Деловой этикет - Краткое руководство

Куда бы вы ни пошли, люди ожидают, что вы будете вести себя определенным образом в обществе. Могут быть небольшие вариации обычаев и традиций, которые вы должны уважать. Однако большинство этих ожиданий будет обычным. Например, улыбка - это общепризнанный сигнал любезного человека. С другой стороны, хмуриться и грубить во время общения считается невежливым.

В разделе «Деловой этикет» мы обсудим, каких этикетов деловой / корпоративный мир ожидает от своих сотрудников и что вам следует делать, чтобы оправдать их ожидания. Это помогает в создании хороших и позитивных деловых кругов.

Мы также обсудим деловой этикет с учетом установленных правил ведения бизнеса и различных культурных ожиданий.

В некоторых частях мира начинать встречу с прямого обсуждения деловых вопросов считается грубым, а есть определенные места, где обсуждение деловых вопросов во время ужина считается неуместным. Благодаря глобализации мы не можем позволить себе игнорировать различные культуры, с которыми мы живем.

Деловой этикет - это набор социальных, профессиональных и культурных чувств, которыми должен обладать человек, чтобы считаться хорошо информированным деловым человеком с надлежащей деловой хваткой. Деловой этикет в первую очередь направлен на то, чтобы быть вежливым в общении с людьми и проявлять к ним уважение при общении с ними так, как вы ожидаете от них.

Эта вежливость и уважение не ограничиваются только личными встречами. Фактически, эти уровни взаимного уважения и вежливого обращения с людьми и обращения с ними распространяются также на деловую электронную почту, телефонные разговоры и деловые письма.

Деловой этикет служит важным инструментом для преодоления пробелов и быстрого развития сети деловых людей, которые положительно оценивают ваши навыки межличностного общения и культурные особенности.

Однако следует иметь в виду, что деловой этикет варьируется от места к месту. Набор этикетов, которые могут высоко цениться в одной стране, необязательно строго соблюдаться в другой стране, и, на самом деле, иногда может рассматриваться как странный или грубый.

Большинство людей ошибочно принимают деловой этикет только за изучение культурных различий и способов преодоления межкультурных барьеров. Однако правда в том, что множественные культуры и их исследования - это только часть делового этикета.

Корпоративная культура отличается особой культурой. Это не обязательно должно быть межкультурное рабочее место, но тем не менее существует множество неписаных правил и кодексов соответствия, которые умело соблюдаются.

Эти нормы соблюдаются и соблюдаются как внутри компаний, так и между ними. Например, сотрудники получают признательность от своих клиентов за то, что они решили одеться в официальную одежду на встрече, даже если нет строгого дресс-кода.

Интересно отметить, что чье-то понимание делового этикета также может зависеть, а иногда даже ограничиваться многими факторами, преобладающими на его рабочем месте.

Такие вещи, как миссия компании, продуктовые линейки, имидж, восприятие, ценность бренда, охват, деловые партнеры, инвесторы, клиенты и покупатели - все это может влиять на идею и важность этикета в умах сотрудников компании.

Мы создаем впечатление о человеке за несколько секунд после встречи с ним. Это чувство осуждения человека, ничего не зная о нем, - это внутреннее качество.

Эта способность быстро сформировать впечатление о человеке, чтобы мы могли отнести его к категории «друг», помогает нам подготовиться к самообороне. Он активирует защитный механизм «бей или беги», и мы действуем соответственно. Говоря современным языком, эта интуиция получила название «первое впечатление».

Мы всегда склонны уважать наше внутреннее чутье и прислушиваться к своему внутреннему голосу больше, чем к любому рациональному объяснению, и это формирует фундаментальное качество всех людей. По этой причине эксперты предполагают, что когда вы встречаетесь с кем-то впервые, мы должны стремиться добиться идеального образа и представить идеальный образ.

Знание этикета не только позволит нам понять чувства другого человека, но также поможет нам произвести впечатление джентльмена или женщины. Это поможет вам сделать все возможное, чтобы в ходе последующего обсуждения основное внимание было уделено бизнес-темам, а не тем, что вы выглядите неуместно.

Вспомните, как вы впервые встретили кого-то на деловой встрече. Это может быть собеседование при приеме на работу или возможность пообщаться с людьми из отрасли.

What were the initial impressions you had when you met him?
What were the thoughts going through your mind after the meeting?
How would you describe him given an opportunity?

Загрузите лист «Попробуйте сами».

