Управление публичной библиотекой - финансы
Финансы - это основа любой публичной библиотеки. Менеджеры библиотек должны контролировать операции, а также контролировать и управлять финансами учреждения. Финансовая деятельность публичных библиотек связана с управлением фондами, составлением бюджета и контролем затрат. Это также предполагает рост активов.
Источники средств для публичной библиотеки
Публичные библиотеки могут получать средства из следующих источников -
Национальные фонды, распределяемые по штатам или провинциям.
Муниципальная корпорация выделяет муниципальные средства публичной библиотеке, которые были получены от парковки автомобилей, налогов и других инструментов получения дохода. Библиотекарям необходимо подать заявку на эти средства.
Частные пожертвования от благотворительных служб и заинтересованных лиц.
Иногда средства собираются собственными силами путем проведения аукционов по продаже информационных ресурсов.
Функции финансового отдела публичной библиотеки
Ниже перечислены функции, выполняемые финансовым отделом публичной библиотеки:
Финансовая отчетность перед директорами, менеджерами и персоналом.
Подготовка и распределение бюджета
Проведение ежегодного аудита
Управление всеми квитанциями
Подготовка налоговых и других государственных документов
Отчетность перед донорами и грантополучателями
Финансовый цикл публичной библиотеки
Финансовый цикл публичной библиотеки включает следующие общие этапы:
Planning- Управленческая команда пытается выяснить, что нужно сделать в библиотеке, что есть незавершенные проекты и новые проекты. Затем он рекомендует результаты директорам. Оцените предстоящие расходы по этим проектам. Директора и рассматривают его и устанавливают цели на определенный период времени, например, на год.
Budgeting- Учитывайте все доходы и все затраты, а также затраты, необходимые для текущих операций. Просмотрите и проанализируйте доходы и расходы прошлого года в цифрах. Оцените доходы и расходы на новый финансовый / финансовый год.
Income Sources - Отчисления от правительства, взносы кружков друзей, гранты, пожертвования, книжная распродажа по сбору средств, штрафы и сборы.
Expenses - Топливо, библиотечные материалы, зарплата сотрудников.
Operating - Выполнить запланированный план.
Reporting- Готовить ежемесячные и годовые отчеты для отслеживания хода финансовой деятельности. Он записывает начальный баланс, транзакцию и конечный баланс для каждого фонда. Баланс дает общую финансовую картину библиотеки.
Мобилизация ресурсов в публичной библиотеке
Есть разные способы мобилизации библиотечных ресурсов для руководителей публичных библиотек. Чтобы узнать, как мобилизуются ресурсы, сначала нужно знать -
Что такое мобилизация ресурсов?
Это собирательный термин, используемый для процесса получения дохода от различных ресурсов, а также для обозначения готовности библиотеки эффективно и экономично доставлять ресурсы знаний пользователю.
Способы сбора средств
Руководителям библиотеки необходимо разработать эффективную стратегию мобилизации ресурсов и эффективно ее реализовать, чтобы собрать средства для библиотеки. Ниже приведены некоторые способы мобилизации ресурсов -
Обращение к донорскому агентству за финансовой поддержкой.
Проведение программ и мероприятий по сбору средств, приглашение гостей посетить и запросить пожертвования для библиотеки.
Хранение ящиков для пожертвований в таких местах, как банки, общественные собрания и другие общественные места, чтобы сделать запрос на пожертвование. Эта практика дает меньшую сумму, но она заметна.
Установление пунктов сбора натуральных пожертвований, таких как мебель, автомобили, канцелярские товары и инструменты.
Обращение за добровольной поддержкой библиотеки из колледжей и школ.
Сбор средств от продажи публикации и предложение схем покупки.
Анализ экономической эффективности публичной библиотеки
При ограниченных средствах публичная библиотека должна разумно расходовать свой бюджет. Анализ эффективности затрат (CEA) - это сравнительный анализ стоимости и эффективности услуг, предоставляемых публичными библиотеками. Этот инструмент также помогает руководству принимать решения о распределении бюджета и определять, какие услуги следует предоставлять. Он генерируется с точки зрения соотношения.
Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)
Анализ затрат и выгод публичной библиотеки
Анализ затрат и выгод (CBA) проводится для определения того, насколько плохим или превосходным оказалось выполнение любого плана. Он измеряет все положительные и отрицательные результаты программы в денежном выражении.
CBA полезен, когда дело доходит до принятия решения об инвестициях и сравнения двух или более альтернатив.
Альтернатива выбирается менеджерами библиотеки только тогда, когда «Преимущества»> «Затраты».
Total Cost – Total Benefit = Net Benefit
Где,
если чистая выгода равна + ve, то рентабельность равна + ve.
если чистая прибыль равна –ve, то рентабельность равна –ve.
Годовой отчет публичной библиотеки
Годовой отчет публичной библиотеки обычно содержит следующую информацию:
Заявление о миссии библиотеки
Письмо председателя совета директоров / попечителей
Письмо генерального директора библиотеки
Пара отзывов постоянных посетителей
Пара отзывов подписчиков
Графическая временная шкала, отображающая достигнутые вехи, помеченная кратким описанием достижений
Цифры и диаграммы, отражающие полученные доходы и средства, использованные в течение финансового года
Консолидированный отчет о деятельности и финансовом положении
Список жертвователей, директоров и филиалов библиотеки