ขั้นตอนการจัดการโดยใช้ไฟล์

บางครั้งผู้จัดการอาจส่งคำสั่งเกี่ยวกับเรื่องใด ๆ ของไฟล์ ณ จุดนี้เป็นหน้าที่ของบุคคลที่เกี่ยวข้องที่จะต้องดำเนินการตามคำสั่งก่อนวันครบกำหนดมิฉะนั้นความสำคัญของข้อมูลนั้นจะลดลง

อย่างไรก็ตามหากเกิดความล่าช้าเนื่องจากสถานการณ์บางอย่างที่อยู่นอกเหนือการควบคุมและผู้ที่เกี่ยวข้องพบว่าตัวเองไม่สามารถปฏิบัติงานได้ก่อนวันครบกำหนดควรร้องขอต่อหัวหน้าที่เกี่ยวข้องเพื่อขยายเวลาให้เต็มและ เหตุผลที่เพียงพอ

เลขหน้า

จำเป็นต้องเรียงหมายเลขแต่ละหน้าของบันทึกย่อและการติดต่อกันอย่างมากโดยมีหมายเลขซีเรียลที่มุมขวาบนจากล่างขึ้นบน เนื่องจากเราต้องการแยก PUC ออกจากกล่องหุ้มแต่ละหน้าว่างควรมีหมายเลขกำกับไว้ด้วย

โดยทั่วไปกล่องหุ้มประกอบด้วยวัสดุหลายชนิดซึ่งจะมีหมายเลขกำกับด้วย ในระหว่างการบันทึกไฟล์หมายเลขหน้าที่ถูกทำเครื่องหมายด้วยดินสอก่อนหน้านี้จะถูกลงหมึก

หมายเลขซีเรียล

ทุกการสื่อสารของ 'Correspondence' จะมีหมายเลขประจำเครื่องกำกับไว้ด้วยหมึกสีแดงซึ่งอยู่ตรงกลางหน้าแรก ใครก็ตามที่อยู่ในอันดับที่ 1 ในรายการการสื่อสารจะถูกเรียกว่า 'Serial No. 1' และส่วนที่เหลือจะตามมา เมื่อต้องตรวจสอบความสมบูรณ์ของไฟล์ใด ๆ หรืออ้างถึงเอกสารใด ๆ หมายเลขซีเรียลนี้มีบทบาทสำคัญ