Написание памятки
Основная цель написания памятки - поддержка принятия решений путем документирования ссылки для будущего использования. Это также помогает в передаче информации, представлении неформального отчета и предложении решения проблемы.
Деловую записку можно использовать при объявлении компании, например, о назначениях сотрудников, повышении по службе и изменениях в политике компании.
Формат памятки
Записка обычно включает в себя следующие элементы:
Organization name - в фирменном бланке.
Memo Title - вверху страницы.
Attachments - документы, приложенные к служебной записке.
Summary- помещается в начале памятки, должен сокращать тему до пяти или десяти строк. Он не должен содержать жаргонизмов или технических терминов.
To - Полное имя читателя (включая почетные звания, но не используйте общие титулы, такие как «Мистер», «Мисс». Строка «Кому» отменяет такие приветствия, как «Уважаемый».
Если количество читателей превышает пять, упомяните их в конце памятки в разделе «Список рассылки» и сделайте ссылку на него в строке «Кому». Например -To: Refer Distribution List on page 14.
From- Здесь указывается имя и наименование отправителя. Это сводит на нет такие комплименты, как «С уважением».
Date - Упоминание даты помогает отслеживать памятку.
Subject - Упомяните тему в нескольких словах (5-6), но в нем должна быть четко указана цель.
Message - Этот раздел содержит Введение, Обсуждение (содержит 2-3 средних абзаца, в которых упоминаются детали) и Заключение.
Introduction- Указывает цель и объем памятки. В случае хороших новостей, плохих новостей, отказа, отклонения или одобрения здесь упоминается короткое сообщение перед предоставлением деталей в разделе обсуждения.
Discussion - Здесь указаны детали проблемы, подход к ее решению, анализ, оценка и рекомендации.
Conclusion - Подытоживает основные моменты и дает читателям необходимые действия и указания.
Distribution list- Имена в списке рассылки обычно набираются в алфавитном порядке. Однако, если один из участников явно превосходит остальных, укажите это имя первым.
Writer’s initials - Памятка завершается инициалами автора, а не его подписью, сразу после последнего предложения.
Пример памятки
Memo Title: <Встреча с Хастой Ла Виста по вопросам интерьера>
Attachments: <Брошюра и коммерческий список компании>
Summary - Встреча с представителями Hasta La Vista с целью внутренней отделки наших офисных помещений.
To: <Мохтахсим М., Киран К. Паниграхи, Гопал К. Верма, Маниша Шеджвал, Анаади>
From: <Винит Нанда>
Date: 23.04.2015
Subject: Встреча с Хастой Ла Виста сегодня в 18:00 в зале заседаний-1
Согласно нашему предыдущему обсуждению от 12.01.2015, мы планировали обновить интерьер нашего офиса. В конце встречи было принято решение обратиться в фирму по внутреннему декору.
Hasta La Vista - это организация, занимающаяся интерьером в Хайдарабаде, и одна из самых быстрорастущих фирм в этом бизнесе.
Мы планируем нанять их услуги для внутренней отделки наших офисных помещений. Мы встретимся с их представителями сегодня в 18:00 в зале заседаний-1.
Надеемся на ваше активное участие. Спасибо.
V.N.