Деловой этикет - Написание документов

После того, как вы определили аудиторию для написания, постарайтесь предвидеть информацию, которую ваш читатель может счесть необходимой, и включите ее в свой документ по мере написания. Это можно сделать, задав себе «WH-вопросы».

• Answer the WH questions- Отвечая «Кто? Какие? Зачем? Куда? Когда? Кого? Как?" даст вам возможность ознакомиться с содержанием написанного.

• Determine the Start and Finish- Собрав все возможные идеи, которые у вас есть по теме, вы можете просмотреть их и отклонить несколько, которые не будут иметь смысла в этой статье. После этого найдите идею, которая окажет максимальное влияние на ее чтение, и поместите ее в начало статьи. В конце должна быть идея, которая резюмирует все идеи в ясной и четкой форме.

• Get a Second-Person Opinion- всегда проверяйте письменный текст перед отправкой. Это придает обзору объективный взгляд от второго лица и не дает вашим эмоциям и удовольствиям мешать. Не делайте этого, если контент является конфиденциальным и не подлежит разглашению.

• Discuss Suggestions and Include Improvements - Как только ваши друзья предложат некоторые изменения, внедрите те, которые, по вашему мнению, актуальны.

Развитие потока

У многих есть очень интересные идеи, и они даже успевают воплотить их в жизнь. К сожалению, их читательская аудитория не выходит за рамки определенного этапа. Это потому, что, хотя они написаны хорошо и мысли были упомянуты должным образом, возможно, не было правильного подбора слов, или, возможно, использовалась пословица вроде «пресечь это в зародыше», которую читатели могут не понять.

Давайте обсудим 15 вещей, которые следует помнить при корректуре и проверке вашего письма.

Ясность

• Ваш текст должен быть понят при первом чтении. Избегайте технического жаргона, незнакомых слов или формального языка.

Формальный против. Современное

• Платеж был должным образом отмечен, и мы получили ваш чек.
• Прикреплено к настоящему документу или найдите Прикрепленное

Избегайте двусмысленности

• Следует избегать слов с двойным значением или предложений, которые сбивают читателя с толку.

• Съев рыбу, Киран поговорил с Караном. (У кого была рыба?)

Избегайте разговорных выражений

• В двух словах vs. короче
• В наши дни и в эпоху против сегодняшнего дня, в настоящее время

Избегайте использования большого количества слов

• До мероприятия и до мероприятия
• На данный момент по сравнению с настоящим

Избегайте ненужных повторений

• Абсолютно необходимо
• Объединить вместе

Включите только актуальную информацию

• Опустите ненужную справочную информацию.
• Делайте предложения короткими и простыми - 17 слов или меньше.

Полнота

Убедитесь, что вся необходимая читателю информация включена -

• ВОЗ? Какие? Куда? Когда? Зачем? Как?

Правильность

Проверьте правильность грамматики и написания имен людей и мест.

• Он сделал это против него.
• Его цвет потускнел по сравнению с его цветом.

Не полагайтесь на проверку орфографии

• При вводе «нет / вкл», «затем / чем», «тихо / тихо», «потерять / потерять» ошибок не будет.

Конкретность

Укажите конкретные детали.

• Ваш инвестиционный план принесет высокие проценты.
• Ваш инвестиционный план будет приносить 8% годовых.

Убедительный

Используйте правдоподобный язык. Избегайте преувеличений и превосходной степени.

• Всегда против обычного
• Никогда против Редко

Любезно

Проявляйте хорошие манеры в письмах. При сообщении плохих новостей используйте пассивный залог, чтобы избежать негативного оттенка. Например,

• Мы не можем согласиться с условиями, изложенными в контракте.
• Необходимо обсудить условия и положения.

Пишите с мыслями о читателе

• Сексист - председатель, бизнесмен
• Снисходительность - «Конечно», «Очевидно».

Использование маркеров

• Передает ваше сообщение легко и ясно.
• Выделяет самую важную информацию.