การรับรองความถูกต้องของคำสั่งซื้อ

อำนาจที่มอบให้กับหัวหน้าหน่วยงานช่วยให้พวกเขาสามารถกำจัดคดีได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ภายในความรับผิดชอบของเขาเอง โดยทั่วไปกรณีเหล่านี้เกี่ยวข้องกับคำสั่งที่มีลักษณะสำคัญเพียงพอหรือเป็นเรื่องนโยบาย ในสถานการณ์ที่มีจำนวนคดีมากเกินไปเขาสามารถส่งไปให้ผู้ช่วยผู้จัดการแผนกเดียวกันได้

แม้ในกรณีที่เขาควรให้คำแนะนำหรือส่งผ่านคำสั่งที่สำคัญเขาต้อง จำกัด บันทึกย่อของเขาไว้กับประเด็นที่จะส่งจริงแทนที่จะทำซ้ำจุดที่บันทึกไว้แล้วกับบันทึกก่อนหน้า เมื่อคำแนะนำและข้อเสนอแนะทั้งหมดเสร็จสิ้นเขาจะลงลายมือชื่อในเอกสารต้นฉบับและลงนามในข้อตกลงในข้อเสนอด้วย

ในกรณีที่ผู้จัดการได้อนุมัติบันทึกและได้ส่งไปยังผู้จัดการหรือแผนกอื่นเพื่อขอความเห็นหรือการตรวจสอบผู้จัดการเองจะเป็นผู้ตรวจสอบและให้ข้อเสนอแนะ ผู้จัดการตรวจสอบอาจขอให้แผนกส่งมอบข้อมูลข้อเท็จจริงทั้งหมดที่เขาต้องการ สิ่งนี้เรียกร้องให้ทำตามขั้นตอนการสื่อสารแยกต่างหากเพื่อให้ผู้จัดการแผนกสามารถบันทึกบันทึกย่อนี้ในไฟล์ได้

หมายเหตุและคำสั่งที่มอบให้โดยผู้จัดการฝ่าย

โดยปกติผู้จัดการฝ่ายควรจะกำจัดคดีส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นกับเขาด้วยความรับผิดชอบของเขาเอง เขาควรใช้ดุลยพินิจในการรับคำสั่งของเลขาธิการร่วม / เลขานุการเพิ่มเติม / เลขาธิการ / เลขาธิการในกรณีที่สำคัญกว่าไม่ว่าจะเป็นปากเปล่าหรือโดยการส่งเอกสาร

ควรใช้วิธีปากเปล่าเท่าที่จะทำได้ ผลงานที่ควรส่งให้เลขาธิการโดยปกติได้รวมอยู่ในโบรชัวร์หัวข้อ -Items of work to be submitted to Secretary-General.

ในกรณีที่มีการเขียนบันทึกและอนุมัติโดยผู้จัดการและส่งไปยังผู้จัดการหรือแผนกอื่นเพื่อขอความเห็นหรือการตรวจสอบข้อเสนอหรือเพื่อวัตถุประสงค์ที่คล้ายคลึงกันผู้จัดการที่มีการทำเครื่องหมายไฟล์ควรเขียนบันทึกด้วยตนเองอย่างสม่ำเสมอ ผู้จัดการฝ่ายรับอาจขอให้แผนกของเขาตรวจสอบเรื่องหรือให้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง

ในกรณีเช่นนี้แผนกควรส่งบันทึกประจำวันแยกต่างหากสำหรับข้อมูลของผู้จัดการแผนกซึ่งท้ายที่สุดจะบันทึกโน้ตของเขาไว้ในไฟล์ แผนกไม่ควรเขียนบันทึกเกี่ยวกับไฟล์ที่กำจัดในระดับผู้จัดการ