Совместное письмо - Краткое руководство

Совместное письмо используется для описания тех письменных рабочих проектов, в которых несколько авторов принимают участие в написании и завершении работы. Он отличается от совместного письма способом его выполнения, т. Е. В совместном письме люди разделяют соответствующие области работы между собой и сосредотачиваются на самих этих областях.

Однако при совместном писательстве для выполнения задачи используются несколько писателей, и у этих писателей перекрываются области ответственности. Это означает, что авторы имеют право просматривать написанное вами содержание и предлагать изменения, которые вы можете или не можете реализовать.

Повседневным примером этого могут быть записи в Википедии, которые пишут люди, редактируют администраторы, и читатели предлагают изменения. В подлинно совместной писательской среде каждый писатель имеет равные способности и полномочия для выполнения задач по написанию, редактированию, предложению изменений, удалению текста и добавлению некоторых других вещей.

Благодаря этому в конечном итоге получается лучший продукт, так как несколько рекурсивных процессов выполняются с письменным текстом до его публикации. Совместное письмо поощряет серию изменений в письменном тексте, так что возникает консенсус в отношении точности текста.

Сфера совместного письма

Профессиональное письмо - одно из таких требований, которое можно встретить в самых разных профессиях, организациях и отделах. Из-за быстрой доступности высококачественных задач совместное письмо теперь используется во многих областях, начиная от образования и заканчивая дистанционным обучением, поскольку было замечено, чтоpeople pay more attention to a text когда им дается право редактировать текст, если они не согласны с этим.

Это вызывает здоровые дебаты, поскольку первоначальный автор вынужден делиться надежными источниками в поддержку своего утверждения. Это улучшение содержания, основанное на взаимном взаимодействии, делает конечный продукт приемлемым для всех. Хотя некоторые из этих документов планируются, составляются, редактируются и редактируются одним автором, большинство бизнес-отчетов и значительно более короткие сообщения либо формально пишутся группами, либо просматриваются ключевыми читателями в компании.

По сообщениям отраслевых экспертов, около 87% of workplace writers submitих задача через сотрудничество, а не отдельные отрезки письма. Профессиональный писатель-коллектив должен обладать языковой компетенцией, навыками и знаниями по предмету, которые дадут ему возможность участвовать в совместном написании.

Совместное письмо и его эффекты уже много лет изучаются исследователями и бизнес-экспертами. В зависимости от наблюдений этих исследователей возникло множество теорий и рабочих моделей. В соответствии сPaul Benjamin Lowryнеобходимо концептуализировать общий словарный запас, который разные люди, работающие в команде или командах, могут использовать для общения в совместном письме.

Он говорит, что в отсутствие этого общего словаря команды, включенные в совместные процессы и предоставленные самим себе, чтобы выполнять работу, будут тратить огромную трату ресурсов, таких как время, усилия и деньги. Помня об этих факторах, он предложил пять стратегий совместного письма, а именно:

• Написание одного автора
• Последовательное одиночное письмо
• Параллельное письмо
• Реактивное письмо
• Запись в смешанном режиме

Давайте теперь подробно обсудим каждую из этих стратегий совместного письма.

Написание одного автора

Написание одним автором происходит, когда один человек представляет всю команду, пишущую совместно. Этот тип письма обычно практикуется в юридических фирмах, когда юрист нанимает команду для проведения всех этих исследований и оформления документов, в то время как он сам несет ответственность за точность или ошибочность упомянутых фактов.

Последовательное одиночное письмо

В «Последовательное одиночное письмо» - группа писателей, работающих над отдельными областями письменного проекта, но в определенной последовательности. Это означает, что ответственность за написание слов разделяют члены команды в числовой последовательности. Писатель, который должен начать писать, завершит свою часть и затем передаст документ второму по порядку.

Параллельное письмо

Подобно общему письму по методам и реализации, параллельное написание включает в себя использование группы людей, которым вручают разные части документа и которых просят работать над своими областями одновременно. Существует два вида параллельного написания: в одном документ делится на более мелкие разделы, и разные участники передают обязанности по написанию этих разделов.