Поиграем в угадайку! Вам даются две фотографии двух разных людей. Вы должны угадать следующие подробности о них, в зависимости от первого впечатления, которое они на вас произвели. Вам не нужно быть точным в своих ответах и не много думать, прежде чем давать ответы. Идея состоит в том, чтобы запечатлеть, как вы интерпретируете их внешний вид.

Женщина	мужчина
Где они выросли?
город б) Город в) Деревня	город б) Город в) Деревня
Какая у них любимая еда?
пицца б) Бобовые в) Пита Наан	пицца б) Бобовые в) Пита Наан
Какую музыку они слушают?
а) Классический б) Страна в) Джаз	а) Классический б) Страна в) Джаз
Чем бы они занимались на досуге?
а) Чтение б) Кулинария в) Садоводство	а) Чтение б) Кулинария в) Садоводство
Какой была бы их идеальная машина?
а) Audi б) Toyota в) Ламборджини	а) Audi б) Toyota в) Ламборджини
Какой была бы их идеальная работа?
шеф-повар б) Вышивка в) Юридическая практика	шеф-повар б) Вышивка в) Юридическая практика

Загрузите лист «Попробуйте сами».

Независимо от ваших предвзятых представлений о них обоих, я хотел бы упомянуть, что Ричард любит каждое утро водить машину Ford в свое бистро и любит проводить время со своими клиентами, пока он готовит им горячую пиццу и пироги.

Закрыв магазин вечером, он едет обратно в свой дом, всю дорогу напевая «Я иду по очереди» Джонни Кэша. Никаких призов за угадание его хобби.

Как вы думаете, многие ли согласятся со мной, если я скажу вам, что человек на картинке выше на самом деле Ричард?

Вы этого ожидали?

Вы заметили, насколько важны образы при создании первого впечатления? Человек ничего о вас не знает и не имеет представления о ваших качествах до встречи с вами. Первое, что он замечает в вас, - это ваша внешность.

Организационное поведение может сильно отличаться от компании к компании, но для многих становится неожиданностью то, что организационное поведение может и действительно сильно варьируется внутри компании. Этикет также будет варьироваться от человека к человеку в зависимости от того, с кем вы общаетесь.

Например, язык тела, правильность речи, правильный подбор слов и ясность изложения будут отличаться, когда вы разговариваете со своим начальником или вашим руководителем, по сравнению с вашим коллегой того же уровня, что и вы.

Вы почувствуете себя еще более расслабленным, когда этот человек станет вашим близким другом. Точно так же вы можете легко пропустить несколько шагов приличия, когда друг приглашает вас к себе. Если начальник пригласит вас на ужин, ваш этикет будет другим.

Деловой этикет не обязательно затрагивает особенности одежды, навыки межличностного общения и хорошие способности к публичным выступлениям. Хотя эти качества необходимы, есть и другие, не менее важные.

Here is a list of such important qualities -

Пунктуальность

Человек вовремя - надежный человек. Это общее впечатление, которое пунктуальным людям удается оставить в сознании многих людей. Тот, кто ценит свое время, не будет ценить ожидание, когда другие ждут его.

Готовность

Человек всегда должен быть хорошо информирован и готов предоставить подробную информацию по любой теме, связанной с его работой и обязанностями, в любой момент времени. Это создает впечатление находчивого человека.

Вежливый

Вы должны быть вежливыми со всеми людьми, с которыми вы общаетесь, вместо того, чтобы ограничивать вежливость только теми, кто, по вашему мнению, этого заслуживает. Когда вы работаете в организации, в которой много талантливых и творческих людей, всегда есть шанс, что идеи будут конфликтовать друг с другом. В этом случае вам нужно бороться с противоположной мыслью, а не с человеком.

Правильное представление мыслей

Бывают случаи, когда ваша мысль будет очень ясной по определенной теме, но выбор ваших слов может послать смешанный сигнал слушателям. Многих людей неправильно цитируют и неправильно понимают из-за отсутствия связи с людьми, которые вас слушают. Вы должны тщательно подготовить презентацию заранее и четко понимать каждое слово и различные способы его толкования. Примите участие, чтобы избавиться от любых неправильных представлений, которые могут быть у людей по поводу какой-либо точки.

Участие

Компании ожидают от вас многого. Эти ожидания могут иметь форму конкретных целей, которые компания ставит перед вами. В такие моменты очень легко повернуться спиной к обсуждению, которое вас не касается, и сказать: «Это не моя проблема». Однако в ближайшем будущем эта проблема вполне может стать вашей проблемой. Итак, постарайтесь участвовать в процессе решения проблем.

