Excel - คู่มือฉบับย่อ

บทนี้จะสอนวิธีเริ่มแอปพลิเคชัน excel 2010 ในขั้นตอนง่ายๆ สมมติว่าคุณติดตั้ง Microsoft Office 2010 ไว้ในพีซีของคุณให้เริ่มแอปพลิเคชัน excel โดยทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่างในพีซีของคุณ

Step 1 - คลิกที่ไฟล์ Start ปุ่ม.

Step 2 - คลิกที่ All Programs ตัวเลือกจากเมนู

Step 3 - ค้นหา Microsoft Office จากเมนูย่อยแล้วคลิก

Step 4 - ค้นหา Microsoft Excel 2010 จากเมนูย่อยแล้วคลิก

เพื่อเปิดแอปพลิเคชัน Microsoft Excel 2010 และคุณจะเห็นหน้าต่าง excel ต่อไปนี้

หน้าต่างพื้นฐานต่อไปนี้จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเริ่มแอปพลิเคชัน excel ตอนนี้ให้เราเข้าใจส่วนสำคัญต่างๆของหน้าต่างนี้

แท็บไฟล์

แท็บไฟล์จะแทนที่ปุ่ม Office จาก Excel 2007 คุณสามารถคลิกเพื่อตรวจสอบไฟล์ Backstage view, ที่คุณมาเมื่อต้องการเปิดหรือบันทึกไฟล์สร้างแผ่นงานใหม่พิมพ์แผ่นงานและดำเนินการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์

แถบเครื่องมือด่วน

คุณจะพบแถบเครื่องมือนี้เหนือ File tabและจุดประสงค์คือเพื่อให้เป็นที่พักผ่อนที่สะดวกสำหรับคำสั่งที่ใช้บ่อยของ Excel คุณสามารถปรับแต่งแถบเครื่องมือนี้ได้ตามความสะดวกของคุณ

ริบบิ้น

Ribbon ประกอบด้วยคำสั่งที่จัดระเบียบในสามองค์ประกอบ -

• Tabs- ปรากฏที่ด้านบนของ Ribbon และมีกลุ่มคำสั่งที่เกี่ยวข้อง หน้าแรกแทรกเค้าโครงหน้าเป็นตัวอย่างของแท็บ Ribbon

• Groups- จัดระเบียบคำสั่งที่เกี่ยวข้อง ชื่อกลุ่มแต่ละชื่อจะปรากฏด้านล่างกลุ่มบน Ribbon ตัวอย่างเช่นกลุ่มคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับฟอนต์หรือกลุ่มคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดแนวเป็นต้น

• Commands - คำสั่งปรากฏภายในแต่ละกลุ่มตามที่กล่าวไว้ข้างต้น

แถบชื่อเรื่อง

ที่อยู่ตรงกลางและด้านบนของหน้าต่าง แถบชื่อเรื่องแสดงโปรแกรมและชื่อแผ่นงาน

ช่วยด้วย

Help Iconสามารถใช้เพื่อรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับ excel ได้ตลอดเวลาที่คุณต้องการ สิ่งนี้มีการสอนที่ดีในเรื่องต่างๆที่เกี่ยวข้องกับ excel

การควบคุมการซูม

การควบคุมการซูมช่วยให้คุณสามารถซูมเข้าเพื่อดูข้อความของคุณได้อย่างใกล้ชิด ตัวควบคุมการซูมประกอบด้วยแถบเลื่อนที่คุณสามารถเลื่อนไปทางซ้ายหรือขวาเพื่อซูมเข้าหรือออก สามารถคลิกปุ่ม + เพื่อเพิ่มหรือลดปัจจัยการซูม

ดูปุ่ม

กลุ่มของปุ่มสามปุ่มที่อยู่ทางด้านซ้ายของตัวควบคุมการซูมใกล้กับด้านล่างของหน้าจอช่วยให้คุณสามารถสลับระหว่างมุมมองแผ่นงานต่างๆของ excel ได้

• Normal Layout view - แสดงเพจในมุมมองปกติ

• Page Layout view- จะแสดงหน้าที่ตรงตามที่จะปรากฏเมื่อพิมพ์ ซึ่งจะทำให้เอกสารมีลักษณะเต็มหน้าจอ

• Page Break view - แสดงตัวอย่างว่าหน้าจะแตกเมื่อพิมพ์

พื้นที่แผ่นงาน

พื้นที่ที่คุณป้อนข้อมูล แถบแนวตั้งที่กะพริบเรียกว่าinsertion point และแสดงตำแหน่งที่ข้อความจะปรากฏเมื่อคุณพิมพ์

Row Bar

แถวจะมีหมายเลขตั้งแต่ 1 เป็นต้นไปและจะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อคุณป้อนข้อมูล ขีด จำกัด สูงสุดคือ 1,048,576 แถว

แถบคอลัมน์

คอลัมน์จะมีหมายเลขตั้งแต่ A เป็นต้นไปและจะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อคุณป้อนข้อมูลไปเรื่อย ๆ หลังจาก Z มันจะเริ่มชุดของ AA, AB และอื่น ๆ ขีด จำกัด สูงสุดคือ 16,384 คอลัมน์

แถบสถานะ

แสดงสถานะปัจจุบันของเซลล์ที่ใช้งานอยู่ในแผ่นงาน เซลล์สามารถอยู่ในสถานะทั้งสี่ (a)Ready โหมดซึ่งระบุว่าแผ่นงานพร้อมที่จะยอมรับผู้ใช้ inpu (b) Edit โหมดแสดงว่าเซลล์อยู่ในโหมดแก้ไขหากไม่ได้เปิดใช้งานคุณสามารถเปิดใช้งานโหมดแก้ไขได้โดยดับเบิลคลิกที่เซลล์ (c) เซลล์จะเข้าสู่ Enter โหมดเมื่อผู้ใช้พิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์ (d) Point โหมดทริกเกอร์เมื่อมีการป้อนสูตรโดยใช้การอ้างอิงเซลล์โดยการชี้เมาส์หรือปุ่มลูกศรบนแป้นพิมพ์

เปิดกล่องโต้ตอบ

สิ่งนี้จะปรากฏเป็นลูกศรเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของหลาย ๆ กลุ่มบน Ribbon การคลิกปุ่มนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบหรือบานหน้าต่างงานที่มีตัวเลือกเพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่ม

Backstage viewได้รับการแนะนำใน Excel 2010 และทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการจัดการแผ่นงานของคุณ มุมมองหลังเวทีช่วยในการสร้างแผ่นงานใหม่บันทึกและเปิดแผ่นงานพิมพ์และแบ่งปันแผ่นงานและอื่น ๆ

การไปที่ Backstage View เป็นเรื่องง่าย เพียงคลิกที่ไฟล์File tabอยู่ที่มุมบนซ้ายของ Excel Ribbon หากคุณยังไม่มีแผ่นงานที่เปิดอยู่คุณจะเห็นหน้าต่างแสดงรายการแผ่นงานที่เปิดล่าสุดทั้งหมดดังนี้ -

หากคุณมีแผ่นงานที่เปิดอยู่แล้วจะแสดงหน้าต่างแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับแผ่นงานที่เปิดอยู่ดังที่แสดงด้านล่าง มุมมองด้านหลังแสดงสามคอลัมน์เมื่อคุณเลือกตัวเลือกที่มีอยู่ส่วนใหญ่ในคอลัมน์แรก

คอลัมน์แรกของมุมมองหลังเวทีจะมีตัวเลือกต่อไปนี้ -

ส.	ตัวเลือกและคำอธิบาย
1	Save หากเปิดแผ่นงานที่มีอยู่แผ่นงานนั้นจะถูกบันทึกตามที่เป็นอยู่มิฉะนั้นจะแสดงกล่องโต้ตอบเพื่อขอชื่อแผ่นงาน
2	Save As กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อขอชื่อแผ่นงานและประเภทแผ่นงาน ตามค่าเริ่มต้นจะบันทึกในรูปแบบแผ่นงาน 2010 พร้อมนามสกุล. xlsx
3	Open ตัวเลือกนี้ใช้เพื่อเปิดแผ่นงาน excel ที่มีอยู่
4	Close ตัวเลือกนี้ใช้เพื่อปิดแผ่นงานที่เปิดอยู่
5	Info ตัวเลือกนี้แสดงข้อมูลเกี่ยวกับแผ่นงานที่เปิด
6	Recent ตัวเลือกนี้จะแสดงรายการแผ่นงานที่เปิดล่าสุดทั้งหมด
7	New ตัวเลือกนี้ใช้เพื่อเปิดแผ่นงานใหม่
8	Print ตัวเลือกนี้ใช้เพื่อพิมพ์แผ่นงานที่เปิดอยู่
9	Save & Send ตัวเลือกนี้จะบันทึกแผ่นงานที่เปิดอยู่และแสดงตัวเลือกในการส่งแผ่นงานโดยใช้อีเมลเป็นต้น
10	Help คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้เพื่อรับความช่วยเหลือที่จำเป็นเกี่ยวกับ excel 2010
11	Options ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อตั้งค่าตัวเลือกต่างๆที่เกี่ยวข้องกับ excel 2010
12	Exit ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อปิดแผ่นงานและออก

ข้อมูลแผ่นงาน

เมื่อคุณคลิก Info ตัวเลือกที่มีอยู่ในคอลัมน์แรกจะแสดงข้อมูลต่อไปนี้ในคอลัมน์ที่สองของมุมมองหลังเวที -

• Compatibility Mode- หากแผ่นงานไม่ใช่แผ่นงาน excel 2007/2010 ดั้งเดิมปุ่มแปลงจะปรากฏที่นี่ช่วยให้คุณอัปเดตรูปแบบได้อย่างง่ายดาย มิฉะนั้นหมวดหมู่นี้จะไม่ปรากฏขึ้น

• Permissions- คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้เพื่อป้องกันแผ่นงาน excel คุณสามารถตั้งรหัสผ่านเพื่อให้ไม่มีใครสามารถเปิดแผ่นงานของคุณได้หรือคุณสามารถล็อกแผ่นงานเพื่อไม่ให้ไม่มีใครแก้ไขแผ่นงานของคุณได้

• Prepare for Sharing - ส่วนนี้จะเน้นข้อมูลสำคัญที่คุณควรรู้เกี่ยวกับแผ่นงานของคุณก่อนที่จะส่งให้ผู้อื่นเช่นบันทึกการแก้ไขที่คุณทำในขณะที่คุณพัฒนาแผ่นงาน

• Versions - หากแผ่นงานได้รับการบันทึกหลายครั้งคุณอาจสามารถเข้าถึงเวอร์ชันก่อนหน้าได้จากส่วนนี้

คุณสมบัติของแผ่นงาน

เมื่อคุณคลิก Infoตัวเลือกที่มีอยู่ในคอลัมน์แรกจะแสดงคุณสมบัติต่างๆในคอลัมน์ที่สามของมุมมองหลังเวที คุณสมบัติเหล่านี้ ได้แก่ ขนาดแผ่นงานชื่อแท็กหมวดหมู่ ฯลฯ

คุณยังสามารถแก้ไขคุณสมบัติต่างๆ เพียงแค่ลองคลิกที่ค่าคุณสมบัติและหากคุณสมบัติสามารถแก้ไขได้ก็จะแสดงกล่องข้อความที่คุณสามารถเพิ่มข้อความของคุณเช่นชื่อแท็กความคิดเห็นผู้แต่ง

ออกจาก Backstage View

การออกจาก Backstage View นั้นง่ายมาก คลิกที่ไฟล์File tab หรือกดปุ่ม Esc บนแป้นพิมพ์เพื่อกลับไปที่โหมดการทำงานของ excel

การป้อนค่าในแผ่นงาน excel เป็นการเล่นของเด็กและบทนี้จะแสดงวิธีการป้อนค่าในแผ่นงาน excel แผ่นงานใหม่จะแสดงตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเปิดแผ่นงาน excel ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง

พื้นที่แผ่นงานคือตำแหน่งที่คุณพิมพ์ข้อความของคุณ แถบแนวตั้งที่กะพริบเรียกว่าจุดแทรกและแสดงตำแหน่งที่ข้อความจะปรากฏเมื่อคุณพิมพ์ เมื่อคุณคลิกที่กล่องกล่องนั้นจะถูกไฮไลต์ เมื่อคุณคลิกสองครั้งที่กล่องแถบแนวตั้งที่กะพริบจะปรากฏขึ้นและคุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลของคุณได้

ดังนั้นเพียงวางเคอร์เซอร์ของเมาส์ไว้ที่จุดแทรกข้อความและเริ่มพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการพิมพ์ เราได้พิมพ์คำว่า "Hello Excel" เพียงสองคำดังที่แสดงด้านล่าง ข้อความจะปรากฏทางด้านซ้ายของจุดแทรกขณะที่คุณพิมพ์

มีประเด็นสำคัญสามประการดังต่อไปนี้ซึ่งจะช่วยคุณขณะพิมพ์ -

• กด Tab เพื่อไปที่คอลัมน์ถัดไป
• กด Enter เพื่อไปที่แถวถัดไป
• กด Alt + Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ในคอลัมน์เดียวกัน

Excel มีหลายวิธีในการเลื่อนไปรอบ ๆ แผ่นงานโดยใช้เมาส์และแป้นพิมพ์

ก่อนอื่นให้เราสร้างข้อความตัวอย่างก่อนที่จะดำเนินการต่อ เปิดแผ่นงาน excel ใหม่และพิมพ์ข้อมูลใด ๆ เราได้แสดงข้อมูลตัวอย่างในภาพหน้าจอ

วันสั่ง	ภูมิภาค	ตัวแทน	สิ่งของ	หน่วย	ต้นทุนต่อหน่วย	รวม
1/1/2553	ตะวันออก	โจนส์	ดินสอ	95	1.99	189.05
23/1/2553	ศูนย์กลาง	Kivell	สารยึดเกาะ	50	19.99	999.5
2/9/2553	ศูนย์กลาง	จาร์ดีน	ดินสอ	36	4.99	179.64
262/2553	ศูนย์กลาง	เหงือก	ปากกา	27	19.99	539.73
15/3/2553	ทิศตะวันตก	ซอร์วิโน	ดินสอ	56	2.99	167.44
4/1/2553	ตะวันออก	โจนส์	สารยึดเกาะ	60	4.99	299.4
18/4/2553	ศูนย์กลาง	แอนดรูว์	ดินสอ	75	1.99	149.25
5/5/2553	ศูนย์กลาง	จาร์ดีน	ดินสอ	90	4.99	449.1
22/5/2553	ทิศตะวันตก	ทอมป์สัน	ดินสอ	32	1.99	63.68
6/8/2553	ตะวันออก	โจนส์	สารยึดเกาะ	60	8.99	539.4
25/6/2553	ศูนย์กลาง	มอร์แกน	ดินสอ	90	4.99	449.1
7/12/2553	ตะวันออก	ฮาวเวิร์ด	สารยึดเกาะ	29	1.99	57.71
29/7/2553	ตะวันออก	ผู้ปกครอง	สารยึดเกาะ	81	19.99	1,619.19
15/8/2553	ตะวันออก	โจนส์	ดินสอ	35	4.99	174.65

เคลื่อนที่ด้วยเมาส์

คุณสามารถย้ายจุดแทรกได้อย่างง่ายดายโดยคลิกที่ข้อความของคุณที่ใดก็ได้บนหน้าจอ ในบางครั้งหากแผ่นงานมีขนาดใหญ่คุณจะมองไม่เห็นสถานที่ที่คุณต้องการย้าย ในสถานการณ์เช่นนี้คุณจะต้องใช้แถบเลื่อนดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้ -

คุณสามารถเลื่อนแผ่นงานของคุณได้โดยการหมุนล้อเมาส์ซึ่งเทียบเท่ากับการคลิกปุ่มลูกศรขึ้นหรือลูกศรลงในแถบเลื่อน

เคลื่อนที่ด้วยแถบเลื่อน

ดังที่แสดงในการจับภาพหน้าจอด้านบนมีแถบเลื่อนสองแถบ: แถบหนึ่งสำหรับเลื่อนในแนวตั้งภายในแผ่นงานและอีกแถบหนึ่งสำหรับเลื่อนในแนวนอน เมื่อใช้แถบเลื่อนแนวตั้งคุณสามารถ -

• เลื่อนขึ้นทีละบรรทัดโดยคลิกลูกศรเลื่อนชี้ขึ้น

• เลื่อนลงทีละบรรทัดโดยคลิกลูกศรเลื่อนชี้ลง

• ย้ายหนึ่งหน้าถัดไปโดยใช้ปุ่มหน้าถัดไป (เชิงอรรถ)

• ย้ายหนึ่งหน้าก่อนหน้าโดยใช้ปุ่มหน้าก่อนหน้า (เชิงอรรถ)

• ใช้ Browse Object ปุ่มเพื่อเลื่อนผ่านแผ่นงานจากวัตถุที่เลือกไปยังวัตถุถัดไป

การเคลื่อนย้ายด้วยคีย์บอร์ด

คำสั่งแป้นพิมพ์ต่อไปนี้ใช้สำหรับเลื่อนไปรอบ ๆ แผ่นงานของคุณและย้ายจุดแทรกด้วย -

การกดแป้นพิมพ์	จุดแทรกย้ายไปที่ใด
	ส่งต่อหนึ่งกล่อง
	กลับหนึ่งกล่อง
	ขึ้นหนึ่งกล่อง
	ลงหนึ่งกล่อง
PageUp	ไปยังหน้าจอก่อนหน้า
PageDown	ไปยังหน้าจอถัดไป
Home	ไปที่จุดเริ่มต้นของหน้าจอปัจจุบัน
End	ไปที่จุดสิ้นสุดของหน้าจอปัจจุบัน

คุณสามารถย้ายกล่องทีละกล่องหรือทีละแผ่น ตอนนี้คลิกในกล่องใดก็ได้ที่มีข้อมูลในแผ่นงาน คุณจะต้องกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ในขณะที่กดปุ่มลูกศรซึ่งจะย้ายจุดแทรกตามที่อธิบายไว้ที่นี่ -

คีย์ผสม	จุดแทรกย้ายไปที่ใด
Ctrl +	ไปยังช่องสุดท้ายที่มีข้อมูลของแถวปัจจุบัน
Ctrl +	ไปยังช่องแรกที่มีข้อมูลของแถวปัจจุบัน
Ctrl +	ไปยังช่องแรกที่มีข้อมูลของคอลัมน์ปัจจุบัน
Ctrl +	ไปยังช่องสุดท้ายที่มีข้อมูลของคอลัมน์ปัจจุบัน
Ctrl + PageUp	ไปที่แผ่นงานทางด้านซ้ายของแผ่นงานปัจจุบัน
Ctrl + PageDown	ไปที่แผ่นงานทางด้านขวาของแผ่นงานปัจจุบัน
Ctrl + Home	ไปที่จุดเริ่มต้นของแผ่นงาน
Ctrl + End	ไปที่ส่วนท้ายของแผ่นงาน

การย้ายด้วยไปที่คำสั่ง

กด F5 เพื่อใช้คำสั่ง Go To ซึ่งจะแสดงกล่องโต้ตอบที่คุณจะพบตัวเลือกต่างๆเพื่อเข้าถึงกล่องใดกล่องหนึ่ง

โดยปกติเราใช้หมายเลขแถวและคอลัมน์ตัวอย่างเช่น K5 และสุดท้ายกด Go To ปุ่ม.