В другом - члены команды, участвующие в процессе написания, получают разные роли. Например, корректура, проверка фактов, исправление опечаток и т. Д.

Реактивное письмо

Реактивное написание предполагает, что разные члены команды или разные команды просматривают результаты друг друга и «реагируют» на контент, предлагая изменения, корректируя, проверяя факты, редактируя и т. Д. Это считается здоровой практикой и обеспечивает достоверный письменный документ. .

Запись в смешанном режиме

В смешанном режиме записи некоторые или все вышеперечисленные режимы включены в процесс записи. Например, в команде могут быть члены команды, расположенные в последовательности написания, поэтому, пока первый писатель будет писать свою часть документа, остальные могут участвовать в реактивном написании на ней. Когда первые несколько писателей выполнят свои задачи, они, в свою очередь, могут стать реактивными писателями.

Хавьер Онрубия и Анна Энгель провели исследование с участием трех студенческих групп, занимающихся совместным письмом, над четырьмя-восемью письменными произведениями. Проанализировав стратегии, которые эти команды использовали при подготовке письменного текста, они определили четыре различных, но взаимосвязанных процесса построения знаний. Эти процессы следующие:

• Параллельное строительство
• Последовательное суммативное построение
• Последовательная интегрирующая конструкция
• Интегрирующее строительство

Давайте теперь подробно обсудим эти четыре процесса.

Параллельное строительство

Каждого члена группы просят поработать над отдельной частью документа, и, в конце концов, окончательный документ формируется из сопоставления этих разных частей. В другом сценарии документ был разделен на разные части и распределен между каждым товарищем по команде. После того, как автор представил свою часть документа, из них были выбраны меньшие фрагменты текста и сопоставлены для формирования окончательного документа.

Последовательное суммативное построение

Один член команды, обычно старший, представляет частично заполненный документ с различными разделами, составленными и частично заполненными в соответствии с требуемым стилем, техникой, многословием и спецификациями. Затем остальная часть команды получает ответственность за завершение написания различных разделов и подачу окончательного полного документа.

Последовательная интегрирующая конструкция

Один из членов команды представляет группе частично или полностью завершенный документ, на основании которого остальная часть команды предлагает изменения, вносит обоснованные изменения или участвует в обсуждениях той части, которую они согласны с документом или нет. Есть последовательный вклад в документ.

Интегрирующее строительство

Разница между последовательным интегрирующим построением и интегрирующим построением состоит в том, что в последнем случае изменения и модификации предлагаются во время написания документа, а не в ожидании отправки документа для начала процесса участия.

Стивен М. Ритчи и Дона Ригано взяли интервью у учителя естественных наук, который, как руководитель отдела, хотел реформировать модель образования в своих школах. Сравнивая свою систему убеждений с согласиями, уступками, переговорами, компромиссами и отклонениями, которые учитель получил от остальных учителей естественных наук в отношении своих идей, Ричи и Ригано смогли определитьtwo levels of engagementмежду членами команды при реализации. Они -

• Поверните письмо
• Ведущее письмо

Поверните письмо

Эта форма написания более кооперативна, когда авторы вносят вклад в разные разделы, внося изменения и дополнительные модификации, которые затем проверяются, внедряются и сопоставляются ведущим писателем.

Ведущее письмо

Два или более специалистов по теме получают текст для составления, которые затем высказывают свои мысли, а другие вносят в него поправки, которые полируют и уточняют текст. Затем окончательный текст записывает другой член команды, выступающий в роли писца. Когда тема будет завершена, один из этих специалистов будет действовать как писец, а другие члены команды, являющиеся экспертами в данной теме, выскажут свои мысли.

Лиза Эде и Андреа Лансфорд исследовали значимость текста для аудитории. Они постулировали теорию под названием «Адресация аудитории против привлеченной аудитории», в которой обсуждается возможность существования уже существующей аудитории для любой работы писателя, к которой он будет обращаться в своей работе и к которой он должен иметь в виду, пока письмо.