Правильно одет

То, как вы выглядите, когда вы впервые встречаетесь с кем-то, имеет большое значение для создания восприятия вас в сознании этого человека. Это не означает, что вы должны тратить деньги на одежду, которую должны носить. Ваша одежда не должна привлекать к себе слишком много внимания. Одевайтесь консервативно, но профессионально.

Деловой дресс-код часто является вопросом здравого смысла, который преобладает при принятии решения, что надеть на рабочем месте. Тем не менее, случаи бедствий с переодеванием продолжают происходить, особенно летом, когда вы можете найти коллегу, одетого для работы, с похмелья «день на пляже».

Причина возникновения этих вызывающих удивление ошибок в дресс-коде заключается в том, что многие компании, особенно начинающие и малые и средние предприятия, снизили нормы до почти полного отсутствия норм в отношении дресс-кода. Даже при наличии правил дресс-кода порой они бывают расплывчатыми и двусмысленными. В таких ситуациях всегда рекомендуется допускать ошибку со стороны «слишком формальной» одежды, а не приходить в достаточно неформальной одежде, чтобы приподнять брови.

A few common errors people make in business dressing are −

Ill-Fitting Clothes- Слишком большая одежда выглядит раздутой, а слишком облегающая одежда подчеркивает фигуру неформальным образом. На встрече вы не хотите, чтобы внимание перекладывалось с вас и вашей презентации на вашу одежду.
Wearing Short Skirts/Sleeves- Короткие юбки и рукава привлекают внимание к вашим ногам и рукам, когда вы садитесь. Это отвлекает внимание слушателей и кажется непрофессиональным.
Wearing Short Socks- Короткие или свисающие носки обнажают кожу и отвлекают внимание при скрещивании ног или сидении. Всегда идти на носки , которые покрывают 3/4 ^го расстояния от лодыжки до колена. Не носите белые носки, так как они сразу привлекают к себе внимание.
Low-Cut or Plunging Tops - Как и в случае с короткими юбками, это отвлекает интервьюера и выглядит неуместным в профессиональной среде, требующей консервативного дресс-кода.
Improper Color Choices- Такие цвета, как зеленый, желтый, красный и т. Д., Не очень хорошо подходят в корпоративных кругах. Они не только привлекают к себе внимание, но и выглядят непрофессионально.
Clothes with Quotes, Pictures or Designs- Это придает собеседнику очень неформальный и несерьезный вид. Всегда существует риск, что люди будут ассоциировать лозунги и девизы на футболках с вашей личной точкой зрения.
Poorly-Maintained Shoes- Обувь - очень важная часть вашего делового наряда. Обувь, в некотором смысле, объявляет о вашем прибытии еще до того, как вы с кем-то общаетесь, поэтому, естественно, привлекает много внимания. По этой причине ваша обувь всегда должна быть чистой и начищенной.
Not Dressing Formally For Business Social Events- Даже обеды в доме босса - официальное деловое мероприятие. Итак, одевайтесь соответственно. Общее правило неформальной деловой одежды заключается в том, что ее следует рассматривать как формальную одежду.
Improper Grooming- Непостриженные ногти, пахучий запах изо рта и растрепанные волосы - все это в красную клетку. Если вы один из тех, кто обильно потеет, используйте дезодоранты против пота. Однако имейте в виду, что собрания будут проходить в основном в помещениях с кондиционированием воздуха, поэтому вероятность попадания свежего воздуха в комнату очень низка. Итак, используйте духи или дезодорант с легким ароматом.

В дополнение к обсуждаемым здесь советам, есть несколько областей, о которых нужно позаботиться, прежде чем вы наконец войдете в помещение и постучите в эту дверь. Давайте обсудим это -

Последние советы по уходу

Избегайте шумной и скрипящей обуви, так как она будет мешать и отвлекать всех.
Боковые карманы брюк не должны выступать из-за мобильных телефонов, кошельков и т. Д., Так как это придает громоздкости вашим ногам.
Все заметные пирсинг, татуировки следует скрыть, поскольку татуировки издавна ассоциируются с бунтарским поведением.
Не курите и не ешьте пахучую пищу перед интервью. Используйте освежители дыхания.
Тщательно очищайте ногти и зубы.

Прочтите следующие предложения и укажите, верны они или нет. Дайте и свое объяснение.

