Etykieta e-mailowa

Poczta elektroniczna jest szeroko stosowana jako niedrogi, ale bardzo skuteczny środek komunikacji biznesowej. Wydruki wiadomości e-mail są rzadko wykonywane i używane są kopie elektroniczne, ponieważ archiwizowanie i odzyskiwanie wiadomości e-mail jest łatwe. Powodem jego popularności jest łatwość dostępu, z której może korzystać każdy w organizacji, od CEO po woźnego.

E-maile to skuteczny sposób przekazywania informacji w dobrze zaprezentowany, łatwy do odczytania i profesjonalnie odpowiedni sposób. Wiele osób podaje brak czasu jako powód do przesyłania wiadomości e-mail poniżej standardów, od niepełnych po niezrozumiałe.

Wiele osób myli e-maile z wiadomościami tekstowymi, a przynajmniej sugeruje to ich podejście do pisania e-maili. Omówmy różnicę między rozmową tekstową a pisaniem wiadomości e-mail. W rozmowie tekstowej dwie osoby mogą wymieniać informacje, dzielić się szczegółami, wprowadzać poprawki i prosić o wyjaśnienia w szybkiej komunikacji zwrotnej.

W porównaniu z tym e-maile są czytane przez profesjonalistów, którzy w zależności od wykonywanej pracy mogą otrzymywać od 20 do 200 e-maili dziennie. Nie chcą angażować się w rozmowę w obie strony ani nie mają czasu, aby wielokrotnie pytać o szczegóły. Chcą tylko zapoznać się z treścią e-maila, przeczytać instrukcje, przetworzyć informacje, wykonać zadanie i opróżnić sekcję „nieprzeczytane” skrzynki odbiorczej.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

• Zaplanuj swoją wiadomość.
• Użyj tematu, aby przyciągnąć uwagę czytelnika.
• Niech wiadomość będzie krótka i zrozumiała.
• Nie wpisuj całej wiadomości małymi literami.
• Sprawdź swoją wiadomość przed wysłaniem i przyjmij odpowiedzialność.
• Poświęć kilka minut na ochłonięcie, zanim wyślesz e-maila, gdy jesteś zły.
• Nie pisz wiadomości wielkimi literami. Stolice są uważane za KRZYCZĄCE.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

• Musisz omówić informacje osobiste, wrażliwe lub poufne.
• Masz zamiar przekazać złe wieści.
• Twoja wiadomość jest złożona, a jej treść może zostać utracona.
• potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi.

Ryzyko prawne związane z wiadomościami e-mail

E-maile są preferowanym sposobem komunikacji w wielu miejscach pracy, a to oznacza, że ​​zawierają wiele informacji, które mogą być poufne. Wiele firm intensywnie szkoli ludzi, w jaki sposób powinni oprawiać swoje e-maile i jakiego rodzaju e-maile, do kogo mają przekierowywać.

Za bezpieczeństwo i poufność informacji zawartych w wiadomościach e-mail odpowiadają wspólnie nadawca i odbiorca. Firmy mają ścisłe wytyczne dotyczące ochrony swoich dokumentów i ich zawartości. Omówmy niektóre z najczęściej stosowanych wskazówek dotyczących zapobiegania niewłaściwemu użyciu poczty e-mail.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

• Wysyłasz lub przekazujesz dalej e-maile z obraźliwą zawartością.
• Wysyłasz załącznik, który zawiera wirusa.
• Przekazujesz wiadomość e-mail nadawcy innej osobie bez pozwolenia.
• Próbujesz fałszować e-maile innych osób lub wysyłać e-maile z kont innych osób.
• Podczas wysyłania e-maili starasz się ukryć swoją tożsamość przed odbiorcami.
• Kopiujesz wiadomość należącą do innej osoby bez pozwolenia.

Elementy formalnego e-maila

Podczas gdy większość z nas wysyła nieformalne e-maile do znajomych, które mogą zawierać błędy gramatyczne, to samo nie jest prawdą podczas pisania do kolegów, zwłaszcza gdy chcemy zrobić dobre wrażenie, ponieważ tym razem musimy być bardziej ostrożni i dyplomatyczni. Oto kilka ogólnych wskazówek dotyczących właściwego formatu wiadomości e-mail -

Background- Domyślne białe tło powinno być używane dla wszystkich wiadomości e-mail. Kolorowe tła lub projekty zwojów wydają się być nieprofesjonalne i rozpraszające.

Font - Preferowane czcionki to Times New Roman lub Arial, rozmiar czcionki-12.

Font Color - Czcionka powinna być tylko granatowa lub czarna.

Contact Details- Oficjalne dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, oznaczenie, identyfikator e-mail, numer kontaktowy, logo firmy i adres do korespondencji, należy podać w obszarze podpisu. Najlepiej unikać osobistych oświadczeń.

First Name and Surname- Powinny być wymienione tą samą czcionką, jaka została użyta w treści e-maila, tylko o dwa rozmiary czcionek większe. Nie zaleca się używania kursywnych czcionek w nazwie.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

• Designation
• Department
• Nazwa i adres firmy
• Punkt orientacyjny i kod pocztowy
• Numer kontaktowy
• Adres e-mail
• Numer telefonu firmy
• Firmowy numer faksu
• Adres URL firmy
• Disclaimer

Przykład wiadomości e-mail