Другой аргумент заключается в том, что писатели создают свою собственную аудиторию, и им не нужно помнить об аудитории при создании своего контента. Основываясь на своих наблюдениях и опыте, они выдвинули гипотезу о семи организационных моделях совместного письма, которые включают:

Первый образец

В этом шаблоне вся команда обрисовывает в общих чертах и ​​распределяет задачу между членами команды, которую затем каждый участник готовит и отправляет. Затем вся команда составляет отдельные части и редактирует весь документ.

Второй образец

Команда планирует и обрисовывает в общих чертах задачу написания, однако только один участник частично составляет черновик документа, а остальная часть команды редактирует, вносит изменения, модифицирует документ и также делает окончательную редакцию.

Третий образец

В этом рабочем шаблоне только один член команды пишет окончательный черновик, который затем редактируется остальной частью команды. Разница между третьим шаблоном и вторым шаблоном состоит в том, что здесь элемент записывает полный проект, а не его частичный.

Четвертый образец

Один из товарищей по команде обрисовывает и пишет документ. Как только он закончит, он отправит документ другим товарищам по команде, которые могут или не могут проконсультироваться с первоначальным автором по поводу сделанных изменений или модификаций.

Пятый образец

В пятом шаблоне вся команда коллективно обрисовывает и пишет черновик, а позже один или несколько членов редактируют черновик, не консультируясь с остальной командой.

Шестой узор

Шестой паттерн делит команду на три части:

• Один контролирующий член, который обрисовывает, разделяет и назначает задачи товарищам по команде.
• Второй руководитель, который собирает выполненные задачи от товарищей по команде и компилирует их.
• Остальные товарищи по команде превращаются в писателей.

Седьмой узор

Седьмой шаблон также делит команду на три группы, где первая часть диктует, вторая часть заботится о транскрипции, а третья часть редактирует итоговый документ и отправляет окончательный вариант.

Эде и Лансфорд обнаружили, что уровень удовлетворенности членов команды, работающих по разным схемам, меняется. Многие люди признаются, что хотели бы участвовать в процессе написания, в котором цели четко сформулированы и разделяются прозрачно.

Они также отметили degree of mutual respect Среди членов команды писатели контролируют их контент, уровень их участия в процессе редактирования, способ распределения кредитов, управление конфликтами, ограничения на автора и, наконец, значимость проекта в организации.

пример

Исследователи обнаружили, что люди узнают больше о разных культурах через взаимное взаимодействие, а не проводят уроки межкультурного общения в учебных классах. Например, некоторые из общих совместных задач, которые даются на занятиях по изучению испанской культуры:

Hispanic culture	Члены команды совместно готовят культурный отчет, связанный с латиноамериканцами, их географией, климатом, экономикой, народными обычаями и региональной кулинарией) путем взаимного обсуждения.
Vacation in Spain	Команды сотрудничают и описывают свое представление об отпуске в Испании и местах, которые стоит исследовать. Команде также предлагается разработать полный маршрут поездки, включая расходы на транспорт, проживание и питание.

В настоящее время многие письменные задания невозможно представить без совместной команды писателей. Например, крупный издательский дом, желающий опубликовать книгу об испанской культуре, может написать ее командой межкультурных экспертов в Индии, но получит ее отредактировать и командой писателей в Испании.

Совместное написание и рецензирование - это разные виды деятельности, потому что рецензирование в основном представляет собой корректирующий, основанный на редактировании и ориентированный на критику процесс, который следует за совместным написанием. Однако,both are related и часто проводятся вместе, поэтому рецензирование стало частью совместной работы.

По экспертной оценке

При выполнении совместного письменного задания важно определить области, в которых член команды может оценивать результаты других товарищей по команде. Это решение обычно принимает руководитель группы после консультации со своей командой.