В наши дни в офисе приветствуются смелые и яркие цвета, такие как розовый и зеленый.
Если компания поощряет своих сотрудников носить повседневную одежду и обувь в офис, вы также можете переодеться в них для собеседования с ними.
Некоторые компании могут практиковать требование, согласно которому их сотрудники не имеют растительности на лице или длинных волос.
Татуировки и пирсинг могут быть обнаружены во время интервью, поскольку это личное предпочтение.
Ваша первая работа - это сначала оправдать ваши ожидания, а затем и другие вещи.
Профессиональный гардероб должен быть дорогим и полным фирменной одежды.
Вы должны попытаться привлечь к себе как можно больше внимания своим чувством одежды, чтобы вы могли привлечь внимание интервьюера и выделиться из толпы.
Когда вы устроитесь на работу в компанию, вы можете расслабиться в своем дресс-коде и чувстве внешнего вида.
Одежда для успеха означает, что ваша одежда дороже, чем любая другая.
Лучший способ нарядиться на собеседование - это надеть костюмы.
Рубашки в клетку и галстуки в полоску и клетчатый дизайн приемлемы в компаниях.
Вы можете носить повседневную неформальную одежду на собеседовании, если ваша компания позволяет своим сотрудникам одеваться небрежно.
Одеваясь на работу, женщины могут свободно обращаться с аксессуарами.

Загрузите лист «Попробуйте сами».

Когда нас приглашают на вечеринку по случаю дня рождения нашего босса к нему, мы не можем быть одеты так, как если бы это была вечеринка по случаю дня рождения нашего лучшего друга. Необходимо изменить не только нашу одежду, но и то, как мы себя ведем.

Другими словами, мы должны относиться к приглашенному на любое общественное мероприятие, которое включает в себя встречу с вашими коллегами, так же, как если бы вы относились к дню в офисе, с той лишь разницей, что здесь у вас есть свобода обсуждать семейную жизнь и другие темы. о котором у вас обычно не будет времени поговорить в своей профессиональной жизни.

Две возникающие ситуации вызывают необходимость понять необходимость обеденного этикета и усвоить его: первая, если вы принимаете участие в вечеринке, и вторая, если вы гость.

Когда ты хозяин

Выберите ресторан, который подходит для проведения масштабных встреч и предоставляет хорошее обслуживание. Убедитесь, что вы сделали все необходимое для бронирования и размещения. Уточняйте выставляемую сумму и наличие желаемого меню еще до встречи.

Придите на пятнадцать минут раньше в день собрания и познакомьте людей друг с другом, если некоторые из них не были представлены друг другу раньше. Предложите место с лучшим обзором вашему самому важному гостю.
Заказывая еду, постарайтесь порекомендовать, какие блюда лучше всего в меню, если кто-то не определился, что выбрать. Если это слишком прямой подход, вы могли бы помочь ему другим способом, сообщив ему, что вы заказываете, чтобы он понял намек.
Всегда делайте заказ, прежде чем начинать с кем-то обсуждать бизнес. В противном случае будет много неудобств из-за того, что официант будет постоянно спрашивать ваш заказ. Кроме того, у гостей возникнут два разума, чтобы заказать или послушать ваше деловое обсуждение.
Если собрание проводится для того, чтобы отметить какое-то достижение или посвятить его кому-то, или это поздравительная вечеринка, устроенная в честь кого-то, всегда приятно поговорить об этом и произнести небольшой тост. Совершенно нормально жарить тосты сидя. Просто держите свой стакан, и когда другие последуют его примеру, вы можете сказать что-нибудь по существу и положить конец.
Будьте внимательны к потребностям всех собравшихся за столом и следите за их предпочтениями, что поможет вам определиться с подходящим местом для любых будущих встреч. Вы можете заметить, что ваш главный гость любит морепродукты, поэтому вы можете назначить следующую встречу в месте, где морепродукты хороши.
Всегда старайтесь вовлечь всех в беседу и быть фасилитатором в привлечении людей к участию в дискуссии, а также вносить в игру их точки зрения и опыт. Это поможет людям выйти из первоначального запрета на встречу с кем-либо в первый раз и побудит их быть самими собой.

Когда ты гость

Всегда оперативно отвечайте на приглашение. Ваш ответ поможет организатору организовать и координировать встречу, поэтому постарайтесь ответить как можно раньше.