กำลังบันทึกแผ่นงานใหม่

เมื่อคุณพิมพ์แผ่นงาน Excel ใหม่เสร็จแล้วก็ถึงเวลาบันทึกแผ่นงาน / สมุดงานของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียงานที่คุณทำในแผ่นงาน Excel ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการบันทึกแผ่นงาน excel ที่แก้ไขแล้ว -

Step 1 - คลิกไฟล์ File tab และเลือก Save As ตัวเลือก

Step 2 - เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกแผ่นงานป้อนชื่อไฟล์ที่คุณต้องการมอบให้กับแผ่นงานของคุณและเลือกบันทึกเป็นประเภทโดยค่าเริ่มต้นคือ .xlsx รูปแบบ.

Step 3 - สุดท้ายคลิกที่ Save และแผ่นงานของคุณจะถูกบันทึกด้วยชื่อที่ป้อนในโฟลเดอร์ที่เลือก

บันทึกการเปลี่ยนแปลงใหม่

อาจมีสถานการณ์เกิดขึ้นเมื่อคุณเปิดแผ่นงานที่มีอยู่และแก้ไขบางส่วนหรือทั้งหมดหรือแม้กระทั่งคุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงระหว่างการแก้ไขแผ่นงาน หากคุณต้องการบันทึกแผ่นงานนี้ด้วยชื่อเดียวกันคุณสามารถใช้ตัวเลือกง่ายๆต่อไปนี้ -

• เพียงแค่กด Ctrl + S คีย์เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

• คุณสามารถคลิกที่ไอคอนฟล็อปปี้ดิสก์ที่มุมบนซ้ายและเหนือไฟล์ File tab. ตัวเลือกนี้จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงด้วย

• คุณยังสามารถใช้วิธีที่สามเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงซึ่งก็คือไฟล์ Save ตัวเลือกที่มีอยู่เหนือไฟล์ Save As ตามที่แสดงในการจับภาพหน้าจอด้านบน

หากแผ่นงานของคุณเป็นแผ่นงานใหม่และไม่เคยบันทึกมาก่อนจากนั้นด้วยตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งจากสามตัวเลือก word จะแสดงกล่องโต้ตอบให้คุณเลือกโฟลเดอร์และป้อนชื่อแผ่นงานตามที่อธิบายไว้ในกรณีที่บันทึกแผ่นงานใหม่

การสร้างแผ่นงานใหม่

แผ่นงานว่างใหม่สามแผ่นจะเปิดเสมอเมื่อคุณเริ่ม Microsoft Excel ขั้นตอนด้านล่างอธิบายวิธีสร้างแผ่นงานใหม่หากคุณต้องการเริ่มแผ่นงานใหม่อีกแผ่นในขณะที่คุณกำลังทำงานกับแผ่นงานหรือคุณปิดแผ่นงานที่เปิดไว้แล้วและต้องการเริ่มแผ่นงานใหม่

Step 1 - คลิกขวาที่ไฟล์ Sheet Name และเลือก Insert ตัวเลือก

Step 2 - ตอนนี้คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบแทรกพร้อมกับเลือก Worksheetตัวเลือกตามที่เลือกจากแท็บทั่วไป คลิกOk ปุ่ม.

ตอนนี้คุณควรมีแผ่นงานเปล่าของคุณตามที่แสดงด้านล่างพร้อมที่จะเริ่มพิมพ์ข้อความของคุณ

คุณสามารถใช้ทางลัดเพื่อสร้างแผ่นงานเปล่าได้ตลอดเวลา ลองใช้ไฟล์Shift+F11 และคุณจะเห็นแผ่นงานใหม่ที่คล้ายกับแผ่นงานด้านบนเปิดอยู่

คัดลอกแผ่นงาน

ก่อนอื่นให้เราสร้างข้อความตัวอย่างก่อนที่จะดำเนินการต่อ เปิดแผ่นงาน excel ใหม่และพิมพ์ข้อมูลใด ๆ เราได้แสดงข้อมูลตัวอย่างในภาพหน้าจอ

วันสั่ง	ภูมิภาค	ตัวแทน	สิ่งของ	หน่วย	ต้นทุนต่อหน่วย	รวม
1/1/2553	ตะวันออก	โจนส์	ดินสอ	95	1.99	189.05
23/1/2553	ศูนย์กลาง	Kivell	สารยึดเกาะ	50	19.99	999.5
2/9/2553	ศูนย์กลาง	จาร์ดีน	ดินสอ	36	4.99	179.64
262/2553	ศูนย์กลาง	เหงือก	ปากกา	27	19.99	539.73
15/3/2553	ทิศตะวันตก	ซอร์วิโน	ดินสอ	56	2.99	167.44
4/1/2553	ตะวันออก	โจนส์	สารยึดเกาะ	60	4.99	299.4
18/4/2553	ศูนย์กลาง	แอนดรูว์	ดินสอ	75	1.99	149.25
5/5/2553	ศูนย์กลาง	จาร์ดีน	ดินสอ	90	4.99	449.1
22/5/2553	ทิศตะวันตก	ทอมป์สัน	ดินสอ	32	1.99	63.68
6/8/2553	ตะวันออก	โจนส์	สารยึดเกาะ	60	8.99	539.4
25/6/2553	ศูนย์กลาง	มอร์แกน	ดินสอ	90	4.99	449.1
7/12/2553	ตะวันออก	ฮาวเวิร์ด	สารยึดเกาะ	29	1.99	57.71
29/7/2553	ตะวันออก	ผู้ปกครอง	สารยึดเกาะ	81	19.99	1,619.19
15/8/2553	ตะวันออก	โจนส์	ดินสอ	35	4.99	174.65

นี่คือขั้นตอนในการคัดลอกทั้งแผ่นงาน

Step 1 - คลิกขวาที่ไฟล์ Sheet Name และเลือกไฟล์ Move or Copy ตัวเลือก

Step 2 - ตอนนี้คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบย้ายหรือคัดลอกพร้อมกับเลือก Worksheetตัวเลือกตามที่เลือกจากแท็บทั่วไป คลิกOk ปุ่ม.

เลือก Create a Copy ช่องทำเครื่องหมายเพื่อสร้างสำเนาของแผ่นงานปัจจุบันและตัวเลือกก่อนแผ่นงานเป็น (move to end) เพื่อให้แผ่นงานใหม่ถูกสร้างขึ้นในตอนท้าย

กด Ok ปุ่ม.

ตอนนี้คุณควรมีแผ่นงานที่ทำสำเนาไว้ดังที่แสดงด้านล่าง

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อแผ่นงานได้โดยดับเบิลคลิกที่มัน เมื่อดับเบิลคลิกชื่อแผ่นงานจะสามารถแก้ไขได้ ป้อนชื่อใด ๆ ที่พูดว่า Sheet5 แล้วกด Tab หรือ Enter Key

การซ่อนแผ่นงาน

นี่คือขั้นตอนในการซ่อนแผ่นงาน

Step - คลิกขวาที่ไฟล์ Sheet Name และเลือกไฟล์ Hideตัวเลือก แผ่นงานจะถูกซ่อนไว้

การเลิกซ่อนแผ่นงาน

ขั้นตอนในการเลิกซ่อนเวิร์กชีตมีดังนี้

Step 1 - คลิกขวาที่ใดก็ได้ Sheet Name และเลือกไฟล์ Unhide... ตัวเลือก

Step 2 - เลือก Sheet Name เพื่อยกเลิกการซ่อน Unhide กล่องโต้ตอบเพื่อยกเลิกการซ่อนแผ่นงาน

กด Ok ปุ่ม.

ตอนนี้คุณจะได้แผ่นซ่อนของคุณกลับมา

ลบแผ่นงาน

นี่คือขั้นตอนในการลบเวิร์กชีต

Step - คลิกขวาที่ไฟล์ Sheet Name และเลือกไฟล์ Delete ตัวเลือก

แผ่นงานจะถูกลบหากว่างเปล่ามิฉะนั้นคุณจะเห็นข้อความยืนยัน

กด Delete ปุ่ม.

ตอนนี้แผ่นงานของคุณจะถูกลบ

ปิดสมุดงาน

ขั้นตอนในการปิดสมุดงานมีดังนี้

Step 1 - คลิกไฟล์ Close Button ดังแสดงด้านล่าง

คุณจะเห็นข้อความยืนยันให้บันทึกเวิร์กบุ๊ก

Step 2 - กดปุ่ม Saveปุ่มบันทึกสมุดงานเหมือนที่เราทำในMS Excel - บันทึกบทสมุดงาน

ตอนนี้แผ่นงานของคุณจะถูกปิด

ให้เราดูวิธีการเปิดสมุดงานจาก excel ในขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่าง

Step 1 - คลิกไฟล์ File Menu ดังแสดงด้านล่าง คุณสามารถดูไฟล์Open option ใน File Menu.

มีคอลัมน์เพิ่มเติมอีกสองคอลัมน์สมุดงานล่าสุดและตำแหน่งล่าสุดที่คุณสามารถดูสมุดงานที่เพิ่งเปิดล่าสุดและตำแหน่งล่าสุดจากที่ที่เปิดสมุดงาน

Step 2 - คลิกที่ไฟล์ Open Optionจะเปิดกล่องโต้ตอบเรียกดูดังที่แสดงด้านล่าง เรียกดูไดเร็กทอรีและค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการเปิด

Step 3 - เมื่อคุณเลือกสมุดงานแล้วสมุดงานของคุณจะเปิดขึ้นตามด้านล่าง -

MS Excel ให้ความช่วยเหลือตามบริบทเมื่อวางเมาส์ หากต้องการดูความช่วยเหลือตามบริบทสำหรับตัวเลือกเมนูใดตัวเลือกหนึ่งให้วางเมาส์เหนือตัวเลือกนั้นเป็นระยะเวลาหนึ่ง จากนั้นคุณจะเห็นวิธีใช้ที่ละเอียดอ่อนตามบริบทดังที่แสดงด้านล่าง

ขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม

หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับ MS Excel จาก Microsoft คุณสามารถกด F1 หรือโดย File → Help → Support → Microsoft Office Help.

ใน MS Excel, มี 1048576*16384เซลล์. เซลล์ MS Excel สามารถมีไฟล์Text, Numeric value or formulas. เซลล์ MS Excel สามารถมีอักขระได้สูงสุด 32000 ตัว

การแทรกข้อมูล

สำหรับ inserting data ใน MS Excel, เพียงแค่เปิดใช้งานข้อความประเภทเซลล์หรือตัวเลขแล้วกด Enter หรือปุ่มนำทาง

การใส่สูตร

สำหรับการแทรกสูตรใน MS Excel ไปที่แถบสูตรป้อนสูตรแล้วกด Enter หรือแป้นนำทาง ดูภาพหน้าจอด้านล่างเพื่อทำความเข้าใจ

การแก้ไขเนื้อหาของเซลล์

สำหรับการแก้ไขเนื้อหาของเซลล์เพียงแค่เปิดใช้งานเซลล์ให้ป้อนค่าใหม่จากนั้นกด Enter หรือปุ่มนำทางเพื่อดูการเปลี่ยนแปลง ดูภาพหน้าจอด้านล่างเพื่อทำความเข้าใจ

MS Excelมีหลายวิธีในการเลือกข้อมูลในแผ่นงาน ให้เราดูวิธีเหล่านั้น

เลือกด้วยเมาส์

ลากเมาส์ไปบนข้อมูลที่คุณต้องการเลือก มันจะเลือกเซลล์เหล่านั้นตามที่แสดงด้านล่าง

เลือกด้วย Special

หากคุณต้องการเลือกภูมิภาคที่ต้องการให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ในภูมิภาคนั้น กดF5 จะแสดงกล่องโต้ตอบด้านล่าง

คลิกที่ Special buttonเพื่อดูกล่องโต้ตอบด้านล่าง เลือกcurrent regionจากปุ่มตัวเลือก คลิกที่ok เพื่อดูภูมิภาคปัจจุบันที่เลือก

ดังที่คุณเห็นในหน้าจอด้านล่างข้อมูลจะถูกเลือกสำหรับภูมิภาคปัจจุบัน

MS Excelให้วิธีต่างๆในการลบข้อมูลในแผ่นงาน ให้เราดูวิธีเหล่านั้น

ลบด้วยเมาส์

เลือกข้อมูลที่คุณต้องการลบ Right Clickบนแผ่นงาน เลือกไฟล์delete optionเพื่อลบข้อมูล

ลบด้วยปุ่ม Delete

เลือกข้อมูลที่คุณต้องการลบ กดบนDelete Button จากแป้นพิมพ์มันจะลบข้อมูล

Selective Delete สำหรับ Rows

เลือกแถวที่คุณต้องการลบด้วย Mouse click + Control Key.จากนั้นคลิกขวาเพื่อแสดงตัวเลือกต่างๆ เลือกไฟล์Delete option เพื่อลบแถวที่เลือก

ให้เราดูว่าเราทำได้อย่างไร Move Data ด้วย MS Excel.

Step 1 - เลือกข้อมูลที่คุณต้องการย้าย Right Click และเลือก cut option.

Step 2 - Select the first cellคุณต้องการย้ายข้อมูลไปที่ใด คลิกขวาที่มันและpaste the data. คุณสามารถเห็นข้อมูลถูกย้ายในขณะนี้

ข้อมูลพื้นฐานของแถวและคอลัมน์

MS Excel อยู่ในรูปแบบตารางซึ่งประกอบด้วยแถวและคอลัมน์

• แถวทำงานในแนวนอนในขณะที่คอลัมน์ทำงานในแนวตั้ง

• แต่ละแถวจะถูกระบุด้วยหมายเลขแถวซึ่งทำงานในแนวตั้งที่ด้านซ้ายของแผ่นงาน

• แต่ละคอลัมน์จะถูกระบุโดยส่วนหัวของคอลัมน์ซึ่งทำงานในแนวนอนที่ด้านบนของแผ่นงาน

สำหรับ MS Excel 2010 หมายเลขแถวมีตั้งแต่ 1 to 1048576; เบ็ดเสร็จ 1048576 แถวและคอลัมน์มีตั้งแต่ A to XFD; เบ็ดเสร็จ 16384 คอลัมน์

การนำทางด้วยแถวและคอลัมน์

ให้เราดูวิธีย้ายไปยังแถวสุดท้ายหรือคอลัมน์สุดท้าย

• คุณสามารถไปที่แถวสุดท้ายได้โดยคลิก Control + Down Navigation arrow.

• คุณสามารถไปที่คอลัมน์สุดท้ายได้โดยคลิก Control + Right Navigation arrow.

แนะนำเซลล์

เรียกจุดตัดของแถวและคอลัมน์ cell.

ระบุเซลล์ด้วย Combination of column header and row number.

ตัวอย่างเช่น - A1, A2

MS Excel ให้ copy pasteตัวเลือกในรูปแบบต่างๆ วิธีคัดลอกวางที่ง่ายที่สุดมีดังต่อไปนี้

คัดลอกวาง

• ในการคัดลอกและวางเพียงแค่เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอก เลือกcopy option หลังจากคลิกขวาหรือกด Control + C.

• เลือกเซลล์ที่คุณต้องการวางเนื้อหาที่คัดลอกนี้ คลิกขวาและเลือกตัวเลือกวางหรือกดControl + V.

