Написание памятки

Основная цель написания памятки - поддержка принятия решений путем документирования ссылки для будущего использования. Это также помогает в передаче информации, представлении неформального отчета и предложении решения проблемы.

Деловую записку можно использовать при объявлении компании, например, о назначениях сотрудников, повышении по службе и изменениях в политике компании.

Формат памятки

Записка обычно включает в себя следующие элементы:

  • Organization name - в фирменном бланке.

  • Memo Title - вверху страницы.

  • Attachments - документы, приложенные к служебной записке.

  • Summary- помещается в начале памятки, должен сокращать тему до пяти или десяти строк. Он не должен содержать жаргонизмов или технических терминов.

  • To - Полное имя читателя (включая почетные звания, но не используйте общие титулы, такие как «Мистер», «Мисс». Строка «Кому» отменяет такие приветствия, как «Уважаемый».

  • Если количество читателей превышает пять, упомяните их в конце памятки в разделе «Список рассылки» и сделайте ссылку на него в строке «Кому». Например -To: Refer Distribution List on page 14.

  • From- Здесь указывается имя и наименование отправителя. Это сводит на нет такие комплименты, как «С уважением».

  • Date - Упоминание даты помогает отслеживать памятку.

  • Subject - Упомяните тему в нескольких словах (5-6), но в нем должна быть четко указана цель.

  • Message - Этот раздел содержит Введение, Обсуждение (содержит 2-3 средних абзаца, в которых упоминаются детали) и Заключение.

    • Introduction- Указывает цель и объем памятки. В случае хороших новостей, плохих новостей, отказа, отклонения или одобрения здесь упоминается короткое сообщение перед предоставлением деталей в разделе обсуждения.

    • Discussion - Здесь указаны детали проблемы, подход к ее решению, анализ, оценка и рекомендации.

    • Conclusion - Подытоживает основные моменты и дает читателям необходимые действия и указания.

  • Distribution list- Имена в списке рассылки обычно набираются в алфавитном порядке. Однако, если один из участников явно превосходит остальных, укажите это имя первым.

  • Writer’s initials - Памятка завершается инициалами автора, а не его подписью, сразу после последнего предложения.

 

Пример памятки

Memo Title: <Встреча с Хастой Ла Виста по вопросам интерьера>

Attachments: <Брошюра и коммерческий список компании>

Summary - Встреча с представителями Hasta La Vista с целью внутренней отделки наших офисных помещений.

To: <Мохтахсим М., Киран К. Паниграхи, Гопал К. Верма, Маниша Шеджвал, Анаади>

From: <Винит Нанда>

Date: 23.04.2015

Subject: Встреча с Хастой Ла Виста сегодня в 18:00 в зале заседаний-1

Согласно нашему предыдущему обсуждению от 12.01.2015, мы планировали обновить интерьер нашего офиса. В конце встречи было принято решение обратиться в фирму по внутреннему декору.

Hasta La Vista - это организация, занимающаяся интерьером в Хайдарабаде, и одна из самых быстрорастущих фирм в этом бизнесе.

Мы планируем нанять их услуги для внутренней отделки наших офисных помещений. Мы встретимся с их представителями сегодня в 18:00 в зале заседаний-1.

Надеемся на ваше активное участие. Спасибо.

V.N.