Всегда приходите раньше времени и всегда сообщайте заранее, если вы собираетесь опоздать более чем на пять минут. Всегда пользуйтесь возможностью, чтобы попросить вашего хозяина порекомендовать вам, что вам следует заказать, чтобы сломать лед.
Часто вы встретите щедрого хозяина, который попросит вас заказать то, что вам нравится. Несмотря на то, что вам предоставили полную свободу выбора блюд, будьте внимательны при заказе и не пользуйтесь этой возможностью, чтобы заказать что-то чрезвычайно дорогое. Таким образом вы с большей вероятностью проиграете хозяину.
Всегда заказывайте что-нибудь среднебюджетное, что не будет привлекать к себе внимание и чтобы его было легко съесть. Не заказывайте жидкую, грязную пищу, так как это может испачкать вашу одежду. Старайтесь заказывать еду, которую можно легко съесть со столовыми приборами, в отличие от тех блюд, где вам нужно есть руками.
Причина в том, что есть вероятность, что кто-то опоздал к столу, сядет рядом с вами и предложит вам руку, чтобы поприветствовать вас. В такой ситуации было бы некрасиво видеть, как ваши руки измазаны пищей.
Деловой обед следует почти по тому же шаблону этикета, что и деловой стиль одежды, в том смысле, что вы не должны привлекать к себе внимание из-за вашего выбора еды во время ужина, точно так же, как вы не должны были привлекать к себе внимание своей одеждой. встреча.
Всегда помните, что деловой ужин или обед - это, по сути, профессиональная официальная встреча в ресторане, а не в комнате. Используйте тот же язык тела, что и при деловой беседе с кем-нибудь. Улыбайтесь, но будьте настороже.
Как показывает практика, ведущий - это тот, кто переводит разговор с светской беседы на деловую дискуссию, поэтому подождите, пока он намекнет, прежде чем обсуждать дело. Когда вас приглашают в гости, считается неприличным явиться с пустыми руками. От вас не ждут, что подарите что-то дорогое - просто баночка или даже десерт были бы отличными.

Если есть сценарий, когда вы подошли к столу и видите много неизвестных лиц, а ведущего нет рядом, чтобы познакомить вас с другими, проявите инициативу и представьтесь другим, вместо того, чтобы спокойно сидеть в углу и притворяться других не существует.

Написание похоже на начало задания. Вы должны быть хорошо спланированы, подготовлены, сосредоточены, преданы делу и, что наиболее важно, увлечены тем, что вы делаете. Если вы реализуете все перечисленные ниже пункты, шансы написать хорошо оцененный текст будут в вашу пользу.

Прежде всего, давайте согласимся с тем фактом, что очень немногие люди, почти никто не могут написать документ так, как они хотели бы изложить его на бумаге, с первой попытки. Идеи и воспоминания часто приходят тогда, когда их меньше всего ожидали, и эти новые идеи продолжают изменять ваш документ с каждым последующим вводом. После того, как вы изложите свои идеи на бумаге, следующим шагом будет их простое, логичное, связное и ясное представление. Это требует планирования и подготовки, для которых вы можете выполнить определенные шаги.

Соответствующий язык	Использование маркеров
Обычный английский (без жаргона)	Лаконичность
Простые предложения	Постоянное улучшение
Соответствующее содержание	Обратная связь

Изучение любой темы - очень важный шаг перед написанием. Ваши источники должны быть надежными и широко распространенными. Прежде чем определять и развивать свою тему, вы должны найти контекст и справочную информацию по вашей теме.

Это можно сделать, обратившись к книгам, статьям, журналам, источникам новостей и журналам. В наши дни люди тоже используют видео и звукозаписи. Следующие шаги помогут вам -

Обратите внимание на важные и актуальные детали.
Оцените каждый пункт относительно темы и цели вашего документа.
Запишите сведения о ресурсе и ссылке (например, об авторе, названии и издании).
Расположите контент в логическом порядке по соответствующим заголовкам и подзаголовкам.

Знание пульса аудитории до того, как вы напишете документ, окажет большую поддержку при выборе содержания и подхода. Если вы не знаете аудиторию, вы можете писать, учитывая демографические особенности, то есть целевую группу для вашей статьи, как это делают авторы онлайн-статей или блоггеры. Прежде чем начать писать, всегда старайтесь понять, в чем причина вашего письма. Это может быть кто угодно из следующего -

Предоставление информации	Отправка отчетов
Применение убеждения	Рекомендации
Представляя свое мнение	Желаемое действие
Предлагая идеи	Достижение достижения

Например, если вы намерены продать продукт или заставить кого-то подписаться на услугу, которую вы предоставляете, или продвигаете причину; задайте себе такие вопросы, как - кто мои потенциальные читатели? Какова предыстория моей предполагаемой целевой аудитории? Где они живут и сколько им лет? Каковы их интересы и приоритеты? Эти вопросы определят цель вашего письма.