ในกรณีนี้, MS Excel จะคัดลอกทุกอย่างเช่นค่าสูตรรูปแบบข้อคิดเห็นและการตรวจสอบความถูกต้อง MS Excel จะเขียนทับเนื้อหาด้วยการวาง หากต้องการเลิกทำกดControl + Z จากแป้นพิมพ์

คัดลอกวางโดยใช้ Office Clipboard

เมื่อคุณคัดลอกข้อมูลใน MS Excel ระบบจะใส่เนื้อหาที่คัดลอกไว้ใน Windows และ Office Clipboard คุณสามารถดูเนื้อหาคลิปบอร์ดได้โดยHome → Clipboard. ดูเนื้อหาคลิปบอร์ด เลือกเซลล์ที่คุณต้องการวาง คลิกที่วางเพื่อวางเนื้อหา

คัดลอกวางด้วยวิธีพิเศษ

คุณอาจไม่ต้องการคัดลอกทุกอย่างในบางกรณี ตัวอย่างเช่นคุณต้องการคัดลอกเฉพาะค่าหรือคุณต้องการคัดลอกเฉพาะการจัดรูปแบบของเซลล์ เลือกตัวเลือกวางพิเศษตามที่แสดงด้านล่าง

ด้านล่างนี้คือตัวเลือกต่างๆที่มีอยู่ในการวางแบบพิเศษ

• All - วางเนื้อหารูปแบบและการตรวจสอบข้อมูลของเซลล์จากคลิปบอร์ดของ Windows

• Formulas - วางสูตร แต่ไม่จัดรูปแบบ

• Values - วางเฉพาะค่าไม่ใช่สูตร

• Formats - วางเฉพาะการจัดรูปแบบของช่วงต้นทาง

• Comments - วางความคิดเห็นกับเซลล์ที่เกี่ยวข้อง

• Validation - วางการตรวจสอบความถูกต้องที่ใช้ในเซลล์

• All using source theme - วางสูตรและการจัดรูปแบบทั้งหมด

• All except borders - วางทุกอย่างยกเว้นเส้นขอบที่ปรากฏในช่วงต้นทาง

• Column Width - วางสูตรและทำซ้ำความกว้างคอลัมน์ของเซลล์ที่คัดลอก

• Formulas & Number Formats - วางสูตรและการจัดรูปแบบตัวเลขเท่านั้น

• Values & Number Formats - วางผลลัพธ์ของสูตรบวกตัวเลข

• Merge Conditional Formatting- ไอคอนนี้จะแสดงเฉพาะเมื่อเซลล์ที่คัดลอกมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เมื่อคลิกจะรวมการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่คัดลอกเข้ากับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในช่วงปลายทาง

• Transpose- เปลี่ยนการวางแนวของช่วงที่คัดลอก แถวกลายเป็นคอลัมน์และคอลัมน์จะกลายเป็นแถว สูตรใด ๆ ในช่วงที่คัดลอกจะได้รับการปรับเพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้องเมื่อมีการย้าย

MS Excel ให้ Find & Replace ตัวเลือกสำหรับค้นหาข้อความภายในแผ่นงาน

ค้นหาและแทนที่บทสนทนา

ให้เราดูวิธีการเข้าถึง Find & Replace Dialogue

ในการเข้าถึงค้นหาและแทนที่ให้เลือก Home → Find & Select → Find หรือกด Control + F Key. ดูภาพด้านล่าง

คุณสามารถดูไฟล์ Find and Replace dialogue ดังต่อไปนี้.

คุณสามารถแทนที่ข้อความที่พบด้วยข้อความใหม่ในไฟล์ Replace tab.

การสำรวจตัวเลือก

ตอนนี้ให้เราดูตัวเลือกต่างๆที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบค้นหา

• Within - การระบุการค้นหาควรอยู่ในชีตหรือสมุดงาน

• Search By - การระบุวิธีการค้นหาภายในตามแถวหรือตามคอลัมน์

• Look In - หากคุณต้องการค้นหาข้อความในสูตรด้วยให้เลือกตัวเลือกนี้

• Match Case - หากคุณต้องการจับคู่ตัวพิมพ์เช่นตัวพิมพ์เล็กหรือตัวพิมพ์ใหญ่ของคำให้เลือกตัวเลือกนี้

• Match Entire Cell Content - หากคุณต้องการให้คำตรงกับเซลล์ให้เลือกตัวเลือกนี้

MS Excel ให้คุณสมบัติของโปรแกรมประมวลผลคำที่เรียกว่า Spelling check. เราสามารถกำจัดข้อผิดพลาดในการสะกดด้วยความช่วยเหลือของคุณสมบัติการตรวจการสะกด

พื้นฐานการตรวจสอบการสะกด

ให้เราดูวิธีเข้าถึงการตรวจสอบการสะกด

• ในการเข้าถึงตัวตรวจสอบการสะกดให้เลือก Review ➪ Spelling หรือกด F7.

• หากต้องการตรวจสอบการสะกดในช่วงเฉพาะ select the range ก่อนที่คุณจะเปิดใช้งานตัวตรวจสอบการสะกด

• หากตัวตรวจสอบการสะกดพบคำใด ๆ ที่ไม่รู้จักว่าถูกต้องจะแสดงไฟล์ Spelling dialogue พร้อมตัวเลือกที่แนะนำ

การสำรวจตัวเลือก

ให้เราดูตัวเลือกต่างๆที่มีอยู่ใน spell check บทสนทนา.

• Ignore Once - ละเว้นคำและตรวจสอบการสะกดต่อไป

• Ignore All - ละเว้นคำและเหตุการณ์ที่ตามมาทั้งหมดของมัน

• Add to Dictionary - เพิ่มคำลงในพจนานุกรม

• Change - เปลี่ยนคำเป็นคำที่เลือกในรายการคำแนะนำ

• Change All - เปลี่ยนคำเป็นคำที่เลือกในรายการคำแนะนำและเปลี่ยนสิ่งที่เกิดขึ้นตามมาทั้งหมดโดยไม่ต้องถาม

• AutoCorrect - เพิ่มคำที่สะกดผิดและการสะกดที่ถูกต้อง (ซึ่งคุณเลือกจากรายการ) ในรายการแก้ไขอัตโนมัติ

ตัวเลื่อนซูม

ตามค่าเริ่มต้นทุกอย่างบนหน้าจอจะแสดงเป็น 100% ใน MS Excel คุณสามารถเปลี่ยนเปอร์เซ็นต์การซูมจาก 10% (เล็ก ๆ ) เป็น 400% (มาก) การซูมไม่ได้เปลี่ยนขนาดตัวอักษรดังนั้นจึงไม่มีผลกับผลลัพธ์ที่พิมพ์ออกมา

คุณสามารถดูแถบเลื่อนการซูมที่ด้านล่างขวาของสมุดงานดังที่แสดงด้านล่าง

ขยายเข้า

คุณสามารถซูมเข้าในสมุดงานได้โดยเลื่อนแถบเลื่อนไปทางขวา มันจะเปลี่ยนมุมมองเดียวของสมุดงาน คุณสามารถซูมเข้าได้สูงสุด 400% ดูภาพหน้าจอด้านล่าง

ซูมออก

คุณสามารถย่อสมุดงานได้โดยเลื่อนแถบเลื่อนไปทางซ้าย มันจะเปลี่ยนมุมมองเดียวของสมุดงาน คุณสามารถซูมเข้าได้สูงสุด 10% ดูภาพหน้าจอด้านล่าง

หากคุณต้องการแทรกสัญลักษณ์หรืออักขระพิเศษบางตัวที่ไม่พบบนแป้นพิมพ์ในกรณีนั้นคุณต้องใช้ไฟล์ Symbols option.

การใช้สัญลักษณ์

ไปที่ Insert » Symbols » Symbolเพื่อดูสัญลักษณ์ที่มีอยู่ คุณสามารถเห็นสัญลักษณ์มากมายที่มีเช่น Pi, alpha, beta และอื่น ๆ

เลือกสัญลักษณ์ที่คุณต้องการเพิ่มแล้วคลิกแทรกเพื่อใช้สัญลักษณ์

การใช้อักขระพิเศษ

ไปที่ Insert » Symbols » Special Charactersเพื่อดูอักขระพิเศษที่มีอยู่ คุณสามารถเห็นอักขระพิเศษมากมายที่มีเช่นลิขสิทธิ์การลงทะเบียนและอื่น ๆ

เลือกอักขระพิเศษที่คุณต้องการเพิ่มแล้วคลิกแทรกเพื่อใช้อักขระพิเศษ

การเพิ่มความคิดเห็นไปยังเซลล์

การเพิ่มความคิดเห็นลงในเซลล์ช่วยในการทำความเข้าใจจุดประสงค์ของเซลล์สิ่งที่ควรมี ฯลฯ ช่วยในการจัดทำเอกสารที่เหมาะสม

ในการเพิ่มความคิดเห็นลงในเซลล์ให้เลือกเซลล์และดำเนินการตามที่ระบุไว้ด้านล่าง

• เลือกรีวิว»ความคิดเห็น»ความคิดเห็นใหม่
• คลิกขวาที่เซลล์แล้วเลือกแทรกข้อคิดเห็นจากตัวเลือกที่มี
• กด Shift + F2

ในขั้นต้นความคิดเห็นประกอบด้วยชื่อผู้ใช้คอมพิวเตอร์ คุณต้องแก้ไขด้วยข้อความสำหรับความคิดเห็นของเซลล์

การแก้ไขความคิดเห็น

คุณสามารถแก้ไขความคิดเห็นที่คุณได้ป้อนไว้ก่อนหน้านี้ตามที่ระบุไว้ด้านล่าง

• เลือกเซลล์ที่ความคิดเห็นปรากฏ
• คลิกขวาที่เซลล์แล้วเลือกแก้ไขความคิดเห็นจากตัวเลือกที่มี
• แก้ไขความคิดเห็น

การจัดรูปแบบความคิดเห็น

มีตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆสำหรับความคิดเห็น สำหรับการจัดรูปแบบความคิดเห็นRight click on cell » Edit comment » Select comment » Right click on it » Format comment. ด้วยการจัดรูปแบบความคิดเห็นคุณสามารถเปลี่ยนสีแบบอักษรขนาดและอื่น ๆ ของความคิดเห็นได้

กล่องข้อความ

กล่องข้อความเป็นวัตถุกราฟิกพิเศษที่รวมข้อความเข้ากับวัตถุกราฟิกสี่เหลี่ยม กล่องข้อความและความคิดเห็นของเซลล์จะคล้ายกันในการแสดงข้อความในกล่องสี่เหลี่ยม แต่กล่องข้อความจะมองเห็นได้เสมอในขณะที่ความคิดเห็นของเซลล์จะปรากฏขึ้นหลังจากเลือกเซลล์

การเพิ่มกล่องข้อความ

ในการเพิ่มกล่องข้อความให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

• เลือกแทรก»กล่องข้อความ»เลือกกล่องข้อความหรือวาด

ในขั้นต้นความคิดเห็นประกอบด้วยชื่อผู้ใช้คอมพิวเตอร์ คุณต้องแก้ไขด้วยข้อความสำหรับความคิดเห็นของเซลล์

การจัดรูปแบบกล่องข้อความ

หลังจากที่คุณเพิ่มกล่องข้อความแล้วคุณสามารถจัดรูปแบบได้โดยการเปลี่ยนแบบอักษรขนาดแบบอักษรลักษณะแบบอักษรและการจัดแนว ฯลฯ ให้เราดูตัวเลือกที่สำคัญบางประการในการจัดรูปแบบกล่องข้อความ

• Fill- ระบุการเติมกล่องข้อความเช่น No fill, solid fill ยังระบุความโปร่งใสของการเติมกล่องข้อความ

• Line Colour - ระบุสีของเส้นและความโปร่งใสของเส้น

• Line Style - ระบุลักษณะเส้นและความกว้าง

• Size - ระบุขนาดของกล่องข้อความ

• Properties - ระบุคุณสมบัติบางอย่างของกล่องข้อความ

• Text Box - ระบุเค้าโครงกล่องข้อความตัวเลือกปรับพอดีอัตโนมัติและระยะขอบภายใน

เลิกทำการเปลี่ยนแปลง

คุณสามารถย้อนกลับเกือบทุกการกระทำใน Excel ได้โดยใช้คำสั่งเลิกทำ เราสามารถเลิกทำการเปลี่ยนแปลงได้สองวิธีดังต่อไปนี้

• จากแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน»คลิกเลิกทำ
• กด Control + Z.

คุณสามารถย้อนกลับเอฟเฟกต์ของการกระทำที่ผ่านมา 100 รายการที่คุณทำโดยการดำเนินการเลิกทำมากกว่าหนึ่งครั้ง หากคุณคลิกลูกศรทางด้านขวาของปุ่มเลิกทำคุณจะเห็นรายการการดำเนินการที่คุณสามารถย้อนกลับได้ คลิกรายการในรายการนั้นเพื่อเลิกทำการกระทำนั้นและการดำเนินการที่ตามมาทั้งหมดที่คุณทำ

ทำซ้ำการเปลี่ยนแปลง

คุณสามารถย้อนกลับการดำเนินการที่ทำด้วยการเลิกทำใน Excel ได้อีกครั้งโดยใช้คำสั่งทำซ้ำ เราสามารถทำการเปลี่ยนแปลงซ้ำได้สองวิธีดังต่อไปนี้

• จากแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน»คลิกทำซ้ำ
• กด Control + Y

การจัดรูปแบบเซลล์

MS Excel Cell สามารถเก็บข้อมูลประเภทต่างๆเช่นตัวเลขสกุลเงินวันที่ ฯลฯ คุณสามารถกำหนดประเภทเซลล์ได้หลายวิธีดังที่แสดงด้านล่าง -

• คลิกขวาที่เซลล์»จัดรูปแบบเซลล์»หมายเลข
• คลิกที่ริบบิ้นจากริบบิ้น

รูปแบบเซลล์ต่างๆ

ด้านล่างนี้คือรูปแบบเซลล์ต่างๆ

• General - นี่คือรูปแบบเซลล์เริ่มต้นของ Cell

• Number - แสดงเซลล์เป็นตัวเลขพร้อมตัวคั่น

• Currency - แสดงเซลล์เป็นสกุลเงินเช่นพร้อมเครื่องหมายสกุลเงิน

• Accounting - คล้ายกับสกุลเงินที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการบัญชี

• Date- รูปแบบวันที่ต่างๆที่มีอยู่ภายใต้การเช่นนี้ 17-09-2013, 17 ^TH -Sep ปี 2013 ฯลฯ

• Time - รูปแบบเวลาต่างๆสามารถใช้ได้ตามนี้เช่น 13.30 น., 13.30 น. เป็นต้น

• Percentage - แสดงเซลล์เป็นเปอร์เซ็นต์โดยมีตำแหน่งทศนิยมเช่น 50.00%

• Fraction - แสดงเซลล์เป็นเศษส่วนเช่น 1/4, 1/2 เป็นต้น

• Scientific - แสดงเซลล์เป็นเลขชี้กำลังเช่น 5.6E + 01

• Text - แสดงเซลล์เป็นข้อความปกติ

• Special - รูปแบบพิเศษของเซลล์เช่นรหัสไปรษณีย์หมายเลขโทรศัพท์

• Custom - คุณสามารถใช้รูปแบบที่กำหนดเองได้โดยใช้สิ่งนี้

คุณสามารถกำหนดแบบอักษรใด ๆ ที่ติดตั้งสำหรับเครื่องพิมพ์ของคุณให้กับเซลล์ในแผ่นงาน

การตั้งค่าแบบอักษรจากหน้าแรก

คุณสามารถตั้งค่าแบบอักษรของข้อความที่เลือกจาก Home » Font group » select the font.

การตั้งค่าแบบอักษรจากการจัดรูปแบบเซลล์บทสนทนา

• คลิกขวาที่เซลล์»จัดรูปแบบเซลล์»แท็บแบบอักษร
• กด Control + 1 หรือ Shift + Control + F

คุณสามารถเปลี่ยนการตกแต่งข้อความของเซลล์เพื่อเปลี่ยนรูปลักษณ์ของเซลล์ได้

การตกแต่งข้อความ

ตัวเลือกต่างๆมีอยู่ในแท็บ Home ของ Ribbon ตามที่ระบุไว้ด้านล่าง

• Bold - ทำให้ข้อความเป็นตัวหนาโดยการเลือก Home » Font Group » Click B หรือกด Control + B.

• Italic - ทำให้ข้อความเป็นตัวเอียงโดยการเลือก Home » Font Group » Click I หรือกด Control + I.

• Underline - ทำให้ข้อความถูกขีดเส้นใต้โดยการเลือก Home » Font Group » Click U หรือกด Control + U.

• Double Underline - ทำให้ข้อความถูกเน้นเป็นขีดเส้นใต้สองครั้งโดยเลือก Home » Font Group » Click arrow near U » Select Double Underline.