Некоторые из наиболее распространенных областей оценки - это проверка на завершенность, степень сотрудничества и зависимости от автора, количество усилий, которые писатель приложил к своей работе, и качество его результатов. Самый важный фактор из них - соблюдение сроков.

Как руководитель группы, человек должен иметь возможность быстро обрисовать проект и делегировать различные обязанности разным членам команды или разделить письменные обязанности между разными авторами в своей команде.

Он должен уметь мотивировать писателей продолжать писать, когда процесс становится монотонным, и уметь разрешать конфликты, которые часто возникают в процессе экспертной оценки.

В совместном письме групповое задание составлено таким образом, что вся команда вносит свой вклад в письменной форме. Это улучшает навыки лидерства, планирования, разделения труда и ответственности между членами команды.

Planning is especially importantпотому что писатели, как правило, работают изолированно, а это означает, что они могут не участвовать в частых разговорах и обмене обновлениями. Чтобы эффективно управлять совместными письменными заданиями, важно учитывать несколько факторов. Эти факторы -

• Описание проекта
• Критерий успеха
• Схема проекта
• Распределение задач равномерно
• Равное разделение ответственности
• Соблюдение расписания
• Правильное редактирование и
• Своевременный обмен отзывами

Совместная компетенция важна не только для учащихся, но и для компаний, которые их нанимают. Вся идея управления компанией состоит в том, чтобы убедиться, что продукт продается. Ожидается, что совместные писатели создадут возможности для продаж, маркетинга, построения отношений и надежности посредством своих работ.

Помня об этом, писатели на рабочем месте должны оттачивать сложные навыки общения с помощью письменного текста. Требования к совместному письму также основаны на определенных практических факторах. Например, деловое письмо, полное длинных и сложных положений и условий, может быть довольно сложной задачей для любого автора.

Даже если этот человек является опытным участником кампании, он не сможет описать все абсолютные моменты, которые необходимо внести в документ, а если он это сделает, то ему потребуется дополнительное время, чтобы рассмотреть все факторы и элементы. Чтобы избежать скопления идей и времени, в настоящее время компании нанимают совместные группы для решения проблем экономически и эффективно.

Часто это тот случай, когда бизнес-среда диктует процесс совместной работы. Например, авторов часто просят писать, учитывая настроение широкой публики и общие отзывы, полученные о продукте.

Преимущества совместного письма

Процесс сотрудничества также используется в политических процессах, когда две страны заключают соглашение, и все, что они решают и соглашаются, достигает консенсуса. В таких деликатных случаях ни один человек из любой страны или отдельно взятой страны не хочет нести единоличную ответственность за составление такого важного документа.

В таких случаях в процессе совместного написания участвуют лучшие редакционные команды из обеих стран. Это обеспечивает равные условия, на которых ни одна страна не сможет впоследствии воспользоваться какой-либо вторичной интерпретацией текста. Вот почему все договоры сегодня разрабатываются комитетом, работающим над принципами совместного написания. Еще несколько преимуществ совместного письма перечислены ниже -

• Более качественная продукция благодаря различным точкам зрения, навыкам и вкладу множества писателей.
• Работа в команде, где участники стараются превзойти друг друга, очень мотивирует.
• Соавторы выступают в роли критиков и предоставляют ценные отзывы во время разработки.
• Писатели с меньшим опытом получают промышленную известность и опыт работы со старшими писателями.
• Улучшение рабочих отношений и координации между членами команды.
• Единодушное принятие окончательного проекта благодаря сотрудничеству и обратной связи между членами.

Как вы можете заметить, существует несколько сценариев, в которых совместное письмо не только обеспечивает более высокую эффективность и надежность, но также является необходимой необходимостью.