После того, как вы определили аудиторию для написания, постарайтесь предвидеть информацию, которую ваш читатель может счесть необходимой, и включите ее в свой документ по мере написания. Это можно сделать, задав себе «WH-вопросы».

Answer the WH questions- Отвечая «Кто? Какая? Почему? Где? Когда? Кому? Как?" даст вам возможность ознакомиться с содержанием написанного.
Determine the Start and Finish- Собрав все возможные идеи, которые у вас есть по теме, вы можете просмотреть их и отклонить несколько, которые не будут иметь смысла в этой статье. После этого найдите идею, которая окажет максимальное влияние на ее чтение, и поместите ее в начало статьи. В конце должна быть идея, которая резюмирует все идеи в ясной и четкой форме.
Get a Second-Person Opinion- всегда проверяйте письменный текст перед отправкой. Это придает обзору объективный взгляд от второго лица и не дает вашим эмоциям и удовольствиям мешать. Не делайте этого, если контент является конфиденциальным и не подлежит разглашению.
Discuss Suggestions and Include Improvements - Как только ваши друзья предложат некоторые изменения, внедрите те, которые, по вашему мнению, актуальны.

Развитие потока

У многих есть очень интересные идеи, и они даже успевают воплотить их в жизнь. К сожалению, их читательская аудитория не выходит за рамки определенного этапа. Это потому, что, хотя они написаны хорошо и мысли были правильно упомянуты, возможно, не было правильного подбора слов, или, может быть, использовалась пословица вроде «пресечь это в зародыше», которую читатели могут не понять.

Давайте обсудим 15 вещей, которые следует помнить при корректуре и проверке вашего письма.

Ясность

Ваш текст должен быть понят при первом чтении. Избегайте технического жаргона, незнакомых слов или формального языка.

Формальный против. Современный

Платеж был должным образом отмечен, и мы получили ваш чек.
Прикреплено к настоящему документу или найдите Прикрепленное

Избегайте двусмысленности

Следует избегать слов с двойным значением или предложений, которые сбивают читателя с толку.
Съев рыбу, Киран поговорил с Караном. (У кого была рыба?)

Избегайте разговорных выражений

В двух словах vs. короче
В наши дни и в эпоху против сегодняшнего дня, в настоящее время

Избегайте использования большого количества слов

До мероприятия и до мероприятия
На данный момент по сравнению с настоящим

Избегайте ненужных повторений

Абсолютно необходимо
Объединить вместе

Включите только актуальную информацию

Опустите ненужную справочную информацию.
Делайте предложения короткими и простыми - 17 слов или меньше.

Полнота

Убедитесь, что вся необходимая читателю информация включена -

ВОЗ? Какая? Где? Когда? Почему? Как?

Правильность

Проверьте правильность грамматики и написания имен людей и мест.

Он сделал это против него.
Его цвет потускнел по сравнению с его цветом.

Не полагайтесь на проверку орфографии

При вводе «нет / вкл», «затем / чем», «тихо / тихо», «потерять / потерять» ошибок не будет.

Конкретность

Укажите конкретные детали.

Ваш инвестиционный план принесет высокие проценты.
Ваш инвестиционный план будет приносить 8% годовых.

Убедительный

Используйте правдоподобный язык. Избегайте преувеличений и превосходной степени.

Всегда против обычного
Никогда против Редко

Любезно

Проявляйте хорошие манеры в письмах. При сообщении плохих новостей используйте пассивный залог, чтобы избежать негативного оттенка. Например,

Мы не можем согласиться с условиями, изложенными в контракте.
Необходимо обсудить условия и положения.

Пишите с мыслями о читателе

Сексист - председатель, бизнесмен
Снисходительность - «Конечно», «Очевидно».

Использование маркеров

Передает ваше сообщение легко и ясно.
Выделяет самую важную информацию.

Электронная почта широко используется в качестве недорогого, но очень эффективного средства делового общения. Распечатки электронных писем берутся редко, и используются электронные копии, потому что архивировать и получать электронные письма легко. Причина его популярности - простота доступа, которую может использовать каждый в организации, от генерального директора до дворника.

Электронная почта - это эффективный способ передачи информации в хорошо представленной, легкой для чтения и профессионально приемлемой форме. Многие люди называют нехватку времени причиной пересылки нестандартных писем, которые варьируются от неполных до непонятных.

