Рабочие процессы
Рабочие процессы в CRM позволяют автоматизировать простые и сложные бизнес-процессы в CRM. Вы можете создавать рабочие процессы с использованием готовых функций CRM или писать собственные рабочие процессы с кодом .NET для реализации сложных рабочих процессов. Рабочие процессы выполняются в фоновом режиме или в режиме реального времени и могут дополнительно требовать ввода данных пользователем.
Рабочие процессы могут запускаться на основе определенных условий или даже запускаться вручную пользователями. Внутри рабочие процессы CRM реализуются с помощью Windows Workflow Foundation. В этой главе мы узнаем о настройке рабочих процессов.
Настройка рабочего процесса состоит из следующих основных частей (последовательно):
- Настройте сущность, на которой будет выполняться рабочий процесс
- Настройте, будет ли рабочий процесс выполняться синхронно или асинхронно
- Настройте сообщение (событие), по которому будет запускаться рабочий процесс
- Настройте область, в которой будет выполняться рабочий процесс
- Настроить этапы и шаги (действия) рабочего процесса
Синхронный / асинхронный рабочий процесс
Когда вы создаете рабочий процесс, вы увидите параметр «Запустить этот рабочий процесс в фоновом режиме» (рекомендуется), который определяет, будет ли рабочий процесс выполняться в реальном времени (синхронно) или в фоновом режиме (асинхронно).
Как правило, рекомендуется запускать рабочие процессы в фоновом режиме, поскольку они используют системные ресурсы по мере их доступности. Однако вы всегда можете переключиться с рабочего процесса в реальном времени на фоновый и наоборот.
Сообщения рабочего процесса
Рабочие процессы могут быть зарегистрированы для определенных событий следующим образом:
- Когда создается запись
- Когда статус записи меняется
- Когда назначается запись
- Когда значение поля записи изменяется
- Когда запись удалена
Объем рабочего процесса
Рабочие процессы позволяют вам установить область, в которой будет выполняться рабочий процесс. Ниже приведены поддерживаемые области рабочего процесса.
| User | Рабочий процесс будет выполняться только для записей, принадлежащих тому же пользователю, что и пользователь рабочего процесса. |
| Business Unit | Рабочий процесс будет выполняться с записями, принадлежащими пользователям бизнес-подразделения, так же как и пользователю рабочего процесса. |
| Parent Child Business Units | Рабочий процесс будет выполняться с записями, принадлежащими пользователям бизнес-единицы, так же, как пользователь рабочего процесса, а также любых дочерних бизнес-единиц. |
| Organization | Рабочий процесс будет выполняться с записями, принадлежащими любому пользователю в CRM. |
Шаги рабочего процесса
Рабочие процессы в CRM - это комбинация серии шагов, которым будет следовать рабочий процесс. Вы даже можете разделить эти шаги на логические этапы. Следующие шаги поддерживаются рабочими процессами CRM -
| Conditional Steps |
|
||||||||||||||
| Wait Steps |
|
||||||||||||||
| Action Steps |
|
Пример рабочего процесса
В этом примере мы создадим простой рабочий процесс, который работает в фоновом режиме, чтобы назначить любую вновь созданную запись контакта конкретному пользователю, а затем отправить клиенту приветственное письмо.
Step 1 - Зайдите в Настройки → Процессы.
Step 2 - Щелкните New.
Step 3 - В окне CreateProcess введите следующие данные -
Process Name - Новый рабочий процесс клиента (это может быть любое имя, которое вы хотите)
Category - Рабочий процесс
Entity - Контакт (это будет объект, для которого вы создаете рабочий процесс. В нашем случае это Контакт)
Run this workflow in the background (recommended)- Отметьте эту опцию, поскольку мы создаем фоновый асинхронный рабочий процесс. Наконец, нажмите ОК.
Step 4 - В новом окне процесса введите следующие данные -
Activate As - Процесс
Scope - Пользователь
Start when - Запись создана
Нажмите Add Step → Назначить запись.
Step 5- Вы увидите, что в рабочий процесс добавлен новый шаг. На этом шаге мы укажем пользователя, которому должны быть назначены все созданные контакты. Введите имя шага какAssign Record to Team. Параметр «Назначить» будет установлен по умолчанию в качестве объекта, для которого мы создаем рабочий процесс (в нашем случае «Контакт»). Щелкните значок поиска.
Step 6- В окне поиска выберите любого пользователя, которого вы хотите. Вы даже можете выбрать конкретную команду, которой хотите назначить записи. Щелкните Добавить.
Step 7- Добавьте еще один шаг, нажав Добавить шаг → Отправить электронное письмо. На этом этапе мы настроим отправку электронной почты клиенту.
Step 8- Будет добавлен новый шаг. Введите его имя в поле «Отправить электронное письмо клиенту». Щелкните Установить свойства.
Step 9 - В следующем окне для настройки электронной почты выполните следующие операции:
From- Щелкните поле "От". На правой панели выберите OwningUser и User. Щелкните Добавить → ОК.
To- Щелкните поле «Кому». На правой панели выберите «Контакт» и «Контакт». Щелкните Добавить → ОК.
Subject - Введите соответствующую тему.
Body - Введите соответствующее содержание Body.
Step 10 - Нажмите «Сохранить», а затем «Активировать».
Step 11 - В появившемся всплывающем окне «Подтверждение активации процесса» нажмите «Активировать».
Step 12- Перейдите на вкладку «Контакты» и создайте новый контакт. Как только вы создадите новый контакт, сохранив запись, вы увидите, что в поле «Владелец» указан пользователь, который вы настроили в рабочем процессе. Кроме того, если вы перейдете на вкладку «Действия», вы увидите, что для этого контакта создается электронная почта. Это подтверждает успешное выполнение рабочего процесса.
Рабочий процесс против плагина
И рабочие процессы, и плагины могут использоваться для расширения и автоматизации функций CRM. Во многих сценариях оба подхода могут взаимозаменяемо использоваться вместо друг друга. Например, если у вас есть простое требование отправить электронное письмо своим клиентам, вы можете сделать это через плагин или рабочий процесс.
Итак, как выбрать между созданием рабочего процесса или плагином? Следующий список пытается объяснить то же самое -
Хотя плагины и рабочие процессы могут использоваться как для синхронной, так и для асинхронной логики, плагины обычно предпочтительнее для синхронной логики, а рабочие процессы для асинхронной логики.
Как правило, для реализации сложной бизнес-логики плагины предпочтительнее рабочих процессов. Рабочие процессы предпочтительнее, когда вы хотите добиться относительно простых функций (таких как отправка электронных писем, назначение пользователей и т. Д.)
Плагины необходимо разрабатывать с кодированием, в то время как рабочие процессы могут быть настроены непосредственно бизнес-пользователями без каких-либо знаний о рабочих процессах.
Рабочие процессы могут выполняться по запросу. Следовательно, если есть требования, когда пользователь хочет запустить некоторую логику вручную, рабочие процессы будут лучшим выбором.
Из-за влияния на производительность синхронные плагины обеспечивают лучшую производительность (и пропускную способность) по сравнению с рабочими процессами в реальном времени в сценариях, где частота запросов выше.
Заключение
В этой главе мы познакомились с одной из очень важных функций CRM - рабочими процессами. Сначала мы разобрались с рабочими процессами синхронизации / асинхронизации, сообщениями, областью действия, шагами и, наконец, рассмотрели живой пример создания и запуска рабочего процесса. Наконец, мы увидели различия между рабочим процессом и плагином.