Techniki zarządzania czasem
Wiele osób ma niesprawiedliwe skargi, że nie mają wystarczająco dużo czasu na zrobienie wielu rzeczy, które chcieliby zrobić. Teraz, kiedy prezydent jakiegoś kraju tak mówi, zgodzisz się i powiesz: „to jest zajęty człowiek”, ale kiedy ktoś z twoich przyjaciół tak mówi, nie oznacza to, że ma bardzo mało czasu; po prostu ma bardzo małe umiejętności zarządzania czasem.
Często mylimy się między pilną pracą a ważną pracą. W obliczu sytuacji, w której musisz wybrać między zadaniem, które należy pilnie załatwić, a zadaniem, które rozumiemy, jest bardzo ważne, zwykle jesteśmy zaskoczeni, próbując dowiedzieć się, co jest tutaj priorytetem.
Pilne zadania, takie jak robienie wydruków lub przekazywanie wiadomości e-mail, mogą odwrócić Twoją uwagę i odciągnąć uwagę od ważnych spraw. Podobnie nie jest przyjemnym priorytetem stwierdzenie, że jesteś zajęty ważnym spotkaniem, kiedy szef czeka na linii, aby z tobą porozmawiać.
Nauczenie się, jak podzielić te dwa różne rodzaje pracy na naszą codzienną rutynę, tak aby nasze pilne zadania nie pokrywały się z ważnymi i odwrotnie, jest podstawą koncepcji zarządzania czasem.
Macierz zarządzania czasem
Eisenhower jasno zdefiniował różnicę między pilnym zadaniem a ważnym zadaniem. Ta definicja jest obecnie uważana za kamień węgielny ważnej klasyfikacji w zawodach związanych z czasem.
Według niego pilne zadania to takie, które wprawiają w ruch i natychmiast uruchamiają osobę, psychiczną lub fizyczną. Obejmuje to pilne telefony, e-maile, spotkania, pogawędki, wsiadanie do pociągu, odpowiadanie na obraźliwe wiadomości itp.
Z drugiej strony ważne zadania to te, które ujawniają swoją wartość w dłuższej perspektywie. Są to rzeczy, których dostarczenie wymaga czasu i wymaga dojrzałego, zrelaksowanego i wszechstronnego myślenia. Powodem, dla którego dostarczenie wymaga czasu, jest to, że obejmuje wiele parametrów, które wymagają jednakowego czasu i przemyśleń. Nacisk kładziony jest tutaj na jakość wyniku akcji.
W porównaniu z tym pilne działanie wymaga pewnych bardzo konkretnych i ograniczonych działań, ponieważ nacisk kładzie się mniej na jakość, a bardziej na ukończenie jej w ograniczonych ramach czasowych.
Istnieją sytuacje, w których ważna praca może być również pilną pracą, jednak w idealnym środowisku pracy jest to rzadka sytuacja.
Mając to na uwadze, zadania można uporządkować w kwadrant zwany „kwadrantem pilnym i ważnym”. Zgodnie z tym zadania można podzielić na cztery rodzaje -
Quadrant-1 = Pilne i ważne zadanie
Quadrant-2 = Pilne i mało ważne zadanie
Quadrant-3 = Nie pilne i ważne zadanie
Quadrant-4 = Nie pilne i nieważne Zadanie
Quadrant-1- definiuje zadania, które są nie tylko bardzo krytyczne, ale również wymagają wykonania w określonym czasie. Obsługa sytuacji kryzysowych, zarządzanie katastrofami, dotrzymywanie terminów projektów to zadania, które kładą nacisk na wysoką jakość wyników w napiętych ramach czasowych.
Quadrant-2- określa te zadania, które mogą być potrzebne w krótkim czasie, ale mogą nie być ważne. Zadania takie jak złapanie najwcześniejszego autobusu w piątek wieczorem, odpowiadanie na wiadomość tekstową, gdy tylko ją otrzymamy, telefonowanie do kolegów, przekazywanie wiadomości e-mail są pilne, ale wynik nie musi być zbyt wysokiej jakości.
Quadrant-3- definiuje zadania, które mogą nie być pilne, ale są bardzo ważne. Przykłady, takie jak budowanie relacji czy planowanie strategiczne, zajmują dużo czasu, ale są bardzo ważne.
Quadrant-4- określa zadania, które nie są ani pilne, ani ważne. Obejmują one takie zadania, jak rozmawianie ze znajomymi, plotkowanie o nieistotnych materiałach. To prawdziwa strata czasu. Wiele razy, kiedy mówimy, że nie mamy czasu na robienie rzeczy, które są sklasyfikowane w kwadrantach-1, 2, 3 tylko dlatego, że są zajęci zadaniami w kwadrancie-4.