ตัวเลือกการตกแต่งข้อความเพิ่มเติม

มีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับการตกแต่งข้อความในการจัดรูปแบบเซลล์»แท็บแบบอักษร»เซลล์เอฟเฟกต์ดังที่กล่าวไว้ด้านล่าง

• Strike-through - ขีดฆ่าข้อความตรงกลางในแนวตั้ง

• Super Script - ทำให้เนื้อหาปรากฏเป็นซูเปอร์สคริปต์

• Sub Script - ทำให้เนื้อหาปรากฏเป็นสคริปต์ย่อย

คุณสามารถหมุนเซลล์ตามองศาใดก็ได้เพื่อเปลี่ยนการวางแนวของเซลล์

กำลังหมุนเซลล์จากแท็บหน้าแรก

คลิกที่ orientation ใน Home tab. เลือกตัวเลือกที่มีให้เช่นมุมทวนเข็มนาฬิกามุมตามเข็มนาฬิกา ฯลฯ

การหมุนเซลล์จากการจัดรูปแบบเซลล์

คลิกขวาที่เซลล์ เลือกจัดรูปแบบเซลล์»การจัดแนว»ตั้งองศาสำหรับการหมุน

คุณสามารถเปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์หรือสีข้อความได้

การเปลี่ยนสีพื้นหลัง

โดยค่าเริ่มต้นสีพื้นหลังของเซลล์จะเป็นสีขาวใน MS Excel คุณสามารถเปลี่ยนได้ตามความต้องการของคุณจากHome tab » Font group » Background color.

การเปลี่ยนสีพื้นหน้า

โดยค่าเริ่มต้นพื้นหน้าหรือสีข้อความจะเป็นสีดำใน MS Excel คุณสามารถเปลี่ยนได้ตามความต้องการของคุณจากHome tab » Font group » Foreground color.

นอกจากนี้คุณสามารถเปลี่ยนสีพื้นหน้าได้โดยเลือกเซลล์ Right click » Format cells » Font Tab » Color.

หากคุณไม่ชอบการจัดตำแหน่งเริ่มต้นของเซลล์คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการจัดตำแหน่งของเซลล์ได้ ด้านล่างนี้คือวิธีการต่างๆ

เปลี่ยนการจัดแนวจากแท็บหน้าแรก

คุณสามารถเปลี่ยนการจัดแนวตามแนวนอนและแนวตั้งของเซลล์ได้ ตามค่าเริ่มต้น Excel จะจัดแนวตัวเลขไปทางขวาและข้อความไปทางซ้าย คลิกตัวเลือกที่มีอยู่ในกลุ่มการจัดแนวในแท็บหน้าแรกเพื่อเปลี่ยนการจัดแนว

เปลี่ยนการจัดแนวจากจัดรูปแบบเซลล์

คลิกขวาที่เซลล์แล้วเลือกรูปแบบเซลล์ ในกล่องโต้ตอบรูปแบบเซลล์ให้เลือกAlignment Tab. เลือกตัวเลือกที่มีจากตัวเลือกการจัดตำแหน่งแนวตั้งและการจัดแนวแนวนอน

การสำรวจตัวเลือกการจัดตำแหน่ง

1. Horizontal Alignment - คุณสามารถตั้งค่าการจัดแนวแนวนอนเป็นซ้าย, กลาง, ขวา ฯลฯ

• Left - จัดแนวเนื้อหาของเซลล์ทางด้านซ้ายของเซลล์

• Center - จัดกึ่งกลางเนื้อหาของเซลล์ในเซลล์

• Right - จัดแนวเนื้อหาของเซลล์ไปทางด้านขวาของเซลล์

• Fill - ทำซ้ำเนื้อหาของเซลล์จนกว่าความกว้างของเซลล์จะเต็ม

• Justify- จัดข้อความให้ชิดซ้ายและขวาของเซลล์ ตัวเลือกนี้ใช้ได้เฉพาะในกรณีที่เซลล์ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความที่ห่อและใช้มากกว่าหนึ่งบรรทัด

2. Vertical Alignment - คุณสามารถตั้งค่าการจัดแนวแนวตั้งเป็นด้านบนกลางด้านล่าง ฯลฯ

• Top จัดแนวเนื้อหาของเซลล์ให้อยู่ด้านบนสุดของเซลล์

• Center จัดกึ่งกลางเนื้อหาของเซลล์ในแนวตั้งในเซลล์

• Bottom จัดแนวเนื้อหาของเซลล์ที่ด้านล่างของเซลล์

• Justifyปรับข้อความในแนวตั้งในเซลล์ ตัวเลือกนี้ใช้ได้เฉพาะในกรณีที่เซลล์ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความที่ห่อหุ้มและใช้มากกว่าหนึ่งบรรทัด

ผสานเซลล์

MS Excel ช่วยให้คุณสามารถรวมเซลล์สองเซลล์ขึ้นไปได้ เมื่อคุณผสานเซลล์คุณจะไม่รวมเนื้อหาของเซลล์ แต่คุณรวมกลุ่มเซลล์เป็นเซลล์เดียวที่ใช้พื้นที่เดียวกัน

คุณสามารถผสานเซลล์ได้หลายวิธีดังที่กล่าวไว้ด้านล่าง

• เลือก Merge & Center controlบน Ribbon ซึ่งง่ายกว่า ในการผสานเซลล์ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการผสานจากนั้นคลิกปุ่มผสานและกึ่งกลาง

• เลือก Alignment tab ของกล่องโต้ตอบ Format Cells เพื่อรวมเซลล์

ตัวเลือกเพิ่มเติม

Home » Alignment group » Merge & Center control มีรายการดรอปดาวน์พร้อมตัวเลือกเพิ่มเติมเหล่านี้ -

• Merge Across - เมื่อเลือกช่วงหลายแถวคำสั่งนี้จะสร้างเซลล์ที่ผสานหลายเซลล์ - หนึ่งเซลล์สำหรับแต่ละแถว

• Merge Cells - ผสานเซลล์ที่เลือกโดยไม่ใช้แอตทริบิวต์ Center

• Unmerge Cells - ยกเลิกการผสานเซลล์ที่เลือก

ตัดข้อความและย่อขนาดให้พอดี

หากข้อความกว้างเกินไปที่จะพอดีกับความกว้างของคอลัมน์ แต่ไม่ต้องการให้ข้อความนั้นล้นไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกันคุณสามารถใช้ตัวเลือกตัดข้อความหรือตัวเลือกย่อให้พอดีเพื่อรองรับข้อความนั้น

ใช้เส้นขอบ

MS Excel ช่วยให้คุณสามารถใช้เส้นขอบกับเซลล์ได้ สำหรับการใช้เส้นขอบให้เลือกช่วงของเซลล์Right Click » Format cells » Border Tab » Select the Border Style.

จากนั้นคุณสามารถใช้เส้นขอบตามแท็บหน้าแรก»กลุ่มแบบอักษร»ใช้เส้นขอบ

ใช้แรเงา

คุณสามารถเพิ่มการแรเงาให้กับเซลล์จากไฟล์ Home tab » Font Group » Select the Color.

การจัดรูปแบบเซลล์

ใน MS Excel คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบกับเซลล์หรือช่วงของเซลล์ได้โดย Right Click » Format cells » Select the tab. แท็บต่างๆมีดังภาพด้านล่าง

ทางเลือกในการวางพื้นหลัง

• Number- คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบของเซลล์ได้โดยขึ้นอยู่กับเนื้อหาของเซลล์ ค้นหากวดวิชาเกี่ยวกับเรื่องนี้ในMS Excel - การตั้งค่าชนิดของเซลล์

• Alignment- คุณสามารถตั้งค่าการจัดแนวข้อความบนแท็บนี้ ค้นหากวดวิชาเกี่ยวกับเรื่องนี้ในMS Excel - แบบข้อความ

• Font- คุณสามารถตั้งค่าตัวอักษรของข้อความบนนี้ tab.Find กวดวิชาเกี่ยวกับเรื่องนี้ในMS Excel - การตั้งค่าแบบอักษร

• Border- คุณสามารถตั้งค่าเส้นขอบของมือถือที่มี tab.Find กวดวิชานี้เกี่ยวกับเรื่องนี้ในMS Excel - พรมแดนและเฉดสี

• Fill- คุณสามารถตั้งค่าการเติมเซลล์ด้วยแท็บนี้ ค้นหากวดวิชาเกี่ยวกับเรื่องนี้ในMS Excel - พรมแดนและเฉดสี

• Protection - คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกการป้องกันเซลล์ด้วยแท็บนี้

ตัวเลือกแผ่นงาน

MS Excel มีตัวเลือกแผ่นงานที่หลากหลายสำหรับการพิมพ์เช่นเส้นตารางเซลล์โดยทั่วไปจะไม่พิมพ์ออกมา หากคุณต้องการให้งานพิมพ์ของคุณมีเส้นตารางให้เลือกPage Layout » Sheet Options group » Gridlines » Check Print.

ตัวเลือกใน Sheet Options Dialogue

• Print Area - คุณสามารถตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ด้วยตัวเลือกนี้

• Print Titles - คุณสามารถตั้งชื่อให้ปรากฏที่ด้านบนสำหรับแถวและทางด้านซ้ายสำหรับคอลัมน์

• Print -

  • Gridlines - เส้นตารางจะปรากฏขึ้นขณะพิมพ์แผ่นงาน

  • Black & White - เลือกช่องทำเครื่องหมายนี้เพื่อให้เครื่องพิมพ์สีของคุณพิมพ์แผนภูมิเป็นขาวดำ

  • Draft quality - เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อพิมพ์แผนภูมิโดยใช้การตั้งค่าคุณภาพแบบร่างของเครื่องพิมพ์ของคุณ

  • Rows & Column Heading - เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อให้มีแถวและส่วนหัวของคอลัมน์ที่จะพิมพ์

• Page Order -

  • Down, then Over - พิมพ์หน้าลงก่อนแล้วจึงพิมพ์หน้าขวา

  • Over, then Down - พิมพ์หน้าที่ถูกต้องก่อนแล้วจึงมาพิมพ์หน้าลง

ระยะขอบ

ระยะขอบคือพื้นที่ที่ไม่ได้พิมพ์ตามด้านข้างด้านบนและด้านล่างของหน้าที่พิมพ์ หน้าที่พิมพ์ทั้งหมดใน MS Excel มีระยะขอบเท่ากัน คุณไม่สามารถระบุระยะขอบที่แตกต่างกันสำหรับเพจต่างๆ

คุณสามารถกำหนดระยะขอบได้หลายวิธีดังที่อธิบายไว้ด้านล่าง

• เลือกเค้าโครงหน้า»การตั้งค่าหน้า»รายการแบบเลื่อนลงระยะขอบคุณสามารถเลือกปกติกว้างแคบหรือการตั้งค่าแบบกำหนดเอง

• ตัวเลือกเหล่านี้สามารถใช้ได้เมื่อคุณเลือก File » Print.

หากการตั้งค่าเหล่านี้ไม่ได้ผลให้เลือกระยะขอบแบบกำหนดเองเพื่อแสดงแท็บระยะขอบของกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษดังที่แสดงด้านล่าง

กึ่งกลางบนหน้า

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะจัดแนวหน้าที่พิมพ์ที่ขอบด้านบนและด้านซ้าย หากคุณต้องการให้ผลลัพธ์อยู่ตรงกลางในแนวตั้งหรือแนวนอนให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่เหมาะสมในส่วน Center on Page ของแท็บระยะขอบตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน

การวางแนวหน้า

การวางแนวหน้าหมายถึงวิธีการพิมพ์เอาต์พุตบนหน้ากระดาษ หากคุณเปลี่ยนการวางแนวตัวแบ่งหน้าบนหน้าจอจะปรับโดยอัตโนมัติเพื่อรองรับการวางแนวกระดาษใหม่

ประเภทของการวางแนวหน้า

• Portrait - แนวตั้งเพื่อพิมพ์หน้าสูง (ค่าเริ่มต้น)

• Landscape- แนวนอนเพื่อพิมพ์หน้ากว้าง การวางแนวนอนมีประโยชน์เมื่อคุณมีช่วงกว้างที่ไม่พอดีกับหน้าที่วางในแนวตั้ง

การเปลี่ยนการวางแนวหน้า

• เลือกเค้าโครงหน้า»ตั้งค่าหน้า»การวางแนว»แนวตั้งหรือแนวนอน

• เลือกไฟล์»พิมพ์

ส่วนหัวและส่วนท้าย

ส่วนหัวคือข้อมูลที่ปรากฏที่ด้านบนสุดของแต่ละหน้าที่พิมพ์และส่วนท้ายคือข้อมูลที่ปรากฏที่ด้านล่างของแต่ละหน้าที่พิมพ์ ตามค่าเริ่มต้นสมุดงานใหม่จะไม่มีส่วนหัวหรือส่วนท้าย

การเพิ่มส่วนหัวและส่วนท้าย

• เลือกกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้า»แท็บส่วนหัวหรือส่วนท้าย

คุณสามารถเลือกส่วนหัวและส่วนท้ายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือสร้างส่วนหัวที่กำหนดเองได้

• &[Page] - แสดงหมายเลขหน้า

• &[Pages] - แสดงจำนวนหน้าที่จะพิมพ์

• &[Date] - แสดงวันที่ปัจจุบัน

• &[Time] - แสดงเวลาปัจจุบัน

• &[Path]&[File] - แสดงเส้นทางและชื่อไฟล์ที่สมบูรณ์ของสมุดงาน

• &[File] - แสดงชื่อสมุดงาน

• &[Tab] - แสดงชื่อแผ่นงาน

ตัวเลือกส่วนหัวและส่วนท้ายอื่น ๆ

เมื่อเลือกส่วนหัวหรือส่วนท้ายในมุมมองเค้าโครงเพจไฟล์ Header & Footer » Design » Options กลุ่มประกอบด้วยตัวควบคุมที่ให้คุณระบุตัวเลือกอื่น ๆ -

• Different First Page - เลือกตัวเลือกนี้เพื่อระบุส่วนหัวหรือส่วนท้ายอื่นสำหรับหน้าที่พิมพ์ครั้งแรก

• Different Odd & Even Pages - เลือกสิ่งนี้เพื่อระบุส่วนหัวหรือส่วนท้ายที่แตกต่างกันสำหรับหน้าคี่และหน้าคู่

• Scale with Document- หากเลือกขนาดตัวอักษรในส่วนหัวและส่วนท้ายจะเป็นขนาด ดังนั้นหากเอกสารถูกปรับขนาดเมื่อพิมพ์ ตัวเลือกนี้ถูกเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น

• Align with Page Margins- หากเลือกไว้ส่วนหัวและส่วนท้ายด้านซ้ายจะชิดขอบด้านซ้ายและส่วนหัวและส่วนท้ายด้านขวาจะชิดขอบด้านขวา ตัวเลือกนี้ถูกเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น

ตัวแบ่งหน้า

หากคุณไม่ต้องการให้พิมพ์แถวบนหน้าด้วยตัวเองหรือคุณไม่ต้องการให้แถวส่วนหัวของตารางเป็นบรรทัดสุดท้ายของหน้า MS Excel ช่วยให้คุณควบคุมได้อย่างแม่นยำpage breaks.

MS Excel จัดการการแบ่งหน้าโดยอัตโนมัติ แต่บางครั้งคุณอาจต้องการบังคับให้แบ่งหน้า either a vertical or a horizontal one. เพื่อให้รายงานพิมพ์ตามที่คุณต้องการ

ตัวอย่างเช่นหากเวิร์กชีตของคุณประกอบด้วยส่วนต่างๆที่แตกต่างกันคุณอาจต้องการพิมพ์แต่ละส่วนบนกระดาษแยกกัน

การแทรกตัวแบ่งหน้า

Insert Horizontal Page Break- ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้แถว 14 เป็นแถวแรกของหน้าใหม่ให้เลือกเซลล์ A14 จากนั้นเลือกPage Layout » Page Setup Group » Breaks» Insert Page Break.

Insert vertical Page break - ในกรณีนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้วางตัวชี้ในแถวที่ 1 แล้วเลือก Page Layout » Page Setup » Breaks » Insert Page Break เพื่อสร้างตัวแบ่งหน้า

การลบตัวแบ่งหน้า

• Remove a page break you’ve added - เลื่อนตัวชี้เซลล์ไปที่แถวแรกใต้ตัวแบ่งหน้าด้วยตนเองจากนั้นเลือกเค้าโครงหน้า»ตั้งค่าหน้า»ตัวแบ่ง»ลบตัวแบ่งหน้า

• Remove all manual page breaks - เลือกเค้าโครงหน้า»ตั้งค่าหน้า»แบ่ง»รีเซ็ตตัวแบ่งหน้าทั้งหมด

ภาพพื้นหลัง

ขออภัยคุณไม่สามารถมีภาพพื้นหลังในงานพิมพ์ของคุณได้ คุณอาจสังเกตเห็นไฟล์Page Layout » Page Setup » Background command.ปุ่มนี้จะแสดงกล่องโต้ตอบที่ให้คุณเลือกภาพที่จะแสดงเป็นพื้นหลัง การวางตัวควบคุมนี้ไว้ในคำสั่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ทำให้เข้าใจผิดอย่างมาก ภาพพื้นหลังที่วางบนแผ่นงานจะไม่ถูกพิมพ์

ทางเลือกในการวางพื้นหลัง

• คุณสามารถแทรกรูปร่างอักษรศิลป์หรือรูปภาพบนแผ่นงานของคุณแล้วปรับความโปร่งใสได้ จากนั้นคัดลอกรูปภาพไปยังหน้าที่พิมพ์ทั้งหมด

• คุณสามารถแทรกวัตถุในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของหน้า

บานหน้าต่างแช่แข็ง

หากคุณตั้งค่าแผ่นงานด้วยส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์ส่วนหัวเหล่านี้จะมองไม่เห็นเมื่อคุณเลื่อนลงหรือไปทางขวา MS Excel เป็นวิธีแก้ปัญหาที่สะดวกสำหรับปัญหานี้ด้วยบานหน้าต่างค้าง ช่องแช่แข็งช่วยให้มองเห็นส่วนหัวได้ในขณะที่คุณกำลังเลื่อนดูแผ่นงาน

ใช้ Freeze Panes

ทำตามขั้นตอนที่ระบุด้านล่างเพื่อหยุดบานหน้าต่าง

• เลือกแถวแรกหรือคอลัมน์แรกหรือแถวด้านล่างซึ่งคุณต้องการตรึงหรือคอลัมน์ทางขวาไปยังพื้นที่ที่คุณต้องการตรึง

• เลือก View Tab » Freeze Panes.