Подводные камни совместного письма

Как и в любом творческом процессе, бывают моменты, когда у высококвалифицированных людей разные мнения. Когда возникают такие сценарии, коллективная команда очень быстро разделяется на подгруппы, и все выходит из-под контроля, если руководитель группы не реагирует на ситуацию быстро. Некоторые из подводных камней совместного письма приведены ниже -

• Совместное письмо почти всегда сталкивается с трудностями политического и социального характера.
• Координация совместного процесса очень сложна для менеджера из-за большого количества писателей.
• Совместное написание занимает много времени, когда речь идет о политических процессах и логистических документах.
• Если все писатели в команде неопытны, документы не обязательно будут более высокого качества.
• Культурные различия и противоречивые стили письма бывает трудно объединить в один голос.
• Личный конфликт по поводу власти, стиля работы и стажа иногда неизбежен.

Несколько из most common reasonsВедь неудача совместной команды - это слабость самых младших членов команды в понимании концепции и правильного подхода. Люди могут задаться вопросом, зачем нанимать младших сотрудников, если они могут оказаться неэффективными, но их назначение зависит от логистики и бюджетных соображений.

В дополнение к этому, проблемы коммуникации, такие как неправильный инструктаж и физическое расстояние между авторами, частое редактирование команд также замедляют процесс и приводят к сбою команды.

Когда были опрошены сотрудники, работающие в известных организациях, они признались, что большая часть их индивидуальной работы также является результатом их частого сотрудничества со своими коллегами. Исследования показывают, что совместные писатели чаще всего делают следующие действия:

• Составление плана и выбор одного человека для составления документа.
• Просмотр, изменение и предоставление отзывов о работе коллег
• Участие в командах с общим авторством
• Гострайтинг для старших коллег

Эксперты также упоминают навыки, необходимые писателю для правильного сотрудничества с другими командами. Наиболее важными из навыков являются активное слушание и саморефлексия, что в данном контексте будет считаться самоанализом.

Другие навыки включают надежность, построение доверия, способность воспринимать критику, не проявляя явной защиты, иметь отчетливый голос, но при этом признавать разные точки зрения, способность управлять конфликтами и управлять неправильными предположениями и направлять их в сторону правильного.

Исследователи также рекомендуют писателям наметить некоторые практические стратегии для обработки различных этапов процесса написания, таких как концептуализация, составление, рецензирование и т. Д., Или для конкретных действий, таких как разрешение конфликтов и т.

Как совместное письмо способствует обмену идеями

Совместное письмо должно использоваться авторами как возможность задействовать различные точки зрения, цели и восприятие в процессе документирования. Они могут делать это с помощью таких технологий, как отправка электронных писем друг другу или совместное использование и объединение документов.

Например, у Microsoft Office Word есть очень хорошая функция “Track Changes” который сохраняет запись изменений, которые отдельные авторы вносят в документ, вместе с именем редактора или рецензента.

Большинство экспертов по совместному письму признают, что существующая модель совместного письма была построена с учетом академического образования. Таким образом, чтобы модифицировать технологию и инфраструктуру в соответствии с потребностями бизнеса и помогать им, работающие писатели должны оставаться в контакте с академическими сообществами, делиться с ними своими требованиями и отзывами, чтобы разработчики могли сохранять все различные предложения по улучшениям, придумывая лучший интерактивный инструмент.

Обретение коллективного голоса

Исследования писательских команд показывают, что команды придают большое значение изложению практических приложений сотрудничества и доработке лучших практик, таких как письмо, чтение, групповое управление и т. Д. Концепция обращения к аудитории глубоко укоренилась.

Самая важная концепция для будущих практик совместной работы - это понять, какую аудиторию получат статьи. Важно понимать, как команды воспринимают свою аудиторию и обращаются к ней.

Теперь аудиторию можно разделить на internal audiences (члены команды) и external audiences(люди, не входящие в организацию, которые собираются читать документ). Возникнет ли у авторов искушение обратиться к внутренней аудитории, чтобы получить разрешение на их документ, даже если внешняя аудитория имеет другие ожидания?

Эти вопросы будут задаваться чаще, поскольку процесс совместного написания получит все большее распространение и признание. Писатели называют это явлениеfinding a consistent voice. Этот голос должен соответствовать бизнес-сценарию или политическим требованиям. Организациям удается заявить о себе, рассылая памятки, проводя собрания и устраивая конференции.