Многие люди путают электронные письма с текстовыми сообщениями, или, по крайней мере, их подход к написанию электронных писем предполагает это. Давайте обсудим разницу между текстовой беседой и написанием электронной почты. В разговоре с помощью текстового сообщения два человека могут обмениваться информацией, делиться подробностями, вносить исправления и запрашивать разъяснения в быстрой обратной манере общения.

По сравнению с этим, электронные письма читают профессионалы, которые, в зависимости от их работы, могут получать от 20 до 200 писем в день. Они не хотят ни вести разговор, ни говорить, ни у них нет времени спрашивать подробности по несколько раз. Они просто хотят понять содержание электронного письма, прочитать инструкции, обработать информацию, выполнить задачу и очистить «непрочитанный» раздел почтового ящика.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

Спланируйте свое сообщение.
Используйте тему письма, чтобы привлечь внимание читателя.
Ваше сообщение должно быть кратким и ясным.
Не вводите все сообщение в нижнем регистре.
Вычитайте свое сообщение перед отправкой и возьмите на себя ответственность.
Выделите несколько минут, чтобы остыть, прежде чем отправлять электронное письмо, когда вы злитесь.
Не пишите свое сообщение заглавными буквами. Столицы считаются КРАЮЩИМИ.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

Вы должны обсудить личную, деликатную или конфиденциальную информацию.
Вы собираетесь сообщить плохие новости.
Ваше сообщение сложное, и его формулировки могут потерять смысл.
вам нужен немедленный ответ.

Правовые риски электронных писем

Электронная почта является предпочтительным способом общения на многих рабочих местах, а это означает, что в них содержится много информации, которая может быть конфиденциальной. Многие компании тщательно обучают людей тому, как они должны формировать свои электронные письма и какие электронные письма, кому они должны пересылать.

За безопасность и конфиденциальность информации в электронных письмах несут совместную ответственность как отправитель, так и получатели. У компаний есть строгие правила защиты своих документов и их содержимого. Давайте обсудим некоторые из наиболее часто применяемых рекомендаций по предотвращению неправильного использования электронной почты.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

Вы отправляете или пересылаете электронные письма с оскорбительным содержанием.
Вы отправляете вложение, содержащее вирус.
Вы без разрешения пересылаете электронное письмо отправителя другому человеку.
Вы пытаетесь подделать электронные письма других людей или отправлять электронные письма из чужих аккаунтов.
Вы пытаетесь скрыть свою личность от получателей при отправке электронной почты.
Вы копируете сообщение, принадлежащее другому человеку, без разрешения.

Элементы формального электронного письма

Хотя большинство из нас отправляет друзьям неформальные электронные письма, которые могут содержать грамматические ошибки, это не так, когда мы пишем коллегам, особенно когда мы хотим произвести хорошее впечатление, поскольку на этот раз мы должны быть более осторожными и дипломатичными. Вот несколько общих советов по правильному формату электронного письма -

Background- Для всех писем должен использоваться белый фон по умолчанию. Цветной фон или дизайн прокрутки кажутся непрофессиональными и отвлекающими.

Font - Предпочтительные шрифты - Times New Roman или Arial, размер шрифта - 12.

Font Color - Шрифт должен быть только темно-синим или черным.

Contact Details- Официальная контактная информация, такая как имя, обозначение, идентификатор электронной почты, контактный номер, логотип компании и адрес для корреспонденции, должна быть указана в области для подписи. Личных заявлений лучше избегать.

First Name and Surname- Они должны быть упомянуты тем же шрифтом, что и в теле письма, только на два размера больше. Курсивные шрифты для имени использовать не рекомендуется.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

Designation
Department
Название и адрес компании
Ориентир и почтовый индекс
Контактный телефон
Адрес электронной почты
Телефон компании
Номер факса компании
URL компании
Disclaimer

Пример электронного письма

Телефонные разговоры быстро заменяют традиционные встречи «на месте» благодаря логистике и экономии времени. В настоящее время людям намного проще разговаривать по телефону, чем путешествовать в отдаленные места, чтобы сделать то же самое.

Хотя очевидных преимуществ телефонного разговора много - одно из них состоит в том, что человеку не нужно физически присутствовать во время интервью, это также может быть одним из его явных недостатков.

При личной беседе 70% ответов человека невербальны и связаны с языком тела. В телефонном разговоре вы должны компенсировать эти 70% проекцией голоса, тоном и модуляцией.