• เลือกตัวเลือกที่เหมาะสม -

  • Freeze Panes - เพื่อตรึงพื้นที่ของเซลล์

  • Freeze Top Row - เพื่อตรึงแถวแรกของแผ่นงาน

  • Freeze First Column - เพื่อตรึงคอลัมน์แรกของแผ่นงาน

• หากคุณเลือกตรึงแถวบนสุดคุณจะเห็นแถวแรกปรากฏที่ด้านบนสุดหลังจากเลื่อนด้วย ดูภาพหน้าจอด้านล่าง

คลายการตรึงบานหน้าต่าง

ในการยกเลิกการตรึงบานหน้าต่างให้เลือก View Tab » Unfreeze Panes.

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คุณลักษณะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ MS Excel 2010 ช่วยให้คุณสามารถจัดรูปแบบช่วงของค่าเพื่อให้ค่าที่อยู่นอกขีด จำกัด บางอย่างได้รับการจัดรูปแบบโดยอัตโนมัติ

เลือก Home Tab » Style group » Conditional Formatting dropdown.

ตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขต่างๆ

• Highlight Cells Rules - จะเปิดเมนูความต่อเนื่องพร้อมตัวเลือกต่างๆสำหรับการกำหนดกฎการจัดรูปแบบที่เน้นเซลล์ในการเลือกเซลล์ที่มีค่าข้อความหรือวันที่บางอย่างหรือมีค่ามากกว่าหรือน้อยกว่าค่าใดค่าหนึ่งหรืออยู่ในค่าใดค่าหนึ่ง ช่วงของค่า

สมมติว่าคุณต้องการค้นหาเซลล์ที่มีจำนวน 0 และทำเครื่องหมายเป็นสีแดงเลือกช่วงของเซลล์»แท็บหน้าแรก» DropDown การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข»เน้นกฎของเซลล์»เท่ากับ

หลังจากคลิกตกลงเซลล์ที่มีค่าเป็นศูนย์จะถูกทำเครื่องหมายเป็นสีแดง

• Top/Bottom Rules - เปิดเมนูความต่อเนื่องพร้อมตัวเลือกต่างๆสำหรับการกำหนดกฎการจัดรูปแบบที่เน้นค่าด้านบนและด้านล่างเปอร์เซ็นต์และสูงกว่าและต่ำกว่าค่าเฉลี่ยในการเลือกเซลล์

สมมติว่าคุณต้องการเน้นแถวบนสุด 10% คุณสามารถทำได้ด้วยกฎบน / ล่างเหล่านี้

• Data Bars - เปิดจานสีที่มีแถบข้อมูลสีต่างๆที่คุณสามารถนำไปใช้กับการเลือกเซลล์เพื่อระบุค่าที่สัมพันธ์กันได้โดยคลิกที่ภาพขนาดย่อของแถบข้อมูล

ด้วยแถบข้อมูลการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนี้จะปรากฏในแต่ละเซลล์

• Color Scales - จะเปิดจานสีที่มีสเกลสามและสองสีที่แตกต่างกันซึ่งคุณสามารถใช้กับการเลือกเซลล์เพื่อระบุค่าที่สัมพันธ์กันได้โดยคลิกที่รูปขนาดย่อของมาตราส่วนสี

ดูภาพหน้าจอด้านล่างพร้อมกับมาตราส่วนสีซึ่งใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

• Icon Sets - เปิดจานสีพร้อมชุดไอคอนต่างๆที่คุณสามารถใช้กับการเลือกเซลล์เพื่อระบุค่าที่สัมพันธ์กันได้โดยคลิกที่ชุดไอคอน

ดูภาพหน้าจอด้านล่างพร้อมใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขชุดไอคอน

• New Rule - จะเปิดกล่องโต้ตอบกฎการจัดรูปแบบใหม่ซึ่งคุณกำหนดกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่กำหนดเองเพื่อใช้กับการเลือกเซลล์

• Clear Rules - จะเปิดเมนูความต่อเนื่องซึ่งคุณสามารถลบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับการเลือกเซลล์ได้โดยคลิกตัวเลือกเซลล์ที่เลือกสำหรับทั้งแผ่นงานโดยคลิกตัวเลือกทั้งแผ่นงานหรือเฉพาะตารางข้อมูลปัจจุบันโดยคลิกตัวเลือกตารางนี้ .

• Manage Rules - จะเปิดกล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขซึ่งคุณจะแก้ไขและลบกฎบางกฎรวมทั้งปรับลำดับความสำคัญของกฎโดยการเลื่อนขึ้นหรือลงในกล่องรายการกฎ

สูตรใน MS Excel

สูตรคือขนมปังและเนยของแผ่นงาน หากไม่มีสูตรแผ่นงานจะเป็นเพียงการนำเสนอข้อมูลแบบตารางอย่างง่าย สูตรประกอบด้วยรหัสพิเศษซึ่งป้อนลงในเซลล์ ทำการคำนวณบางอย่างและส่งกลับผลลัพธ์ซึ่งจะแสดงในเซลล์

สูตรใช้ตัวดำเนินการและฟังก์ชันเวิร์กชีตที่หลากหลายเพื่อทำงานกับค่าและข้อความ ค่าและข้อความที่ใช้ในสูตรสามารถอยู่ในเซลล์อื่นได้ซึ่งทำให้การเปลี่ยนแปลงข้อมูลทำได้ง่ายและทำให้เวิร์กชีตมีลักษณะไดนามิก ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลในเวิร์กชีตและสูตรได้อย่างรวดเร็ว

องค์ประกอบของสูตร

สูตรสามารถประกอบด้วยองค์ประกอบเหล่านี้ -

• Mathematical operators, such as +(for addition) and *(for multiplication)

  Example −

  • = A1 + A2 เพิ่มค่าในเซลล์ A1 และ A2

• Values or text

  Example −

  • = 200 * 0.5 คูณ 200 คูณ 0.15 สูตรนี้ใช้เฉพาะค่าและจะส่งกลับผลลัพธ์เดียวกันกับ 100 เสมอ

• Cell references (including named cells and ranges)

  Example -

  • = A1 = C12 เปรียบเทียบเซลล์ A1 กับเซลล์ C12 ถ้าเซลล์เหมือนกันสูตรจะคืนค่า TRUE มิฉะนั้นจะส่งกลับ FALSE

• Worksheet functions (such as SUMor AVERAGE)

  Example -

  • = SUM (A1: A12) เพิ่มค่าในช่วง A1: A12

การสร้างสูตร

สำหรับการสร้างสูตรคุณต้องพิมพ์ในแถบสูตร สูตรขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย '=' เมื่อสร้างสูตรด้วยตนเองคุณสามารถพิมพ์ที่อยู่เซลล์หรือจะชี้ไปที่สูตรเหล่านั้นในแผ่นงานก็ได้ ใช้Pointing methodการจัดหาที่อยู่เซลล์สำหรับสูตรมักจะง่ายกว่าและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการสร้างสูตร เมื่อคุณใช้ฟังก์ชันในตัวให้คลิกเซลล์หรือลากผ่านช่วงเซลล์ที่คุณต้องการใช้เมื่อกำหนดอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันในกล่องโต้ตอบอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน ดูภาพหน้าจอด้านล่าง

ทันทีที่คุณกรอกรายการสูตรสำเร็จ Excel จะคำนวณผลลัพธ์ซึ่งจะแสดงอยู่ภายในเซลล์ภายในแผ่นงาน (อย่างไรก็ตามเนื้อหาของสูตรจะยังคงปรากฏให้เห็นบนแถบสูตรทุกครั้งที่เซลล์ทำงานอยู่) ถ้าคุณทำข้อผิดพลาดในสูตรที่ทำให้ Excel ไม่สามารถคำนวณสูตรได้เลย Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบการแจ้งเตือนที่แนะนำวิธีแก้ไขปัญหา

การคัดลอกสูตรใน MS Excel

การคัดลอกสูตรเป็นงานทั่วไปอย่างหนึ่งที่คุณทำในสเปรดชีตทั่วไปที่อาศัยสูตรเป็นหลัก เมื่อสูตรใช้การอ้างอิงเซลล์แทนค่าคงที่ Excel จะทำให้งานคัดลอกสูตรดั้งเดิมไปยังทุกที่ที่ต้องใช้สูตรที่คล้ายกัน

ที่อยู่เซลล์สัมพัทธ์

MS Excel จะปรับการอ้างอิงเซลล์โดยอัตโนมัติในสูตรดั้งเดิมเพื่อให้เหมาะกับตำแหน่งของสำเนาที่คุณทำ มันทำผ่านระบบที่เรียกว่าrelative cell addresses, โดยที่การอ้างอิงคอลัมน์ในที่อยู่เซลล์ในสูตรจะเปลี่ยนให้เหมาะกับตำแหน่งคอลัมน์ใหม่และการอ้างอิงแถวจะเปลี่ยนไปเพื่อให้เหมาะกับตำแหน่งแถวใหม่

ให้เราดูสิ่งนี้ด้วยความช่วยเหลือของตัวอย่าง สมมติว่าเราต้องการผลรวมของทุกแถวที่สุดท้ายแล้วเราจะเขียนสูตรสำหรับคอลัมน์แรกคือ B. เราต้องการผลรวมของแถวจาก 3 ถึง 8 ใน 9 ^THแถว

หลังจากที่เขียนสูตรใน 9 ^THแถวเราสามารถลากไปยังคอลัมน์ที่เหลือและสูตรที่ได้รับการคัดลอก หลังจากลากเราจะเห็นสูตรในคอลัมน์ที่เหลือดังต่อไปนี้

• column C : = SUM (C3: C8)

• column D : = SUM (D3: D8)

• column E : = SUM (E3: E8)

• column F : = SUM (F3: F8)

• column G : = SUM (G3: G8)

การอ้างอิงเซลล์ในสูตร

สูตรส่วนใหญ่ที่คุณสร้างมีการอ้างอิงเซลล์หรือช่วง การอ้างอิงเหล่านี้ช่วยให้สูตรของคุณทำงานแบบไดนามิกกับข้อมูลที่อยู่ในเซลล์หรือช่วงเหล่านั้น ตัวอย่างเช่นถ้าสูตรของคุณอ้างถึงเซลล์ C2 และคุณเปลี่ยนค่าที่มีอยู่ใน C2 ผลลัพธ์ของสูตรจะแสดงค่าใหม่โดยอัตโนมัติ หากคุณไม่ได้ใช้การอ้างอิงในสูตรของคุณคุณจะต้องแก้ไขสูตรด้วยตนเองเพื่อเปลี่ยนค่าที่ใช้ในสูตร

เมื่อคุณใช้การอ้างอิงเซลล์ (หรือช่วง) ในสูตรคุณสามารถใช้การอ้างอิงสามประเภท ได้แก่ การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์สัมบูรณ์และแบบผสม

การอ้างอิงเซลล์สัมพัทธ์

การอ้างอิงแถวและคอลัมน์สามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อคุณคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นเนื่องจากการอ้างอิงนั้นออฟเซ็ตจากแถวและคอลัมน์ปัจจุบัน ตามค่าเริ่มต้น Excel จะสร้างการอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์ในสูตร

การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์

การอ้างอิงแถวและคอลัมน์จะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อคุณคัดลอกสูตรเนื่องจากการอ้างอิงไปยังที่อยู่เซลล์จริง การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ใช้เครื่องหมายดอลลาร์สองตัวในที่อยู่: หนึ่งสำหรับตัวอักษรคอลัมน์และอีกอันสำหรับหมายเลขแถว (ตัวอย่างเช่น $ A $ 5)

การอ้างอิงเซลล์แบบผสม

ทั้งการอ้างอิงแถวหรือคอลัมน์เป็นแบบสัมพัทธ์และอีกอันเป็นค่าสัมบูรณ์ ส่วนที่อยู่เพียงส่วนเดียวเท่านั้นที่เป็นค่าสัมบูรณ์ (เช่น $ A5 หรือ A $ 5)

ฟังก์ชันในสูตร

สูตรจำนวนมากที่คุณสร้างขึ้นใช้ฟังก์ชันเวิร์กชีตที่มีอยู่ ฟังก์ชันเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของสูตรของคุณได้อย่างมากและทำการคำนวณที่ยากหากคุณใช้ตัวดำเนินการเพียงอย่างเดียว ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ฟังก์ชัน LOG หรือ SIN เพื่อคำนวณอัตราส่วนลอการิทึมหรือบาป คุณไม่สามารถคำนวณที่ซับซ้อนนี้ได้โดยใช้ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์เพียงอย่างเดียว

การใช้ฟังก์ชัน

เมื่อคุณพิมพ์เครื่องหมาย = แล้วพิมพ์ตัวอักษรใด ๆ คุณจะเห็นฟังก์ชันการค้นหาดังต่อไปนี้

สมมติว่าคุณต้องกำหนดค่าที่มากที่สุดในช่วง สูตรไม่สามารถบอกคำตอบคุณได้หากไม่ใช้ฟังก์ชัน เราจะใช้สูตรที่ใช้ฟังก์ชัน MAX เพื่อส่งกลับค่าที่มากที่สุดในช่วง B3: B8 เป็น=MAX(A1:D100).

อีกตัวอย่างของฟังก์ชัน สมมติว่าคุณต้องการทราบว่าเซลล์ของเดือนมีค่ามากกว่า 1900 หรือไม่เราสามารถให้โบนัสกับตัวแทนขายได้ เราสามารถบรรลุได้ด้วยการเขียนสูตรด้วยฟังก์ชัน IF เป็น=IF(B9>1900,"Yes","No")

อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน

ในตัวอย่างข้างต้นคุณอาจสังเกตเห็นว่าฟังก์ชันทั้งหมดใช้วงเล็บ ข้อมูลภายในวงเล็บคือรายการอาร์กิวเมนต์

ฟังก์ชันแตกต่างกันไปตามวิธีการใช้อาร์กิวเมนต์ ฟังก์ชันอาจใช้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ต้องทำ

• No arguments - ตัวอย่าง - Now () วันที่ () ฯลฯ

• One argument - UPPER (), LOWER () ฯลฯ

• A fixed number of arguments - IF (), MAX (), MIN (), AVERGAGE () ฯลฯ

• Infinite number of arguments

• Optional arguments

สร้างขึ้นในฟังก์ชั่น

MS Excel มีฟังก์ชันในตัวมากมายซึ่งเราสามารถใช้ในสูตรของเราได้ หากต้องการดูฟังก์ชันทั้งหมดตามหมวดหมู่ให้เลือกFormulas Tab » Insert Function. จากนั้น Insert function Dialog จะปรากฏขึ้นซึ่งเราสามารถเลือกฟังก์ชันได้

ฟังก์ชั่นตามหมวดหมู่

ให้เราดูบางส่วนของฟังก์ชันในตัวใน MS Excel

• Text Functions

  • LOWER - แปลงอักขระทั้งหมดในสตริงข้อความที่ให้มาเป็นตัวพิมพ์เล็ก

  • UPPER - แปลงอักขระทั้งหมดในสตริงข้อความที่ให้มาเป็นตัวพิมพ์ใหญ่

  • TRIM - ลบช่องว่างที่ซ้ำกันและช่องว่างที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของสตริงข้อความ

  • CONCATENATE - รวมสตริงข้อความสองรายการขึ้นไปเข้าด้วยกัน

  • LEFT - แสดงจำนวนอักขระที่ระบุจากจุดเริ่มต้นของสตริงข้อความที่ให้มา

  • MID - แสดงจำนวนอักขระที่ระบุจากตรงกลางของสตริงข้อความที่ให้มา

  • RIGHT - แสดงจำนวนอักขระที่ระบุจากส่วนท้ายของสตริงข้อความที่ให้มา

  • LEN - ส่งกลับความยาวของสตริงข้อความที่ให้มา

  • FIND - ส่งคืนตำแหน่งของอักขระหรือสตริงข้อความที่ให้มาจากภายในสตริงข้อความที่ให้มา (พิจารณาตัวพิมพ์เล็กและใหญ่)

• Date & Time

  • DATE - ส่งคืนวันที่จากปีเดือนและวันที่ผู้ใช้ระบุ

  • TIME - ส่งคืนเวลาจากชั่วโมงนาทีและวินาทีที่ผู้ใช้ระบุ

  • DATEVALUE - แปลงสตริงข้อความที่แสดงวันที่เป็นจำนวนเต็มที่แสดงวันที่ในรหัสวันที่และเวลาของ Excel