При работе над крупным совместным заданием писательская группа должна сначала научиться координировать свои задачи, наметив рабочую модель. Наиболее распространенная стратегия - назначить как минимум две роли каждому отдельному товарищу по команде, одна может быть связана с написанием, а другая роль связана с пост-продакшн, например, редактирование, планирование, мониторинг и т. Д.

Это требует высокой степени профессионального поведения и взаимосвязанности мыслей от имени всех в команде. Самое важное, что нужно отметить, это то, что, даже если бы роли писателя могли быть четко размечены, другая роль могла бы быть гибкой и перекрывающейся.

В структуре совместного письма ни один человек не может нести единоличную ответственность. Всю команду также можно разделить на подгруппы с определенными ролями, такими как:

• Writer - Все члены этой команды несут ответственность за написание и заполнение документа.

• Group Leader - Эта группа отвечает за координацию команды, планирование и организацию действий.

• Editor - Эта группа возьмет на себя ответственность за редактирование, вставку стиля и корректуру документов либо через определенные промежутки времени, либо после представления окончательного документа.

• Graphics Designer - Эта группа отвечает за разработку иллюстраций и макет печатной копии и веб-печать документа.

• Subject Matter Specialist- Эта группа занимается исследованием темы и дает ответы на запросы команды. Они проверяют точность технических частей документа.

• Webmaster - Эта команда размещает содержимое документа на веб-сайте и поддерживает его.

Определение того, какой член команды подходит для той или иной работы, является предварительным этапом любого совместного написания. На самой первой встрече члены группы собираются вместе и обсуждают свой опыт и области, в которых им будет комфортнее всего работать. Руководитель группы отмечает технические навыки участников, их биографию, процесс редактирования и опыт.

На последующих встречах команда обрисовывает в общих чертах проект, делегирует обязанности и просит представлять еженедельные неофициальные отчеты о ходе работы на следующей встрече. Члены команды могут поменяться ролями, делая заметки во время последующих встреч.

Когда дело доходит до рассмотрения и исправления окончательного проекта, команда должна разработать стратегии, которые помогут им оценивать и редактировать письменный текст команды, такие как внедрение мер контроля качества, проведение периодических обзоров и обмен отзывами. Отзывы должны быть о том, есть ли в письме -

• Выполнил свою основную задачу по удовлетворению потребностей читателей.
• Выявлены и решены все вопросы авторского права и редактирования.
• Проверены и отредактированы все заключительные области документа.

Поскольку эти встречи проводятся после того, как части документа были разработаны, команде придется предвидеть многие проблемы, которые могут возникнуть в процессе написания, такие как копирование, использование грамматики, проверка содержимого и т. Д.

После этого они должны будут указать статус проекта, отметить отклонения, если таковые имеются, от первоначального плана и список действий, которые привели к отличию первого плана действий от текущего. Этот процесс разделен на следующие два сегмента -

• Просмотреть черновик
• Неофициальный отчет о проделанной работе

Дайте нам знать, чтобы подробно обсудить эти два сегмента.

Просмотреть черновик

В этом сегменте команда представит свой документ, отметив незавершенность разделов, и освободит для них место в проекте.

На более поздних этапах презентации они опишут, что будет упомянуто в этих местах.

Каждый член команды должен иметь право проверять и оценивать других членов команды.

Отзывы должны быть краткими, точными и конкретными, чтобы участники могли действовать оперативно.

Неофициальный отчет о ходе работы

Неформальный отчет о ходе работы может быть структурирован как еженедельная заметка, которая дает четкое представление о прогрессе команды. Затем члены команды должны сначала подписать отчеты о проделанной работе друг друга.

В меморандуме следует ответить на следующие вопросы:

• Кто присутствовал на встрече?
• Кто пропустил встречу и почему?
• Обсуждался ли список пунктов повестки дня?
• Какова была следующая последовательность планов действий?
• Каков статус вовлеченности и прогресса самого участника?

