Técnicas de gerenciamento de tempo
Muitas pessoas têm uma reclamação injusta de que não têm tempo suficiente para fazer muitas coisas que adorariam fazer. Agora, quando o presidente de um país diz isso, você concorda e diz: “esse é um homem ocupado”, mas quando alguém entre seus amigos diz isso, não significa que ele tem muito pouco tempo; é que ele tem muito poucas habilidades de gerenciamento de tempo.
Temos a tendência de nos confundir entre trabalho urgente e trabalho importante. Quando nos deparamos com uma situação em que você tem que escolher entre uma tarefa, que precisa ser cumprida com urgência, e uma tarefa que entendemos ser muito importante, normalmente somos pegos de surpresa tentando descobrir qual é a prioridade aqui.
Tarefas urgentes, como tirar impressões ou encaminhar e-mails, podem tirar sua atenção e desviar o foco de coisas importantes. Da mesma forma, dizer que você está ocupado com uma reunião importante quando seu chefe está esperando na linha para ter uma conversa com você também não é uma prioridade agradável.
Aprender como compartimentar esses dois tipos diferentes de trabalho em nossa rotina diária, de modo que nossas tarefas urgentes não se sobreponham às importantes e vice-versa, é o cerne dos conceitos de gerenciamento de tempo.
Matriz de Gestão de Tempo
Eisenhower definiu claramente a diferença entre uma tarefa urgente e uma tarefa importante. Esta definição é agora considerada a pedra angular de uma importante classificação em empregos relacionados ao tempo.
Segundo ele, tarefas urgentes são aquelas que colocam as coisas em movimento e colocam a pessoa em ação, seja mental ou física, imediatamente. Isso inclui chamadas urgentes, e-mails, reuniões, conversas, entrar em um trem, responder a mensagens abusivas, etc.
Por outro lado, tarefas importantes são aquelas que revelam seu valor no longo prazo. São coisas que levam tempo para serem entregues e precisam de pensamento maduro, relaxado e abrangente. O motivo pelo qual leva tempo para ser entregue é que envolve muitos parâmetros que exigem tempo e reflexão iguais. A ênfase aqui está na qualidade do resultado da ação.
Em comparação com isso, uma ação urgente exige algumas ações muito específicas e limitadas, pois o foco está menos na qualidade e mais em concluí-la em um prazo limitado.
Existem situações em que um trabalho importante também pode ser um trabalho urgente, porém, em um ambiente de trabalho ideal, esta é uma situação rara.
Tendo isso em mente, as tarefas podem ser organizadas em um quadrante denominado “Quadrante Urgente vs. Importante”. De acordo com isso, as tarefas podem ser divididas em quatro tipos -
Quadrant-1 = Tarefa urgente e importante
Quadrant-2 = Tarefa urgente e não importante
Quadrant-3 = Tarefa não urgente e importante
Quadrant-4 = Tarefa não urgente e não importante
Quadrant-1- define tarefas que não são apenas muito críticas, mas também precisam ser realizadas em um determinado período. Lidar com uma situação de crise, gerenciamento de desastres, cumprimento dos prazos dos projetos são tarefas que enfatizam a produção de alta qualidade em um prazo curto.
Quadrant-2- define as tarefas que podem ser necessárias em um curto espaço de tempo, mas podem não ser importantes. Tarefas como pegar o ônibus mais cedo em uma sexta-feira à noite, responder a uma mensagem de texto assim que recebermos, fazer uma ligação para colegas, encaminhar e-mails são urgentes, mas o resultado não precisa ser de qualidade muito alta.
Quadrant-3- define tarefas que podem não ser urgentes, mas são muito importantes. Exemplos como construção de relacionamento, planejamento estratégico levam muito tempo para serem implementados, mas são muito importantes.
Quadrant-4- define as tarefas que não são urgentes nem importantes. Isso inclui tarefas como conversar com amigos, fofocar sobre material irrelevante. Eles são uma verdadeira perda de tempo. Muitas vezes, quando dizemos que não temos tempo para fazer coisas que são classificadas nos quadrantes-1, 2, 3, apenas porque estão ocupados em tarefas no quadrante-4.