  • TIMEVALUE - แปลงสตริงข้อความที่แสดงเวลาเป็นทศนิยมที่แทนเวลาใน Excel

  • NOW - ส่งกลับวันที่และเวลาปัจจุบัน

  • TODAY - ส่งคืนวันที่ของวันนี้

• Statistical

  • MAX - ส่งคืนค่าที่มากที่สุดจากรายการตัวเลขที่ให้มา

  • MIN - ส่งคืนค่าที่น้อยที่สุดจากรายการตัวเลขที่ให้มา

  • AVERAGE - ส่งกลับค่าเฉลี่ยของรายการหมายเลขที่ให้มา

  • COUNT - ส่งคืนจำนวนค่าตัวเลขในชุดเซลล์หรือค่าที่ให้มา

  • COUNTIF - ส่งคืนจำนวนเซลล์ (ของช่วงที่ให้มา) ซึ่งเป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนด

  • SUM - ส่งคืนผลรวมของรายการตัวเลขที่ให้มา

• Logical

  • AND - ทดสอบเงื่อนไขที่ผู้ใช้กำหนดจำนวนหนึ่งและส่งกลับค่า TRUE หากเงื่อนไขทั้งหมดประเมินเป็น TRUE หรือ FALSE เป็นอย่างอื่น

  • OR - ทดสอบเงื่อนไขที่ผู้ใช้กำหนดจำนวนหนึ่งและส่งกลับค่า TRUE หากเงื่อนไขใด ๆ ประเมินเป็น TRUE หรือ FALSE เป็นอย่างอื่น

  • NOT - ส่งคืนค่าตรรกะที่ตรงข้ามกับค่าตรรกะหรือนิพจน์ที่ผู้ใช้ระบุเช่นส่งกลับค่า FALSE หากอาร์กิวเมนต์ที่ให้มาเป็น TRUE และส่งกลับค่า TRUE หากอาร์กิวเมนต์ที่ระบุเป็น FAL

• Math & Trig

  • ABS - ส่งกลับค่าสัมบูรณ์ (เช่นโมดูลัส) ของจำนวนที่ให้มา

  • SIGN - ส่งกลับเครื่องหมาย (+1, -1 หรือ 0) ของตัวเลขที่ให้มา

  • SQRT - ส่งกลับค่ารากที่สองที่เป็นบวกของจำนวนที่กำหนด

  • MOD - ส่งคืนส่วนที่เหลือจากการหารระหว่างตัวเลขที่ให้มาสองตัว

ฟิลเตอร์ใน MS Excel

การกรองข้อมูลใน MS Excel หมายถึงการแสดงเฉพาะแถวที่ตรงตามเงื่อนไขบางประการ (แถวอื่น ๆ ถูกซ่อนไว้)

การใช้ข้อมูลร้านค้าหากคุณสนใจที่จะดูข้อมูลโดยที่ Shoe Size คือ 36 คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองให้ทำสิ่งนี้ได้ ทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่างเพื่อดำเนินการนี้

• วางเคอร์เซอร์ไว้ที่ Header Row

• เลือก Data Tab » Filter เพื่อตั้งค่าตัวกรอง

• คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงใน Area Row Header และลบเครื่องหมายถูกออกจาก Select All ซึ่งจะยกเลิกการเลือกทุกอย่าง

• จากนั้นเลือกเครื่องหมายถูกสำหรับ Size 36 ซึ่งจะกรองข้อมูลและแสดงข้อมูลของ Shoe Size 36

• หมายเลขแถวบางส่วนหายไป แถวเหล่านี้มีข้อมูลที่กรอง (ซ่อนอยู่)

• ขณะนี้มีลูกศรแบบเลื่อนลงในคอลัมน์พื้นที่แสดงกราฟิกที่แตกต่างกัน - ไอคอนที่ระบุว่าคอลัมน์ถูกกรอง

การใช้ตัวกรองหลายตัว

คุณสามารถกรองเรกคอร์ดตามเงื่อนไขต่างๆเช่นตามค่าคอลัมน์หลายค่า สมมติว่าหลังจากกรองขนาด 36 แล้วคุณต้องมีฟิลเตอร์ที่สีเท่ากับกาแฟ หลังจากตั้งค่าตัวกรองสำหรับขนาดรองเท้าแล้วให้เลือกคอลัมน์สีจากนั้นตั้งค่าตัวกรองสำหรับสี

การเรียงลำดับใน MS Excel

การเรียงลำดับข้อมูลใน MS Excel จะจัดเรียงแถวใหม่ตามเนื้อหาของคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง คุณอาจต้องการจัดเรียงตารางเพื่อใส่ชื่อตามลำดับตัวอักษร หรือบางทีคุณอาจต้องการจัดเรียงข้อมูลตามจำนวนจากน้อยที่สุดไปหามากที่สุดหรือมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด

ในการจัดเรียงข้อมูลให้ทำตามขั้นตอนที่ระบุด้านล่าง

• เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียงข้อมูล
• เลือกแท็บข้อมูล»กล่องโต้ตอบเรียงลำดับด้านล่างจะปรากฏขึ้น

• หากคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ที่เลือกให้เลือก Continue with the selection หรือถ้าคุณต้องการจัดเรียงตามคอลัมน์อื่น ๆ ให้เลือก Expand Selection.

• คุณสามารถจัดเรียงตามเงื่อนไขด้านล่าง

  • Values - ตามตัวอักษรหรือตัวเลข

  • Cell Color - ขึ้นอยู่กับสีของเซลล์

  • Font Color - ขึ้นอยู่กับสีตัวอักษร

  • Cell Icon - ขึ้นอยู่กับไอคอนเซลล์

• การคลิกตกลงจะจัดเรียงข้อมูล

นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกการเรียงลำดับจากแท็บหน้าแรก เลือกแท็บหน้าแรก»จัดเรียงและกรอง คุณสามารถดูกล่องโต้ตอบเดียวกันเพื่อจัดเรียงระเบียน

ช่วงใน MS Excel

เซลล์คือองค์ประกอบเดียวในเวิร์กชีตที่สามารถเก็บค่าข้อความบางส่วนหรือสูตรได้ เซลล์ถูกระบุโดยที่อยู่ซึ่งประกอบด้วยตัวอักษรคอลัมน์และหมายเลขแถว ตัวอย่างเช่นเซลล์ B1 คือเซลล์ในคอลัมน์ที่สองและแถวแรก

กลุ่มของเซลล์เรียกว่าช่วง คุณกำหนดที่อยู่ของช่วงโดยระบุที่อยู่เซลล์ด้านซ้ายบนและที่อยู่เซลล์ด้านขวาล่างคั่นด้วยเครื่องหมายจุดคู่

ตัวอย่างช่วง -

• C24 - ช่วงที่ประกอบด้วยเซลล์เดียว

• A1:B1 - สองเซลล์ที่ครอบครองหนึ่งแถวและสองคอลัมน์

• A1:A100 - 100 เซลล์ในคอลัมน์ A

• A1:D4 - 16 เซลล์ (สี่แถวสี่คอลัมน์)

การเลือกช่วง

คุณสามารถเลือกช่วงได้หลายวิธี -

• กดปุ่มซ้ายของเมาส์แล้วลากโดยเน้นช่วง จากนั้นปล่อยปุ่มเมาส์ หากคุณลากไปจนสุดหน้าจอแผ่นงานจะเลื่อน

• กดแป้น Shift ในขณะที่คุณใช้แป้นนำทางเพื่อเลือกช่วง

• กด F8 จากนั้นเลื่อนตัวชี้เซลล์ด้วยปุ่มนำทางเพื่อไฮไลต์ช่วง กด F8 อีกครั้งเพื่อให้ปุ่มนำทางกลับสู่การเคลื่อนไหวปกติ

• พิมพ์ที่อยู่เซลล์หรือช่วงลงในกล่องชื่อแล้วกด Enter Excel เลือกเซลล์หรือช่วงที่คุณระบุ

การเลือกแถวและคอลัมน์ที่สมบูรณ์

เมื่อคุณต้องการเลือกทั้งแถวหรือคอลัมน์ คุณสามารถเลือกทั้งแถวและคอลัมน์ในลักษณะเดียวกับที่คุณเลือกช่วง -

• คลิกเส้นขอบของแถวหรือคอลัมน์เพื่อเลือกแถวหรือคอลัมน์เดียว

• หากต้องการเลือกแถวหรือคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายรายการให้คลิกเส้นขอบของแถวหรือคอลัมน์แล้วลากเพื่อเน้นแถวหรือคอลัมน์เพิ่มเติม

• หากต้องการเลือกหลายแถวหรือคอลัมน์ (ไม่ติดกัน) ให้กด Ctrl ในขณะที่คุณคลิกเส้นขอบของแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการ

การตรวจสอบข้อมูล

คุณลักษณะการตรวจสอบข้อมูล MS Excel ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่ากฎบางอย่างที่กำหนดสิ่งที่สามารถป้อนลงในเซลล์ได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการ จำกัด การป้อนข้อมูลในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งให้เป็นจำนวนเต็มระหว่าง 0 ถึง 10 หากผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องคุณสามารถแสดงข้อความที่กำหนดเองดังที่แสดงด้านล่าง

เกณฑ์การตรวจสอบ

หากต้องการระบุประเภทของข้อมูลที่อนุญาตในเซลล์หรือช่วงให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างซึ่งจะแสดงแท็บทั้งสามแท็บของกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล

• เลือกเซลล์หรือช่วง

• เลือกข้อมูล»เครื่องมือข้อมูล»การตรวจสอบข้อมูล Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลโดยมีการตั้งค่า 3 แท็บข้อความป้อนข้อมูลและการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

แท็บการตั้งค่า

คุณสามารถกำหนดประเภทการตรวจสอบที่ต้องการได้ที่นี่ เลือกตัวเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงอนุญาต เนื้อหาของกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลจะเปลี่ยนไปโดยแสดงการควบคุมตามตัวเลือกของคุณ

• Any Value - การเลือกตัวเลือกนี้จะลบการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ออกไป

• Whole Number - ผู้ใช้ต้องป้อนจำนวนเต็มตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุว่ารายการต้องเป็นจำนวนเต็มมากกว่าหรือเท่ากับ 50

• Decimal- ผู้ใช้ต้องป้อนตัวเลข ตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุได้ว่ารายการต้องมากกว่าหรือเท่ากับ 10 และน้อยกว่าหรือเท่ากับ 20

• List- ผู้ใช้ต้องเลือกจากรายการที่คุณระบุ คุณจะสร้างรายการแบบหล่นลงด้วยการตรวจสอบนี้ คุณต้องให้ช่วงอินพุตจากนั้นค่าเหล่านั้นจะปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลง

• Date- ผู้ใช้ต้องป้อนวันที่ คุณระบุช่วงวันที่ที่ถูกต้องจากตัวเลือกในรายการแบบเลื่อนลงข้อมูล ตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุว่าข้อมูลที่ป้อนจะต้องมากกว่าหรือเท่ากับวันที่ 1 มกราคม 2013 และน้อยกว่าหรือเท่ากับวันที่ 31 ธันวาคม 2013

• Time- ผู้ใช้ต้องป้อนเวลา คุณระบุช่วงเวลาที่ถูกต้องจากตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์ข้อมูล ตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุว่าข้อมูลที่ป้อนจะต้องช้ากว่า 12.00 น

• Text Length- ความยาวของข้อมูล (จำนวนอักขระ) ถูก จำกัด คุณระบุความยาวที่ถูกต้องโดยใช้รายการดรอปดาวน์ข้อมูล ตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุว่าความยาวของข้อมูลที่ป้อนคือ 1 (อักขระที่เป็นตัวเลขและตัวอักษรตัวเดียว)

• Custom - ในการใช้อ็อพชันนี้คุณต้องใส่สูตรตรรกะที่กำหนดความถูกต้องของรายการของผู้ใช้ (สูตรตรรกะจะส่งคืนค่า TRUE หรือ FALSE)

ใส่แท็บข้อความ

คุณสามารถตั้งค่าข้อความช่วยเหลือในการป้อนข้อมูลด้วยแท็บนี้ กรอกชื่อเรื่องและข้อความอินพุตของแท็บข้อความอินพุตและข้อความอินพุตจะปรากฏขึ้นเมื่อเซลล์ถูกเลือก

แท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

คุณสามารถระบุข้อความแสดงข้อผิดพลาดด้วยแท็บนี้ กรอกชื่อเรื่องและข้อความแสดงข้อผิดพลาด เลือกรูปแบบของข้อผิดพลาดเป็นหยุดคำเตือนหรือข้อมูลตามที่คุณต้องการ

การใช้สไตล์ใน MS Excel

ด้วย MS Excel 2010 Named stylesทำให้ง่ายมากในการใช้ชุดตัวเลือกการจัดรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้ากับเซลล์หรือช่วง ช่วยประหยัดเวลาและตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปลักษณ์ของเซลล์มีความสม่ำเสมอ

สไตล์สามารถประกอบด้วยการตั้งค่าสำหรับคุณลักษณะที่แตกต่างกันได้ถึงหกแบบ -

• รูปแบบตัวเลข
• แบบอักษร (ประเภทขนาดและสี)
• การจัดตำแหน่ง (แนวตั้งและแนวนอน)
• Borders
• Pattern
• การป้องกัน (ล็อคและซ่อน)

ตอนนี้ให้เราดูว่าสไตล์มีประโยชน์อย่างไร สมมติว่าคุณใช้ลักษณะเฉพาะกับเซลล์ 20 เซลล์ที่กระจัดกระจายอยู่ทั่วแผ่นงานของคุณ หลังจากนั้นคุณจะรู้ว่าเซลล์เหล่านี้ควรมีขนาดตัวอักษร 12 pt มากกว่า 14 pt. เพียงแค่แก้ไขสไตล์แทนที่จะเปลี่ยนแต่ละเซลล์ เซลล์ทั้งหมดที่มีลักษณะเฉพาะนั้นจะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ

การใช้สไตล์

เลือก Home » Styles » Cell Styles. โปรดทราบว่าการแสดงผลนี้เป็นการแสดงตัวอย่างแบบสดนั่นคือเมื่อคุณเลื่อนเมาส์ไปบนตัวเลือกสไตล์เซลล์หรือช่วงที่เลือกจะแสดงสไตล์ชั่วคราว เมื่อคุณเห็นสไตล์ที่คุณชอบให้คลิกเพื่อใช้สไตล์กับสิ่งที่เลือก

การสร้าง Custom Style ใน MS Excel

เราสามารถสร้างสไตล์แบบกำหนดเองใหม่ใน Excel 2010 หากต้องการสร้างสไตล์ใหม่ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ -

• เลือกเซลล์และคลิกที่สไตล์เซลล์จากแท็บหน้าแรก
• คลิกที่สไตล์เซลล์ใหม่และตั้งชื่อสไตล์
• คลิกที่รูปแบบเพื่อใช้การจัดรูปแบบกับเซลล์

• หลังจากใช้การจัดรูปแบบคลิกที่ตกลง สิ่งนี้จะเพิ่มสไตล์ใหม่ในสไตล์ คุณสามารถดูได้ในHome » Styles.