Эти отчеты о ходе работы должны включать имена всех членов команды, их контактные номера, то есть номера телефонов и адреса электронной почты для облегчения контакта.

Все лучшие писатели в мире, которые сейчас пишут для редакционных статей, используют программы для совместной работы. Это помогает им редактировать свою работу на лету, а также выражать свои идеи более выразительными словами, чем их собственные.

В constant refinement of their workблагодаря различным уровням процессов редактирования делает творческий процесс безошибочным и более всеобъемлющим. Это также добавляет ему шарма и развлекательной ценности. Помня об этом факторе, многие компании придумали инновационные онлайн-платформы, такие какEditorially, для совместного написания.

Это помогает авторам отмечать друзей в своих документах, что помогает их друзьям оставлять отзывы о документе. Однако у редакционной статьи был один существенный недостаток - она ​​не позволяла двум совместно работающим авторам редактировать один и тот же документ в одно и то же время в Интернете, что фактически противоречило концепции совместного написания, особенно при работе с техническими статьями, в которых будет несколько глав. посвященный числам и формулам.

После того, как авторы отказались от редакционной работы, возник спрос на новое программное обеспечение для совместной работы. Эксперты по этому вопросу определили некоторые важные проблемы, которые необходимо решить в любом хорошем программном обеспечении для совместной работы, некоторые из них -

• Без отвлечения
• Интерактивная поддержка
• Аннотация и обсуждение
• Обработка документов
• Импорт и экспорт

Давайте теперь подробно обсудим каждую из этих стратегий беспокойства.

Без отвлечения

Сложно писать, когда писатели теряют цепочку мыслей. Как бы то ни было, писатели печально известны тем, что впадают в длительные периоды бездействия. Поэтому, когда писателю очень нравится идея, его не должны беспокоить надоедливые всплывающие окна, уведомления, аннотации и т. Д. Золотое правило - помогать ему, когда он ее ищет.

Интерактивная поддержка

Программное обеспечение должно минимизировать взаимодействие писателя с пользовательским интерфейсом. Это означает, что должно быть много сочетаний клавиш и команд, состоящих из двух клавиш.

Например, слова, заключенные между дефисами (-это-), могут сделать текст выделенным курсивом полужирным шрифтом, например this. Шрифты тоже должны быть легче читаемы.

Аннотация и обсуждение

Настоящий инструмент для совместного написания должен не только помогать в процессе написания, но также помогать в совместном использовании и редактировании контента, позволяя при этом обсуждать и просматривать текст. Совместные команды должны иметь возможность выделять или заменять текст и отслеживать эти изменения. При работе с несколькими участниками все замечания должны быть легко заметны.

Работа с документами

Документ может пройти несколько редакций, поэтому каждое изменение должно быть прослежено до исходного черновика. Восстановление старого текста, форматирования или изменений очень важно, когда документ создается совместно.

Импорт и экспорт

Наконец, программное обеспечение должно быть универсальным и достаточно совместимым, чтобы авторы могли импортировать любое дополнительное расширение, которое они захотят включить в него. Он также должен позволять использовать программное обеспечение для обмена файлами, такое как Dropbox и т. Д.

Вывод

Изучение навыков совместного написания проекта в команде считается бесценным активом в современном мире. Многие работодатели уже начали уделять приоритетное внимание тем сотрудникам, которые могут выполнять совместные письменные задания.

Будущее организаций - в создании документов с общим авторством. Им необходимо доверять друг другу конфиденциальные, патентованные материалы, чтобы они могли работать вместе в будущем. Уникальный характер совместного письма гарантирует, что они разовьют большую культурную чувствительность и разовьют различные точки зрения на составление документа.

Все сказанное и сделанное, в интересах всех, чтобы каждый успешно участвовал в совместных усилиях команды, поскольку именно в этом направлении движется будущее деловой письменной речи.