Электронный этикет
Электронная почта широко используется в качестве недорогого, но очень эффективного средства делового общения. Распечатки электронных писем берутся редко, и используются электронные копии, потому что архивировать и получать электронные письма легко. Причина его популярности - простота доступа, которую может использовать каждый в организации, от генерального директора до дворника.
Электронная почта - это эффективный способ передачи информации в хорошо представленной, легкой для чтения и профессионально приемлемой форме. Многие люди называют нехватку времени причиной пересылки нестандартных писем, которые варьируются от неполных до непонятных.
Многие люди путают электронные письма с текстовыми сообщениями, или, по крайней мере, их подход к написанию электронных писем предполагает это. Давайте обсудим разницу между текстовой беседой и написанием электронной почты. В разговоре с помощью текстового сообщения два человека могут обмениваться информацией, делиться подробностями, вносить исправления и запрашивать разъяснения в быстрой обратной манере общения.
По сравнению с этим, электронные письма читают профессионалы, которые, в зависимости от их работы, могут получать от 20 до 200 писем в день. Они не хотят ни вести разговор, ни говорить, ни у них нет времени спрашивать подробности по несколько раз. Они просто хотят понять содержание электронного письма, прочитать инструкции, обработать информацию, выполнить задачу и очистить «непрочитанный» раздел почтового ящика.
Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -
- Спланируйте свое сообщение.
- Используйте тему письма, чтобы привлечь внимание читателя.
- Ваше сообщение должно быть кратким и ясным.
- Не вводите все сообщение в нижнем регистре.
- Вычитайте свое сообщение перед отправкой и возьмите на себя ответственность.
- Выделите несколько минут, чтобы остыть, прежде чем отправлять электронное письмо, когда злитесь.
- Не пишите свое сообщение заглавными буквами. Столицы считаются КРАЮЩИМИ.
In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -
- Вы должны обсудить личную, деликатную или конфиденциальную информацию.
- Вы собираетесь сообщить плохие новости.
- Ваше сообщение сложное, и его формулировки могут потерять смысл.
- вам нужен немедленный ответ.
Правовые риски электронных писем
Электронная почта является предпочтительным способом общения на многих рабочих местах, а это означает, что в них содержится много информации, которая может быть конфиденциальной. Многие компании тщательно обучают людей тому, как они должны формировать свои электронные письма и какие письма они должны пересылать.
За безопасность и конфиденциальность информации в электронных письмах несут совместную ответственность как отправитель, так и получатели. Компании имеют строгие правила защиты своих документов и их содержимого. Давайте обсудим некоторые из наиболее часто применяемых рекомендаций по предотвращению неправильного использования электронной почты.
You and your company will be held liable for numerous legal suits if -
- Вы отправляете или пересылаете электронные письма с оскорбительным содержанием.
- Вы отправляете вложение, содержащее вирус.
- Вы без разрешения пересылаете электронное письмо отправителя другому человеку.
- Вы пытаетесь подделать электронные письма других людей или отправлять электронные письма из чужих аккаунтов.
- Вы пытаетесь скрыть свою личность от получателей при отправке электронной почты.
- Вы копируете сообщение, принадлежащее другому человеку, без разрешения.
Элементы формального электронного письма
Хотя большинство из нас отправляет друзьям неофициальные электронные письма, которые могут содержать грамматические ошибки, этого нельзя сказать о письмах коллегам, особенно когда мы хотим произвести хорошее впечатление, поскольку на этот раз мы должны быть более осторожными и дипломатичными. Вот несколько общих советов по правильному формату электронного письма -
Background- Для всех писем должен использоваться белый фон по умолчанию. Цветной фон или свитки кажутся непрофессиональными и отвлекающими.
Font - Предпочтительные шрифты - Times New Roman или Arial, размер шрифта - 12.
Font Color - Шрифт должен быть только темно-синим или черным.
Contact Details- Официальная контактная информация, такая как имя, обозначение, идентификатор электронной почты, контактный номер, логотип компании и адрес для корреспонденции, должна быть указана в области для подписи. Личных заявлений лучше избегать.
First Name and Surname- Они должны быть упомянуты тем же шрифтом, что и в теле письма, только на два размера больше. Курсивные шрифты для имени использовать не рекомендуется.
(To be mentioned in the same font and size as body of the email)
- Designation
- Department
- Название и адрес компании
- Ориентир и почтовый индекс
- Контактный телефон
- Адрес электронной почты
- Телефон компании
- Номер факса компании
- URL компании
- Disclaimer