การใช้ธีมใน MS Excel

เพื่อช่วยให้ผู้ใช้สร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น MS Excel ได้รวมแนวคิดที่เรียกว่าธีมเอกสาร การใช้ธีมทำให้ง่ายต่อการระบุสีฟอนต์และเอฟเฟกต์กราฟิกต่างๆในเอกสาร และที่ดีที่สุดคือการเปลี่ยนรูปลักษณ์ทั้งหมดของเอกสารของคุณเป็นเรื่องง่าย เพียงแค่คลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้งก็สามารถใช้ชุดรูปแบบอื่นและเปลี่ยนรูปลักษณ์ของสมุดงานของคุณได้

การใช้ธีม

เลือก Page layout Tab » Themes Dropdown. โปรดทราบว่าการแสดงผลนี้เป็นการแสดงตัวอย่างแบบสดนั่นคือเมื่อคุณเลื่อนเมาส์ไปที่ธีมจะแสดงเอฟเฟกต์ธีมชั่วคราว เมื่อคุณเห็นสไตล์ที่คุณชอบให้คลิกเพื่อใช้สไตล์กับสิ่งที่เลือก

การสร้าง Custom Theme ใน MS Excel

เราสามารถสร้าง Theme แบบกำหนดเองใหม่ใน Excel 2010 หากต้องการสร้างสไตล์ใหม่ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ -

• คลิกที่ save current theme option ภายใต้ธีมในแท็บเค้าโครงหน้า

• ซึ่งจะบันทึกธีมปัจจุบันลงในโฟลเดอร์ office

• คุณสามารถเรียกดูธีมในภายหลังเพื่อโหลดธีมได้

การใช้เทมเพลตใน MS Excel

เทมเพลตเป็นแบบจำลองที่ใช้เป็นพื้นฐานสำหรับบางสิ่ง เทมเพลต Excel คือสมุดงานที่ใช้สร้างสมุดงานอื่น

การดูเทมเพลตที่มี

หากต้องการดูเทมเพลต Excel ให้เลือก File » Newเพื่อแสดงหน้าจอเทมเพลตที่มีใน Backstage View คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณหรือเทมเพลตจาก Microsoft Office Online หากคุณเลือกเทมเพลตจาก Microsoft Office Online คุณต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อดาวน์โหลด ส่วนเทมเพลต Office Online ประกอบด้วยไอคอนจำนวนหนึ่งซึ่งแสดงถึงเทมเพลตประเภทต่างๆ คลิกไอคอนและคุณจะเห็นเทมเพลตที่มีอยู่ เมื่อคุณเลือกภาพขนาดย่อของเทมเพลตคุณสามารถดูตัวอย่างได้ในแผงด้านขวา

เทมเพลตออนไลน์

ข้อมูลเทมเพลตเหล่านี้มีให้ทางออนไลน์ที่เซิร์ฟเวอร์ Microsoft เมื่อคุณเลือกเทมเพลตและคลิกที่เทมเพลตจะดาวน์โหลดข้อมูลเทมเพลตจากเซิร์ฟเวอร์ Microsoft และเปิดขึ้นตามที่แสดงด้านล่าง

การใช้เทมเพลตใน MS Excel

เทมเพลตเป็นแบบจำลองที่ใช้เป็นพื้นฐานสำหรับบางสิ่ง เทมเพลต Excel คือสมุดงานที่ใช้สร้างสมุดงานอื่น

การดูเทมเพลตที่มี

หากต้องการดูเทมเพลต Excel ให้เลือก File » Newเพื่อแสดงหน้าจอเทมเพลตที่มีใน Backstage View คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณหรือเทมเพลตจาก Microsoft Office Online หากคุณเลือกเทมเพลตจาก Microsoft Office Online คุณต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อดาวน์โหลด ส่วนเทมเพลต Office Online ประกอบด้วยไอคอนจำนวนหนึ่งซึ่งแสดงถึงเทมเพลตประเภทต่างๆ คลิกไอคอนและคุณจะเห็นเทมเพลตที่มีอยู่ เมื่อคุณเลือกภาพขนาดย่อของเทมเพลตคุณสามารถดูตัวอย่างได้ในแผงด้านขวา

เทมเพลตออนไลน์

ข้อมูลเทมเพลตเหล่านี้มีให้ทางออนไลน์ที่เซิร์ฟเวอร์ Microsoft เมื่อคุณเลือกเทมเพลตและคลิกที่เทมเพลตจะดาวน์โหลดข้อมูลเทมเพลตจากเซิร์ฟเวอร์ Microsoft และเปิดขึ้นตามที่แสดงด้านล่าง

มาโครใน MS Excel

มาโครช่วยให้คุณสามารถทำงานเกือบทุกอย่างที่คุณสามารถทำได้ใน Excel 2010 โดยอัตโนมัติโดยใช้เครื่องบันทึกแมโครจาก View Tab » Macro Dropdown ในการบันทึกงานที่คุณทำเป็นประจำคุณไม่เพียง แต่เร่งกระบวนการให้เร็วขึ้นเท่านั้น แต่คุณมั่นใจได้ว่าแต่ละขั้นตอนในงานนั้นดำเนินไปในลักษณะเดียวกันทุกครั้งที่คุณปฏิบัติงาน

ในการดูมาโครให้เลือก View Tab » Macro dropdown.

ตัวเลือกมาโคร

แท็บมุมมองมีปุ่มคำสั่งมาโครซึ่งเมนูแบบเลื่อนลงมีสามตัวเลือกต่อไปนี้

• View Macros - เปิดกล่องโต้ตอบมาโครที่คุณสามารถเลือกแมโครเพื่อเรียกใช้หรือแก้ไข

• Record Macro- เปิดกล่องโต้ตอบบันทึกมาโครที่คุณกำหนดการตั้งค่าสำหรับมาโครใหม่ของคุณจากนั้นเริ่มเครื่องบันทึกมาโคร นี่เหมือนกับการคลิกปุ่มบันทึกมาโครบนแถบสถานะ

• Use Relative References - ใช้ที่อยู่เซลล์สัมพัทธ์เมื่อบันทึกมาโครทำให้แมโครมีความหลากหลายมากขึ้นโดยให้คุณเรียกใช้ในพื้นที่ของเวิร์กชีตนอกเหนือจากที่ใช้ในการบันทึกของมาโคร

การสร้างมาโคร

คุณสามารถสร้างมาโครได้สองวิธี -

• ใช้เครื่องบันทึกแมโครของ MS Excel เพื่อบันทึกการกระทำของคุณเมื่อคุณดำเนินการในแผ่นงาน

• ป้อนคำแนะนำที่คุณต้องการให้ปฏิบัติตามในโค้ด VBA ใน Visual Basic Editor

ตอนนี้เรามาสร้างมาโครง่ายๆที่จะทำให้งานของเซลล์เป็นตัวหนาโดยอัตโนมัติและใช้สีของเซลล์

• เลือกดูแท็บ»แบบเลื่อนลงมาโคร
• คลิกที่ Record Macro ด้านล่าง

• ตอนนี้การบันทึกมาโครจะเริ่มขึ้น

• ทำตามขั้นตอนของการดำเนินการที่คุณต้องการทำซ้ำ ๆ มาโครจะบันทึกขั้นตอนเหล่านั้น

• คุณสามารถหยุดการบันทึกมาโครได้เมื่อทำตามขั้นตอนทั้งหมดแล้ว

แก้ไขมาโคร

คุณสามารถแก้ไขมาโครที่สร้างขึ้นได้ทุกเมื่อ การแก้ไขมาโครจะนำคุณไปสู่โปรแกรมแก้ไขโปรแกรม VBA

วัตถุกราฟิกใน MS Excel

MS Excel รองรับวัตถุกราฟิกประเภทต่างๆเช่นแกลเลอรีรูปร่าง, SmartArt, กล่องข้อความและอักษรศิลป์ที่มีอยู่ในแท็บแทรกของ Ribbon กราฟิกมีอยู่ใน Insert Tab. ดูภาพหน้าจอด้านล่างสำหรับกราฟิกต่างๆที่มีใน MS Excel 2010

แทรกรูปร่าง

• เลือกแทรกแท็บ»รูปร่างแบบเลื่อนลง

• เลือกรูปร่างที่คุณต้องการแทรก คลิกที่รูปร่างเพื่อแทรก

• หากต้องการแก้ไขรูปร่างที่แทรกเพียงแค่ลากรูปร่างด้วยเมาส์ รูปร่างจะปรับรูปร่าง

แทรก Smart Art

• เลือกแทรกแท็บ» SmartArt

• การคลิก SmartArt จะเปิดกล่องโต้ตอบ SmartArt ดังที่แสดงด้านล่างในภาพหน้าจอ เลือกจากรายการ smartArts ที่มีอยู่

• คลิกที่ SmartArt เพื่อแทรกลงในแผ่นงาน

• แก้ไข SmartArt ตามความต้องการของคุณ

แทรกภาพตัดปะ

• เลือกแทรกแท็บ»ภาพตัดปะ

• การคลิกภาพตัดปะจะเปิดช่องค้นหาดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง เลือกจากรายการภาพตัดปะที่มีอยู่

• คลิกที่ภาพตัดปะเพื่อแทรกลงในแผ่นงาน

แทรก Word Art

• เลือกแทรกแท็บ»อักษรศิลป์

• เลือกสไตล์ของอักษรศิลป์ที่คุณชอบแล้วคลิกเพื่อป้อนข้อความ

วัตถุกราฟิกใน MS Excel

เมื่อคุณมีข้อมูลกระจายอยู่ในสเปรดชีตที่แตกต่างกันอาจเป็นงานที่น่ากลัวที่จะนำชุดข้อมูลที่แตกต่างกันเหล่านี้มารวมกันเป็นรายการหรือตารางที่มีความหมาย นี่คือที่มาของฟังก์ชัน Vlookup

VLOOKUP

VlookUp ค้นหาค่าในแนวตั้งสำหรับตารางการค้นหา VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) มี 4 พารามิเตอร์ดังต่อไปนี้

• lookup_value- เป็นอินพุตของผู้ใช้ นี่คือค่าที่ฟังก์ชันใช้ค้นหา

• The table_array- เป็นพื้นที่ของเซลล์ที่มีตารางอยู่ ซึ่งรวมถึงคอลัมน์ที่กำลังค้นหา แต่คอลัมน์ข้อมูลที่คุณจะได้รับค่าที่คุณต้องการ

• Col_index_num - เป็นคอลัมน์ข้อมูลที่มีคำตอบที่คุณต้องการ

• Range_lookup- เป็นค่า TRUE หรือ FALSE เมื่อตั้งค่าเป็น TRUE ฟังก์ชันการค้นหาจะให้ค่าที่ใกล้เคียงที่สุดกับ lookup_value โดยไม่ต้องใช้ lookup_value เมื่อตั้งค่าเป็น FALSE จะต้องพบการจับคู่แบบตรงทั้งหมดกับ lookup_value ไม่เช่นนั้นฟังก์ชันจะส่งกลับ # N / A หมายเหตุสิ่งนี้ต้องการให้คอลัมน์ที่มี lookup_value ถูกจัดรูปแบบจากน้อยไปมาก

VLOOKUP ตัวอย่าง

ลองดูตัวอย่างง่ายๆของการอ้างอิงข้ามสองสเปรดชีต แต่ละสเปรดชีตมีข้อมูลเกี่ยวกับคนกลุ่มเดียวกัน สเปรดชีตแรกมีวันเดือนปีเกิดส่วนที่สองแสดงสีที่ชอบ เราจะสร้างรายการที่แสดงชื่อบุคคลวันเกิดและสีที่ชอบได้อย่างไร? VLOOOKUP จะช่วยในกรณีนี้ ก่อนอื่นให้เราดูข้อมูลทั้งในแผ่นงาน

นี่คือข้อมูลในแผ่นงานแรก

นี่คือข้อมูลในแผ่นงานที่สอง

ตอนนี้สำหรับการค้นหาสีที่ชอบตามลำดับสำหรับบุคคลนั้นจากแผ่นงานอื่นเราจำเป็นต้อง vlookup ข้อมูล อาร์กิวเมนต์แรกของ VLOOKUP คือค่าการค้นหา (ในกรณีนี้คือชื่อบุคคล) อาร์กิวเมนต์ที่สองคืออาร์เรย์ของตารางซึ่งเป็นตารางในแผ่นงานที่สองจาก B2 ถึง C11 อาร์กิวเมนต์ที่สามของ VLOOKUP คือ Column index num ซึ่งเป็นคำตอบที่เรากำลังมองหา ในกรณีนี้คือ 2 หมายเลขคอลัมน์สีคือ 2 อาร์กิวเมนต์ที่สี่คือ True ส่งคืนการจับคู่บางส่วนหรือส่งคืนการจับคู่แบบตรงทั้งหมดเป็นเท็จ หลังจากใช้สูตร VLOOKUP แล้วจะคำนวณสีและผลลัพธ์จะปรากฏดังต่อไปนี้

ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านบนผลลัพธ์ของ VLOOKUP ได้ค้นหาสีในตารางแผ่นงานที่สอง ได้ส่งกลับ # N / A ในกรณีที่ไม่พบรายการที่ตรงกัน ในกรณีนี้ข้อมูลของ Andy ไม่มีอยู่ในแผ่นงานที่สองดังนั้นจึงส่งกลับ # N / A

พิมพ์ด่วน

หากคุณต้องการพิมพ์สำเนาของแผ่นงานโดยไม่มีการปรับเค้าโครงให้ใช้ตัวเลือก Quick Print มีสองวิธีที่เราสามารถใช้ตัวเลือกนี้ได้

• เลือก File » Print (ซึ่งแสดงบานหน้าต่างการพิมพ์) จากนั้นคลิกปุ่มพิมพ์

• กด Ctrl + P แล้วคลิกปุ่มพิมพ์ (หรือกด Enter)

การปรับค่า Common Page Setup

คุณสามารถปรับการตั้งค่าการพิมพ์ที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษด้วยวิธีต่างๆดังที่กล่าวไว้ด้านล่าง ตัวเลือกการตั้งค่าหน้า ได้แก่ การวางแนวหน้าขนาดหน้าระยะขอบหน้า ฯลฯ

• หน้าจอพิมพ์ใน Backstage View จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือก File » Print.

• Page Layout tab ของ Ribbon

การเลือกเครื่องพิมพ์ของคุณ

หากต้องการเปลี่ยนไปใช้เครื่องพิมพ์อื่นให้เลือก File » Print และใช้ตัวควบคุมดรอปดาวน์ในส่วนเครื่องพิมพ์เพื่อเลือกเครื่องพิมพ์อื่น ๆ ที่ติดตั้งไว้

การระบุสิ่งที่คุณต้องการพิมพ์

บางครั้งคุณอาจต้องการพิมพ์เพียงบางส่วนของเวิร์กชีตแทนที่จะเป็นพื้นที่ใช้งานทั้งหมด เลือกFile » Print และใช้การควบคุมในส่วนการตั้งค่าเพื่อระบุสิ่งที่จะพิมพ์

• Active Sheets - พิมพ์แผ่นงานที่ใช้งานอยู่หรือแผ่นงานที่คุณเลือก

• Entire Workbook - พิมพ์สมุดงานทั้งหมดรวมทั้งแผ่นงานแผนภูมิ

• Selection - พิมพ์เฉพาะช่วงที่คุณเลือกก่อนเลือก File » Print.

สมุดงานอีเมล

MS Excel ช่วยให้คุณส่งอีเมลสมุดงานได้อย่างง่ายดาย หากต้องการส่งอีเมลสมุดงานไปให้ทุกคนทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่าง

• เลือก File » Save and Send. โดยทั่วไปจะบันทึกเอกสารก่อนแล้วจึงส่งอีเมล

• คลิกที่ส่งโดยใช้อีเมลหากระบบอีเมลของคุณได้รับการกำหนดค่า MS Outlook จะเปิดขึ้นพร้อมกับไฟล์เป็นไฟล์แนบในหน้าต่างอีเมลใหม่ คุณสามารถส่งสมุดงานนี้ถึงใครก็ได้ที่มีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง

แปลแผ่นงาน

คุณสามารถแปลข้อความที่เขียนด้วยภาษาอื่นเช่นวลีหรือย่อหน้าคำแต่ละคำ (โดยใช้ตัวแปลขนาดเล็ก) หรือแปลไฟล์ทั้งหมดของคุณด้วย MS Excel 2010

การแปลมีอยู่ในแท็บบทวิจารณ์ของ Ribbon ใน MS Excel 2010 คุณสามารถแปลเซลล์เป็นภาษาอื่นได้อย่างรวดเร็วด้วยตัวเลือกนี้

ดำเนินการแปลทีละขั้นตอน

• เลือกเนื้อหาที่คุณต้องการแปลเป็นภาษาอื่น

• เลือก review tab » translation.

• มันจะเปิดบานหน้าต่างที่คุณสามารถเลือกภาษาที่คุณต้องการแปลได้

• คุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อทำการแปล มันจะแปลโดยใช้ Microsoft Translator

• คลิกที่แทรกเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงการแปล

ความปลอดภัยของสมุดงาน

เราสามารถใช้การรักษาความปลอดภัยกับเวิร์กบุ๊กได้โดยใช้แนวคิดการป้องกันที่มีอยู่ในแท็บตรวจสอบของริบบอน คุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับการป้องกันของ MS Excel แบ่งออกเป็นสามประเภท

• Worksheet protection - ป้องกันแผ่นงานไม่ให้ถูกแก้ไขหรือ จำกัด การแก้ไขให้กับผู้ใช้บางราย

• Workbook protection - ป้องกันสมุดงานไม่ให้แทรกหรือลบแผ่นงานและต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดสมุดงาน

ปกป้องแผ่นงาน

คุณอาจต้องการปกป้องเวิร์กชีตด้วยเหตุผลหลายประการ เหตุผลประการหนึ่งคือเพื่อป้องกันไม่ให้ตัวเองหรือผู้อื่นลบสูตรหรือข้อมูลสำคัญอื่น ๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ สถานการณ์ทั่วไปคือการปกป้องเวิร์กชีตเพื่อให้ข้อมูลสามารถเปลี่ยนแปลงได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสูตรได้

ในการป้องกันเวิร์กชีตให้เลือก Review » Changes group » Protect Sheet. Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบป้องกันแผ่นงาน โปรดทราบว่าการระบุรหัสผ่านเป็นทางเลือก หากคุณป้อนรหัสผ่านรหัสผ่านนั้นจะต้องใช้เพื่อยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน คุณสามารถเลือกตัวเลือกต่างๆที่ควรป้องกันแผ่นงาน สมมติว่าเราเลือกตัวเลือก Format Cells แล้ว Excel จะไม่อนุญาตให้จัดรูปแบบเซลล์

เมื่อมีคนพยายามจัดรูปแบบเซลล์เขาหรือเธอจะได้รับข้อผิดพลาดดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง

ในการยกเลิกการป้องกันแผ่นงานที่มีการป้องกันให้เลือก Review » Changes group » Unprotect Sheet. หากแผ่นงานได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านคุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่านนั้น

การปกป้องสมุดงาน

Excel มีสามวิธีในการปกป้องเวิร์กบุ๊ก

• ต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดสมุดงาน

• ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เพิ่มแผ่นงานลบแผ่นงานซ่อนแผ่นงานและเลิกซ่อนแผ่นงาน

• ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เปลี่ยนขนาดหรือตำแหน่งของหน้าต่าง

