Управление публичной библиотекой - финансы

Финансы - это основа любой публичной библиотеки. Менеджеры библиотек должны контролировать операции, а также контролировать и управлять финансами учреждения. Финансовая деятельность публичных библиотек связана с управлением фондами, составлением бюджета и контролем затрат. Это также предполагает рост активов.

Источники средств для публичной библиотеки

Публичные библиотеки могут получать средства из следующих источников -

  • Национальные фонды, распределяемые по штатам или провинциям.

  • Муниципальная корпорация выделяет муниципальные средства публичной библиотеке, которые были получены от парковки автомобилей, налогов и других инструментов получения дохода. Библиотекарям необходимо подать заявку на эти средства.

  • Частные пожертвования от благотворительных служб и заинтересованных лиц.

Иногда средства собираются собственными силами путем проведения аукционов по продаже информационных ресурсов.

Функции финансового отдела публичной библиотеки

Ниже перечислены функции, выполняемые финансовым отделом публичной библиотеки:

  • Финансовая отчетность перед директорами, менеджерами и персоналом.

  • Подготовка и распределение бюджета

  • Проведение ежегодного аудита

  • Управление всеми квитанциями

  • Подготовка налоговых и других государственных документов

  • Отчетность перед донорами и грантополучателями

Финансовый цикл публичной библиотеки

Финансовый цикл публичной библиотеки включает следующие общие этапы:

  • Planning- Управленческая команда пытается выяснить, что нужно сделать в библиотеке, что есть незавершенные проекты и новые проекты. Затем он рекомендует результаты директорам. Оцените предстоящие расходы по этим проектам. Директора и рассматривают его и устанавливают цели на определенный период времени, например, на год.

  • Budgeting- Учитывайте все доходы и все затраты, а также затраты, необходимые для текущих операций. Просмотрите и проанализируйте доходы и расходы прошлого года в цифрах. Оцените доходы и расходы на новый финансовый / финансовый год.

    • Income Sources - Отчисления от правительства, взносы кружков друзей, гранты, пожертвования, книжная распродажа по сбору средств, штрафы и сборы.

    • Expenses - Топливо, библиотечные материалы, зарплата сотрудников.

  • Operating - Выполнить запланированный план.

  • Reporting- Готовить ежемесячные и годовые отчеты для отслеживания хода финансовой деятельности. Он записывает начальный баланс, транзакцию и конечный баланс для каждого фонда. Баланс дает общую финансовую картину библиотеки.

Мобилизация ресурсов в публичной библиотеке

Есть разные способы мобилизации библиотечных ресурсов для руководителей публичных библиотек. Чтобы узнать, как мобилизуются ресурсы, сначала нужно знать -

Что такое мобилизация ресурсов?

Это собирательный термин, используемый для процесса получения дохода от различных ресурсов, а также для обозначения готовности библиотеки эффективно и экономично доставлять ресурсы знаний пользователю.

Способы сбора средств

Руководителям библиотеки необходимо разработать эффективную стратегию мобилизации ресурсов и эффективно ее реализовать, чтобы собрать средства для библиотеки. Ниже приведены некоторые способы мобилизации ресурсов -

  • Обращение к донорскому агентству за финансовой поддержкой.

  • Проведение программ и мероприятий по сбору средств, приглашение гостей посетить и запросить пожертвования для библиотеки.

  • Хранение ящиков для пожертвований в таких местах, как банки, общественные собрания и другие общественные места, чтобы сделать запрос на пожертвование. Эта практика дает меньшую сумму, но она заметна.

  • Установление пунктов сбора натуральных пожертвований, таких как мебель, автомобили, канцелярские товары и инструменты.

  • Обращение за добровольной поддержкой библиотеки из колледжей и школ.

  • Сбор средств от продажи публикации и предложение схем покупки.

Анализ экономической эффективности публичной библиотеки

При ограниченных средствах публичная библиотека должна разумно расходовать свой бюджет. Анализ эффективности затрат (CEA) - это сравнительный анализ стоимости и эффективности услуг, предоставляемых публичными библиотеками. Этот инструмент также помогает руководству принимать решения о распределении бюджета и определять, какие услуги следует предоставлять. Он генерируется с точки зрения соотношения.

Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)

Анализ затрат и выгод публичной библиотеки

Анализ затрат и выгод (CBA) проводится для определения того, насколько плохим или превосходным оказалось выполнение любого плана. Он измеряет все положительные и отрицательные результаты программы в денежном выражении.

CBA полезен, когда дело доходит до принятия решения об инвестициях и сравнения двух или более альтернатив.

Альтернатива выбирается менеджерами библиотеки только тогда, когда «Преимущества»> «Затраты».

Total Cost – Total Benefit = Net Benefit

Где,

  • если чистая выгода равна + ve, то рентабельность равна + ve.

  • если чистая прибыль равна –ve, то рентабельность равна –ve.

Годовой отчет публичной библиотеки

Годовой отчет публичной библиотеки обычно содержит следующую информацию:

  • Заявление о миссии библиотеки

  • Письмо председателя совета директоров / попечителей

  • Письмо генерального директора библиотеки

  • Пара отзывов постоянных посетителей

  • Пара отзывов подписчиков

  • Графическая временная шкала, отображающая достигнутые вехи, помеченная кратким описанием достижений

  • Цифры и диаграммы, отражающие полученные доходы и средства, использованные в течение финансового года

  • Консолидированный отчет о деятельности и финансовом положении

  • Список жертвователей, директоров и филиалов библиотеки