możliwych pomysłów, które masz na dany temat, możesz je przejrzeć i odrzucić kilka, które nie mają sensu w tym artykule. Następnie znajdź pomysł, który pozostawi maksymalny wpływ na jego przeczytanie i umieść go na początku artykułu. Koniec powinien mieć pomysł, który podsumowuje wszystkie pomysły w jasny i zwięzły sposób.
Get a Second-Person Opinion- zawsze poproś kogoś o sprawdzenie napisanego tekstu przed jego przesłaniem. Nadaje to przeglądowi obiektywną perspektywę z perspektywy drugiej osoby i powstrzymuje twoje emocje i pobłażanie sobie. Nie rób tego, jeśli treść jest poufna i nie ma być udostępniana.
Discuss Suggestions and Include Improvements - Gdy znajomi zasugerują pewne zmiany, wprowadź te, które uważasz za istotne.
Rozwój przepływu
Wiele osób ma bardzo ciekawe pomysły i udaje im się nawet przelać je na papier. Niestety ich czytelnictwo nie wykracza poza określony etap. Dzieje się tak dlatego, że chociaż ich pisanie jest dobre, a myśli zostały odpowiednio wspomniane, to być może nie było odpowiedniego doboru słów, a może posłużono się przysłowiem typu „szczypanie w zarodku”, którego czytelnicy mogą nie rozumieć.
Omówmy 15 rzeczy, o których należy pamiętać, sprawdzając i poprawiając Twoje teksty -
Przejrzystość
Twoje pismo musi być zrozumiane przy pierwszym czytaniu. Unikaj żargonu technicznego, nieznanych słów lub formalnego języka.
Formalne vs. Nowoczesny
- Płatność została należycie odnotowana, a my otrzymaliśmy Twój czek.
- Załączone do niniejszego, a proszę znaleźć Załączone
Unikaj niejednoznaczności
Należy unikać słów o podwójnym znaczeniu lub zdań, które dezorientują czytelników
Po zjedzeniu ryby Kiran rozmawiał z Karanem. (Kto miał rybę?)
Unikaj kolokwializmów
- W skrócie vs. w skrócie
- W dzisiejszych czasach, a obecnie, obecnie
Unikaj używania wielu słów
- Przed wydarzeniem vs. wcześniej
- W tym momencie w porównaniu z teraz
Unikaj niepotrzebnych powtórzeń
- Absolutnie niezbędna
- Połącz razem
Uwzględniaj tylko istotne informacje
- Pomiń niepotrzebne informacje podstawowe.
- Zdania powinny być krótkie i proste - maksymalnie 17 słów.
Kompletność
Sprawdź, czy uwzględniono wszystkie potrzebne informacje -
- WHO? Co? Gdzie? Gdy? Czemu? W jaki sposób?
Poprawność
Sprawdź poprawność gramatyki i pisowni nazw osób i miejsc.
- Zrobił to, a on to zrobił.
- Jego kolor wyblakł, a jego kolor wyblakł.
Nie polegaj na sprawdzaniu pisowni
- Wpisanie „nie / wł.”, „Wtedy / niż”, „cicho / cicho”, „stracić / stracić” nie spowoduje wyświetlenia błędów.
Konkretność
Podaj szczegółowe informacje.
- Twój plan inwestycyjny zyska duże zainteresowanie.
- Twój plan inwestycyjny zarobi 8% odsetek.
Przekonujący
Używaj wiarygodnego języka. Unikaj przesady i superlatywów.
- Zawsze vs. zwykle
- Nigdy vs. rzadko
Kurtuazja
Podczas pisania okazuj dobre maniery. Podczas przekazywania złych wiadomości używaj biernego głosu, aby uniknąć negatywnych podtekstów. Na przykład,
- Nie możemy zgodzić się na warunki określone w umowie.
- Należy przeprowadzić pewne dyskusje dotyczące warunków.
Pisz z myślą o czytelniku
- Seksista - prezes, biznesmen
- Łaskawość - „oczywiście”, „oczywiście”
Korzystanie z punktorów
- Przekazuje Twoją wiadomość w łatwy i jasny sposób.
- Podkreśla najważniejsze informacje.