Some Important Points on Telephonic Etiquette -

Speak loud enough to be heard clearly. Keep your mouth close to the mouthpiece. It is advisable to use a hands-free equipment, if possible, so that your hands are free to jot down points. Many people express their points by the use of their hands to emphasize on specific areas of discussion. Using hands-free equipment will also enhance your expressive skills.
Let the other person do most of the talking, as he will be explaining what he wants to inform you about, for you to understand. Also speaking out of turn could irritate the listener.
Smile and speak in a conversational manner. Smiling while talking changes the shape of your mouth when you pronounce the words and the listener easily picks up this change in tone.
Place a notepad, pen, and a copy of the document that is being discussed near you for reference and jotting down important information.
Try to go to a place that has as less background noise and interference as possible while attending a telephonic interview.
If you are stuck in a traffic or a noisy place when someone from office calls and asks if it’s the right time to talk to you, excuse yourself politely and offer to call back in 5-10 minutes. This will give you time to go to a silent place to prepare your mood and mind for the conversation.
Turn off Call-waiting and such applications that give beeping notifications during calls, so that the other person’s attention is not diverted due to the distracting sound.

People all over the world have different etiquettes that they observe with respect to their culture and nativity. We have compiled a few interesting ones over here. You might find some of them amusing. However, the people who follow these etiquettes take them very seriously, and they should be respected.

Austria − Putting hands in pockets is considered to be rude among the title-emphasizing Austrians. They love using the titles with the last names and stick to the formal way of addressing people, as opposed to getting on a first-name basis with people in the first meeting.
Brazil − Brazilians are expressive people and do not observe strict rules on personal space. Just like Argentinians, they are comfortable standing close to you while speaking and do not mind patting people and holding their hands. Their way of conducting a business discussion is also informal with people liberally cutting into someone else's conversation with no one minding it.
Russia − Kisses on the cheek exchanged between people of the same sex is acceptable and is a custom that is followed extensively. However, this should not give you the impression that you are going to receive a very warm welcome on your first meeting. Russians believe in slow burn and like to be acquainted with someone in their own sweet time.
France − French love the tag of being sophisticated people and listening to them speak, is like listening to a long, continuous, witty conversation. They put great emphasis on personal privacy; hence refrain from asking personal questions.
Germany − German women expect men to be protective of them and it is considered rude to chew gum in public and lose temper in public. German people love a conversation that is intellectual in nature, and are generally not very fond of jokes. They have a humorous side, though, which they expose only after repeated meetings with them.
Italy − Italians like to maintain eye contact while having a conversation. This is not only a sign of confidence to them, but also tells them that you are genuine and mean what you are saying. They are also flirtatious by nature and can stand quite close to you while talking.
United Kingdom − Using adjectives to describe things are generally, frowned upon, so conversations tend to be very polished and even. Prolonged eye contact is considered rude and personal space is given a lot of importance. Touching someone's person is only reserved for family members.
United States − Americans like to maintain eye contact while talking and they are quite happy to come to a first-name basis during the first meeting itself. They tend to be more informal in their speech. However, they lay tremendous value on punctuality so never catch an American on the wrong side of the clock.
Argentina − Argentinians are very touchy when you use the "thumbs-up" sign with them as they consider it obscene and very offensive. Also, they tend to punch their left palm when they think what you are saying is unbelievable to be true.
Australia − Australians love buying a round of drinks for friends and generally, do not like splitting the bill. They are offended by the finger gestures of the 'V' sign and "thumbs-up" sign. Yawning in public is considered uncouth.
China − Chinese, on the other hand, refrain from touching and hugging in public places. They also do not appreciate people clicking and cracking fingers and pointing at them while speaking. Loud clothes and whistling is not seen in favorable light. Chinese, also, do not like discussing business while dining.

Canada − Canadians love the concept of personal space. Hence, they avoid getting very close with the person they are meeting. They tend to avoid hugging and touching people. It is very important to maintain proper body language while sitting down to have a business discussion with Canadians.
Japan − Compare that to Japan, where long-duration eye contact is considered rude and disrespectful. In addition to that, touching someone while speaking and not respecting their personal space is something Japanese don't appreciate.

Business Etiquette is one of the most important and yet, most neglected part of a professional’s life. If you are not aware of the basic rules of etiquette while meeting new people and dealing with clients, then you are most likely to make many errors that might be unknown or seemingly innocent to you, but could be easily misconstrued as deliberate and offensive by the person listening to you.

This was a small step in making you aware of what the simple rules in etiquette that you are expected to be aware of and follow them when you are interacting with people.

We hope you are now ready to utilize what you have learnt from this reading and are going to implement that in your life. All you need is a bit of self-confidence and a bit of practice! Best of Luck!