ต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดสมุดงาน

Excel ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเวิร์กบุ๊กด้วยรหัสผ่าน หลังจากทำเช่นนั้นใครก็ตามที่พยายามเปิดสมุดงานจะต้องป้อนรหัสผ่าน ในการเพิ่มรหัสผ่านลงในสมุดงานให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

• เลือก File » Info » Protect Workbook » Encrypt With Password. Excel แสดงกล่องโต้ตอบเข้ารหัสเอกสาร

• พิมพ์รหัสผ่านแล้วคลิกตกลง

• พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้งแล้วคลิกตกลง

• บันทึกสมุดงาน

หากต้องการลบรหัสผ่านออกจากสมุดงานให้ทำตามขั้นตอนเดิมซ้ำ อย่างไรก็ตามในขั้นตอนที่ 2 ให้ลบสัญลักษณ์รหัสผ่านที่มีอยู่

การปกป้องโครงสร้างของสมุดงานและ Windows

เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่น (หรือตัวคุณเอง) ดำเนินการบางอย่างในสมุดงานคุณสามารถป้องกันโครงสร้างและหน้าต่างของสมุดงานได้ เมื่อโครงสร้างและหน้าต่างของสมุดงานได้รับการป้องกันผู้ใช้จะไม่สามารถเพิ่มแผ่นงานลบแผ่นงานซ่อนแผ่นงานเลิกซ่อนแผ่นงาน ฯลฯ และอาจไม่ได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนขนาดหรือตำแหน่งของหน้าต่างของสมุดงานตามลำดับ

เพื่อป้องกันโครงสร้างและหน้าต่างของแผ่นงานให้ทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่าง

• เลือก Review » Changes group » Protect Workbook เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบป้องกันสมุดงาน

• ในกล่องโต้ตอบป้องกันสมุดงานเลือกกล่องกาเครื่องหมายโครงสร้างและกล่องกาเครื่องหมาย Windows

• (ไม่บังคับ) ป้อนรหัสผ่าน

• คลิกตกลง

ตารางข้อมูล

ใน Excel ตารางข้อมูลเป็นวิธีการดูผลลัพธ์ที่แตกต่างกันโดยการเปลี่ยนเซลล์อินพุตในสูตรของคุณ ตารางข้อมูลมีอยู่ในData Tab » What-If analysis dropdown » Data table ใน MS Excel

ตารางข้อมูลพร้อมตัวอย่าง

ตอนนี้ให้เราดูแนวคิดตารางข้อมูลพร้อมตัวอย่าง สมมติว่าคุณมีราคาและปริมาณของค่าต่างๆ นอกจากนี้คุณยังมีส่วนลดสำหรับตัวแปรนั้นเป็นตัวแปรที่สามสำหรับการคำนวณราคาสุทธิ คุณสามารถเก็บค่า Net Price ไว้ในรูปแบบตารางที่จัดระเบียบได้ด้วยความช่วยเหลือของตารางข้อมูล ราคาของคุณทำงานในแนวนอนไปทางขวาในขณะที่ปริมาณไหลลงในแนวตั้ง เราใช้สูตรคำนวณราคาสุทธิเป็นราคาคูณด้วยจำนวนลบส่วนลดรวม (จำนวน * ส่วนลดสำหรับแต่ละปริมาณ)

ตอนนี้สำหรับการสร้างตารางข้อมูลให้เลือกช่วงของตารางข้อมูล เลือกData Tab » What-If analysis dropdown » Data table. มันจะทำให้คุณมีบทสนทนาเพื่อขอแถวอินพุตและคอลัมน์อินพุต กำหนดแถวอินพุตเป็นเซลล์ราคา (ในกรณีนี้คือเซลล์ B3) และคอลัมน์อินพุตเป็นเซลล์ปริมาณ (ในกรณีนี้คือเซลล์ B4) โปรดดูภาพหน้าจอด้านล่าง

การคลิกตกลงจะสร้างตารางข้อมูลดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง มันจะสร้างสูตรตาราง คุณสามารถเปลี่ยนราคาในแนวนอนหรือปริมาณในแนวตั้งเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงของราคาสุทธิ

ตาราง Pivot

ตาราง Pivot เป็นรายงานสรุปแบบไดนามิกที่สร้างขึ้นจากฐานข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถอยู่ในแผ่นงาน (ในรูปแบบของตาราง) หรือในไฟล์ข้อมูลภายนอก ตาราง Pivot สามารถช่วยเปลี่ยนแถวและคอลัมน์ของตัวเลขที่ไม่มีที่สิ้นสุดให้เป็นการนำเสนอข้อมูลที่มีความหมาย ตาราง Pivot เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลโดยสรุป

ตาราง Pivot อยู่ภายใต้ Insert tab » PivotTable dropdown » PivotTable.

ตัวอย่างตาราง Pivot

ตอนนี้ให้เราดูตาราง Pivot ด้วยความช่วยเหลือของตัวอย่าง สมมติว่าคุณมีข้อมูลจำนวนมากของผู้มีสิทธิเลือกตั้งและคุณต้องการดูข้อมูลสรุปของข้อมูลผู้มีสิทธิเลือกตั้งต่อฝ่ายจากนั้นคุณสามารถใช้ตาราง Pivot ได้ เลือกInsert tab » Pivot Tableเพื่อแทรกตาราง Pivot MS Excel เลือกข้อมูลของตาราง คุณสามารถเลือกตำแหน่งตาราง Pivot เป็นแผ่นงานที่มีอยู่หรือแผ่นงานใหม่

สิ่งนี้จะสร้างบานหน้าต่างตาราง Pivot ดังที่แสดงด้านล่าง คุณมีตัวเลือกต่างๆในบานหน้าต่างตาราง Pivot คุณสามารถเลือกฟิลด์สำหรับตาราง Pivot ที่สร้างขึ้น

• Column labels- ช่องที่มีการวางแนวคอลัมน์ในตาราง Pivot แต่ละรายการในฟิลด์ครอบครองคอลัมน์

• Report Filter - คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองสำหรับรายงานเป็นปีจากนั้นข้อมูลจะถูกกรองตามปี

• Row labels- เขตข้อมูลที่มีการวางแนวแถวในตาราง Pivot แต่ละรายการในฟิลด์จะอยู่ในแถว

• Values area- เซลล์ในตาราง Pivot ที่มีข้อมูลสรุป Excel มีหลายวิธีในการสรุปข้อมูล (ผลรวมค่าเฉลี่ยจำนวนและอื่น ๆ )

หลังจากให้ช่องป้อนข้อมูลแก่ตาราง Pivot แล้วจะสร้างตาราง Pivot พร้อมข้อมูลดังที่แสดงด้านล่าง

ชาร์ต

แผนภูมิคือการแสดงค่าตัวเลขด้วยภาพ แผนภูมิ (หรือที่เรียกว่ากราฟ) เป็นส่วนหนึ่งของสเปรดชีต แผนภูมิที่สร้างขึ้นจากผลิตภัณฑ์สเปรดชีตในยุคแรกนั้นค่อนข้างหยาบ แต่ของคุณมีการปรับปรุงอย่างมีนัยสำคัญในช่วงหลายปีที่ผ่านมา Excel มีเครื่องมือในการสร้างแผนภูมิที่ปรับแต่งได้หลากหลายมากมาย การแสดงข้อมูลในแผนภูมิที่เข้าใจง่ายสามารถทำให้เข้าใจตัวเลขของคุณมากขึ้น เนื่องจากแผนภูมินำเสนอรูปภาพแผนภูมิจึงมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการสรุปชุดตัวเลขและความสัมพันธ์ระหว่างกัน

ประเภทของแผนภูมิ

มีแผนภูมิประเภทต่างๆใน MS Excel ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง

• Column - แผนภูมิคอลัมน์แสดงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในช่วงเวลาหนึ่งหรือแสดงการเปรียบเทียบระหว่างรายการต่างๆ

• Bar - แผนภูมิแท่งแสดงการเปรียบเทียบระหว่างแต่ละรายการ

• Pie- แผนภูมิวงกลมแสดงขนาดของรายการที่ประกอบเป็นชุดข้อมูลตามสัดส่วนกับผลรวมของรายการ จะแสดงชุดข้อมูลเพียงชุดเดียวเสมอและมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการเน้นองค์ประกอบที่สำคัญในข้อมูล

• Line - แผนภูมิเส้นแสดงแนวโน้มของข้อมูลในช่วงเวลาที่เท่ากัน

• Area - แผนภูมิพื้นที่เน้นขนาดของการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

• X Y Scatter - แผนภูมิ xy (กระจาย) แสดงความสัมพันธ์ระหว่างค่าตัวเลขในชุดข้อมูลหลายชุดหรือแปลงตัวเลขสองกลุ่มเป็นชุดพิกัด x ชุดเดียว

• Stock - แผนภูมิประเภทนี้มักใช้สำหรับข้อมูลราคาหุ้น แต่ยังสามารถใช้สำหรับข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ได้ (ตัวอย่างเช่นเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงของอุณหภูมิ)

• Surface- แผนภูมิพื้นผิวมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการค้นหาชุดค่าผสมที่เหมาะสมระหว่างข้อมูลสองชุด เช่นเดียวกับในแผนที่ภูมิประเทศสีและรูปแบบจะระบุพื้นที่ที่อยู่ในช่วงค่าเดียวกัน

• Doughnut- เช่นเดียวกับแผนภูมิวงกลมแผนภูมิโดนัทแสดงความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆกับภาพรวม อย่างไรก็ตามสามารถมีชุดข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งชุด

• Bubble - ข้อมูลที่จัดเรียงเป็นคอลัมน์บนแผ่นงานเพื่อให้ค่า x แสดงอยู่ในคอลัมน์แรกและค่า y และค่าขนาดฟองที่สอดคล้องกันจะแสดงรายการในคอลัมน์ที่อยู่ติดกันสามารถลงจุดในแผนภูมิฟองได้

• Radar - แผนภูมิเรดาร์เปรียบเทียบค่ารวมของชุดข้อมูลจำนวนหนึ่ง

การสร้างแผนภูมิ

ในการสร้างแผนภูมิสำหรับข้อมูลตามขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่าง

• เลือกข้อมูลที่คุณต้องการสร้างแผนภูมิ

• เลือก Insert Tab » Select the chart or click on the Chart group เพื่อดูแผนภูมิประเภทต่างๆ

• เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการแล้วคลิกตกลงเพื่อสร้างแผนภูมิ

การแก้ไขแผนภูมิ

คุณสามารถแก้ไขแผนภูมิได้ตลอดเวลาหลังจากที่สร้างแล้ว

• คุณสามารถเลือกข้อมูลอื่นสำหรับอินพุตแผนภูมิด้วย Right click on chart » Select data. การเลือกข้อมูลใหม่จะสร้างแผนภูมิตามข้อมูลใหม่ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง

• คุณสามารถเปลี่ยนแกน X ของแผนภูมิได้โดยให้อินพุตที่แตกต่างกันไปยังแกน X ของแผนภูมิ

• คุณสามารถเปลี่ยนแกน Y ของแผนภูมิได้โดยให้อินพุตที่แตกต่างกันไปยังแกน Y ของแผนภูมิ

แผนภูมิ Pivot

แผนภูมิ Pivot คือการแสดงข้อมูลสรุปแบบกราฟิกซึ่งแสดงในตาราง Pivot แผนภูมิ Pivot จะขึ้นอยู่กับตาราง Pivot เสมอ แม้ว่า Excel จะให้คุณสร้างตาราง Pivot และแผนภูมิ Pivot ได้ในเวลาเดียวกัน แต่คุณไม่สามารถสร้างแผนภูมิ Pivot ได้หากไม่มีตาราง Pivot คุณลักษณะการสร้างแผนภูมิของ Excel ทั้งหมดมีอยู่ในแผนภูมิ Pivot

แผนภูมิ Pivot อยู่ภายใต้ Insert tab » PivotTable dropdown » PivotChart.

ตัวอย่างแผนภูมิ Pivot

ตอนนี้ให้เราดูตาราง Pivot ด้วยความช่วยเหลือของตัวอย่าง สมมติว่าคุณมีข้อมูลจำนวนมากของผู้มีสิทธิเลือกตั้งและคุณต้องการดูมุมมองสรุปของข้อมูลข้อมูลผู้มีสิทธิเลือกตั้งต่อฝ่ายในรูปแบบของแผนภูมิจากนั้นคุณสามารถใช้แผนภูมิ Pivot ได้ เลือกInsert tab » Pivot Chart เพื่อแทรกตาราง Pivot

MS Excel เลือกข้อมูลของตาราง คุณสามารถเลือกตำแหน่งแผนภูมิ Pivot เป็นแผ่นงานที่มีอยู่หรือแผ่นงานใหม่ แผนภูมิ Pivot ขึ้นอยู่กับตาราง Pivot ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติโดย MS Excel คุณสามารถสร้างแผนภูมิ Pivot ได้ในภาพหน้าจอด้านล่าง

แป้นพิมพ์ลัด MS Excel

MS Excel มีแป้นพิมพ์ลัดจำนวนมาก หากคุณคุ้นเคยกับระบบปฏิบัติการ windows คุณควรตระหนักถึงส่วนใหญ่ ด้านล่างนี้คือรายการคีย์ลัดหลักทั้งหมดใน Microsoft Excel

• Ctrl + A - เลือกเนื้อหาทั้งหมดของแผ่นงาน

• Ctrl + B - ตัวเลือกที่เน้นตัวหนา

• Ctrl + I - ทำให้ตัวเลือกที่ไฮไลต์เป็นตัวเอียง

• Ctrl + K - แทรกลิงค์

• Ctrl + U - ขีดเส้นใต้การเลือกที่ไฮไลต์

• Ctrl + 1 - เปลี่ยนรูปแบบของเซลล์ที่เลือก

• Ctrl + 5 - ขีดทับการเลือกที่ไฮไลต์

• Ctrl + P - เปิดกล่องโต้ตอบการพิมพ์เพื่อเริ่มการพิมพ์

• Ctrl + Z - เลิกทำการกระทำล่าสุด

• Ctrl + F3 - เปิดตัวจัดการชื่อ Excel

• Ctrl + F9 - ย่อหน้าต่างปัจจุบัน

• Ctrl + F10 - ขยายหน้าต่างที่เลือกในปัจจุบัน

• Ctrl + F6 - สลับระหว่างสมุดงานหรือหน้าต่างที่เปิดอยู่

• Ctrl + Page up - ย้ายไปมาระหว่างแผ่นงาน Excel ในเอกสาร Excel เดียวกัน

• Ctrl + Page down - ย้ายไปมาระหว่างแผ่นงาน Excel ในเอกสาร Excel เดียวกัน

• Ctrl + Tab - ย้ายระหว่างไฟล์ Excel ที่เปิดอยู่สองไฟล์ขึ้นไป

• Alt + = - สร้างสูตรเพื่อรวมเซลล์ทั้งหมดข้างต้น

• Ctrl + ' - แทรกค่าของเซลล์ด้านบนลงในเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน

• Ctrl + Shift + ! - จัดรูปแบบตัวเลขในรูปแบบลูกน้ำ

• Ctrl + Shift + $ - จัดรูปแบบตัวเลขในรูปแบบสกุลเงิน

• Ctrl + Shift + # - จัดรูปแบบตัวเลขในรูปแบบวันที่

• Ctrl + Shift + % - จัดรูปแบบตัวเลขในรูปแบบเปอร์เซ็นต์

• Ctrl + Shift + ^ - จัดรูปแบบตัวเลขในรูปแบบทางวิทยาศาสตร์

• Ctrl + Shift + @ - จัดรูปแบบตัวเลขในรูปแบบเวลา

• Ctrl + Arrow key - ย้ายไปยังส่วนถัดไปของข้อความ

• Ctrl + Space - เลือกทั้งคอลัมน์

• Shift + Space - เลือกทั้งแถว

• Ctrl + - - ลบคอลัมน์หรือแถวที่เลือก

• Ctrl + Shift + = - แทรกคอลัมน์หรือแถวใหม่

• Ctrl + Home - ย้ายไปที่เซลล์ A1

• Ctrl + ~ - สลับระหว่างการแสดงสูตร Excel หรือค่าในเซลล์

• F2 - แก้ไขเซลล์ที่เลือก

• F3 - หลังจากสร้างชื่อแล้ว F3 จะวางชื่อ

• F4- ทำซ้ำการกระทำสุดท้าย ตัวอย่างเช่นหากคุณเปลี่ยนสีของข้อความในเซลล์อื่นการกด F4 จะเปลี่ยนข้อความในเซลล์เป็นสีเดียวกัน

• F5- ไปที่เซลล์เฉพาะ ตัวอย่างเช่น C6

• F7 - การสะกดตรวจสอบข้อความหรือเอกสารที่เลือก

• F11 - สร้างแผนภูมิจากข้อมูลที่เลือก

• Ctrl + Shift + ; - ป้อนเวลาปัจจุบัน

• Ctrl + ; - ป้อนวันที่ปัจจุบัน

• Alt + Shift + F1 - แทรกแผ่นงานใหม่

• Alt + Enter - ในขณะที่พิมพ์ข้อความในเซลล์การกด Alt + Enter จะย้ายไปยังบรรทัดถัดไปเพื่อให้มีข้อความหลายบรรทัดในเซลล์เดียว

• Shift + F3 - เปิดหน้าต่างสูตร Excel

• Shift + F5 - เปิดช่องค้นหา